e) Sumário de Cotação

O item Sumário de Cotação consiste no quarto e último passo da criação de uma ordem de compras. É através deste item que o sistema analisa os dados inseridos na cotação e sugere o fornecedor que, segundo os cálculos do sistema, seria a melhor opção para a compra de cada um dos produtos, constantes do processo de compras.

Os quesitos considerados para eleger o melhor fornecedor são: prazo de pagamento, prazo de entrega, avaliação e preço, sendo que ao último são acrescidos juros e custos agregados.

A ordem de importância de cada quesito é definida nos parâmetros do sistema.

Somente os processos de compra que foram associados ao usuário (comprador) que estiver operando o sistema, poderão ser visualizados nesta tela.

Você pode acessar todas as cotações de preços inseridas no sistema, assim como visualizar os fornecedores selecionados como vencedores do processo de cotação de preços. de cada produto cotado.

Você terá liberdade para optar pela compra de um produto com um fornecedor que não seja o sugerido pelo sistema. Neste caso, será necessário digitar uma “justificativa”, ou seja, informar ao sistema porque você não optou pela compra do produto, com o fornecedor sugerido pelo sistema.

Para analisar um sumário de cotação e gerar as ordens de compras, siga os procedimentos abaixo:

• Acesse o item Compras - Sumário de Cotação.

• Clique no botão Processo , para estabelecer os parâmetros de busca do processo desejado.

• Clique no botão Buscar .

• Selecione o processo desejado e clique no botão Ok.

• O sistema mostrará no canto superior esquerdo da tela, o número do processo, o  status R.A.D. e exibirá a listagem dos artigos referentes ao processo, assim como o fornecedor, o número da proposta, o preço e o valor presente e o status - informa o fornecedor indicado como o vencedor do processo de cotação.

• No lado esquerdo da tela, posicione o cursor no produto que você deseja analisar e, à direita, observe as informações que o sistema disponibiliza:

• Fornecedor
  Razão social do fornecedor consultado, durante a cotação.

• Proposta Número
  Número da proposta. Este campo vem, normalmente, preenchido com 1, pois a maioria dos fornecedores apresenta apenas uma proposta na cotação. Se o fornecedor apresentar duas propostas, uma com preço e prazo de pagamento menor que a outra, por exemplo, nesta tela você visualizará uma proposta em cada linha.

• Preço a Valor Presente
  Nesta coluna, o sistema mostra o “valor presente”, referente ao preço indicado na cotação e o prazo de pagamento concedido pelo fornecedor.
  Valor presente é o valor “deflacionado”, ou seja, calculado a partir da taxa de juros ao mês, indicada na cotação. Lembre-se que esta taxa de juros ao mês, vem do parâmetro, porém pode ser alterada no momento da cotação.
  Para obter maiores informações, consulte o campo Taxa de Juros, do subitem Sistema – Configuração – Parâmetros do Sistema . O valor indicado na guia Agregados também influencia no cálculo do valor presente.

• Status
  Os status do produto no processo de compras podem ser:
  S – Selecionado pelo sistema – O sistema sugere a você comprar do fornecedor marcado.
  U – Selecionado pelo usuário – Compra com um fornecedor diferente do selecionado pelo sistema. Neste caso, o sistema exigirá a digitação de uma justificativa.
  C – Selecionado pelo sistema e confirmado pelo usuário – O usuário optou pela compra com o fornecedor, sugerido pelo sistema.

• Preço
  Nesta coluna, o sistema mostra o valor original indicado na cotação, sem levar em consideração o prazo de pagamento, como acontece com o “valor presente”.

• Moeda
  Se o preço tiver sido indicado em outra moeda, o sistema mostrará nesta coluna, a moeda utilizada na cotação.

• Quantidade Fornecida
  Mostra a quantidade que será fornecida, segundo os dados da cotação

• Unidade
  Mostra a unidade de medida, na qual está baseada a quantidade indicada no campo Quantidade Fornecida.

• Valor Total
  Mostra o valor total da cotação.

 Se você colocar o ponteiro do mouse em cima da linha referente ao fornecedor, o sistema exibirá as informações de Prazo de Entrega e  Prazo de Pagamento do produto cotado.

Dados do Fornecedor

• Fornecedor Última Compra
  Mostra o fornecedor da última compra.

• Data Última Compra
  Mostra a data da última compra.

• Qtde. Última Compra
  Mostra a quantidade adquirida na última compra.

• Valor Unitário da Última Compra
  Mostra o valor unitário da última compra.

• Valor Última Compra
  Mostra o valor da última compra.

Obs.: Os dados referentes à ultima compra poderão ser por empresa logada ou por consolidação das empresas. Realize essa configuração no campo Exibição de valor da última compra, presente na guia Configuração dos parâmetros do sistema.

• Se você aceitar a sugestão do sistema, para a compra de todos os produtos do processo exibido em tela, clique no botão Aceita Seleção .

•  Se você não aceitar a sugestão do sistema, para compra de um determinado produto, posicione o cursor no produto desejado e dê um duplo clique no fornecedor, que você deseja escolher como sendo o responsável pelo fornecimento do produto selecionado.

• Neste caso, o sistema abrirá uma tela para você digitar a justificativa, motivo pelo qual você não aceitou a sugestão do sistema, para compra do produto selecionado.

• Após selecionar manualmente o fornecedor desejado, ou aceitar a sugestão do sistema, clique no botão Gerar O.C. para que o sistema gere uma ou várias ordens de compra, de acordo com os fornecedores escolhidos.

• O sistema abrirá, para cada ordem de compra que será gerada, uma tela para que você indique as observações que julgar necessárias, além do endereço de entrega e o tipo de frete desta ordem de compra – CIF ou FOB.

Obs.: Quando existir um endereço de entrega cadastrado, o sistema fará automaticamente sua sugestão.

• Na mesma tela, informe a validade da ordem de compras, caso você tenha escolhido controlar a validade das ordens de compras, previamente, em Sistemas - Configuração - Parâmetro do sistema .

A moeda deverá ser informada, caso você necessite que a ordem de compra seja emitida com os seus valores e totalizadores convertidos para outra moeda.

Informe se a data de vencimento da nota é referente à data de entrada ou data de emissão e escolha entre as opções: normal, consignação, bonificação ou reposição de consignação para o tipo de tratamento da nota.

• Após gerar as ordens de compra, o sistema mostrará a seguinte mensagem:

“Foram gerada(s) a(s) O.C(s):

- O.C Nº: X

- O.C Nº: Y”

Onde, X é o número da primeira e Y o número da última ordem de compra gerada.

• Depois de clicar no botão Ok, o sistema mostrará outra mensagem, perguntando se você deseja imprimir as ordens de compra que acabaram de ser geradas. Clique no botão Sim, para imprimir as ordens de compra geradas ou clique no botão Não, se você preferir imprimi-las, posteriormente.

• Selecione o campo Enviar OC por e-mail, para que a ordem de compra em questão seja enviada por e-mail.

• Clique no botão Anexos , para visualizar e/ou salvar os anexos da OC.

• Utilize o botão Preview, para ter uma prévia de quem serão os fornecedores ganhadores da cotação e o valor de cada OC que vai ser gerada.