A partir del release 12.1.16. |
El objetivo del proceso de viajes en el módulo Financiero del Protheus es ofrecer un control de gastos relacionados a los viajes corporativos de una empresa o entidad. Por lo tanto, efectuamos el registro de las solicitudes de viajes, las compras de servicios, concesión de anticipos, rendición de cuentas, pago de proveedores y facturación de estos viajes, cuando sea necesario.
A continuación detallamos los componentes del proceso de viajes:
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La rutina de viajes (FINA665) tiene todas las informaciones relacionadas a los viajes ya emitidas mediante la agencia o solicitud de viaje separada. Un viaje está compuesto por: Encabezado del viaje, que tiene los datos de la fecha de inicio y fin, origen y destino, cliente que se atenderá (cuando sea aplicable) etc. En la solapa anticipos, se listan los participantes y los anticipos solicitados para cada uno de estos. En la solapa del viaje propiamente dicho, tenemos la lista de todos los pedidos efectuados. Al seleccionar un ítem del pedido de viaje, se habilita un contexto por servicio con los datos específicos de cada uno de estos, como por ejemplo: Para vuelo tenemos la Cia. Aérea, Localizador, Clase etc. En el caso de un hotel tenemos el Nombre del Hotel, fechas de check-in y check-out etc. Los servicios posibles son:
También se muestran a los participantes y a los entes de costo vinculados. Un viaje realizado en el Reserve, se integra solamente cuando está emitido, es decir, no se pueden modificar sus servicios en el Protheus (fechas, valores, etc). Los únicos datos pasibles de edición son los entes de costo. Para más detalles, consulte el manual de la integración TOTVS vs. Reserve. Por otro lado, un viaje generado de una solicitud de viajes del Protheus, debe tener sus detalles de servicios informados por el departamento de viajes a través de la opción de Verificación, puesto que la solicitud es un pedido para la compra del viaje. Si la aprobación está habilitada después de verificar, se generará un asunto pendiente de aprobación para el superior de los participantes. Un viaje con todos sus servicios y gastos debidamente pagados y cuentas prestadas, es elegible para facturación. Este proceso muestra los costos del viaje que se pueden repasar al cliente, integral o parcialmente, y genera un pedido de venta para el cliente. Si no resulta aplicable para el segmento de la empresa, este paso no es obligatorio. |
Con un viaje en marcha o después de su finalización, el viajero debe efectuar su rendición de cuentas de los gastos para la empresa. Todo viaje, independientement de tener o no un anticipo, genera automáticamente un registro en la rutina Rendición de cuentas (FINA677) vinculada a esta. Una rendición de cuentas tiene los datos básicos de un viaje, como su número, fecha inicial y final, local, cliente que se atendió (si fuera aplicable), además de los entes de costo y porcentaje de facturación contra el cliente (si el cliente fuera aplicable), etc. El colaborador podrá informar ítem por ítem, los gastos que tuvo en su viaje informando: gasto, local, valor (en la moneda actual o en otra y su tasa de conversión), cantidad, entes de costo, etc. Además, los anticipos se listan en la rendición de cuentas y se descuenta del valor total al pie de la rendición de cuentas. Los valores utilizados, los reembolsables y el saldo también se muestran al pie del documento, en las 3 monedas tratadas por el Protheus: actual, dólar y euro.
Una vez finalizada y enviada al departamento de viajes (después de incluirla o en momento posterior por la opción de envío para verificación), el departamento de viajes hará la verificación de la rendición de cuentas. A pesar que el sistema ya efectúa los cálculos de los valores reembolsables de los gastos por medio de la regla de límites de los gastos, si el verificador identifica algún ítem en los comprobantes que están fuera de la política de viajes, este puede registrar los descuentos en este momento y el valor que se devolverá/reembolsará se actualiza. Si los pasos de aprobación y/o liberación para el financiero están activos, se generarán asuntos pendientes para el superior del viajante y para el financiero/departamento de viajes, respectivamente.
Ejemplo: Si todo el proceso debe pasar por aprobación o verificación, tenemos:
Si alguna etapa se pudiera realizar automáticamente, tenemos:
Finalmente, además de los viajes, la rutina también permite efectuar rendiciones de cuentas separadas.
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La verificación de servicios es simplemente la copia de la factura de una agencia de viajes o de los propios proveedores directos (compañías aéreas, hoteles, alquiladoras de automóviles, etc.). En esta rutina se pueden seleccionar los ítems de viajes, sea por servicio o considerando todos los tipos, para selección y edición del pago enviado en la factura. Con los pedidos debidamente seleccionados y los valores editados cuando sea necesario, se generará un pedido de compra, una factura o un título por pagar.
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Cuando existe un acuerdo entre proveedor y cliente referente al pago de gastos de los viajes, el Protheus permite facturar tanto el viaje completo como una rendición de cuentas separada. La facturación de un viaje incluye los costos de los servicios contratados (vuelo, hotel, alquiler de automóviles, seguros y carretera) y los gastos de los colaboradores involucrados. Cuando todos los servicios estén pagados y la rendición de cuentas finalizada y aprobada, el viaje estará apto para facturar contra el cliente, sea parcial o totalmente. Aun así, se pueden parametrizar las reglas de viajes y permitir la facturación anticipada de un viaje, siempre y cuando por lo menos la rendición de cuentas esté finalizada, considerando que este es un costo variable, diferente de los servicios que tienen una previsión en su contratación. Por otro lado, las rendiciones de cuentas separadas, se pueden facturar después de que se finalicen.
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Para más informaciones acceda a los manuales de integración TOTVS vs. Reserve y PCO vs. Reserve. |
El App Mi Rendición de cuentas permite un control fácil y rápido para que viajantes corporativos mantengan su rendición de cuentas actualizada durante un viaje. Con esta aplicación se puede:
Lo mínimo de este proceso que necesita estar configurado para el funcionamiento de la aplicación es:
Por otro lado, un proceso completo de viajes para el App abarca:
Para más informaciones acceda al TOTVS Mi Rendición de cuentas en el área del Aplicaciones. Para descargar (download) del App acceda al Google Play. |
