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Navegação de documentos
A Navegação de documentos tem como objetivo a gestão eficiente de documentos de uma organização. O Fluig agrupa diferentes formatos de arquivos, tais como: e-mails, relatórios, imagens, gráficos, vídeos, projetos e plantas, mantendo-os sempre atualizados com o controle de versão. Além das facilidades de acesso e segurança por usuário.
Conhecendo pastas
Pastas são locais onde os documentos, normas, desenhos, planilhas e cronogramas são agrupados para facilitar a futura localização e navegação.
No menu principal do Fluig, ao clicar no ícone Documentos, você poderá observar a Navegação de documentos (figura 1.1), nesta área você categoriza seus documentos, permitindo administrar pastas de projetos e incluir desenhos, atas, cronogramas, e todos os arquivos digitais.
Esta área exibe as principais pastas do Fluig, podendo ser efetuada a navegação de todo o conteúdo existente, tudo é controlado por perfil de segurança do usuário que está acessando a solução Fluig.
Figura 1.1 - Navegação de documentos do Fluig.
Siga os próximos passos e verifique como é fácil gerenciar documentos.
Acessando o local para publicação
Você irá acessar as pastas para visualizar ou publicar um documento.
Para acessar as pastas, basta clicar sobre os respectivos links da tela, note que o Fluig é tão simples como navegar na Internet.
Ex.: clique na pasta Plantando Idéias/Programa Plantando Idéias e acesse o documento “A Filial”.
Figura 1.2 - Exemplo de navegação em pastas e visualização de documentos.
Criando uma pasta
Para criar uma pasta basta seguir os seguintes passos:
- No menu de ações da navegação de documentos clique na opção Nova Pasta;
Figura 1.3 - Caminho para criar uma nova pasta. |
- Abrirá a tela para preenchimento das informações da pasta como exemplo a seguir:
Figura 1.4 - Tela para inclusão dos dados da Pasta.
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- Após o preenchimento dos dados da Pasta, clique em Confirmar para a inclusão.
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Visualizando documentos
- Para visualizar documentos você pode navegar nas pastas.
- Faça buscas por documentos publicados no Fluig utilizando o link “O que deseja encontrar?” (figura 1.5), exibido no topo do portal Fluig.
Figura 1.5 – Tela de busca do Fluig
- Efetuar buscas mais refinadas, opção “Avançado”, onde o usuário pode restringir a busca informando argumentos de pesquisa.
Publicando um documento
Para publicar um documento basta seguir os seguintes passos:
- Após localizar a pasta onde o documento será adicionado, clique na opção Novo Documento, no menu de ações da navegação de documentos.
Figura 1.6 - Caminho para criar um novo documento
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A função cadastro do documento é dividida em cinco seções. Na primeira seção, “Arquivos de Publicação”, serão determinados os arquivos que serão publicados no documento. Sempre que você quiser enviar um arquivo para o Fluig, é necessário: - Clicar no botão Escolher arquivos (figura 1.7). Esta funcionalidade é muito importante porque transfere um arquivo de seu computador para o ambiente Fluig, onde normalmente são efetuados backups que garantem a segurança da informação.
Figura 1.7 - Inserir um documento
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Na seção “Informações Gerais” (figura 1.8) serão inseridas informações sobre o documento. Abaixo estão descritos os elementos dessa seção:
Figura 1.8 – Inserir um documento - Aba Informações Gerais. - Comentário: Inserir um comentário que descreva o conteúdo do documento que está sendo publicado.
- Palavras Chave: Inserir palavras chave que facilitem a localização do documento.
- Descrição Versão/Revisão: Inserir uma descrição para a atual versão/revisão do documento.
- Versão/Revisão: Inserir o número da versão/revisão inicial do documento que está sendo publicado.
- Versão/Revisão Inalterável: Quando assinalado, determina que a versão/revisão do documento é inalterável, não permitindo alterações no documento publicado. Nesse caso, alteração somente é possível com uma nova versão/revisão.
Ainda na aba de configuração de "Informações Gerais" (figura 1.9): Figura 1.9 – Inserir um documento - Aba Informações Gerais. - Documento Expira?: Quando assinalado, determina que o documento que está sendo publicado irá expirar na data inserida no campo "Válido Até".
