Os aplicativos Beta foram descontinuados e o suporte padrão e oficial da TOTVS será mantido apenas até Junho de 2023.

Depois desse período, clientes que ativaram e estão usando os aplicativos continuarão tendo acesso a eles, porém, sem direito ao suporte.

Encontre os recursos existentes nos antigos aplicativos Beta na nova solução que já está disponível: o TOTVS Collab.

Assim, você pode continuar usufruindo de todos os benefícios da gestão de projetos e tarefas, além de promover a colaboração no seu time!


Índice


Falando de tasks beta...

Esse recurso permite uma interface mais simplificada e atrativa para o controle de tarefas, sobretudo para equipes pequenas ou mesmo uso individual, sem a necessidade de interação com um processo BPMN empresarial obrigatório. Apesar de poder ser interprerável, ou seja, uma lista de tarefas poder interagir com um processo BPMN ou uma integração com sistemas externos e vice-versa.
Tem como objetivo ser uma interface compreensível para uso ou planejamento próprio, através de sub-tarefas simplificadas e possuindo poucas restrições de negócio, aumentado assim a praticidade de seu uso e o maior controle que o usuário possui sobre as tarefas.
Com isso, partimos da premissa que os objetivos essenciais da ferramenta Tasks consistem em ser simples, objetivo, quase nenhum envolvimento com processos, flexível ao usuário, comunicativo permitindo interação e auditável permitindo visualizar informações relevantes e poder extrair resultados.

As notificações não serão enviadas via e-mail. Notificações serão apenas recebidas e visualizadas através do TOTVS Fluig Plataforma ou então no próprio ambiente da ferramenta Tasks.




Acessar o Tasks

01. No menu lateral, acesse Soluções.

02. Acione Tasks.

03. Visualize e crie suas tarefas e listas.



Criar nova lista

01. No menu de listas, acione Criar Lista.

02. Insira o nome da nova lista.

03. Em "Colaboradores desta lista", busque os colaboradores pelo nome e clique sobre o nome do colaborador que desejar adicionar.

04. Acione Criar lista.



Adicionar Tarefa

01. Selecione a lista que deseja criar tarefas.

02. Clique no campo Adicionar Tarefa e informe o nome da tarefa .

03. Acione a tecla Enter do teclado ou o botão Adicionar para incluir a tarefa na lista.

Toda tarefa incluída é atribuída diretamente para o usuário logado. Ao utilizar as opções avançadas, é possível atribuí-la a um usuário diferente.

Nas tarefas, em Opções, através do botão  é possível acionar:

  • Detalhes da tarefa

Aba Geral: Permite consultar os Detalhes da tarefa na aba Geral, bem como o responsável e o Check-List contendo as subtarefas.

No Check-List é possível adicionar várias subtarefas a uma tarefa. Caso a tarefa possua subtarefas, é possível visualizar o ícone de balão com o contador automático, que mostra ao usuário quantas subtarefas aquela tarefa possui. Ao clicar sobre ele, o usuário será redirecionado diretamente para a aba geral que contém o Check-list com as subtarefas.

Caso tenha sido criada uma subtarefa e esta não tiver sido selecionada, indica que ela não está iniciada. O contador mostrará, por exemplo, 1/1 caso a subtarefa criada tenha sido também selecionada ou então 1/2 caso duas subtarefas tenham sido criadas, porém apenas uma delas foi selecionada.

É possível editar e deletar uma subtarefa apenas selecionando o ícone correspondente, ambos localizados na linha da subtarefa correspondente.

Aba Comentários: Permite adicionar um comentário sobre a tarefa.

Os comentários podem ser respondidos, editados ou excluídos. Apenas o autor do comentário poderá editá-lo ou excluí-lo.

Caso a tarefa possua comentários, basta clicar sobre o ícone de balão localizado na tarefa, que ele redirecionará diretamente para a aba de comentários, nos detalhes da tarefa.

Aba Anexos: Permite incluir anexos via Drag-and-drop (arrasta e solta) ou Meu computador e também visualizar os anexos já incluídos.

Para abrir um arquivo do tipo imagem, basta clicar sobre ele e será aberto na mesma página.

Para efetuar download, basta clicar sobre o ícone

É permitido inserir vários anexos simultaneamente. Os anexos do tipo documento word, PDF, excel, entre outras extensões, só serão visualizados após ser efetuado o download.

Caso a tarefa possua anexos, basta clicar sobre o ícone de clipe localizado na tarefa, que ele redirecionará diretamente para a aba dos anexos, nos detalhes da tarefa.

Aba Histórico: Permite verificar quem acessou, anexou, editou ou executou alguma ação na tarefa.

No Histórico é possível visualizar o nome do usuário, data e hora e qual o tipo de ação foi executada.

  • Editar tarefa
    É possível editar o nome da tarefa, alterar o responsável, inserir uma descrição e definir uma data e prazo.

  • Excluir tarefa
    Solicita a confirmação do usuário para efetuar a exclusão da tarefa.



