Este guia tem o objetivo de apresentar uma visão geral sobre a plataforma fluig, abordando os principais recursos e suas aplicações.
Para mais informações sobre a plataforma e seus recursos, assista também aos treinamentos disponíveis no fluig Academy. |
A central de Ajuda é destinada aos usuários finais, administradores da plataforma e desenvolvedores. Ela apresenta links para as documentações pertinentes ao conteúdo exibido na página e também permite a pesquisa pelos termos desejados pelo usuário. Estes links são classificados da seguinte forma: Manual do Usuário (Help fluig), Documentação Técnica (Portal do Desenvolvedor), FAQs (FAQ fluig) e Vídeos How-to (Aprendizado fluig).
Para acessar a ajuda do fluig, verifique o ícone de Ajuda localizado em cada tela, ou pelo menu Configurações conforme demonstrado nas figuras abaixo.
A Navegação de documentos tem como objetivo a gestão eficiente de documentos de uma organização. O fluig agrupa diferentes formatos de arquivos, tais como: e-mails, relatórios, imagens, gráficos, vídeos, projetos e plantas, mantendo-os sempre atualizados com o controle de versão. Além das facilidades de acesso e segurança por usuário.
Pastas são locais onde os documentos, normas, desenhos, planilhas e cronogramas são agrupados para facilitar a futura localização e navegação.
No menu principal do fluig, ao clicar no ícone Documentos, você poderá observar a Navegação de documentos, nesta área você categoriza seus documentos, permitindo administrar pastas de projetos e incluir desenhos, atas, cronogramas e todos os arquivos digitais.
Esta área exibe as principais pastas do fluig, podendo ser efetuada a navegação de todo o conteúdo existente, tudo é controlado por perfil de segurança do usuário que está acessando a solução fluig.
Siga os próximos passos e verifique como é fácil gerenciar documentos.
Você irá acessar as pastas para visualizar ou publicar um documento.
Para acessar as pastas, basta clicar sobre os respectivos links da tela, note que o fluig é tão simples como navegar na Internet.
Ex.: clique na pasta Plantando Ideias/Programa Plantando Ideias e acesse o documento “Filial”.
Para criar uma pasta basta seguir os seguintes passos abaixo:
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Você também pode optar pela criação da pasta em modo avançado:
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Faça buscas por documentos publicados no fluig utilizando o campo “O que deseja buscar?”, exibido no topo do portal fluig.
Para publicar um documento, a plataforma oferece diversas formas.
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Para publicar um documento no modo avançado, editando as propriedades, basta efetuar os passos informados no help Documento avançado.
Também é possível publicar uma pasta ou documento arrastando para dentro do fluig (drag and drop).
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Mais informações sobre a publicação de documentos podem ser obtidas no help Documento. |
Conheça mais recursos e facilidades do ECM na plataforma fluig.
Esta função permite que o fluig faça referência a uma página da Internet.
Mais detalhes sobre os documentos externos podem ser obtidos no help Documento externo. |
Tem como objetivo a publicação de um atalho para o documento em mais de uma pasta, sem a necessidade de duplicá-lo fisicamente.
Confirma mais informações sobre os documentos no help Espelhar documento. |
Formulário é um tipo de pasta formatada, ou seja, todos os documentos (formulários) abaixo dessa estrutura terão o mesmo formato.
Com isso, para adicionar anexos de um registro de formulário é necessário que o formulário já tenha anexos, e é necessário escolher qual anexo do formulário será sobrescrito com o anexo no registro de formulário desejado. Para sobrescrever um anexo do formulário recomendamos que o novo anexo seja do mesmo formato/tipo para não comprometer a estrutura do formulário.
Exemplo: Se o anexo do formulário é uma imagem, o anexo do registro de formulário deve ser uma imagem também.
Atualmente, os registros de formulário não possuem seus próprios anexos, visto que seguem a estrutura do formulário. Caso seja necessário complementar um registro de formulário com um documento adicional, é possível utilizar Documentos relacionados. Com isso, é possível controlar acessos, versionamento e segurança.
O registro de formulário é um documento publicado em uma pasta do tipo Formulário. Ela é criada conforme o formulário HTML definido no cadastro do Formulário em que está contida.
Para publicar um formulário siga os seguintes passos:
A publicação de Definição de Formulário é feita a partir do fluig Studio, posteriormente é feita a exportação para o servidor fluig, identificando uma pasta da navegação de documentos.
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Para realizar a exportação siga os passos a seguir:
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Após a exportação, ao acessar a navegação de documentos na pasta de destino informada será possível verificar que o formulário foi exportado com sucesso.
