O modo avançado de criação de documentos permite definir uma série de propriedades para cada documento. Confira o passo a passo para inclusão de documento por tipo: Documento, Documento externo, Artigo, Relatório ou Aplicativo.
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Breve descrição com informações relevantes sobre o documento e seu conteúdo.
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Rótulos atribuídos ao documento para facilitar a busca. As tags funcionam como palavras-chave e permitem etiquetar o documento de maneira mais informal e pessoal. É possível encontrar o documento por navegação ou na busca. Inserir com ou sem o caractere "#" para ativar o auto complete das tags no campo de tags. O auto complete exibe uma lista suspensa com as cinco tags mais utilizadas a partir dos caracteres digitados depois do caractere "#".
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Descrição da atual versão/revisão do documento.
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Número da versão/revisão do documento. Este campo somente é habilitado na inclusão de um documento e quando o campo "Controle manual da versão inicial" do recurso Parâmetros no Painel de Controle está assinalado. Quando o campo do Painel de Controle não está assinalado, é automaticamente atribuída a versão/revisão "1.000" para o documento e não é possível alterá-la. O formato desse campo é numérico (999.999), sendo que os três primeiros números representam a versão e os três demais representam a revisão. Após a primeira publicação, a plataforma controla automaticamente a evolução de versões e revisões, não permitindo a alteração dos números. Ao selecionar este campo, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão/revisão.
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Forma de controle de versão aplicada ao documento. As opções disponíveis são:
• Nova revisão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma revisão da versão atual do documento. É normalmente utilizada quando o documento possui uma pequena alteração. Ao escolher esta opção, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova revisão.
• Nova versão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma nova versão do documento. É normalmente utilizada quando o documento possui uma alteração grande de conteúdo. Ao escolher esta opção, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão.
• Manter versão: quando selecionada, determina que será mantida a versão atual do documento. É utilizado quando o documento atual não é mais válido e é necessário trocar todo o conteúdo corrente por um novo atualizado. Caso o documento necessite de aprovação, o conteúdo anterior do documento continua sendo exibido até que a nova versão/revisão seja aprovada. Essa opção somente é exibida quando não for assinalada a opção "Criar versão/revisão obrigatória" ao criar o documento. Ao escolher opção “Manter revisão", faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data de criação da versão original possa ser mantida, sem que se crie uma nova versão do documento.
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Quando o documento estiver em check-out, os campos de Versão/Revisão e Controle de versão presentes na aba Informações gerais, serão bloqueados, com isso, não será permitido realizar a troca de versão. No entanto, será possível a troca de versão somente ao efetuar o check-in. |
Quando selecionado, determina que não é possível alterar o documento e manter a mesma versão/revisão, ou seja, somente é possível efetivar alterações criando uma nova versão ou revisão dele. Se na publicação do documento esse campo for assinalado, ele permanece desabilitado ao editar as propriedades do documento.
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Quando assinalado, determina que o documento expirará na data informada no campo "Válido até". Caso contrário, o documento não expirará e a data informada no campo "Válido até" não é considerada. Essa opção será exibida assinalada quando o campo "Documento expira?" – do recurso Parâmetros do Painel de Controle – estiver assinalado. E a notificação será apresentada somente para o autor do documento. 
Assista ao vídeo
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Para que a notificação seja emitida é necessário existir uma tarefa do tipo Expiração de documentos no agendador de tarefas.
Período de antecedência – em dias – a partir do qual a emissão de notificação de expiração do documento se iniciará. Se for inserido zero (0) será considerado o número de dias informado nos Parâmetros do Painel de Controle. A notificação será apresentada para o autor do documento.
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Data a partir da qual o documento estará disponível para os usuários – de acordo com as permissões de acesso. Essa data permite ao autor do documento agendar sua visualização para os demais usuários da plataforma, pois ele somente será exibido a partir dessa data. A data para publicação não pode ser menor que a data corrente e a publicação futura não envia e-mail de notificação (aprovação, nova versão/revisão do documento etc.). Quando o documento é válido somente a partir de uma data futura, para o autor ele é identificado com o ícone 
, que representa que é um documento futuro. 
Veja a imagem
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Data a partir da qual o documento será considerado como expirado quando a opção "Documento expira?" estiver assinalada. A data de expiração é sugerida considerando o campo "Dias expiração documentos" – do recurso Parâmetros do Painel de Controle – quando ele tiver algum valor definido. Se o campo "Documento expira" desse recurso não estiver assinalado, essa data é desconsiderada. Quando o documento estiver expirado, ele será apresentado na cor vermelha e com o ícone 
. Veja a imagem
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Tipo ao qual o documento pertence.
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Assunto ao qual o documento está relacionado. É possível digitar o assunto desejado, a partir dos assuntos configurados na tela de Assuntos.
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Quando assinalado, determina que o documento será exibido no visualizador interno da plataforma. Por padrão esse campo é assinalado e os documentos são exibidos no visualizador interno. Esse campo somente é habilitado para alteração quando é definido que ele não deve ser herdado da pasta pai.
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Permite selecionar uma marca d'água conforme os registros configurados na tela de Marca d'água. Ao definir uma marca no documento, ela passa a ser obrigatória na visualização, no download e na impressão de cópia controlada do documento. É importante ressaltar que, para definir uma marca d'água é necessário habilitar o Visualizador Interno.
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Elemento gráfico para representar o documento. Quando não é escolhido o ícone, é associado um ícone padrão com base na extensão do arquivo. É possível incluir ícones personalizados, por meio do recurso Cadastro de ícones do Painel de controle.
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Usuário autor do documento.
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Campo informativo, contendo o nome do usuário que realizou a publicação do documento.
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Idioma ao qual o documento está relacionado. O idioma é utilizado para indexar as informações do conteúdo e do documento. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo. Como padrão, é exibido o idioma determinado nas preferências do usuário. Se não estiver definido no perfil do usuário, é sugerido o idioma padrão definido nos Parâmetros do Painel de Controle.
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Quando assinalado, determina que os usuários que possuem o assunto relacionado ao documento como assunto de interesse serão notificados sobre a sua publicação e atualização. Se o assunto relacionado ao documento é um assunto obrigatório, todos os usuários ativos serão notificados, independente de terem ou não o assunto como interesse.
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Quando assinalado, determina que o documento permite que sejam efetuados download e impressão do seu conteúdo por usuários que possuem permissão para isso, ou seja, a opção Download e impressão na aba Segurança do documento está assinalada para um usuário ou um grupo ao qual ele pertence.
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Quando assinalado, efetua a atualização das informações nas propriedades do documento, necessárias para a impressão da cópia controlada do documento.
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Informações gerais de um documento. O cadastro desses campos é realizado no recurso Campos customizados do Painel de controle.
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URL para a qual o usuário será direcionando quando acessar esse documento externo.
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Aplicativo que será publicado na navegação de documento e que foi previamente cadastrado em Aplicativos.
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Caminho e nome do programa do aplicativo a ser executado.
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Esta documentação é válida a partir da atualização 1.7.0 - Lake. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma. |