Caso esse campo não seja assinalado, determinando que o documento não deve expirar, a data inserida no campo "Válido Até" não é considerada. |
- Período de Notificação de Expiração: Inserir o período de antecedência, em quantidade de dias, que deve ser considerado para o envio de notificação de expiração dos documentos. Se informado 0 (zero), será utilizado o valor informado nos Parâmetros Gerais.
- Válido a partir de: Inserir a data que determina o início de validade do documento.
Os documentos somente serão exibidos para os usuários, após a data inicial de validade inserida neste campo, o que permite ao autor, efetuar o agendamento para a visualização de um documento. A data inicial de validade a ser informada não pode ser inferior a data atual. |
- Válido até: Inserir a data que determina o fim de validade do documento.
A data inserida nesse campo determina a data de expiração do documento. Caso o campo "Documento Expira?" não esteja assinalado, a data inserida neste campo "Válido Até" não é considerada. |
- Tipo do Documento: Selecionar entre as opções disponíveis o tipo do documento que está sendo publicado
- Assunto: Selecionar entre as opções disponíveis o assunto ao qual se relaciona o documento que está sendo inserido.
- Tipo Ícone: Selecionar entre as opções disponíveis o ícone que será associado ao documento em questão.
- Autor: Inserir o nome do autor do documento.
- Publicador: Informa o nome do usuário logado que está publicando o documento.
- Idioma: Selecionar o idioma relacionado ao documento que está sendo publicado. Esse idioma é utilizado para indexar as informações do conteúdo e do documento. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo.
- Notifica via e-mail: Quando assinalado, determina que deve ser efetuado o envio de e-mail sobre a publicação do documento.
O e-mail é enviado para os usuários que possuem o assunto, determinado para esse documento, como sendo de interesse. Caso o assunto determinado para o documento em questão seja um assunto obrigatório, não será possível restringir o envio de e-mail e portanto todos os usuários ativos no Fluig receberão a notificação da publicação. |
- Permite Download e Impressão?: Quando assinalado, define que os usuários poderão efetuar o download e impressão do arquivo que contém o documento.
- Utiliza visualizador interno: Permite visualizar internamente um documento no Fluig.
Para visualizar um documento internamente, é necessário gerar um documento PDF. Esta geração é feita automaticamente pelo Fluig utilizando bibliotecas disponíveis no mercado. Dependendo dos recursos utilizados no documento, o PDF gerado pode não apresentar todos os detalhes do arquivo original. Verifique o renderizador que apresenta o melhor resultado, selecionando um dos renderizadores disponíveis e publicando o documento. |
- Atualiza propriedades de Cópia Controlada?: Quando assinalado, determina que o Fluig deve efetuar a atualização das informações do documento nas propriedades do mesmo.
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Na seção “Documentos Relacionados” serão inseridos documentos que estão relacionados com o documento que está sendo publicado. Na sessão “Aprovação” são definidos um ou mais aprovadores para o documento em questão. Na sessão “Segurança” são definidas as políticas de acesso ao documento.
Após o preenchimento dos dados do documento, clique em Confirmar para a inclusão. |
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Publicando um documento externo
Esta função permite que o Fluig faça referência a uma página da Internet.
- Selecione a pasta onde o documento externo será publicado.
- Clique na opção Mais e em seguida em Novo Documento Externo.
Figura 1.10 – Caminho para criar um Documento Externo.
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Após selecionar a opção Documento Externo, abrirá a tela para preenchimento dos dados do documento (figura 1.11), a maioria dos atributos que existem nesta tela já foram explicados na publicação de documentos, a principal diferença está no campo URL, que é preenchido com o endereço de acesso à página da Internet. Figura 1.11 – Tela de cadastro para informações gerais
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Ao finalizar o preenchimento dos dados, clique em “Confirmar” localizado no rodapé da página. Para que funcione o acesso à página do documento publicado, é necessário que você esteja conectado a Internet. |
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Publicando um documento espelho
Tem como objetivo a publicação de um mesmo documento em mais de uma pasta sem a necessidade de duplicá-lo fisicamente.
- Selecione a pasta onde o documento que será espelhado está.