Acompanhe o processo de publicação de registro de formulário na navegação de documentos do fluig:
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É um conjunto sequencial de atividades. Tem como objetivo fazer com que usuários, clientes, fornecedores e parceiros participem ativamente da empresa, administrando os processos, gerenciando fluxos de trabalho, desenhando e evoluindo processos simples e complexos, sustentados por formulários eletrônicos e administrados por regras parametrizáveis, interagindo com outros sistemas e aplicativos da empresa.
As tarefas são atividades pontuais controladas pelo fluig, elas são de responsabilidade de execução de um usuário ou de vários (Consenso), toda gestão de execução das atividades é pró-ativa, com envio de mensagens de execução e atrasos.
Você irá saber quais são as atividades pendentes clicando no ícone Central de Tarefas no menu principal do fluig, esta seção demonstra todas as tarefas a concluir, solicitações pendentes e documentos a aprovar, nesta seção poderão estar incluídas: tarefa para conclusão de RNC (Registro de Não Conformidade), RAP (Registro de Ação Preventiva), requisição de compras, helpdesk, e todas as solicitações existentes na sua organização.
A ordenação da lista de solicitações pelo número da solicitação é feita de forma alfabética, sendo que ele ordena pelo primeiro número considerado e não pela ordem numérica. Exemplificando: em uma lista de 10, 7, 51 a ordem seria 10, 51 e 7 crescente e 7, 51 e 10 decrescente. |
Acompanhe o processo de criação e configuração de processo Workflow no fluig:
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Veja o exemplo (attachment-required-wf) em nosso repositório aqui. |
Formulários, são documentos formatados que solicitam informações especificas. Além da opção de criação de formulários através do fluig Studio, permite-se também a criação e inclusão de formulário no processo Workflow, diretamente pela ferramenta web.
Para criar formulários em um processo Workflow, siga os seguintes passos:
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Em um processo as atividades podem representar:
O início do processo, podendo existir apenas um início por processo.
Nesse cadastro de atividades são definidas as principais informações a serem consideradas durante uma solicitação de processo Workflow. Desta forma é necessário definir com atenção essas informações, garantindo assim o correto funcionamento do processo.
Figura 40 – Nova atividade do Processo Workflow.
Para editar as propriedades da atividade, passe com o mouse sobre a atividade e clique no respectivo ícone. A tela de propriedades da atividade será exibida.
Na aba Esforço será informado o tipo do controle de esforço e o esforço previsto.
Em processos Workflow é comum encontrarmos fluxos em que uma das atividades deve determinar qual o caminho que o fluxo deve tomar, baseado em uma série de informações.
A escolha de qual atividade deve continuar o fluxo pode depender das informações inseridas em um formulário ou ainda de lógicas mais complexas, dependendo das aplicações de negócio.
Para atender essa situação o fluig oferece a possibilidade de utilizar atividades de decisão automática em seus processos workflow.
A possibilidade de incluir atividades de decisão automática em um processo Workflow, além de minimizar a necessidade de personalização na plataforma, potencializa muito sua utilização.
Na imagem a seguir há um exemplo de atividade de decisão automática. Que baseado em uma informação do formulário, será tomada uma decisão.
Figura 41 – Exemplo de uma Atividade de decisão automática.
Vejamos o exemplo:
Temos o processo de Compras, e no campo “valor” existe uma regra.
Se o “valor” for menor que 20mil, o fluxo segue para a atividade “Autorização 01”, que pode ser aprovado de forma simples.
Se o “valor” for acima de 20mil e menor que 40mil, o fluxo segue para a atividade “Autorização 02”, onde precisa da aprovação da gerência.
Agora se o “valor” for acima de 40 mil, segue para a atividade “Autorização 03”, que pode ser a aprovação do diretor onde necessita de uma avaliação de alguém de um nível hierárquico maior.
A atividade de decisão automática permite que seja criado um mecanismo automático, sem que haja necessidade de interação do usuário nessa decisão.
No Cadastro do fluxo de atividades é necessário atentar ao fato de que, os fluxos de ida de uma atividade normal para uma atividade automática não permitem retorno (figura 42).
Figura 42 – Situação em que não permite retorno.
Enquanto, fluxos de ida de uma atividade automática para uma atividade normal permitem retorno (figura 43), sendo que o retorno é efetuado diretamente para a atividade que antecede a de decisão automática.
Figura 43 – Situação em que permite retorno.
Em atividades automáticas, é possível incluir condições sem nenhuma codificação, apenas incluindo regras, através da opção Condição.
Nas Condições avançadas, é possível inserir mecanismos inteligentes (expressões) utilizando de programação. Dependendo do resultado obtido, determinam para a atividade, dentre as possíveis que configuramos em tempo de desenvolvimento de processo, qual será o fluxo que aquela atividade deve ser encaminhada.
Em uma atividade automática é possível configurar “n” expressões ou regras, porém o fluig exige uma ordem de prioridade a ser considerada (figuras 44 e 45). Dessa forma, assim que a primeira expressão ou a primeira regra for atendida o fluxo segue para a atividade relacionada com a expressão ou regra em questão e as demais são ignoradas.
Figura 44 – Definição da ordem de uma Atividade automática utilizando expressões
Figura 45 – Definição da ordem de uma Atividade automática utilizando regras
As expressões configuradas em uma atividade automática devem seguir padrões pré-estabelecidos, sendo possível, por exemplo, utilizar a função "getCardValue" que retorna o valor de um campo de formulário, podendo inclusive validar esse valor.
Ex.: hAPI.getCardValue(“val_nota_fiscal”) > 1000.
Para condições mais complexas é possível criar eventos e chamá-los na condição. Ao adicionar um evento no processo, basta informar o nome desejado e depois na condição basta chamar o evento e tratar o resultado. Ex.: retornaValor() > 1000
Para cada expressão configurada é necessário determinar para qual atividade a tarefa deve ser encaminhada, sendo que também é possível, porém não obrigatório, determinar um mecanismo de atribuição a ser considerado. Caso não seja determinado um mecanismo de atribuição, a tarefa considera o mecanismo de atribuição configurado na atividade destino. Caso seja configurado um mecanismo na atividade automática o fluig efetua um tratamento especial.
As regras são baseadas na definição do campo de formulário, podendo ser determinado por Valor fixo ou Por campo de formulário.
Para criação de uma atividade automática deve-se seguir os seguintes passos:
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Sub-Processo
O fluig permite relacionar processos workflow. Quando um processo é relacionado a outro, ele é chamado de sub-processo.
O relacionamento entre processos faz com que uma nova solicitação (do sub-processo) seja gerada automaticamente quando o usuário toma uma ação em uma determinada atividade.
Como no procedimento manual, o usuário responsável pela atividade relacionada ao sub-processo, torna-se o autor da nova solicitação.
Uma vez cadastrado, um sub-processo é modelado no processo de forma semelhante a uma atividade.
Quando o fluxo que leva a um sub-processo não permite retorno, o fluig finaliza a solicitação original no momento em que a nova solicitação é criada.
Quando o fluxo que leva a um sub-processo permite retorno, o fluig suspende a solicitação original até que a nova solicitação seja finalizada. Neste momento, a solicitação original é reativada e retorna automaticamente para a atividade em que estava antes de iniciar o sub-processo.
Os sub-processos podem ter apenas fluxos de entrada. |
Vejamos um exemplo de sub-processo.
Determinada empresa possui os seguintes processos definidos:
1) Requisição Material
Figura 51 – Processo Workflow Requisitar Material.
2) Requisição Compra
Figura 52 – Processo Workflow Requisitar Compra.
Utilizando o primeiro processo de requisição de material identificou que, caso não possuísse o material requisitado, deveria iniciar uma solicitação de Requisição de Compra.
Desta forma, alterou o processo de requisição de material e tratou o processo “Requisitar Compra” como sub-processo do processo “Requisitar Material” (figura 53).
Figura 53 – Processo Workflow com o sub-processo.
Assim, quando o material requisitado está em falta, o usuário pode iniciar a solicitação de requisição de compra e posteriormente, quando do recebimento do material, atender a requisição pendente.
Vejamos como cadastrar um sub-processo em seu processo workflow:
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Em processos Workflow é comum encontrarmos atividades que deveriam trabalhar paralelamente. Para atender a essa situação a gestão de processos do fluig disponibiliza mecanismos para possibilitar o uso de atividades paralelas.
No fluig o Fork e Join indicam respectivamente início e fim das atividades paralelas. Quando existem atividades paralelas pendentes, o processo fica posicionado no Join, até que todas as atividades sejam concluídas. Quando as tarefas forem concluídas, ele passa automaticamente para a próxima atividade.
Suponhamos que no processo abaixo (figura 56), existem 3 atividades paralelas “Reservar Hotel”, “Comprar Passagem” e “Depositar Adiantamento”. Quando uma das três atividades é concluída, o processo fica parado no Join até que todas as outras atividades sejam concluídas, ou seja, se a atividade “Comprar Passagem” for concluída ela só continuará o fluxo até a atividade “Viagem Ok?” quando as atividades “Reservar Hotel” e “Depositar Adiantamento” também forem concluídas.
