Com a finalidade de controlar os gastos de material extra, ou seja, material além do planejado, foi criado o processo de Pedido de Material Extra, onde são controladas todas as movimentações de pedidos, autorização do pedido, quantidade pedida para determinada tarefa e principalmente as pessoas envolvidas no processo.
Parâmetros de Integração
1 - Toda a parametrização da integração da Requisição de Material do RM Solum com o Gestão de Estoque Compras e Faturamento deverá ser realizada anteriormente, inclusive a integração de movimentos e inclusão de locais de estoque.
2 - Ativar a integração com o Gestão de Estoque Compras e Faturamento através do menu Opções | Parâmetros | Totvs Obras e Projetos | Projetos | Integração | Integração CRM |Solicitação de Material Extra.
Selecionar o Check Box "Integração com CRM".
2.1 - Definir uma prioridade
2.2 - Selecionar a Coligada
2.3 - Selecionar a Classificação do movimento
2.4 - Selecionar o Grupo de Atendimento.
2.4.1 - Para cadastro do Grupo de Atendimento no CRM, acessar CRM | Work Flow | Grupos
2.5 - Selecionar o Tipo de Atendimento vinculado ao grupo de atendimento
2.5.1 - Para cadastro do Tipo de Atendimento no CRM, acessar CRM | Work Flow | Tipo de Atendimento.
2.5.2 - Para cadastro do parâmetro do tipo de atendimento, acessar Anexos | Parâmetros do Tipo de Atendimento.
Selecionar o Tipo de Atendimento, o qual vai ser integrado com o Totvs Obras e Projetos, e cadastrar um Parâmetro para o mesmo.
2.5.3 - Para cadastro de Etapas do tipo de atendimento, acessar Anexos | Etapas
Selecionar o Tipo de Atendimento, o qual vai ser integrado com o Totvs Obras e Projetos, cadastrar uma Etapa para o mesmo, preenchendo na Etapa a Coligada, a Localidade, o Grupo ou Atendente inicial.
2.5.4 - Para cadastro do Fluxo das etapas do tipo de atendimento, acessar Anexos | Fluxo de Etapas
Selecionar o Tipo de Atendimento, o qual vai ser integrado com o Totvs Obras e Projetos, e cadastrar o fluxo das etapas de acordo com as etapas cadastradas.
2.6 - Parâmetros da Coligada (Parâmetro para onde será enviado os dados da Coligada)
Obs. Parâmetros associados ao tipo de Atendimento.
2.7 - Parâmetros do Projeto(Parâmetro para onde será enviado os dados do projeto)
Obs. Parâmetros associados ao tipo de Atendimento.
2.8 - Parâmetro do Pedido(Parâmetro para onde será enviado os dados do pedido). Obs. Parâmetros associados ao tipo de Atendimento. |
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Configuração de Usuários no CRM
Acessar CRM | Atendentes, cadastrar um atendente e associar o usuário ao mesmo.
Realizar esse processo tanto para o usuário aprovador quanto para o usuário não aprovador.
Observação:
O atendente inicial deverá estar vinculado ao aprovador e o grupo deve ser um grupo para o qual esse mesmo atendente esteja vinculado.
E-Mail
Para envio de e-mail ao usuário aprovador, acessar CRM | Ambiente | Parâmetros Globais
Configurar os dados do e-mail do usuário remetente, para que ao ser enviado o pedido de material extra para aprovação, o usuário aprovador receba um e-mail de aviso desde que o mesmo possua um e-mail devidamente cadastrado no cadastro de atendentes. |
Processo do Pedido de Material Extra
Inclusão e Acesso
Para acesso à funcionalidade, acessar Projeto/Opções->>Geração de Pedido Extra.
Com a tela Pedido de Material Extra aberta, acionar o botão "Incluir" para inclusão de um novo pedido.
Criação e Definição de Regras para o Pedido
Para Criação do Pedido, com a tela de novo pedido aberta, Configurar: Opcional(Utiliza Preço Orçado, Tipo do Movimento, Local de Estoque(o campo ficará visível, somente se parametrizado, caso contrário, o campo não aparecerá)). Obrigatório: Tipo de Geração, e acionar "Salvar".
Inclusão de Itens
Na aba Item de Pedido de Material Extra, acionar botão "Novo", selecionar a tarefa, a data de entrega do produto, o produto, a quantidade, se existir contrato de material vinculado ao produto, selecionar o contrato, e um motivo de pedido extra através de uma lista de motivos cadastrados, com opção de detalhamento do motivo por item, após inclusão de todos os itens, acionar o botão "salvar".
Envio do Pedido para Aprovação e Aprovação Automática
Para Envio do Pedido, acessar a tela de Pedido material extra, selecionar o pedido para aprovação e acionar Processos->>Enviar Pedido Extra para Aprovação, em seguida o Sistema deverá emitir mensagem de sucesso e alterar o status do pedido para: "Em Aprovação".
Aprovação Automática: Para itens que forem para uma tarefa de valor cotado e esta tarefa ainda possuir saldo e para os itens que forem de contrato e o mesmo ainda possuir saldo, o pedido será aprovado automaticamente.
