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Falando de volumes...

A plataforma permite que os documentos publicados sejam armazenados em volumes diferentes, objetivando a melhor distribuição dos documentos físicos.

A utilização de múltiplos volumes oferece melhores condições para administração das alocações físicas dos documentos.

• Documento: é o volume utilizado para gravação de documentos publicados abaixo de determinada pasta da plataforma. Um volume do tipo documento pode ser relacionado somente a uma única pasta e uma pasta somente pode ser relacionada a um único volume. No cadastro do volume do tipo Documento, a pasta relacionada ao volume deve, obrigatoriamente, estar vazia (sem documento ou subpastas) e não pode ser alterada.

• Meus documentos: cada usuário possui uma pasta particular na plataforma e cada pasta possui um volume determinado. É possível criar vários volumes e determinar qual volume deve ser utilizado para cada usuário. Isso é feito no cadastro de Usuários. Depois que o volume for cadastrado, é possível alterar o diretório físico do volume. Uma verificação será exibida caso um usuário já tenha publicado algum documento relacionado ao volume.

Exemplo: se quem administra tentar alterar o diretório físico de um volume da pasta Meus documentos, a qual o usuário está associado e que tenha algum documento publicado, será exibida uma mensagem. Porém, a alteração não será bloqueada, pois cabe a quem administra confirmar que todos os documentos já foram transferidos antes de confirmar a alteração do volume. Ao confirmar a alteração, é necessário efetuar a transferência do conteúdo do diretório anterior para o novo diretório. Essa ação não é feita automaticamente e o usuário não conseguirá visualizar o documento na sua pasta particular. É adequado que a administração verifique com todos os usuários se a transferência dos documentos já foi realizada antes de executar esta ação.

• Anexo workflow: é o volume utilizado para gravação de documentos anexos em solicitações de processos workflow. Também é possível criar vários volumes, sendo que a definição de qual volume deve ser utilizado para cada processo é determinada no cadastro de Processos workflow. Esse procedimento é muito semelhante ao volume da pasta particular, onde se define o volume do tipo Anexo workflow e, depois, se relaciona cada processo ao volume. Dessa forma, todos os documentos anexados a esse processo que não estejam publicados na plataforma serão gravados nesse volume. No cadastro do volume do tipo Anexo workflow é obrigatório informar o diretório físico para o volume. Após o cadastro do volume, é possível alterar seu diretório físico, sendo que nesse caso é efetuada uma verificação para analisar se o volume em questão está relacionado a algum processo workflow e, caso esteja, será exibida uma mensagem questionando a alteração. É realizado o mesmo tipo de validação da pasta particular. Se houver algum processo relacionado que tenha algum documento publicado, cabe a quem administra efetuar a transferência de conteúdo de um volume para o outro.

• Disponível: esse tipo de volume é criado pelo wcmadmin para que a administração de cada empresa possa escolher o tipo do volume. Dessa forma, wcmadmin cadastra somente o diretório físico onde serão armazenados os arquivos e define o tamanho máximo de armazenamento.

O volume Default é utilizado para as pastas de documentos, pastas particulares, informações de aprendizado, avaliações, conteúdos e processos workflows que não estão relacionados a volumes específicos. Não é possível excluir o volume do tipo Default, pois ele é padrão da plataforma. Todas as pastas físicas estão contidas nesse volume.

Visualizar volumes

01. Acessar a plataforma com o usuário wcmadmin.

02. No menu principal, acionar Painel de Controle, logo depois verificar o agrupador Parâmetros técnicos e acionar Volumes.

03. Visualizar os volumes existentes para cada empresa.

Adicionar volume

01. Na janela Volumes, selecionar a empresa para a qual deseja adicionar um novo volume.

02. Acionar Adicionar.

03. Inserir as informações solicitadas.

04. Acionar Salvar.

Editar volume

01. Na janela Volumes, selecionar a empresa da qual deseja editar um volume.

02. Selecionar o volume a ser editado.

03. Acionar Editar.

04. Efetuar as alterações desejadas.

05. Acionar Salvar.

Excluir volume

01. Na janela Volumes, selecionar a empresa da qual deseja excluir um volume.

02. Selecionar o volume a ser excluído.

03. Acionar Remover.

04. Na mensagem exibida, acionar Confirmar para confirmar a exclusão do volume.