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Navegação de documentos
A Navegação de documentos tem como objetivo a gestão eficiente de documentos de uma organização. O Fluig agrupa diferentes formatos de arquivos, tais como: e-mails, relatórios, imagens, gráficos, vídeos, projetos e plantas, mantendo-os sempre atualizados com o controle de versão. Além das facilidades de acesso e segurança por usuário.
Conhecendo pastas
Pastas são locais onde os documentos, normas, desenhos, planilhas e cronogramas são agrupados para facilitar a futura localização e navegação.
No menu principal do Fluig, ao clicar no ícone Documentos, você poderá observar a Navegação de documentos (figura 1.1), nesta área você categoriza seus documentos, permitindo administrar pastas de projetos e incluir desenhos, atas, cronogramas, e todos os arquivos digitais.
Esta área exibe as principais pastas do Fluig, podendo ser efetuada a navegação de todo o conteúdo existente, tudo é controlado por perfil de segurança do usuário que está acessando a solução Fluig.
Figura 1.1 - Navegação de documentos do Fluig.
Siga os próximos passos e verifique como é fácil gerenciar documentos.
Acessando o local para publicação
Você irá acessar as pastas para visualizar ou publicar um documento.
Para acessar as pastas, basta clicar sobre os respectivos links da tela, note que o Fluig é tão simples como navegar na Internet.
Ex.: clique na pasta Plantando Idéias/Programa Plantando Idéias e acesse o documento “A Filial”.
Figura 1.2 - Exemplo de navegação em pastas e visualização de documentos.
Criando uma pasta
Para criar uma pasta basta seguir os seguintes passos:
- No menu de ações da navegação de documentos clique na opção Nova Pasta;
Figura 1.3 - Caminho para criar uma nova pasta. |
- Abrirá a tela para preenchimento das informações da pasta como exemplo a seguir:
Figura 1.4 - Tela para inclusão dos dados da Pasta.
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- Após o preenchimento dos dados da Pasta, clique em Confirmar para a inclusão.
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Visualizando documentos
- Para visualizar documentos você pode navegar nas pastas.
- Faça buscas por documentos publicados no Fluig utilizando o link “O que deseja encontrar?” (figura 1.5), exibido no topo do portal Fluig.
Figura 1.5 – Tela de busca do Fluig
- Efetuar buscas mais refinadas, opção “Avançado”, onde o usuário pode restringir a busca informando argumentos de pesquisa.
Publicando um documento
Para publicar um documento basta seguir os seguintes passos:
- Após localizar a pasta onde o documento será adicionado, clique na opção Novo Documento, no menu de ações da navegação de documentos.
Figura 1.6 - Caminho para criar um novo documento
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A função cadastro do documento é dividida em cinco seções. Na primeira seção, “Arquivos de Publicação”, serão determinados os arquivos que serão publicados no documento. Sempre que você quiser enviar um arquivo para o Fluig, é necessário: - Clicar no botão Escolher arquivos (figura 1.7). Esta funcionalidade é muito importante porque transfere um arquivo de seu computador para o ambiente Fluig, onde normalmente são efetuados backups que garantem a segurança da informação.
Figura 1.7 - Inserir um documento
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Na seção “Informações Gerais” (figura 1.8) serão inseridas informações sobre o documento. Abaixo estão descritos os elementos dessa seção: 
Figura 1.8 – Inserir um documento - Aba Informações Gerais. - Comentário: Inserir um comentário que descreva o conteúdo do documento que está sendo publicado.
- Palavras Chave: Inserir palavras chave que facilitem a localização do documento.
- Descrição Versão/Revisão: Inserir uma descrição para a atual versão/revisão do documento.
- Versão/Revisão: Inserir o número da versão/revisão inicial do documento que está sendo publicado.
- Versão/Revisão Inalterável: Quando assinalado, determina que a versão/revisão do documento é inalterável, não permitindo alterações no documento publicado. Nesse caso, alteração somente é possível com uma nova versão/revisão.
Ainda na aba de configuração de "Informações Gerais" (figura 1.9): 
Figura 1.9 – Inserir um documento - Aba Informações Gerais. - Documento Expira?: Quando assinalado, determina que o documento que está sendo publicado irá expirar na data inserida no campo "Válido Até".
Caso esse campo não seja assinalado, determinando que o documento não deve expirar, a data inserida no campo "Válido Até" não é considerada. |
- Período de Notificação de Expiração: Inserir o período de antecedência, em quantidade de dias, que deve ser considerado para o envio de notificação de expiração dos documentos. Se informado 0 (zero), será utilizado o valor informado nos Parâmetros Gerais.
- Válido a partir de: Inserir a data que determina o início de validade do documento.
Os documentos somente serão exibidos para os usuários, após a data inicial de validade inserida neste campo, o que permite ao autor, efetuar o agendamento para a visualização de um documento. A data inicial de validade a ser informada não pode ser inferior a data atual. |
- Válido até: Inserir a data que determina o fim de validade do documento.
A data inserida nesse campo determina a data de expiração do documento. Caso o campo "Documento Expira?" não esteja assinalado, a data inserida neste campo "Válido Até" não é considerada. |
- Tipo do Documento: Selecionar entre as opções disponíveis o tipo do documento que está sendo publicado
- Assunto: Selecionar entre as opções disponíveis o assunto ao qual se relaciona o documento que está sendo inserido.
- Tipo Ícone: Selecionar entre as opções disponíveis o ícone que será associado ao documento em questão.
- Autor: Inserir o nome do autor do documento.
- Publicador: Informa o nome do usuário logado que está publicando o documento.
- Idioma: Selecionar o idioma relacionado ao documento que está sendo publicado. Esse idioma é utilizado para indexar as informações do conteúdo e do documento. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo.
- Notifica via e-mail: Quando assinalado, determina que deve ser efetuado o envio de e-mail sobre a publicação do documento.
O e-mail é enviado para os usuários que possuem o assunto, determinado para esse documento, como sendo de interesse. Caso o assunto determinado para o documento em questão seja um assunto obrigatório, não será possível restringir o envio de e-mail e portanto todos os usuários ativos no Fluig receberão a notificação da publicação. |
- Permite Download e Impressão?: Quando assinalado, define que os usuários poderão efetuar o download e impressão do arquivo que contém o documento.
- Utiliza visualizador interno: Permite visualizar internamente um documento no Fluig.
Para visualizar um documento internamente, é necessário gerar um documento PDF. Esta geração é feita automaticamente pelo Fluig utilizando bibliotecas disponíveis no mercado. Dependendo dos recursos utilizados no documento, o PDF gerado pode não apresentar todos os detalhes do arquivo original. Verifique o renderizador que apresenta o melhor resultado, selecionando um dos renderizadores disponíveis e publicando o documento. |
- Atualiza propriedades de Cópia Controlada?: Quando assinalado, determina que o Fluig deve efetuar a atualização das informações do documento nas propriedades do mesmo.
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Na seção “Documentos Relacionados” serão inseridos documentos que estão relacionados com o documento que está sendo publicado. Na sessão “Aprovação” são definidos um ou mais aprovadores para o documento em questão. Na sessão “Segurança” são definidas as políticas de acesso ao documento.
Após o preenchimento dos dados do documento, clique em Confirmar para a inclusão. |
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Publicando um documento externo
Esta função permite que o Fluig faça referência a uma página da Internet.
- Selecione a pasta onde o documento externo será publicado.
- Clique na opção Mais e em seguida em Novo Documento Externo.
Figura 1.10 – Caminho para criar um Documento Externo.
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Após selecionar a opção Documento Externo, abrirá a tela para preenchimento dos dados do documento (figura 1.11), a maioria dos atributos que existem nesta tela já foram explicados na publicação de documentos, a principal diferença está no campo URL, que é preenchido com o endereço de acesso à página da Internet. 
Figura 1.11 – Tela de cadastro para informações gerais
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Ao finalizar o preenchimento dos dados, clique em “Confirmar” localizado no rodapé da página. Para que funcione o acesso à página do documento publicado, é necessário que você esteja conectado a Internet. |
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Publicando um documento espelho
Tem como objetivo a publicação de um mesmo documento em mais de uma pasta sem a necessidade de duplicá-lo fisicamente.
- Selecione a pasta onde o documento que será espelhado está.
- Marque o documento desejado.
- Clique na opção Mais e em seguida em Espelhar.
Figura 1.12 – Caminho para espelhar um documento.
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- Na tela Selecionar pasta destino, seleciona a pasta na qual o documento espelho deve ser publicado.
- Em seguida, clique em Confirmar.
Figura 1.13 – Tela de publicação de documento espelho.
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Definição de formulário
Definição de Formulário é um tipo de pasta formatada, ou seja, todos os documentos (formulários) abaixo dessa estrutura terão o mesmo formato.
Fomulário é um documento publicado em uma pasta do tipo Definição de Formulário. Ela é criada conforme o formulário HTML definido no cadastro da Definição de Formulário em que está contida.
- Formulário é um documento formatado que solicita informações pré-definidas.
- As Definições de Formulários são normalmente utilizados para padronizar o registro de informações sobre algo que se deseja saber.
- No Fluig é necessário que o formulário seja criado no padrão HTML.
- Também podem ser utilizados para iniciar processos Workflow.
- Os Formulários devem sempre respeitar o padrão da Definição de Formulário onde foram criados e por esse motivo não podem ser movidas de uma Definição de Formulário para outro. Para atender essa necessidade é possível criar documentos espelhos para exibir os formulários em pastas.
Publicando uma definição de formulário
Para publicar um fichário siga os seguintes passos:
A publicação de Definição de Formulário é feita a partir do Studio, posteriormente é feita a exportação para o servidor Fluig, identificando uma pasta da navegação de documentos.
- Em um projeto Fluig previamente cadastrado, na pasta forms, clique com o botão direito e escolha a opção Novo -> Definição de Formulário.
Figura 2.1 – Criação de uma Definição de Formulário.
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Figura 2.2 – Tela de criação de definição de formulário.
