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Conceito sobre Taxonomia

A taxonomia trata da ciência da classificação, porém trata de uma estrutura de organização baseada na hierarquia, ou seja, que vai do geral para o mais específico possível e assim sucessivamente. Taxonomia é um tipo de organização que foca em informações muito extensas e que pode ser facilmente adotada por grandes empresas para gestão de seus documentos onde o usuário precisa da ajuda de busca ou de filtros para facilitar na hora de pesquisar por algum documento. Nessa busca deve-se garantir rápido retorno das informações e que essas informações sejam confiáveis.
Em resumo, a organização das informações através da taxonomia permite alocar, recuperar e comunicar informações dentro de um sistema de maneira lógica através da navegação. Para isso existem três princípios básicos de classificação na taxonomia:

Exemplo

Um exemplo bem claro sobre o que é taxonomia:  "Matriculas 2017 / Matriculas 2017 - Janeiro / Matriculas 2017 - Janeiro - Turma B"


Qual sua utilização?

Sua principal utilização é na organização de documentos em empresas muito grandes, no qual o volume de documentos também será muito extenso. E para que nenhuma informação seja perdida e fique organizada é utilizado o conceito de taxonomia, que organiza essas informações usando a classificação de hierarquia. Evitando várias perdas informacionais que acontecem todos os dias em empresas que necessitam de boa informação e acesso rápido à elas.

Existem vários tipos de perdas de informação e alguns deles são causados pela dificuldade na hora da busca causando dificuldades como a visualização da informação errada, informação desatualizada, falta de informação ou informação incompleta. 


Como perdemos as informações?

Primeiro: a informação está dispersa em diversas bases de dados. Ninguém sabe o que existe ou onde está, e não existe um ponto unificado de acesso à informação.

Segundo: os usuários acabam se tornando um “buscador” mas sem nenhuma capacitação em pesquisas ou um mapeamento do que está procurando no momento. Sem um treinamento adequado, muitas pessoas acabam não sabendo por onde começar a pesquisar a informação ou como pesquisá-la. As respostas de buscas podem ser muito parecidas, a menos que a pessoa buscando as informações compreenda o que é uma informação válida para ela no momento.


Como montar uma estrutura de taxonomia?

Para organizar melhor os documentos dentro da plataforma de modo que nada seja perdido e facilite a busca, vamos utilizar o conceito acima. Siga os passos a seguir:

  • Lembrando da ordem do maior para o mais específico, o primeiro passo a seguir, é separar os documentos em assuntos macros como separamos no exemplo em Unidade SP e Unidade MG. Pode ser ainda, setores da empresa, turmas etc...


Figura 01 - Taxonomia unidades

  • No segundo passo é necessário separar os documentos em assuntos menores como no exemplo que separamos em assuntos como: Admissão e Desligamento. 


                      Figura 02 - Taxonomia em assuntos

  • Após separar os documentos em assuntos como admissão e desligamento, será necessário refiná-los novamente, no exemplo fizemos este refinamento separando os assuntos admissão e desligamento em anos, como 2017 e 2016.


Figura 03 - Taxonomia em anos

  • Dentro dos níveis de pasta 2017 e 2016 será necessário refinar estes documentos, desta vez em meses. No exemplo, criamos subpastas das pastas 2017 e 2016 e separamos todos os meses do ano. 


Figura 04 - Taxonomia em meses

  • Dentro nos níveis de pasta dos meses de Janeiro a Dezembro, será necessário criar subpastas com as áreas da empresa como no exemplo onde criamos as subpastas Operacional, Administrativo, Marketing, Financeiro...



Figura 05 - Taxonomia em áreas da empresa

  • Por fim, dentro de cada subpasta com as áreas da empresa, será necessário criar mais um nível de subpastas com os nomes dos funcionários de cada área correspondente. Como na imagem abaixo: 



Figura 06 - Taxonomia funcionários da empresa

  • E finalmente, dentro das subpastas de cada funcionário ficará depositado todos seus documentos como admissão, desligamento, etc... Veja a imagem abaixo:


Figura 07 - Documentos ordenados por taxonomia

Dessa forma, conseguimos organizar melhor os documentos para que sejam facilmente encontrados nas buscas e assim evitamos a perda dos documentos também.


Estruturas de taxonomia servem para qualquer tipo de documento em grande quantidade, independente do segmento é possível montar uma estrutura de taxonomia para organização dos seus documentos.

Para conferir este exemplo completo de taxonomia baixe o arquivo aqui.

Recomendamos que na estrutura da pastas existam no máximo 1000 itens diretamente abaixo de uma pasta. Acima deste valor não há como garantir um desempenho satisfatório na navegação de documentos, o que em muitos casos pode até mesmo inviabilizar a navegação.