Figura 56 – Tela de um processo Workflow com Fork e Join.
Vejamos como cadastrar atividades paralelas em um processo workflow:
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Os fluxos representam os caminhos que levam uma atividade à outra, até o final do processo. Os fluxos criam a ligação entre as atividades e guiam os usuários na sequência correta de execução do processo.
Para cadastrar o fluxo de um processo, na tela de edição do processo na aba Workflow Graphical Designer você deverá clicar com o botão direito do mouse sobre a atividade desejada e na aba “Fluxo” clicar no botão “Adicionar Fluxo”, um popup será aberto com as opções que você deverá informar para cadastrar um novo fluxo, são elas:
Figura 60 – Cadastro dos fluxos das atividades.
Quando estamos preparando as instruções de uma atividade ou de um processoWorkflow, é comum precisarmos buscar informações de outro arquivo ou site.
A gestão de processos do fluig possui o conceito de Hiperlink que permite que você inclua “acessos” para documentos do fluig e também para endereços na Internet, evitando a replicação de informações e facilitando a navegação.
Iremos construir um Workflow simples (figura 61), que será muito útil para o entendimento das facilidades de funcionamento do fluig. O Workflow tem as seguintes atividades: Início, Aprovação e Fim.
Figura 61 – Exemplo de um Processo de Workflow.
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O fluig possui recursos que apoiam a área da Qualidade na gestão das normas, garantindo a certificação ISO9000-2000. Esses recursos permitem e facilitam os controles de aprovação, acesso, validade, versões, revisões e distribuição de normas e procedimentos.
Funções:
Em ambientes empresariais existem documentos que possuem a impressão controlada, pois a via impressa deve sempre possuir a sua distribuição de forma controlada, garantindo também a autenticidade da informação. Isso ocorre com mais freqüência com documentos administrados pela Gestão da Qualidade, como por exemplo, normas, técnicas e metodologias.
O controle da distribuição das atualizações destes documentos normalmente é efetuado por área, onde cada área recebe os documentos atualizados impressos e assina um protocolo de recebimento.
Para facilitar e agilizar todo esse processo, o fluig dispõe da recurso de Impressão de Cópia Controlada, que permite determinar a área destino da cópia que está sendo impressa e ainda permite a emissão automática do protocolo de entrega.
Dessa forma é possível evitar que o conteúdo de documentos controlados sejam alterados ou copiados de forma não autorizada.
O fluig oferece também total controle e rastreabilidade sobre as cópias impressas, pois para cada cópia controlada impressa é gerado um Log de Cópia Controlada Emitida (Figura 71), sendo possível verificar informações como: número do documento, descrição, emissor, data da impressão, área de destino, responsável pela área e outras informações.
São disponibilizadas para impressão somente documentos que tenham como arquivo principal um arquivo do MS-Word, MS-Excel ou PDF.
A impressão de cópia controlada permite que, no momento da geração da cópia, sejam efetuadas atualizações em campos no documento que está sendo impresso ou ainda no protocolo que está sendo utilizado. Para isso é necessário que os campos a serem atualizados sejam previamente criados nos documentos. A tarefa de criar esses campos possui características diferentes, dependendo do tipo de documento (WORD, EXCEL ou PDF).
Figura 71 – Exemplo de Log. de cópia Controlada
Veja o exemplo em nosso repositório aqui. |
No fluig é possível criar uma lista mestra de documentos de uma pasta. Para a emissão desta lista, estão disponíveis os seguintes parâmetros:
Vejamos como usar a lista mestra:
Figura 72 – Gerar Lista Mestra.
Na Tela de Lista Mestra escolha os parâmetros para emissão da lista.
Figura 73 –Tela Lista Mestra
No fluig é possível personalizar seu visual padrão, por meio da escolha de um tema e uma skin. Existem dois temas disponíveis para seleção: o clássico e o snowflake, e duas skins disponíveis: clássico e flat. A seleção de tema pode ser feita no Painel de Controle. Para mais informações, consulte nossa documentação de usuário sobre Temas.
Layout padrão do fluig, que é ativado no momento da instalação. Na modificação desse tema é possível alterar as imagens e as cores da plataforma:
Figura 76 - Tema Clássico do fluig
Layout mais fluído e inovador, apresenta menu lateral com páginas estruturadas em níveis. Na modificação desse tema é possível alterar:
Figura 77 - Tema Snowflake do fluig
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Figura 34 – Configuração de um novo processo de Workflow.
. A tela de propriedades da atividade será exibida.
