Esta tela pode ser acessada por meio do botão Operação de Caixa , disponível na barra de atalhos do sistema.
Este item trata toda a parte de lançamentos, consultas etc. Ele disponibiliza em uma única tela todas as condições necessárias ao encerramento de uma conta (Lançamentos, Impressão de Extratos, Impressão de Notas, Encerramento Parcial, Encerramento de Contas, Saída de Hóspedes e Liberação de UH). Isto gera agilidade ao operador de caixa e, consequentemente, rapidez no atendimento ao hóspede.
Ao acessar esta tela, o sistema abrirá um campo para que você faça a indicação do número da UH. Isto acontece porque, na maioria das vezes, a tela de operação de caixa é usada para fazer lançamentos ou emitir contas dos hóspedes, ou seja, das UHs que os hóspedes estejam ocupando no momento.
Caso você queira trabalhar com uma conta que não seja de hóspede, clique nos botões Avulsa , Grupo ouSPA0036.JPGSPA . Para retornar à conta de hóspedes, clique no botão Hóspede .
Obs.1: Todas as contas são cadastradas no item Operações - Manutenção de Contas .
Obs.2: O símbolo (bonequinho) indica que a conta pertence ao hóspede principal.
Veja o que é cada tipo de conta por meio de seus respectivos botões:
- Botão Avulsa
As contas avulsas podem ser utilizadas com várias finalidades: registro de passantes, contas de funcionários, contas de controle do Café da Manhã, contas temporárias para apuração de diferenças ou qualquer outro tipo de conta que você deseje controlar no sistema.
Como Operar o Botão Avulsa:
• O botão Avulsa permite que você acesse a lista de contas avulsas abertas no sistema.
• Ao clicar uma segunda vez no botão Avulsa , o sistema mostrará as contas avulsas já encerradas. Um toque neste botão alterna entre contas avulsas abertas e contas avulsas encerradas.
• Clique na seta à direita do campo Designação e selecione a conta desejada.
• Ao selecionar a conta, um extrato com os lançamentos desta conta será mostrado na tela e o sistema disponibilizará os botões possíveis para a manutenção desta conta. - Botão Grupo
As contas de grupo são utilizadas para controle de contas master de grupos. Contas Master são aquelas que recebem (agrupam) os lançamentos das contas dos hóspedes de um grupo.
Na tela de reserva de grupo existe um campo chamado Abre Master. Caso ele seja marcado, o sistema criará automaticamente uma conta tipo Grupo quando a reserva for concluída. Esta conta será batizada com o mesmo nome do grupo.
Como Operar o Botão Grupo:
• O botão Grupo permite que você acesse a lista de contas de grupo abertas no sistema.
• Ao clicar uma segunda vez no botão Grupo , o sistema mostrará as contas de Grupos já encerradas. Um toque neste botão alterna entre contas de Grupo Abertas e contas de Grupo Encerradas.
• Clique na seta à direita do campo Grupo e selecione a conta desejada.
• Ao selecionar a conta, um extrato com os lançamentos desta conta será mostrado na tela e o sistema disponibilizará os botões possíveis para a manutenção desta conta. - Botão Hóspede
As contas de hóspede são contas normais, associadas a um hóspede.
Como Operar o Botão Hóspede:
• O botão Hóspede permite que você acesse as contas de hóspede (individuais) abertas no sistema. No entanto, você terá ainda que informar o número da UH ou o número da reserva para poder acessar as contas dos hóspedes associadas a esta reserva ou esta UH. - Botão SPA
As contas de SPA são contas geradas pelo sistema de SPA quando uma reserva é cadastrada, e são utilizadas para lançamentos de despesas das reservas realizadas no SPA.
Como Operar o Botão SPA:
• O botão SPA permite que você acesse a lista de contas de SPA abertas no sistema.
• Clique na seta à direita do campo SPA e selecione a conta desejada.
• Ao selecionar a conta, um extrato com os lançamentos desta conta será mostrado na tela e o sistema disponibilizará os botões possíveis para a manutenção desta conta. - Botão Direcionar
O botão Direcionar é responsável pelo Direcionamento de Despesas . Por meio dele, você determinará quais tipos de débito/crédito deverão ser lançados na conta da empresa e quais serão pagos pelo hóspede. Ex.: Um funcionário se hospeda a trabalho e solicita que todos os lançamentos de Telefone sejam direcionados para a sua conta. Os demais serão pagos pela empresa.
