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Navegação de documentos

A Navegação de documentos tem como objetivo a gestão eficiente de documentos de uma organização. O Fluig agrupa diferentes formatos de arquivos, tais como: e-mails, relatórios, imagens, gráficos, vídeos, projetos e plantas, mantendo-os sempre atualizados com o controle de versão. Além das facilidades de acesso e segurança por usuário.

 

Conhecendo pastas

Pastas são locais onde os documentos, normas, desenhos, planilhas e cronogramas são agrupados para facilitar a futura localização e navegação.

No menu principal do Fluig, ao clicar no ícone “Documentos”, você poderá observar a “Navegação de documentos” (figura 1.1),  nesta área você categoriza seus documentos, permitindo administrar pastas de projetos e incluir desenhos, atas, cronogramas, e todos os arquivos digitais.

Esta área exibe as principais pastas do Fluig, podendo ser efetuada a navegação de todo o conteúdo existente, tudo é controlado por perfil de segurança do usuário que está acessando a solução Fluig.

Figura 1.1 - Navegação de documentos do Fluig.

 

Siga os próximos passos e verifique como é fácil gerenciar documentos.

 

Acessando o local para publicação

Você irá acessar as pastas para visualizar ou publicar um documento.

Para acessar as pastas, basta clicar sobre os respectivos links da tela, note que o Fluig é tão simples como navegar na Internet.

 Ex.: clique na pasta Plantando Idéias/Programa Plantando Idéias e acesse o documento “A Filial”.

Figura 1.2 - Exemplo de navegação em pastas e visualização de documentos.


Criando uma pasta

Para criar uma pasta basta seguir os seguintes passos:

 

 

  • No menu de ações da navegação de documentos clique na opção Nova Pasta;

Figura 1.3 - Caminho para criar uma nova pasta.

 

 

  • Abrirá a tela para preenchimento das informações da pasta como exemplo a seguir:

Figura 1.4 - Tela para inclusão dos dados da Pasta.


 

  • Após o preenchimento dos dados da Pasta, clique em Confirmar para a inclusão.

 


Visualizando documentos

 

Publicando um documento

Para publicar um documento basta seguir os seguintes passos:

 

 

  • Após localizar a pasta onde o documento será adicionado, clique na opção Novo Documento, no menu de ações da navegação de documentos.

Figura 1.6 - Caminho para criar um novo documento


 

A função cadastro do documento é dividida em cinco seções. Na primeira seção, “Arquivos de Publicação”, serão determinados os arquivos que serão publicados no documento. Sempre que você quiser enviar um arquivo para o Fluig, é necessário: 

  • Clicar no botão Escolher arquivos (figura 1.7). Esta funcionalidade é muito importante porque transfere um arquivo de seu computador para o ambiente Fluig, onde normalmente são efetuados backups que garantem a segurança da informação.   

Figura 1.7 - Inserir um documento



Na seção “Informações Gerais” (figura 1.8) serão inseridas informações sobre o documento.  Abaixo estão descritos os elementos dessa seção:

Figura 1.8 – Inserir um documento - Aba Informações Gerais.

 

  • Comentário: Inserir um comentário que descreva o conteúdo do documento que está sendo publicado.
  • Palavras Chave: Inserir palavras chave que facilitem a localização do documento.
  • Descrição Versão/Revisão: Inserir uma descrição para a atual versão/revisão do documento.
  • Versão/Revisão: Inserir o número da versão/revisão inicial do documento que está sendo publicado.
  • Versão/Revisão Inalterável: Quando assinalado, determina que a versão/revisão do documento é inalterável, não permitindo alterações no documento publicado. Nesse caso, alteração somente é possível com uma nova versão/revisão.

Ainda na aba de configuração de "Informações Gerais" (figura 1.9):

Figura 1.9 – Inserir um documento - Aba Informações Gerais.

 

  • Documento Expira?: Quando assinalado, determina que o documento que está sendo publicado irá expirar na data inserida no campo  "Válido Até".

Caso esse campo não seja assinalado, determinando que o documento não deve expirar, a data inserida no campo "Válido Até" não é considerada.

 

  • Período de Notificação de Expiração: Inserir o período de antecedência, em quantidade de dias, que deve ser considerado para o envio de notificação de expiração dos documentos. Se informado 0 (zero), será utilizado o valor informado nos Parâmetros Gerais.
  • Válido a partir de: Inserir a data que determina o início de validade do documento.

Os documentos somente serão exibidos para os usuários, após a data inicial de validade inserida neste campo, o que permite ao autor, efetuar o agendamento para a visualização de um documento.

