Quando um contrato é Cancelado, o sistema não permite que mais nenhuma ação seja feita para o mesmo, porém mantem para efeito de histórico todas as informações contidas no contrato até o momento. Ao cancelar um contrato, se o mesmo já tiver sido contabilizado, os lançamentos contábeis referentes às contabilizações já realizadas não serão excluídos. O sistema, porém, fará ajustes entre os valores contratados e não realizados.
A forma como os ajustes serão realizados irá variar conforme o modelo definido na parametrização do sistema para a realização da contabilização por competência do contrato educacional.
Utilizando o mesmo cenário, vejam a seguir como serão ajustados os valores contratados e não realizados nos dois modelos de contabilização:
1 - Primeiro Modelo de Contabilização:
Onde somente a primeira opção 'Utiliza contabilização por competência', presente nos parâmetros do sistema, deve estar marcada.
Vamos supor o exemplo abaixo:
-Competência - Mês/Ano Inicial: 01/2015
-Competência - Mês/Ano Final : 12/2015
-Data do Contrato: 03/03/2015
-Valor total dos serviços do contrato a ser contabilizado: 12.000,00
-Valor de cada competência a ser contabilizada: 1.200,00
-Contabilizações já realizadas para o contrato até a competência 04/2015:
Evento contábil utilizado para contabilizar o 'Contrato':
D – 1.1.2.04.01.001 - Mensalidades a Receber
C – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação
Evento contábil utilizado para contabilização 'Mensal':
D – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação
C – 3.1.1.01.01.001 - Receitas de Graduação
Lançamento referente à contabilização do valor do contrato:
D – 1.1.2.04.01.001 – 12.000,00
C – 2.1.7.01.01.001 – 12.000,00
Lançamento referente à contabilização da primeira competência do contrato (mês 03/2015):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00
Lançamento referente à contabilização da segunda competência do contrato (mês 04/2015):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00
- O contrato foi Cancelado em 30/04/2015.
- Os lançamentos já incluídos não serão excluídos.
- O sistema fará o cálculo dos valores que já foram apropriados ou realizados até o momento = 2.400,00 (1.200,00 referente à competência 03/2015 + 1.200,00 referente à competência 04/2015).
1 - Se os lançamentos ainda estiverem no Lote N:
Os lançamentos referentes às contabilizações já realizadas não serão excluídos, porem o sistema irá alterar o lançamento existente referente à contabilização do valor original contrato, alterando o valor deste lançamento para o valor total já apropriado ou realizado até o momento, conforme cálculo demonstrado anteriormente (2.400,00), correspondendo assim aos valores já lançados para as competências mensais:
- O lançamento referente à contabilização do valor original do contrato (12.000,00), será alterado para o novo valor = 2.400,00, conforme demonstrado anteriormente:
D – 1.1.2.04.01.001 – 2.400,00
C – 2.1.7.01.01.001 – 2.400,00
- Os lançamentos referentes às contabilizações mensais serão mantidos sem alterações.
- Finalmente o sistema fará o cancelamento propriamente dito do contrato.
2 - Se os lançamentos já tiverem sido integrados ao lote oficial da contabilidade – Lote 0:
Como regra, os lançamentos já integrados ao lote 0 (zero) não podem sofrer alterações, então nestes casos, o sistema fará o estorno com o intuito de 'anular ou cancelar' o lançamento referente à contabilização do valor original do contrato da seguinte forma: O lançamento original, que está no Lote 0 (zero), não será excluído, mas terá o status alterado para 'I = Incorreto'. Será incluído no lote criado especificamente para receber os estornos, o respectivo lançamento de estorno, no mesmo valor, para 'anular' o efeito do lançamento anterior e receberá o status 'E = Estorno'. O evento utilizado para realização do estorno será o evento de 'Contrato', havendo simplesmente a inversão das contas contábeis. Fará também o cálculo dos valores que já foram apropriados ou realizados até o momento e, com este valor, incluirá então, novo lançamento para a contabilização do contrato, correspondendo assim aos valores já lançados para as competências mensais. Este lançamento receberá o status 'C = Correto' e será incluído no lote parametrizado para inclusão da contabilização:
- Lançamento referente à contabilização do valor original do contrato já integrado ao lote zero: terá o status alterado para 'I'.