Status da tarefa

01. Localize a tarefa que deseja alterar o status.

02. Acione o ícone  ao lado do nome da tarefa e classifique-a em: Aberto, Fazendo ou concluído.

Aberto
Ao criar uma tarefa, ela é automaticamente classificada como Aberto, pois ainda não foi realizada nenhuma ação sobre ela. A tarefa quando em Aberto fica destacada na cor cinza e é agrupada com as demais tarefas que possuem esse mesmo status, deixando mais fácil de visualizar.

Fazendo
Ao iniciar uma tarefa, permite que o usuário atualize seu status para Fazendo. A tarefa fica destacada na cor laranja e é agrupada com as demais tarefas que possuem esse mesmo status, permitindo melhor visualização.

Concluído
Ao terminar a tarefa, permite que o usuário atualize seu status para Concluído. A tarefa fica destacada na cor verde e é agrupada com as demais tarefas que possuem esse mesmo status, que possibilita uma visualização mais compacta.



Adicionar Tarefa via Opções avançadas

01. Selecione a lista que deseja criar tarefas.

02. Clique no campo Adicionar Tarefa e em seguida acione o botão de Opções avançadas.

03. Através dela é possível criar uma tarefa e configurá-la imediatamente com data e prazo.

04. No campo Nome, insira um nome para a tarefa.

05. No campo Busque pelo nome do responsável, pesquise e selecione o usuário que deseja que seja o responsável por essa tarefa.

06. No campo Adicionar ao status, é possível definir o status que deseja que a tarefa seja incluída.

07. No campo Descrição, adicione uma descrição correspondente as ações da tarefa.

08. No campo Data prazo, insira uma data e hora limite que a tarefa terá para ser realizada.

09.  Acione o botão Criar tarefa para que a tarefa seja criada na lista.


Minhas Pendências

01. No menu lateral, em Minhas Pendências, acione o agrupador que deseja visualizar.

02. No agrupador selecionado é possível consultar por Todas pendências, Tarefas para hoje ou Tarefas em atraso.

Através desse menu é possível visualizar dentro de cada agrupador, as listas com as tarefas que possuem alguma pendência.

Através desse menu é possível visualizar dentro de cada agrupador, as listas com as tarefas que possuem alguma pendência.

Todas pendências

Neste item, serão exibidas as listas que possuem tarefas com status em Aberto ou fazendo. Permite visualizar a lista e as tarefas com seus respectivos status, exceto as com status Concluído. Em Opções, é possível acessar os detalhes da tarefa, editar tarefa ou excluir tarefa.

Tarefas para hoje

Neste item, serão exibidas as listas que possuem tarefas configuradas para serem realizadas na data atual. Permite visualizar a lista e as tarefas com seus respectivos status, exceto as com status Concluído. Em Opções, é possível acessar os detalhes da tarefa, editar tarefa ou excluir tarefa.

Tarefas com atraso

Neste item, serão exibidas as listas que possuem tarefas configuradas mas que passaram do prazo estipulado. Permite visualizar a lista e as tarefas com seus respectivos status, exceto as com status Concluído. Em Opções, é possível acessar os detalhes da tarefa, editar tarefa ou excluir tarefa.



Listas

01. No menu lateral, em Listas, dentre a relação de todas as listas, selecione a que deseja visualizar.

02. Ao selecionar, a lista será aberta e suas tarefas serão elencadas de acordo com o status configurado.

Lembrando que, novas tarefas podem ser adicionadas a lista a qualquer momento.

As configurações da Lista ficam disponíveis tanto no menu lateral, quanto no menu superior da tela, ambos ao lado esquerdo do nome da lista.

Em Opções, através do botão é possível acionar:

Editar propriedades

Permite alterar o nome da lista e incluir ou deletar colaboradores.

Visualizar anexos

Permite visualizar os anexos já incluídos. As ações disponíveis dentro da visualização ainda permitem fazer download do arquivo ou excluí-lo.

Arquivar lista

Permite arquivar a lista numa pasta de Listas arquivadas.

É possível ainda filtrar a lista por tarefas de determinados tipos:

Filtrar tarefas

Tudo
Exibe todas as tarefas dessa lista.

Hoje
Exibe as tarefas dessa lista com prazo para a data atual.

Atrasadas
Exibe as tarefas dessa lista com prazo em atraso.

Somente as minhas
Exibe somente as tarefas da lista em que sou o responsável.

Somente de outras pessoas
Exibe somente as tarefas da lista as quais não sou o responsável.



Listas arquivadas

01. No menu lateral, acione Listas arquivadas.

02. Possibilita visualizar todas as listas que foram arquivadas, permitindo restaurar ou arquivar.

Em Opções, através do botão é possível selecionar entre:

Restaurar lista

Permite que a lista seja restaurada e volte a aparecer na coluna de Listas.

Remover lista

Permite ao usuário, excluir a lista por definitivo. Ao selecionar e confirmar essa opção, a lista deixará de existir e não ficará mais disponível nas arquivadas.

É possível ainda visualizar a tarefas da lista arquivada, clicando no nome da lista ou no ícone do símbolo de mais .




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