Parametrizações:
Acessar Parâmetros->>Integração->>Geral
1 - Utilizar Fluxo de Aprovação para Pedido Extra
Se parâmetro desmarcado, o pedido de Material Extra deverá ser criado com status de aprovado(Processo de aprovação deverá ficar desabilitado) e deverá permitir o processo de Gerar Movimento.
Se parâmetro marcado, o pedido de Material Extra deverá passar pelo processo de aprovação antes do processo de gerar movimento(Não será possível o Processo de gerar movimento antes da aprovação finalizada).
2 - Permitir Aprovação de Pedido Extra através de Senha.
Se parâmetro marcado, usuário não aprovador poderá realizar o processo de aprovação através do Login e Senha do Aprovador.
3 - Permitir Motivo de Pedido Extra Vazio
Com esse parâmetro selecionado o usuário poderá deixar sem preenchimento o motivo do pedido extra. |
Processo de Aprovação do Usuário sem Permissão, utilizando o Login e Senha do Aprovador.
Com essa opção devidamente parametrizada, o usuário sem permissão terá acesso ao processo de Aprovação, desde que o mesmo possua o Login e Senha do aprovador.
Acessar a lista de pedidos ou itens do pedido, acionar o processo de aprovação, em seguida o sistema emitirá uma tela para Login e Senha do usuário aprovador, após realizar o login corretamente, o pedido ou item terá passado pelo processo de aprovação escolhido pelo usuário.
Observação:
Não serão permitidas alterações no Pedido de Material Extra que já foi enviado para Aprovação. |
Aprovação do Pedido no Totvs Obras e Projetos
1 - Aprovação do pedido como um todo.
Selecionar o pedido e acionar Processos->>Aprovar Pedido Extra, ou Menu de atalho(Aprovar Pedido Extra), ou abrir o pedido no modo de edição e acionar botão "Aprovar", o sistema emite mensagem de sucesso, altera o status do pedido para: "Aprovação Finalizada", salva a data e o nome do aprovador e habilita os botões do processo Gerar Movimento.
2 - Reprovação do pedido como um todo.Selecionar o pedido e acionar processos>>Reprovar Pedido Extra, ou Menu de atalho(Reprovar Pedido Extra), ou abrir o pedido no modo de edição e acionar botão "Reprovar" , o sistema emiti mensagem de sucesso, altera o status do pedido para: "Aprovação Finalizada" e salva a data e o nome do aprovador.
3 - Aprovação Item a Item
Selecionar o pedido com status pendente, o qual deseja aprovar, para aprovação de Item a Item, selecionar o item e acionar o processo de aprovação desejado na barra de tarefas ou acessar cada item no modo de edição, acionar os botões: "Aprovar" para aprovação total, para aprovação parcial, acionar "Aprovação Parcial" e indicar a quantidade que deseja aprovar, para reprovação do item, acionar "Reprovar", ou acionar "Em analise" para que o item fique em analise, caso queira realizar o processo de aprovação posteriormente.
Caso desejar relatar a justificativa pela ação tomada, preencher o campo, após todos os itens analisados e realização do processo de aprovação, finalizar o processo em: Finalizar Aprovação, em seguida o sistema altera o status do pedido para:
Aprovação Finalizada
Envio do Pedido Extra
Para envio do Pedido Extra, acessar Planejamento | Geração de Pedido Extra
Tipos de Envio e suas Características
1 - Gerar apenas 1 Movimento
Selecionar o pedido na visão de Geração de Pedido Extra, após selecionar o pedido, clique no botão Gerar apenas 1 Movimento ou Processos | Gerar apenas 1 Movimento.
Através deste processo, o pedido de material extra se tornará em apenas um pedido do Gestão de Estoque Compras e Faturamento. Se as obras tiverem locais de estoque diferentes, será gerado um movimento para cada obra. A data de entrega do movimento será a data de início do primeiro período previsto.
Após o processo, o sistema altera o status do pedido extra para "Enviado " .
1.1 - Geração de Movimentos para o Protheus com Controle de Status - Integração (EAI 2.0)
Apesar de estar no mesmo processo, a geração do movimento foi separada internamente do processo de integração. Assim, caso haja erros de integração, os movimentos e consequentemente todos os cálculos efetuados continuam salvos na base e passíveis de serem reenviados para o sistema integrado.
Para esse controle, foi acrescentado um novo status no Fluxo dos Pedidos para que o usuário final visualize os movimentos pendentes de integração. Ou seja, caso sejam gerados movimentos no RM e algum desses não seja integrado corretamente, o usuário final deverá somente ajustar a inconsistência e reenviar o movimento para integração.
Enquanto esse movimento não for corrigido e reenviado pelo usuário, este ficará com o status: "Em Suprimento/Faturamento com Movimentos não Integrados".
A exclusão dos movimentos continuam de forma transparente para o usuário, não importando se o movimento já está Integrado ou com status de "Em Suprimento/Faturamento com Movimentos não Integrados", basta executar o processo de "Excluir Movimentos" para que esse movimento seja excluído e o pedido possa sofrer alterações novamente.