- Marque o documento desejado.
- Clique na opção Mais e em seguida em Espelhar.
Figura 1.12 – Caminho para espelhar um documento.
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- Na tela Selecionar pasta destino, seleciona a pasta na qual o documento espelho deve ser publicado.
- Em seguida, clique em Confirmar.
Figura 1.13 – Tela de publicação de documento espelho.
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Definição de formulário
Definição de Formulário é um tipo de pasta formatada, ou seja, todos os documentos (formulários) abaixo dessa estrutura terão o mesmo formato.
Fomulário é um documento publicado em uma pasta do tipo Definição de Formulário. Ela é criada conforme o formulário HTML definido no cadastro da Definição de Formulário em que está contida.
- Formulário é um documento formatado que solicita informações pré-definidas.
- As Definições de Formulários são normalmente utilizados para padronizar o registro de informações sobre algo que se deseja saber.
- No Fluig é necessário que o formulário seja criado no padrão HTML.
- Também podem ser utilizados para iniciar processos Workflow.
- Os Formulários devem sempre respeitar o padrão da Definição de Formulário onde foram criados e por esse motivo não podem ser movidas de uma Definição de Formulário para outro. Para atender essa necessidade é possível criar documentos espelhos para exibir os formulários em pastas.
Publicando uma definição de formulário
Para publicar um fichário siga os seguintes passos:
A publicação de Definição de Formulário é feita a partir do Studio, posteriormente é feita a exportação para o servidor Fluig, identificando uma pasta da navegação de documentos.
- Em um projeto Fluig previamente cadastrado, na pasta forms, clique com o botão direito e escolha a opção Novo -> Definição de Formulário.
Figura 2.1 – Criação de uma Definição de Formulário.
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Figura 2.2 – Tela de criação de definição de formulário.
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Figura 2.3 – Criação de definição de formulário.
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A partir do editor, todo o conteúdo HTML é desenvolvido. No exemplo um formulário simples de cadastro foi desenvolvido. Após criar a definição de formulário desejada, basta realizar a exportação para o servidor.
Figura 2.3 – Criação de definição de formulário.
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Exportando uma definição de formulário
Para publicar o formulário na navegação de documentos é necessário exportá-lo para o servidor Fluig. Juntamente ao formulários são exportados os eventos de customização.
Para realizar a exportação siga os passos a seguir:
- Clique com o botão direito do mouse sobre o formulário previamente cadastrado, e em seguida em Exportar.
Figura 2.4 – Exportação de Definição de Formulário.
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Figura 2.5 – Exportação de Definição de Formulário.
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- No exemplo preenchemos o campo servidor, e marcamos a flag Nova definição de formulário.
- O campo definição de formulário é preenchido automaticamente ao selecionar o arquivo que deseja exportar.
- No exemplo não associamos o formulário com um dataset, portanto o campo está vazio.
- Informamos a pasta destino da navegação de documentos, em que o formulário será publicado (através do código).
- No exemplo não informamos um campo descritor e em seguida informamos que desejamos armazenar as informações em Fichas.
- Selecionamos Avançar para continuar.
Figura 2.6 – Exportação de Definição de Formulário.
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Na tela seguinte é necessário configurar a definição de formulário para uma versão mobile. Caso desejamos que todos os campos sejam exibidos em dispositivos mobile mantemos assinalados e clicamos no botão concluir. A definição de formulário será enviada ao servidor e o arquivo .html para a versão mobile será disponibilizado na pasta forms do projeto Fluig.
Figura 2.7 – Exportação de Definição de Formulário.
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Após a exportação, ao acessar a navegação de documentos na pasta de destino informada será possível verificar que a definição de formulário foi exportado com sucesso.
Publicando um formulário
Acompanhe o processo de publicação de formulário na navegação de documentos do Fluig:
- Na navegação de documentos do Fluig, encontre a pasta para a qual a Definição de Formulário foi exportada. Em seguida clique sobre a pasta que indica a Definição de Formulário.
Figura 2.8 – Criação de Formulário.
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Figura 2.9 – Criação de Formulário.
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Figura 2.10 – Criação de Formulário.
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Figura 2.11 – Criação de Formulário.
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