Índice
Objetivo
O objetivo desse guia é apresentar os procedimentos necessários para a utilização de cópia controlada.
Pré-requisitos
São pré-requisitos para a utilização da cópia controlada:
- A opção de impressão de cópia controlada tem como pré-requisito que no fluig exista pelo menos uma área cadastrada para a empresa. Para isso acesse 'Painel de Controle → Guia Documentos → Área' e cadastre a área que será utilizada na impressão.
- Para atualizar as propriedades do arquivo é necessário marcar o atributo "Atualiza Propriedades Cópia Controlada?" localizado na aba Informações Gerais da publicação avançada de documento, conforme imagem a seguir.
Caso o Microsoft Office esteja instalado no servidor onde o fluig está sendo executado, este será utilizado para realizar a conversão e impressão dos documentos. Quando o MS Office não for encontrado no servidor ou a instalação for em ambiente Linux, será utilizado o OpenOffice embarcado no fluig para realizar todo o processo. Se durante a impressão de documentos Microsoft Office for exibido o erro “java.lang.NoClassDefFoundError : null”, consulte esta FAQ. |
Controle de Cópias
Caso você desejar controlar o número de cópias através do fluig também é necessário habilitar os applets para impressão de cópia controlada, a partir da opção Habilita Applet em Parâmetros no Painel de Controle.
Devido a necessidade de execução do applet este recurso esta disponível apenas para os navegadores Firefox e Internet Explorer. Com a inativação do plugin NPAPI na versão 45, o Google Chrome não é mais suportado. |
Tipos de arquivos suportados
O fluig permite imprimir a cópia controlada a partir de arquivos PDF, documentos do Word e planilhas do Excel.
A tabela abaixo exibe as extensões suportados pelo recurso de cópia controlada.
Variáveis para utilização em Cópia Controlada
Na inclusão de variáveis, acionar o atalho Ctrl + F9 para adicionar o campo ao documento. O valor do campo deve começar com DOCPROPERTY + variável. Ex.: { DOCPROPERTY Webdesk.Author }. |
Propriedades que são atualizadas quando o documento é visualizado:
| Variável | Descrição |
|---|
| Webdesk.Author | Autor do documento |
| Webdesk.Active | Documento ativo |
| Webdesk.Document | Código do documento |
Webdesk.Publisher | Publicador do documento |
| Webdesk.Version | Versão do documento |
| Webdesk.Revision | Revisão do documento |
| Webdesk.Description | Descrição do documento |
| Webdesk.Comments | Comentários do documento |
| Webdesk.VersionDescription | Descrição da Versão/Revisão |
| Webdesk.Tag | Tags do documento |
| Webdesk.DestinationArea | Área |
| Webdesk.ApprovedOn | Data que o documento foi aprovado |
| Webdesk.CreationDate | Data de criação do documento |
| Webdesk.ExpiresOn | Data de expiração do documento |
| Webdesk.FirstVersionDate | Data da primeira versão |
| Webdesk.LastUpdateDate | Data da última atualização |
| Fluig.Level1.Approver1 | Primeiro aprovador do nível 1 |
| Fluig.Level1.Approver2 | Segundo aprovador do nível 1 |
| Fluig.LevelN.ApproverM* | --- |
Serão atualizados apenas os 5 primeiros usuários de cada nível que aprovaram o documento. Máximo de 5 níveis de aprovação. |
Propriedades que são atualizadas quando o documento protocolo é impresso:
| Variável | Descrição |
|---|
| Webdesk.PrintDate | Data da impressão |
| Webdesk.PrintRequester | Requisitante/Solicitante |
| Webdesk.PrintedDocument.AreaResponsible | Responsável pela área |
| Webdesk.PrintedDocument.Description | Descrição do documento |
| Webdesk.PrintedDocument.Comments | Comentários do documento |
| Webdesk.PrintedDocument.VersionDescription | Descrição da Versão/Revisão |
| Webdesk.PrintedDocument.Tag | Tags do documento |
| Webdesk.PrintedDocument.Number | Número do documento |
| Webdesk.PrintedDocument.Version | Versão do documento |
| Webdesk.PrintedDocument.Revision | Revisão do documento |
Exemplos
Adicionando propriedades de cópia controlada em um documento Excel
Para documentos do tipo Excel, as propriedades de cópia controlada devem ser previamente criadas no documento.
O exemplo a seguir apresenta a criação das propriedades em um documento Excel modelo para protocolo de impressão de cópia controlada.
