Esse recurso permite gerenciar, por meio de subprocessos Ad Hoc, um conjunto de atividades não estruturadas, onde nem sempre é possível prever e pré-definir essas atividades em um modelo tradicional estruturado dentro das organizações. Processos de Lista de Tarefas consiste em agrupar uma série de atividades que não podem ser pré-definidas. Nesses processos é possível definir o que e quando será feita tal atividade, bem como é possível delegar essas tarefas para outros usuários.
Exemplo de aplicação
Supondo que um comitê está analisando um problema dentro de uma organização. Na segunda tarefa do processo "Listar Tarefas" tem-se a sumarização da discussão deste problema. Após a discussão sobre o problema que foi levado até o comitê ocorre uma decisão. Se a solução para o problema é óbvia, o fluxo do processo é encaminhado diretamente para a tarefa "Aplicação da Solução", encerrando o processo como um todo logo em seguida.
Porém, em alguns casos, são necessários estudos mais detalhados, onde é preciso buscar informações que não estavam disponíveis no momento da reunião do comitê. Sendo assim, é necessário criar diversas novas atividades, onde diversos membros do comitê farão diferentes tarefas indispensáveis para alcançar a solução do problema. Essas tarefas geram novas solicitações workflows dentro do subprocesso interno de execução de tarefas Ad Hoc.
Depois que todas essas tarefas são concluídas, o organizador das tarefas recebe uma notificação e, então, verifica se agora é possível chegar a uma solução. Se ao finalizar as atividades do processo "Listar Tarefas" a solução for encontrada, ela é aplicada ao problema, encerrando o processo. Caso contrário, é possível criar novas atividades para continuar a busca por uma solução para o problema.
01. No menu principal, acionar Processos.
02. Acionar Listar tarefas.
03. Inserir as informações solicitadas sobre o assunto que será analisado por meio de um processo Ad Hoc.
Assunto Detalhes Data Data de Conclusão |
04. Acionar Adicionar tarefa.
É possível iniciar o processo Ad Hoc sem criar tarefas adicionais para ele. Esse tipo de processo pode ser utilizado em situações onde já se conhece a solução para determinado problema, bastando apenas aplicá-la. Nesse caso, o processo seguirá diretamente para a atividade Aplicar a solução, sendo necessário definir um usuário para executá-la antes de enviá-lo adiante. |
05. Inserir as informações solicitadas referentes à tarefa que será incluída no processo Ad Hoc.
Ação Prazo/Conclusão Responsável |
06. Acionar a aba Detalhes para visualizar o diagrama do processo Ad Hoc, caso desejado.
07. Acionar a aba Complementos e inserir os pontos relevantes para o processo que será iniciado.
08. Para incluir anexos ao processo, acionar a aba Anexos.
09. Acionar Carregar arquivos ou Buscar no ECM, de acordo com a localização do anexo que será incluído no processo.
10. Selecionar o anexo desejado e confirmar sua inclusão no processo.
11. Acionar Enviar para movimentar o processo para a criação das tarefas adicionais ou para a próxima tarefa automática.
Ao enviar o processo adiante, se existem tarefas adicionais relacionadas a ele, elas são criadas e ficam disponíveis na Central de Tarefas de seus respectivos usuários responsáveis. Caso não exista tarefa adicional, ao movimentar o processo, é solicitado um usuário responsável por executar a próxima tarefa automática para a qual ele será enviado, ou seja, a tarefa Aplicar a solução. Além de iniciar o processo – acionando Enviar – é possível apenas salvar as informações inseridas – acionando Salvar – ou descarta-las acionando Descartar. |
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