Existe ainda a possibilidade de direcionar despesas entre reservas. Ex.: Uma família reserva dois apartamentos. Num deles, ficará o casal e, no outro, os seus filhos. O casal solicita que os lançamentos dos filhos sejam direcionados para a conta do casal.
Para maiores informações sobre direcionamento de despesas, consulte o subitem Cadastros - Caixa - Modelos de Direcionamento, no sistema VHF.
Veja a função de cada botão da tela e as informações que deverão ser preenchidas quando cada um deles for pressionado: - Botão Lançar
O botão Lançar permite que você efetue os lançamentos na conta selecionada.
Ao clicar no o botão Lançar, o sistema mostrará os botões correspondentes aos grupos de débito/crédito que foram cadastrados no item Cadastros - Grupos de Débito/Crédito, no sistema VHF.
Ao clicar no botão do grupo de débito/crédito que você deseja lançar, o sistema mostrará os botões correspondentes aos tipos de débito/crédito que foram cadastrados no subitem Cadastros - Tipos de Débito/Crédito e que estiverem associados ao grupo selecionado. Após indicar o grupo e o tipo de débito/crédito que você deseja lançar, o cursor pulará para o campo Documento.
Caso o tipo de débito/crédito utilizado no lançamento esteja com o campo Lança no PDV marcado, o sistema abrirá uma tela com os itens cadastrados no PDV relacionado ao tipo de débito/crédito selecionado, ao invés de solicitar o valor do lançamento em questão. Neste caso, clique no item que deseja lançar, indique a respectiva quantidade para cada item utilizando a calculadora e confirme o lançamento no botão Ok.
Caso a lista de itens seja muito extensa, clique em Pgdn e Pgup para rolar a tela.
Utilizando a calculadora disponível na tela, indique o número do documento referente ao lançamento que você está efetuando. Caso o tipo de débito/crédito usado no lançamento esteja configurado para não obrigar número de documento, o cursor não irá parar neste campo. Neste caso, indique apenas o valor, pois o número do documento será facultativo.
Após indicar o número do documento (se for obrigatório) pressione a tecle TAB, para que o cursor pule para o campo Valor.
Utilizando novamente a calculadora disponível na tela, indique o valor do lançamento que você está efetuando.
Caso queira direcionar o lançamento que está sendo efetuado para uma determinada conta diferente da conta definida no direcionamento de despesas da reserva, clique, no combo abaixo do campo Valor e selecione a conta desejada.
Clique no botão Lançar (localizado na calculadora) para confirmar o lançamento.
Caso queira fazer outro lançamento, reinicie o processo, escolhendo o grupo de débito/crédito. Caso contrário clique no botão Voltar para que o sistema retorne à tela de operação do caixa.
Ao lançar um tipo de crédito na conta do hóspede, o sistema exibe uma mensagem se você deseja emitir o recibo. Entretanto, para que este fato ocorra, é necessário que a opção "Imprime Recibo" esteja marcada, na Guia - Parâmetros, do item Cadastros - Tipo de Débito/Crédito. Isso permite acabar com o recibo de pré-pagamentos. - Botão Imprimir Extrato
O botão Imprimir Extrato permite que você imprima um extrato das contas desejadas.
• Ao clicar neste botão, o sistema abrirá uma tela para que você defina qual extrato deseja imprimir. Nos casos de UHs que possuem várias contas, o sistema irá sugerir que seja impresso o extrato consolidado de todas as contas, no entanto, você poderá visualizar ou imprimir extratos, optando por:
Todas as Contas - Consolidadas - Junta num único extrato lançamentos de todas as contas da UH.
Todas as Contas - Emite todos os extratos de cada uma das contas da UH, separadamente.
Conta específica - Marque a conta específica cujo extrato você deseja imprimir ou visualizar.
• Após definir o Tipo de Extrato, clique no botãospa0042.JPGVisualizar para ver em tela ou Imprimir, para que o extrato selecionado seja impresso. O botão Voltar retorna para a tela de operação do caixa. - Imprimir Nota/Cancelar Nota
O botão Imprimir Nota permite que você imprima a(s) nota(s) das contas desejadas.