A data inicial de validade a ser informada não pode ser inferior a data atual.


  • Válido até: Inserir a data que determina o fim de validade do documento.

A data inserida nesse campo determina a data de expiração do documento.

Caso o campo "Documento Expira?" não esteja assinalado, a data inserida neste campo "Válido Até" não é considerada.


  • Tipo do Documento: Selecionar entre as opções disponíveis o tipo do documento que está sendo publicado
  • Assunto: Selecionar entre as opções disponíveis o assunto ao qual se relaciona o documento que está sendo inserido.
  • Tipo Ícone: Selecionar entre as opções disponíveis o ícone que será associado ao documento em questão.
  • Autor: Inserir o nome do autor do documento.
  • Publicador: Informa o nome do usuário logado que está publicando o documento.
  • Idioma: Selecionar o idioma relacionado ao documento que está sendo publicado. Esse idioma é utilizado para indexar as informações do conteúdo e do documento. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo.
  • Notifica via e-mail: Quando assinalado, determina que deve ser efetuado o envio de e-mail sobre a publicação do documento.

O e-mail é enviado para os usuários que possuem o assunto, determinado para esse documento, como sendo de interesse.

Caso o assunto determinado para o documento em questão seja um assunto obrigatório, não será possível restringir o envio de e-mail e portanto todos os usuários ativos no Fluig receberão a notificação da publicação.

 

  • Permite Download e Impressão?: Quando assinalado, define que os usuários poderão efetuar o download e impressão do arquivo que contém o documento.
  • Utiliza visualizador interno: Permite visualizar internamente um documento no Fluig.

Para visualizar um documento internamente, é necessário gerar um documento PDF. Esta geração é feita automaticamente pelo Fluig utilizando bibliotecas disponíveis no mercado. Dependendo dos recursos utilizados no documento, o PDF gerado pode não apresentar todos os detalhes do arquivo original. Verifique o renderizador que apresenta o melhor resultado, selecionando um dos renderizadores disponíveis e publicando o documento.

 

  • Atualiza propriedades de Cópia Controlada?: Quando assinalado, determina que o Fluig deve efetuar a atualização das informações do documento nas propriedades do mesmo.

 

 

Na seção “Documentos Relacionados” serão inseridos documentos que estão relacionados com o documento que está sendo publicado.

Na sessão “Aprovação” são definidos um ou mais aprovadores para o documento em questão.

Na sessão “Segurança” são definidas as políticas de acesso ao documento.


Após o preenchimento dos dados do documento, clique em Confirmar para a inclusão.

 

 

Publicando um documento externo

Esta função permite que o Fluig faça referência a uma página da Internet.

 

 

  • Selecione a pasta onde o documento externo será publicado.
  • Clique na opção Mais e em seguida em Novo Documento Externo.

Figura 1.10 – Caminho para criar um Documento Externo.


 

Após selecionar a opção Documento Externo, abrirá a tela para preenchimento dos dados do documento (figura 1.11), a maioria dos atributos que existem nesta tela já foram explicados na publicação de documentos, a principal diferença está no campo URL, que é preenchido com o endereço de acesso à página da Internet.

Figura 1.11 – Tela de cadastro para informações gerais


 

 Ao finalizar o preenchimento dos dados, clique em “Confirmar” localizado no rodapé da página.

Para que funcione o acesso à página do documento publicado, é necessário que você esteja conectado a Internet. 

 

Publicando um documento espelho

Tem como objetivo a publicação de um mesmo documento em mais de uma pasta sem a necessidade de duplicá-lo fisicamente.

 

 

  • Selecione a pasta onde o documento que será espelhado está.
  • Marque o documento desejado.
  • Clique na opção Mais e em seguida em Espelhar. 

Figura 1.12 – Caminho para espelhar um documento.


 

  • Na tela Selecionar pasta destino, seleciona a pasta na qual o documento espelho deve ser publicado.
  • Em seguida, clique em Confirmar.

Figura 1.13 – Tela de publicação de documento espelho.


Definição de formulário

Definição de Formulário é um tipo de pasta formatada, ou seja, todos os documentos (formulários) abaixo dessa estrutura terão o mesmo formato.

Fomulário é um documento publicado em uma pasta do tipo Definição de Formulário. Ela é criada conforme o formulário HTML definido no cadastro da Definição de Formulário em que está contida.

 

Processos workflow

 

 

Qualidade

 

 

Opção 'Ajuda'

 

 

Personalização