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Falando de listar tarefas...

Esse recurso permite gerenciar, por meio de subprocessos Ad Hoc, um conjunto de atividades não estruturadas, onde nem sempre é possível prever e pré-definir essas atividades em um modelo tradicional estruturado dentro das organizações. Processos de Lista de Tarefas consiste em agrupar uma série de atividades que não podem ser pré-definidas. Nesses processos é possível definir o que e quando será feita tal atividade, bem como é possível delegar essas tarefas para outros usuários.

Exemplo de aplicação

Supondo que um comitê está analisando um problema dentro de uma organização. Na segunda tarefa do processo "Listar Tarefas" tem-se a sumarização da discussão deste problema. Após a discussão sobre o problema que foi levado até o comitê ocorre uma decisão. Se a solução para o problema é óbvia, o fluxo do processo é encaminhado diretamente para a tarefa "Aplicação da Solução", encerrando o processo como um todo logo em seguida.

Porém, em alguns casos, são necessários estudos mais detalhados, onde é preciso buscar informações que não estavam disponíveis no momento da reunião do comitê. Sendo assim, é necessário criar diversas novas atividades, onde diversos membros do comitê farão diferentes tarefas indispensáveis para alcançar a solução do problema. Essas tarefas geram novas solicitações workflows dentro do subprocesso interno de execução de tarefas Ad Hoc.

Depois que todas essas tarefas são concluídas, o organizador das tarefas recebe uma notificação e, então, verifica se agora é possível chegar a uma solução. Se ao finalizar as atividades do processo "Listar Tarefas" a solução for encontrada, ela é aplicada ao problema, encerrando o processo. Caso contrário, é possível criar novas atividades para continuar a busca por uma solução para o problema.



Listar tarefas

01. No menu principal, acionar Processos.

02. Acionar Listar tarefas.

03. Inserir as informações solicitadas sobre o assunto que será analisado por meio de um processo Ad Hoc. 

Assunto
Assunto que será analisado por meio do processo Ad Hoc, ou seja, para o qual serão criadas tarefas que serão realizadas para a resolução de algum caso/problema.

Detalhes
Descrição do assunto que será analisado por meio do processo Ad Hoc.

Data
Data de início do processo Ad Hoc.

Data de Conclusão
Data prevista para a conclusão do processo Ad Hoc, ou seja, data na qual todas as atividades criadas para ele devem estar finalizadas.

04. Acionar Adicionar tarefa.

É possível iniciar o processo Ad Hoc sem criar tarefas adicionais para ele. Esse tipo de processo pode ser utilizado em situações onde já se conhece a solução para determinado problema, bastando apenas aplicá-la. Nesse caso, o processo seguirá diretamente para a atividade Aplicar a solução, sendo necessário definir um usuário para executá-la antes de enviá-lo adiante.

05. Inserir as informações solicitadas referentes à tarefa que será incluída no processo Ad Hoc.

Ação
Ação que deve ser executada nessa tarefa para atender, em conjunto com outras, o objetivo principal do processo Ad Hoc.

Prazo/Conclusão
Prazo para conclusão da tarefa que está sendo relacionada ao processo Ad Hoc. Quando a tarefa está finalizada, esse campo exibe a data na qual ela foi concluída.

Responsável
Usuário responsável por executar as ações pertinentes a essa tarefa.

Para excluir uma tarefa do processo, é necessário acionar o botão de exclusão localizado ao lado esquerdo do campo Ação da tarefa.

06. Acionar a aba Detalhes para visualizar o diagrama do processo Ad Hoc, caso desejado.

07. Acionar a aba Complementos e inserir os pontos relevantes para o processo que será iniciado.

08. Para incluir anexos ao processo, acionar a aba Anexos.

09. Acionar Carregar arquivos ou Buscar no ECM, de acordo com a localização do anexo que será incluído no processo.

10. Selecionar o anexo desejado e confirmar sua inclusão no processo.

11. Acionar Enviar para movimentar o processo para a criação das tarefas adicionais ou para a próxima tarefa automática.

Ao enviar o processo adiante, se existem tarefas adicionais relacionadas a ele, elas são criadas e ficam disponíveis na Central de Tarefas de seus respectivos usuários responsáveis.

Caso não exista tarefa adicional, ao movimentar o processo, é solicitado um usuário responsável por executar a próxima tarefa automática para a qual ele será enviado, ou seja, a tarefa Aplicar a solução.

Além de iniciar o processo – acionando Enviar – é possível apenas salvar as informações inseridas – acionando Salvar – ou descarta-las acionando Descartar.



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