• Ao clicar neste botão, sistema perguntará se você “Deseja Imprimir a Nota de todas as Contas?”.
• Caso você responda Sim, o sistema imprimirá TODAS as contas desta UH. Caso responda Não, o sistema irá perguntar se você “Confirma a impressão da nota da Conta X de Y?”, onde X é a designação da conta que está exposta na tela e Y é o nome do responsável pela conta.
• Caso sua opção seja Cancelar, o sistema retornará para a tela de operação do caixa.
• O botão Imprimir Nota somente estará disponível caso o parâmetro Imprime Nota com Saldo Diferente de Zero esteja habilitado. Caso contrário, a nota somente poderá ser impressa após o encerramento (indicação da forma de pagamento) ter sido feito.
• Após comandar a impressão da nota ou ao acessar uma conta cuja nota já foi impressa, no lugar do botãospa0044.JPGImprimir Nota aparecerá o botão Cancelar Nota .
• Se precisar cancelar uma nota já impressa, clique no botão Cancelar Nota e indique o motivo do cancelamento. Em seguida clique no botão Confirmar para efetivar a operação.
• Para desistir do cancelamento, clique no botão Voltar . - Encerrar Parcial
O botão Encerrar Parcial permite encerrar parcialmente uma conta.
Para realizar encerramento parcial, o sistema criará uma nova conta para esta UH, com designação parecida com a conta que estava exposta na tela, transferindo os lançamentos da conta original para a conta recém criada. Por exemplo, se o nome da conta exposta na tela for Victor Valente, a conta parcial criada pelo sistema quando clicamos no botão Encerrar Parcial , será chamada de “Victor Valente PARC”.
Em seguida é aberta a tela de lançamentos para que você indique a forma de pagamento da conta criada para o encerramento parcial.
Ao final da operação, a conta original continuará aberta, porém sem nenhum lançamento.
Caso você clique no botão Encerrar Parcial , a conta para o encerramento parcial será criada mesmo que você clique em Voltar . Neste caso, se não era seu desejo fazer encerramento parcial, transfira os lançamentos da conta parcial criada para a conta que deu origem a ela, para que tudo fique como era antes.
Para maiores informações, consulte o botão Transferir . - Encerrar Contas/Reabrir Conta
O botão Encerrar Contas permite que você encerre todas as contas relacionadas na tela.
• As contas sem lançamentos serão encerradas sem necessidade de impressão de nota.
• Caso o parâmetro Imprime Nota com Saldo Diferente de Zero da guia Relatórios dos Parâmetros do Sistema, do módulo VHF esteja desmarcado, o sistema obrigará que você indique a forma de pagamento. Neste caso, somente após a indicação da forma de pagamento (que zera a conta) a nota será automaticamente impressa. Caso o parâmetro esteja marcado, você deverá imprimir a nota primeiro para depois comandar o encerramento de contas, pois sem a impressão desta nota, o encerramento não será feito.
• Após comandar o encerramento da conta ou acessar uma conta já encerrada, no lugar do botão Encerrar Contas , aparecerá o botão Reabrir Conta , permitindo que você reabra uma conta já encerrada.
• Lembre-se que a reabertura de contas tem prazo para ser feita, definido no campo Somente as Encerradas nos Últimos, da guia Caixa dos Parâmetros do Sistema, do módulo VHF.
• Para o encerramento de reservas com status "no-show", o sistema não obriga o preenchimento da Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (quando este for obrigatório).
Alguns botões do lado direito da tela somente serão disponibilizados após os lançamentos serem selecionados. Veja como selecionar vários lançamentos de uma única vez:
• Para selecionar lançamentos dentro de uma conta, dê um duplo clique em qualquer lançamento da conta.
• O sistema abrirá a tela Seleção de Lançamentos, onde temos seis botões:
- Botão Selecionar Todos
Clique no botão Selecionar Todos para marcar todos os lançamentos da Conta. - Botão Desmarcar Todos
Clique no botãoDesmarcar todos para desmarcar os lançamentos marcados e vice-versa. - Botão Selecionar por Tipo de Débito/Crédito
Clique no botão Selecionar por Tipo de Débito/Crédito para disponibilizar os Tipos de Débito/Crédito existentes na nota para que você indique qual deverá ser marcado. Somente os lançamentos do tipo de débito/crédito escolhido serão mostrados na tela. - Botão Selecionar por Grupo de Débito/Crédito
Clique no botão Selecionar por Tipo de Débito/Crédito para disponibilizar os Grupos de Débito/Crédito existentes na nota para que você indique qual deverá ser marcado. Somente os lançamentos do Grupo de débito/crédito escolhido serão mostrados na tela.
Obs.: Lançamentos estornados e seus respectivos estornos não poderão ser marcados. Observe que, os lançamentos estornados ficam com um “E” antes da descrição do lançamento. A taxa de serviço que é calculada automaticamente, também, não pode ser marcada.
Após selecionar os lançamentos, clique no botão correspondente à operação que você deseja fazer. - Botão Selecionar por Data
Clique no botão Selecionar por Data para que o sistema liste os lançamentos por data. - Botão Selecionar por Cartão-Consumo
Clique no botão Selecionar por Cartão-Consumo para que você selecione o cartão-consumo desejado. Assim, o sistema listará apenas os lançamentos do(s) cartão(ões)-consumo selecionado(s). - Botão Estornar
O botão Estornar somente estará disponível após você marcar o(s) lançamento(s) que deseja estornar.
Para realizar um estorno, clique na linha correspondente ao lançamento que deseja estornar ou selecione vários lançamentos, dando um duplo clique em qualquer lançamento da conta.
Após marcar os lançamentos para estorno, toque no botão Estornar e indique o motivo pelo qual os lançamentos estão sendo estornados.
Clique no botão Confirmar para que o estorno se concretize. - Botão Transferir
O botão Transferir permite que você transfira lançamentos entre contas.
Este botão somente estará disponível após você marcar o(s) lançamento(s) que será(ão) transferido(s).
Para realizar uma transferência, clique na linha correspondente ao lançamento que deseja transferir ou selecione vários lançamentos, dando um duplo clique em qualquer lançamento da conta.
Após selecionar os lançamentos, clique no botão Transferir e informe a conta destino para a qual os lançamentos selecionados serão transferidos.
A transferência de lançamentos pode ser feita para outra conta da mesma UH, contas de UHs diferentes ou qualquer outro tipo de conta, desde que a conta destino não esteja encerrada.
Para transferir para outras contas que não pertençam a UH na qual você está, clique no botão Hóspede , Avulsa , Grupo ou SPA e selecione a conta destino para transferência.
Clique no botão Confirmar para que a transferência se concretize. - Botão Cabeçalho da Nota
O botão Cabeçalho da Nota permite inserir informações específicas para a emissão da nota fiscal, como Razão Social, E-mail Empresa, Logradouro, Número, Complemento, Cidade, País, Estado, CEP, Inscrições (CNPJ, Estadual, Municipal) e Classificação Fiscal.
Clique no botão Cabeçalho da Nota , para que o sistema abra a tela onde as informações a serem impressas no cabeçalho da nota deverão ser inseridas. Quando algum dado desta tela é preenchido, o sistema obriga o preenchimento dos campos Inscrições (CNPJ), Logradouro e Classificação Fiscal.
Obs.: Essa opção não é habilitada quando o responsável pela conta é uma Empresa. - Botão Split de Lançamentos
Clique no botão Split do Lançamento , para dividir o valor de um lançamento em valores menores, que poderão ser separados entre as contas dos hóspedes. Para usar o split, marque apenas um lançamento.
Após marcar o lançamento a ser dividido, clique no botão Split do Lançamento e indique o valor do novo lançamento.
Exemplo:
Caso o lançamento seja de R$ 10,00 e você crie um novo lançamento de R$ 3,00, o sistema abrirá o lançamento original (R$ 10,00) em dois lançamentos, de R$ 7,00 e R$ 3,00, respectivamente.
• Após a divisão, os novos lançamentos estarão disponíveis para qualquer operação, assim como qualquer outro lançamento.
• O split deve ser usado com critério, pois o sistema permite dividir o valor de um lançamento à vontade. No entanto, os lançamentos podem ser divididos, porém as notas fiscais de suporte a estes lançamentos que já tiverem sido geradas, não, e isto pode gerar problemas com a fiscalização local.
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