Primeiros passos:
Analise o documento a ser editado. Verifique quais propriedades você pretende criar. Lembre-se de que existem campos diferentes a serem utilizados em protocolos ou documentos de cópia controlada (vide tabelas acima). |
Execute Microsoft Excel e abra o arquivo a ser editado. Essa operação deve ser efetuada em um computador que possua o Microsoft Office instalado. 
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Prepare o arquivo para criação de propriedades de cópia controlada. Insira colunas e prepare na coluna "A" uma área para criação das propriedades, conforme exemplo apresentado a seguir: 
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Crie as propriedades a serem utilizadas. Na coluna "A", crie as propriedades que serão utilizadas. O nome das propriedades devem ser informados na "Caixa de Nome" das células, conforme exemplo apresentado na tela a seguir (campo superior à esquerda, marcado em roxo). Dessa forma, a identificação das células passam de A2, A3, A4, por exemplo, para o nome da propriedade. 
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Verifique as propriedades criadas. Verifique se as propriedades foram criadas corretamente. Note que é possível descrever na célula um conteúdo diferente do nome da propriedade, porém é importante confirmar que a caixa de nomes esteja apresentando o nome da propriedade, conforme exemplo a seguir: 
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Defina os campos a serem preenchidos no documento. Em cada campo que deve ser preenchido no documento, é necessário relacionar a propriedade criada. Essa atividade é efetuada posicionando o cursor no campo a ser preenchido e informando o comando "=" e então clicando na célula que representa a propriedade, conforme exemplo apresentado na tela a seguir: 
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Repita a operação para cada campo a ser preenchido no documento. Note, na figura a seguir, que diversos campos foram definidos para preenchimento, sempre direcionando para uma das propriedades criadas. 
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Oculte as colunas de propriedades. Para que a coluna com as informações das propriedades não seja impressa, oculte as colunas, conforme exemplo a seguir: 
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Efetue a publicação do documento. Salve o arquivo em que foram criadas as propriedades e efetue a publicação do mesmo no fluig. Quando desejar imprimir um documento com cópia controlada, este arquivo Excel pode ser selecionado como protocolo. 
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Adicionando propriedades de cópia controlada em um documento Word
Para documentos do tipo Word, as propriedades de cópia controlada devem ser previamente criadas no documento.
O exemplo a seguir apresenta a criação de propriedades em um documento Word modelo para protocolo de impressão de cópia controlada.
Primeiros passos:
Analise o documento a ser editado. Verifique quais propriedades você pretende criar. Lembre-se de que existem campos diferentes a serem utilizados em protocolos ou documentos de cópia controlada (vide tabelas acima). |
Execute o Microsoft Word e abra o arquivo a ser editado. Essa operação deve ser efetuada em um computador que possua o Microsoft Office instalado. 
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Para criar as propriedades, clique na aba Inserir. Depois, pressione o botão "Partes Rápidas" e em seguida “Campo, destacado na figura a seguir. O acionamento desse botão habilita a criação das propriedades. 
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Insira o nome para a propriedade que está sendo criada. Nesta tela é necessário escolher o campo DocProperty e editar a propriedade, sendo que esse nome deve representar uma variável válida para o fluig. Selecione DocProperty e clique em Códigos de Campo para editar a propriedade. 
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Confirme a criação da propriedade
Informe o nome de uma propriedade aceita pelo fluig, por exemplo "Webdesk.Author" (todas as propriedades estão listadas nas tabelas acima). Para confirmar a criação da propriedade, clique no botão "OK".
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Exibição da propriedade
Veja na tela a seguir como a propriedade é apresentada no documento. Confira se o texto inserido está conforme a propriedade desejada e, caso necessário, ajuste melhor a posição da propriedade no documento. 
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Atalho do Teclado Outra forma de inserir as propriedades no documento Word é pressionando o atalho de teclado CTRL + F9 e digitando diretamente a propriedade desejada (DOCPROPERTY + variável), como na tela a seguir: 
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Repita as atividades anteriores para criar as demais propriedades. Após a criação de todas as propriedades desejadas, o documento Word deve ser salvo.
Publique o documento Word. Após a criação das propriedades o documento já pode ser publicado no fluig. Sempre que for solicitada a impressão da cópia controlada do documento, o fluig irá preencher automaticamente as informações nas propriedades criadas. Importante marcar a flag “Atualiza propriedades da cópia controlada” dos metadados do documento. Quando desejar imprimir um documento com cópia controlada, este arquivo Word pode ser selecionado como protocolo.
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