A publicação múltipla é um recurso que permite a publicação de vários documentos e/ou várias pastas de uma única vez. Ela é realizada a partir de um arquivo (.zip) que contém as pastas ou documentos a serem publicados. Além disso, é possível utilizar um arquivo descritor. Este arquivo possui informações que serão utilizadas na publicação e serve para reaproveitar as mesmas informações para todos os documentos. Essas informações podem ser:
• Nome do arquivo (campo obrigatório);
• Descrição;
• Palavra-chave;
• Comentários adicionais;
• Autor;
• Descrição da versão ou revisão;
• Data de expiração.
Informações sobre a forma de criação e utilização do arquivo descritor podem ser obtidas em ECM 036 - Publicar diretórios na publicação múltipla.
Quando a pasta possui aprovadores, somente os arquivos publicados diretamente na pasta serão enviados para aprovação. As subpastas e seus arquivos não são enviados para aprovação, seguindo o mesmo conceito de uma publicação comum com aprovadores.
01. Acionar a opção Novo logo depois Publicação múltipla no local onde ela será criada, acionar Escolher arquivos, localizado no lado esquerdo da janela logo abaixo do quadro de arquivos.
02. Localizar e selecionar o arquivo compactado no formato ZIP que contém as pastas ou documentos a serem publicados.
03. Acionar o ícone exibido ao lado do nome do arquivo que foi selecionado para exibir o seu conteúdo.
04. Na coluna Principal, assinalar os arquivos que devem ser considerados na publicação.
Pelo menos um arquivo precisa ser selecionado como principal. |
05. Na coluna Descritor, selecionar o arquivo que é o descritor para a publicação múltipla.
O arquivo descritor é utilizado para que seja possível publicar múltiplos documentos e cada arquivo tenha suas propriedades específicas. A utilização não obrigatória. |
06. Definir as demais informações solicitadas.
Publicar diretórios Limpar diretório de upload ao publicar |
07. Acionar Próximo.
08. Relacionar as informações que foram definidas no arquivo descritor às informações que são solicitadas ao publicar documentos.
Esse passo somente é necessário se for utilizado um arquivo descritor. Se não for utilizado, essa janela nem é exibida. |
09. Acionar Próximo.
10. Inserir as demais informações solicitadas.
Se não está sendo utilizado um arquivo descritor, é possível definir todas as informações detalhadas a seguir e elas serão válidas para todos os documentos que estão sendo publicados. Se um arquivo descritor está sendo utilizado, somente é possível definir as informações que não foram definidas nele. E essas informações – que serão definidas nesse passo por não estarem no descritor – também serão válidas para todos os documentos que estão sendo publicados. Comentário Tags Descrição versão/revisão Versão/revisão Criar versão/revisão obrigatória Documento expira? Período de notificação de expiração Válido a partir de Válido até Tipo de documento Assunto Tipo de ícone Autor Idioma Notificar? Permite download e impressão? Atualiza propriedades de cópia controlada? Utiliza visualizador interno? |
11. Acionar Próximo.
12. Definir os critérios de segurança para os documentos que estão sendo publicados.
Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento. |
13. Acionar Salvar.
Esta documentação é válida a partir da atualização 1.6.2. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma. |