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Falando de converter solicitação...

A finalidade desse recurso é converter solicitações abertas em versões de processo mais antigas para versões mais novas. Isso é feito mapeando as atividades do processo da versão mais antiga para atividades da versão mais nova. Assim, a solicitação do processo antigo recebe todas as funcionalidades e atividades da versão mais nova com uma simples conversão.

Em uma aplicação correta da melhoria continua em processos de negócio, uma solicitação workflow deveria iniciar e terminar na mesma versão de um processo.

O principal motivo pelo qual é permitido o versionamento de processos é justamente oferecer a oportunidade melhoria nos processos, buscando otimizar o tempo gasto em suas tarefas ou permitir uma melhor distribuição de recursos de uma organização, tanto financeiros como humanos. Outro motivo pelo qual a plataforma oferece a conversão de solicitações workflow, é como último recurso para as situações aonde não seja possível:

• O usuário responsável por uma tarefa não conseguir movimentar a mesma para outra atividade.
• O usuário gestor do processo não conseguir movimentar a solicitação workflow.
• Do ponto de vista de negócios, o cancelamento da solicitação e inicio de uma outra não seja possível .

Ressaltando que, ao executar a conversão de solicitações, algumas regras da plataforma deverão ser consideradas, como:

• Serão executados os eventos de processos que afetam tanto a atividade origem como a atividade destino.
• O usuário que recebe a tarefa deverá ser um usuário incluso no mecanismo de atribuição definido para a tarefa destino.
• O privilégio de usuário administrador não ultrapassa as limitações impostas pelo mecanismo destino.
• Não é possível converter solicitações de processos cujo fluxo esteja pendente em uma atividade de Sub processo no momento da conversão.
• A versão do formulário da solicitação será mantida após a conversão.

A criação de versões de processos específicas para ajustes e correções técnicas que permitam a solicitação workflow não são recomendadas e devem ser evitadas ao máximo. Acesse a FAQ BPM 097 e veja a lista com algumas ações que podem ser tomadas pelo desenvolvedor de processos a fim de propiciar o desenvolvimento de processos que necessitem destas manutenções constantes sem que para isso seja necessário versionar o processo com tanta frequência.

Converter solicitações

01. No menu principal, acionar Processos.

02. Acionar Converter solicitações.

03. Selecionar o processo do qual se deseja converter suas solicitações que foram iniciadas em uma versão antiga para a sua nova versão.

04. Na janela abaixo, serão mostrados os Dados do processo, permitindo visualizar quantas versões e quantas solicitações abertas existem. Selecionar a versão do processo da qual se deseja converter as solicitações.

05. Na útlima janela, é possível verificar as Atividades do processo e visualizar quantas atividades existem e quantas tarefas encontram-se abertas em cada atividade. Selecionar a atividade do processo que deseja converter.

06. Selecione Avançar, localizado no canto superior direito da janela.

07. Selecionar a versão destino, ou seja, a versão para a qual as solicitações que estão na versão origem serão convertidas.

08. Para cada atividade da versão origem, selecionar uma atividade da versão destino.

09. Acionar Avançar, localizado no canto superior direito da janela.

10. Na listagem de solicitações exibida, selecionar quais delas devem ser convertidas.

11. Acionar Avançar, localizado no canto superior direito da janela.

12. Acionar Converter.