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Figura 2.3 – Criação de definição de formulário.
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A partir do editor, todo o conteúdo HTML é desenvolvido. No exemplo um formulário simples de cadastro foi desenvolvido. Após criar a definição de formulário desejada, basta realizar a exportação para o servidor.
Figura 2.3 – Criação de definição de formulário.
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Exportando uma definição de formulário
Para publicar o formulário na navegação de documentos é necessário exportá-lo para o servidor Fluig. Juntamente ao formulários são exportados os eventos de customização.
Para realizar a exportação siga os passos a seguir:
- Clique com o botão direito do mouse sobre o formulário previamente cadastrado, e em seguida em Exportar.
Figura 2.4 – Exportação de Definição de Formulário.
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Figura 2.5 – Exportação de Definição de Formulário.
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- No exemplo preenchemos o campo servidor, e marcamos a flag Nova definição de formulário.
- O campo definição de formulário é preenchido automaticamente ao selecionar o arquivo que deseja exportar.
- No exemplo não associamos o formulário com um dataset, portanto o campo está vazio.
- Informamos a pasta destino da navegação de documentos, em que o formulário será publicado (através do código).
- No exemplo não informamos um campo descritor e em seguida informamos que desejamos armazenar as informações em Fichas.
- Selecionamos Avançar para continuar.
Figura 2.6 – Exportação de Definição de Formulário.
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Na tela seguinte é necessário configurar a definição de formulário para uma versão mobile. Caso desejamos que todos os campos sejam exibidos em dispositivos mobile mantemos assinalados e clicamos no botão concluir. A definição de formulário será enviada ao servidor e o arquivo .html para a versão mobile será disponibilizado na pasta forms do projeto Fluig.
Figura 2.7 – Exportação de Definição de Formulário.
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Após a exportação, ao acessar a navegação de documentos na pasta de destino informada será possível verificar que a definição de formulário foi exportado com sucesso.
Publicando um formulário
Acompanhe o processo de publicação de formulário na navegação de documentos do Fluig:
- Na navegação de documentos do Fluig, encontre a pasta para a qual a Definição de Formulário foi exportada. Em seguida clique sobre a pasta que indica a Definição de Formulário.
Figura 2.8 – Criação de Formulário.
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Figura 2.9 – Criação de Formulário.
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Figura 2.10 – Criação de Formulário.
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Figura 2.11 – Criação de Formulário.
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Workflow
É um conjunto sequencial de atividades (figura 3.1). Tem como objetivo fazer com que usuários, clientes, fornecedores e parceiros participem ativamente da empresa, administrando os processos, gerenciando fluxos de trabalho, desenhando e evoluindo processos simples e complexos, sustentados por formulários eletrônicos e administrados por regras parametrizáveis, interagindo com outros sistemas e aplicativos da empresa.
Figura 3.1 – Exemplo de um processo de Workflow.
Tarefas
As tarefas são atividades pontuais controladas pelo Fluig, elas são de responsabilidade de execução de um usuário ou de vários (Consenso), toda gestão de execução das atividades é pró-ativa, com envio de mensagens de execução e atrasos.
Você irá saber quais são as atividades pendentes clicando no íconeCentral de Tarefas no menu principal do Fluig (figura 3.2b), esta seção demonstra todas as tarefas a concluir, solicitações pendentes e documentos a aprovar, nesta seção poderão estar incluídas: tarefa para conclusão de RNC (Registro de Não Conformidade), RAP (Registro de Ação Preventiva), requisição de compras, helpdesk, e todas as solicitações existentes na sua organização.
Figura 3.2 – Central de Tarefas.
Como criar um processo Workflow
Acompanhe o processo de criação e configuração de processo Workflow no Fluig:
Para adicionar um processo Workflow, no ícone Processos do menu principal Fluig acione a opção Configurar de Processo. 
Figura 3.3 – Caminho para criar um novo processo de Workflow.
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Em seguida será aberta uma tela com os processos que já foram cadastrados. Para adicionar um novo processo basta acionar o campo Adicionar. Na tela ‘Adicionar Novo Processo’ deve-se informar o código e a descrição para o processo, em seguida iremos clicar no botão ‘Salvar e Editar’. 
Figura 3.4 – Configuração de um novo processo de Workflow. |
- Após preencher os campos corretamente, clicamos em Confirmar para publicar o formulário.
Neste momento o próximo passo é configurar as propriedades do processo, para isso acione a opção Propriedades no menu do lado esquerdo. - Aba Informações Gerais;
- Aba Versão;
- Aba Segurança de Anexos;
- Aba Workflow Graphical Designer;
- Aba Avançado
 Figura 3.6 – Configuração de um novo processo de Workflow.
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Cadastrando atividades de um processo Workflow
Atividades automáticas
Sub-Processo
Atividades paralelas
Cadastrando os fluxos das atividades
Criando um Link
Visualizando o documento através do link criado
Exemplo de criação de um processo
Conversão de processo Workflow
Conversão de solicitações abertas
Qualidade
Opção 'Ajuda'
Personalização