- Inclusão do lançamento de estorno referente à contabilização do valor original do contrato no lote de Estorno com status = 'E':
D – 2.1.7.01.01.001 – 12.000,00
C – 1.1.2.04.01.001 – 12.000,00
- Inclusão do lançamento no lote N referente à contabilização do valor realizado do contrato 2.400,00 com status = 'C', conforme demonstrado anteriormente:
D – 1.1.2.04.01.001 – 2.400,00
C – 2.1.7.01.01.001 – 2.400,00
-Os lançamentos referentes às contabilizações mensais serão mantidos sem alterações.
- Finalmente o sistema fará o cancelamento propriamente dito do contrato.
2 - Segundo Modelo de Contabilização:
Onde as duas opções 'Utiliza contabilização por competência' e também 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento', presentes na parametrização do sistema, devem estar marcadas.
Vamos supor o exemplo abaixo:
- Competência - Mês/Ano Inicial: 01/2015
- Competência - Mês/Ano Final : 12/2015
- Data do Contrato: 03/03/2015
- Valor total dos serviços do contrato a ser contabilizado: 12.000,00
- Valor de cada competência a ser contabilizada: 1.200,00
- Contabilizações já realizadas para o contrato até a competência 04/2015:
Evento contábil utilizado para contabilizar o 'Contrato':
D – 1.1.2.04.01.001 - Mensalidades a Receber
C – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação
Evento contábil utilizado para contabilização 'Mensal':
D – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação
C – 3.1.1.01.01.001 - Receitas de Graduação
Lançamento referente à contabilização do valor do contrato:
D – 1.1.2.04.01.001 – 12.000,00
C – 2.1.7.01.01.001 – 12.000,00
Lançamento referente à contabilização da primeira competência do contrato (mês 03/2015):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00
Lançamento referente à contabilização da segunda competência do contrato (mês 04/2015):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00
- O contrato foi Cancelado em 30/04/2015.
- Os lançamentos já incluídos não serão excluídos.
- O sistema fará o cálculo dos valores que já foram apropriados ou realizados até o momento = 2.400,00 (1.200,00 referente à competência 03/2015 + 1.200,00 referente à competência 04/2015).
Quando a empresa utiliza o segundo modelo de contabilização, o sistema não realiza estorno dos lançamentos já contabilizados, mas sim, utiliza eventos contábeis específicos para registrar os novos fatos e, independentemente se os lançamentos ainda estiverem no Lote N ou se já tiverem sido integrados ao lote oficial da contabilidade – Lote 0, o procedimento será o mesmo: o sistema fará o cálculo dos valores que já foram apropriados ou realizados até o momento, (2.400,00) conforme demonstrado anteriormente, e fará um lançamento para cancelar os valores que não serão realizados devido ao cancelamento do contrato, no valor de 9.600,00 (12.000,00 – 2.400,00 = 9.600,00). Para isto irá utilizar o evento contábil criado previamente, específico para registrar Cancelamentos:
Evento contábil utilizado para contabilizar 'Cancelamento do Contrato':
D – 2.1.7.01.03.001 – Cancelamento de Matrícula
C – 1.1.2.04.01.001 – Mensalidades a Receber
- Inclusão do lançamento para Cancelamento dos valores não realizados do contrato, utilizando o evento para cancelamento:
D – 2.1.7.01.03.001 – 9.600,00
C – 1.1.2.04.01.001 – 9.600,00
- Os lançamentos já existentes serão mantidos sem alterações.
- Finalmente o sistema fará o cancelamento propriamente dito do contrato.
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