El módulo Planificación y control presupuestario -SIGAPCO- de la aplicación Microsiga Protheus® reúne herramientas eficientes y necesarias en el proceso de desarrollo del presupuesto financiero de una empresa.

El objetivo de este help es actuar como una guía para las funcionalidades del sistema SIGAPCO y puede utilizarse por quien desea evaluar el producto SIGAPCO.

Presupuesto descentralizado

Muchas organizaciones están distribuidas geográficamente en oficinas, plantas de producción, tiendas y otras unidades que pueden estar en ciudades y países diferentes. Actualmente, las empresas están interconectadas con redes, e-mail, internet, fax, etc.; sin embargo, el proceso presupuestario aún es deficiente cuando se consideran las necesidades de preparación de presupuestos, informes de gestión, etc. Además del aspecto físico, existe el aspecto de control. Cuando se utilizan softwares de planillas, por ejemplo, el presupuesto queda fuera de sintonía con el resto de la organización, lo que exige una demanda mayor para la ejecución del presupuesto y a veces con números no confiables.

El módulo SIGAPCO ofrece un entorno colaborador en el que todos los usuarios involucrados en el presupuesto tienen acceso a las informaciones del proceso presupuestario. La integración con los otros componentes de la aplicación Microsiga Protheus® (Compras, Ventas, Financiero, Stock y costos, etc.) promueve el control integrado del proceso presupuestario y suministra datos de gestión precisos sobre el presupuesto y gestión de la organización.

Características

Podemos citar algunas características y beneficios del producto SIGAPCO:

• Por medio de SIGAPCO, la empresa puede controlar su presupuesto, desde las previsiones iniciales y las revisiones hasta la realización de los valores por asientos.
• El área responsable por la administración de los presupuestos puede visualizar o consultar, en cualquier momento y de forma integrada, la situación actual del presupuesto durante la fase de planificación y crear así un entorno de colaboración totalmente integrado.
• Los presupuestos se incluyen y se alimentan de forma descentralizada y cada responsable digita su parte directamente en el sistema.
• Tiene métodos de inclusión de datos facilitados, permite la copia de valores, la distribución de valores automática y el reajuste de presupuestos de forma rápida y eficiente.
• Tiene, también, un riguroso control de usuarios en el cual los accesos a cuentas y niveles pueden definirse.
• El presupuesto cuenta con un eficiente control de revisiones que permite la trazabilidad total de las informaciones modificadas desde su creación.
• El área de simulaciones presupuestarias permite a los elaboradores prever eventuales problemas y simular cuál es la mejor decisión por tomar , durante la formulación y transcurso del presupuesto.
• Permite el control de todos los cuadros presupuestarios a través de visiones, cuentas, clases y operaciones.
• Pone a disposición el control presupuestario por cantidades y valor.
• Permite el bloqueo de procesos efectuados en otros módulos cuando el presupuesto no tenga saldo suficiente para aquel movimiento.
• Está totalmente integrado con los módulos de la solución Microsiga Protheus® 8 Classic.

En el módulo SIGAPCO, podemos dividir el proceso presupuestario en las funciones principales:

• Definición de cuentas, clases y operaciones

El detalle de un plan de cuentas presupuestarias (que pueden ser compatibles con cuentas contables o centros de costo, por ejemplo) de las clases presupuestarias y de operaciones, que esté correcto y de acuerdo con las expectativas de la empresa, es crucial para un control presupuestario eficiente.

• Definición de usuarios

La definición de usuarios, así como su acceso a la estructura del presupuesto, permite un control de seguridad efectivo en el proceso presupuestario.

• Planificación presupuestaria

La preparación del presupuesto exige un alto grado de conocimiento de la empresa sobre los datos de gestión y de las expectativas de resultado para el presupuesto en cuestión.

• Informes de seguimiento

Los totalizadores necesarios, así como las visiones de gestión, permiten el control efectivo del resultado presupuestario y pueden configurarse totalmente de acuerdo con las necesidades de la empresa.

Visión general del proceso presupuestario

El módulo SIGAPCO puede utilizarse para el presupuesto de la empresa o para otras aplicaciones financieras, tales como:

• Detalle del presupuesto

El presupuesto financiero es la principal aplicación del módulo SIGAPCO y es el que más idealiza la mayoría de las empresas cuando se trata de presupuestos. El presupuesto financiero involucra la preparación de números detallados por las cuentas presupuestarias (normalmente estructurada por el centro de costo o por el plan de cuentas contables) que son componentes funcionales de la organización. Los valores deben informarse o calcularse para cada cuenta del plan de cuentas presupuestarias. Incluso una compañía sencilla puede tener un plan de cuentas complejo con cientos o miles de cuentas para presupuestar. Los valores presupuestados también deben informarse o calcularse para un período de tiempo determinado.

En algunas empresas únicamente un presupuesto financiero puede ser suficiente para su gestión. Sin embargo, empresas que tienen muchas líneas de productos o servicios, o con un grado de complejidad mayor, desean prever el detalle de las ventas, costos, contrataciones, etc. Ello exige un presupuesto más complejo con combinaciones de valores, cantidades, contrataciones, etc.

Este grado de detalle forma parte del proceso de definición de cuentas, clases y operaciones y a través de él, la empresa define las cuentas, clases y operaciones necesarias para alcanzarlo.

• Control de versión, simulaciones y seguimiento.

En cualquier tipo de presupuesto implementado existe la necesidad de hacer previsiones, modificaciones, almacenar historiales, simulaciones y efectuar el seguimiento del presupuesto.

Durante el ciclo de vida del presupuesto, las simulaciones son necesarias para producir nuevas evaluaciones y previsiones sin modificarlo, considerando sus datos reales del presupuesto hasta el momento (¨year to date¨ y ¨rest-of-year¨).

Esas actualizaciones pueden registrarse por un control de versión eficiente del presupuesto, en que el usuario tiene todo el historial para consulta y extracción de valores.

Esas simulaciones permiten cualquier tipo de modificación o previsión. El usuario puede, por ejemplo, tener las previsiones de ventas reales con fechas proyectadas hasta el final del presupuesto y evaluar así el resultado final.

Los informes de seguimiento deL SIGAPCO, con totalizadores personalizados o incluso sobre visiones del presupuesto, permiten reportar los datos reales, presupuestados y reservados.

Requisitos del módulo

Para el uso del módulo Planificación y Control presupuestario - PCO, se exige el módulo TOPConnect y la base de datos relacional.