Caso a exclusão do movimento não ocorra por inconsistências de integração, seguirá o mesmo fluxo de status apresentado anteriormente.
2 - Gerar Movimento por Data
Selecionar o pedido na visão de Pedido Extra, após selecionar o pedido, clique no botão Gerar movimento por Data ou Processos | Gerar Movimento por Data.
Através desse processo, serão gerados N movimentos de acordo com os períodos planejados, onde para cada período o sistema criará um movimento correspondente no Gestão de Estoque Compras e Faturamento,
A data de entrega dos itens será a data correspondente ao inicio de cada período.
Observações:
1 - Em ambas as gerações de movimentos será gerado um movimento por cada local de estoque e filial.
2 - As quantidades dos produtos a serem enviadas ao faturamento, serão sempre as quantidades aprovadas.
3 - Produto reprovado não será enviado ao faturamento.
4 - No momento de enviar o pedido para o Suprimento/Faturamento gerando apenas um movimento ou gerando movimento por data será possível informar manualmente o fator de conversão para insumos especificos, a fim de chegar-se o mais próximo possível da quantidade real necessária do insumo na etapa corrente do projeto. Para isto basta acessar Totvs Obras e Projetos | menu Orçamento | Insumos | Cadastros | pasta Identificação e marcar o parâmetro "Fator de Conversão Variável". |
Exclusão de Material Extra
Para a execução do processo, acessar a lista de pedidos material extra, selecionar o item ou o pedido que deseja excluir e acionar o botão "Excluir".
Observações:
1 - Não será permitida a exclusão de um item pertencente a um pedido, cuja quantidade de itens do pedido seja = 1.
2 - Não será permitida a exclusão de um item ou do pedido cujos movimentos já foram processados pelo Gestão de Estoque Compras e Faturamento. |
Integração com o módulo de Orçamento
O orçamento é uma ferramenta que possibilita apurar os limites por Centros de Custos, para prover controle dos recursos financeiros gastos.
Para isso é necessário seguir os seguintes passos:
Definir que utiliza essa integração através do Menu Opções | Parâmetros | Totvs Obras e Projetos | Projetos, grupo Integração, Orçamento, marcando o campo "Utilizar controle orçamentário". É necessário definir a "Opção de controle", se o orçamento será controlado por Período ou por Projeto. Caso opte por controlar por período, o orçamento será subdividido por períodos do orçamento. Caso contrário o controle orçamentário será feito para toda a duração do projeto.
Preencher as tabelas do Orçamento do módulo de Orçamento do Gestão de Estoques, Compras e Faturamento (linha RM)no menu Cadastros:
Natureza Orçamentária Financeira (obrigatório)
Classificação Período do Orçamento
Período do Orçamento (podem ser cadastrados pelo Totvs Gestão de Estoques, Compras e Faturamento (linha RM) através do menu Cadastro | Tabelas de Orçamento | Período do Orçamento), caso não sejam criados, o próprio Totvs Obras e Projetos irá criar de acordo com a opção de controle do orçamento)
Vínculo do Usuário e Centro de Custo (obrigatório)
Vínculo da Natureza do Orçamento e Centro de Custo (obrigatório)
Vínculo do Centro de Custo e Classificação Período
Vínculo do Centro de Custo Agrupador
Cadastro do Grupo Orçamentário (podem ser cadastrados pelo Totvs Gestão de Estoques, Compras e Faturamento (linha RM) ou através da edição de Tarefa no campo de Grupo Orçamentário).
Pré-requisitos para gerar o Orçamento:
Associar obras e tarefas a um Grupo Orçamentário ou a uma Natureza Orçamentária/Financeira, sendo que esta última vinculação será necessária para as tarefas de serviço com valor cotado, que não possuem insumos associados. Associar Insumos a uma Natureza Orçamentária ou o seu produto principal associado deve possuir Natureza orçamentária.
Calcular o projeto
Definir o cronograma previsto
Calcular a Curva S
Calcular o Cronograma de Desembolso
O orçamento deve ser gerado através do menu Opções | Integração com o Orçamento e pode ser visualizado através da visão de Tarefas, grupo Outros, opção Visão Orçamento.
É possível parametrizar o movimento do Totvs Gestão de Estoques, Compras e Faturamento (linha RM) para que não será permitido receber pedidos de compra além do valor orçado, dentro dos períodos do orçamento. No grupo Orçamento, marque as opções "Controla Orçamento", defina o efeito a ser provocado no Orçamento e qual a ação quando exceder o Orçamento.
Caso o projeto seja replanejado, o orçamento deverá ser regerado. As datas anteriores à data corrente não sofrerão alteração caso os pedidos tenham sido efetivados. Caso a estrutura do projeto tenha sido modificada o orçamento deverá ser regerado. Se a alteração for para menor, não será feita nenhuma alteração no Orçamento.
Informações Complementares
Aprovação via FLUIG de Pedido Extra
Rastreabilidade