Existem dois tipos de ordem de compra: as ordens de compra com cotação de preços e as ordens de compra sem cotação de preços.
As ordens de compra sem cotação, são utilizadas, normalmente, quando existem “contratos de fornecimento” entre sua empresa e fornecedores específicos.
Estes contratos são cadastrados por meio do subitem Cadastros – Produto – Contrato , onde você indica as condições de preço e prazo de pagamento. Além disto, você pode utilizar as ordens de compra sem cotação, quando você precisar fazer compras urgentes, que não podem aguardar todo o processo normal de cotação de preços.
As ordens de compra com cotação são utilizadas quando é necessário coletar os preços e condições de entrega e pagamento, de cada fornecedor consultado, para que se defina o vencedor da cotação, que será utilizado na ordem de compra.
Lembre-se que as mercadorias recebidas no sistema Almoxarifado, por meio do subitem Recebimento Sem Ordem de Compra, também geram ordens de compra, que poderão ser consultadas no sistema Compras, por meio do item Compras - Cancelamento de OC .
Para compras pequenas, você também pode utilizar o caixa pequeno.
Veja a seguir, os procedimentos para fazer uma ordem de compra com cotação e sem cotação.
1. Para Gerar uma Ordem de Compra Com Cotação de Preços:
• Item Solicitação de Compra (avulsa ou pré-pronta) – Por meio deste item, cadastre a solicitação de compras, que poderá ser avulsa ou pré-pronta. No sistema Almoxarifado, também é possível gerar solicitação de compras, por meio do subitem Movimentação – Requisição de Material – Gera SCI Automática.
• Item Atribuir Comprador – Depois da solicitação de compra ser cadastrada ou gerada, conforme mencionado acima, você deverá atribuir às Solicitações de Compras aos compradores que ficarão responsáveis por elas.
• Item Processo de Compras – Neste item, você deverá montar seus processos de compra. Montar um processo de compras significa escolher, dentre os produtos solicitados para compra, quais poderão ser cotados juntos. Ao escolher os produtos que participarão do processo, o sistema traz os fornecedores que, algum dia, forneceram os produtos selecionados, além de permitir a inclusão, neste processo, de outros fornecedores.
• Item Cotação – No item cotação, você deverá inserir todas as informações de preço, prazo de pagamento, prazo de entrega, que cada fornecedor consultado passar para a sua empresa. Você pode digitar as condições, enquanto fala com o fornecedor pelo telefone ou colher estas informações, por meio do relatório Coleta de Preços e, posteriormente, digitá-las na tela de cotação.
• Item Sumário de Cotação – O sumário de cotação é a tela onde o sistema calcula e exibe a sugestão dos fornecedores, vencedores para cada cotação. Por meio desta tela é possível gerar, automaticamente, a ordem de compra, aceitando ou não a sugestão do sistema, para o fornecedor de cada produto cotado.
2. Para Gerar uma Ordem de Compra Sem Cotação de Preços:
Item O. C. sem Cotação – Por meio deste item, cadastre as ordens de compra sem cotação. Estas ordens de compra podem utilizar dados previstos em contratos previamente cadastrados, por meio do subitem Cadastros – Produto – Contrato .
Lembre-se que para cadastrar uma ordem de compra, com ou sem cotação, é necessário que exista uma solicitação de compras, e que esta solicitação tenha sido atribuída ao comprador responsável, que deverá providenciar a compra.
Para obter maiores informações sobre o menu Compras, consulte os Itens e subitens abaixo: