Totvs Clock In - Espanhol

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01. VISIÓN GENERAL

Esta documentación tiene como objetivo aclarar y orientar sobre el proceso de consumo de licencias del producto Clock In. Las licencias son comercializadas por cantidad de uso, donde el cliente debe contratar una cantidad que sea suficiente para atender la cantidad de empleados de su empresa que lo utilizarán para el registro de reloj registrador electrónico.


02. LICENCIAS CONTRATADAS

La cantidad de licencias está conectada al Contrato efectuado con TOTVS y la clave del contrato es el código llamado TCode. 

En Carol se crea un espacio para el cliente que llamamos Organización. Y, dentro de la Organización es posible tener más de un entorno, que llamamos Tenant.

En el Contrato consta la cantidad total de licencias contratadas.

De esta manera, un cliente puede tener más de una Tenant contratada en su TCode. Para que podamos atender las empresas que tienen más de una unidad y que desean tratar cada unidad separadamente en el Clock In.

En estos casos, la cantidad de licencias contratadas será considerada la de cada TCode y la utilización se considerará la agrupación de uso de cada Tenant.

Ejemplo:


Para la necesidad de diversos Tenants puede haber cobranza adicional.


03. REGLA PARA EL CÁLCULO DE LICENCIAS CONSUMIDAS

La regla para el cálculo de licencias se considera de la siguiente manera:

  • Número de licencias consumidas, es la suma de la cantidad de RCPF de empleados que efectuaron por lo menos un registro en los últimos 30 días considerando todos los Tenants que tienen el mismo TCode.


04. REGLA PARA EL CÁLCULO DE LICENCIAS EXCEDIDAS 

Para verificar si el número de licencias excedidas, a continuación se muestra un ejemplo donde en la primera línea se muestra el cálculo de licencias contratadas. En la segunda línea muestra un escenario que muestra cuando el consumo de licencias no está excedido. Y finalmente la tercera línea donde muestra un escenario donde el número de licencias está excedido.


05. CÓMO CONSULTAR EL NÚMERO DE LICENCIAS CONSUMIDAS

Para saber la cantidad de licencias en uso, acceda la Consulta de registros en el BackOffice y en la Solapa "Total de registros" seleccione la opción "Últimos 30 días (UTC)" en la opción "Mostrar datos de".  En esta consulta se mostrarán todos los registros que se están considerando para las licencias consumidas. Para que sea posible consultar el total de licencias consumidas es necesario seguir estos pasos:

  • Haga clic en Exportar a Excel en el canto derecho anterior a la lista de registros 
  • Acceda a la carpeta donde se descargan los Download y abra el archivo de Planilla electrónica generado
  • Realice la selección de toda la planilla e incluya una Tabla dinámica
  • En la Tabla dinámica incluya el campo RCPF en la línea 
  • Efectúe el conteo de RCPF en la columna y el total será la licencia de uso


06. MENSAJE DE ALERTA EN EL BACKOFFICE

Al efectuar el login en el BackOffice, si se identificara que las licencias consumidas del TCODE estuvieran con las licencias excedidas, se mostrará un mensaje en el BackOffice alertando sobre esta situación. El mensaje también tiene un enlace para esta documentación. Este mensaje se mostrará mientras el número de licencias consumidas fuera mayor que el número de licencias contratadas. Cuando se ajusten las licencias, el mensaje no se mostrará más.  El mensaje se mostrará a los usuarios del tipo "Tenant Admin" .


Si el Clock In identifica que el TCode no tiene ninguna licencia contratada y el número de licencias utilizadas es superior a cero, el Backoffice no muestra el mensaje de licencias excedidas, y si se hubiera superado el margen, los registros no siguen el flujo. Si ocurriera esta situación, el cliente debe verificar con el ESN la actualización del contrato de este en el CRM para que las licencias se actualicen en el Clockin.


07. CONSULTAR LICENCIAS EXCEDIDAS EN EL DASHBOARD DEL BACKOFFICE

Si se identificara que el número de licencias consumidas fuera mayor que las licencias contratadas, es posible consultar en el BackOffice. Para ello, basta acceder a la opción del menú Dashboard. En la parte superior se mostrarán dos cuadros, el primero con Licencias consumidas y el segundo con la cantidad de licencias consumidas por Tenants. Se muestra el prototipo:


08. ORIENTACIONES SOBRE LA SOLAPA LICENCIAS EXCEDENTES

En la pantalla del dashboard en la parte superior derecha encima del gráfico 'licencias consumidas' en 'Ver detalles' es posible consultar las licencias excedidas.

En esta pantalla se mostrarán todos los registros bloqueados, siendo posible verificarlas por RCPF, CÓDIGO DEL DISPOSITIVO Y FECHA de acuerdo con el siguiente print:


09. ORIENTACIONES SOBRE CÓMO SOLICITAR EL AJUSTE DE LAS LICENCIAS CONTRATADAS

Si en el BackOffice se identificara el excedente de licencias, de acuerdo con lo descrito en los ítems anteriores, tenemos el siguiente paso a paso:


Si no tuviera el contacto do ESN, es necesario abrir un ticket para recibir orientaciones. El proceso de licencias puede demorar hasta 5 días hábiles para actualización, después del contacto.

10. STOP PROCESSING POR RCPF: LICENCIAS EXCEDIDAS SUPERIOR AL MARGEN DE USO

El proceso que llamamos Stop Processing por RCPF permitirá que registros realizados sobre la cantidad de licencias contratadas + margen de uso queden en stand by, es decir, los registros no se procesarán, esto significa que los registros:

  • No tendrán NSR generado,
  • No constarán en la consulta de registros del BackOffice.
  • No estará a disposición para integración con automatización de reloj registrador del ERP
  • No estará a disposición para generación del archivo AFD.

El margen de uso es un porcentaje de licencias excedidas que al superar este valor, los registros referentes a las licencias excedentes no se procesarán más hasta que se ajuste la cantidad de licencias contratadas, vea la regla para los valores de margen de uso para la cantidad de licencias:  

  • Hasta 1000 licencias contratadas el margen de uso es del 10%. Ejemplificando, si el número de licencias contratadas es 500 y el consumo quedó en 545, el consumo de licencias estará en el 109%, entonces los registros se procesarán normalmente. Si superara el 110%, no se procesarán más.
  • Sobre 1000 licencias contratadas, el margen de uso es del 5%. Ejemplificando, si el número de licencias contratadas es 1500 y el consumo quedó en 1545, el consumo de licencias estará en el 103%, entonces los registros se procesarán normalmente. Si el consumo superara el 105%, no se procesarán más. 

A continuación se muestra el flujo del bloqueo que ocurrirá:


Si el contrato hubiera excedido las licencias contratadas + margen de uso, para saber qué RCPFS y registros se están considerando en este cálculo, basta acceder al Dashborad del Backoffice. En el primer cuadro donde se muestra el excedente, por medio del enlace "Ver detalle".

11. INFORMACIONES IMPORTANTES

A  continuación mostramos algunas recomendaciones e informaciones sobre el proceso de Consumo de licencias: 

  • Sugerimos que los responsables por la gestión de las licencias del Clock in tengan un usuario con perfil Tenant Admin y estos accedan al Backoffice por lo menos una vez por semana para evaluar las licencias consumidas y/o excedidas.
  • Si el ESN hubiera entrado en contacto, es importante que el ajuste de contrato se realice lo más rápido posible, evitando de esta manera el Stop Processing por CPF
  • El margen de uso se estableció para que los clientes tengan tiempo de ajustar sus contratos. De esta manera, cuando el aviso esté visible en el entorno entre en contacto, lo más rápido posible, con su ESN o con nuestro departamento de atención
  • El inicio de verificación de la cantidad de licencias contratadas vs. consumidas se dará entre la segunda quincena de Julio y el mes de Agosto, de forma gradual para todos los clientes Clock In