O processo de compras permite que o comprador defina quais produtos serão agrupados no mesmo processo e quais fornecedores poderão fornecer estes itens.
Para saber como se faz um processo completo de compras, siga os passos abaixo:
Passo 1: Cadastrar a SCI
• Acesse o item Compras - Solicitação de Compra - Avulsa.
• Clique no botãoInserir .
• Informe qual centro de responsabilidade será o responsável pela solicitação de compras.
• Indique a atividade/projeto para a qual o material será requisitado.
• Na guia Itens, clique no botão Inserir e informe um produto pelo código ou descrição, a quantidade solicitada e o tipo de unidade.
• Clique no botão Ok lateral para o sistema gravar os dados e insira o próximo artigo.
• Ao final, clique no botão Ok para gerar o número da S.C.I.
DICA
Anote o número da S.C.I. para facilitar a busca posteriormente.
OU
• Acesse o item Compras - Solicitação de Compra - Pré-Prontas.
• Clique no botão Seleciona , à direita do campo Requisição, para escolher a solicitação pré-pronta.
• Informe qual centro de responsabilidade será o responsável pela solicitação de compras.
• Indique a atividade/projeto para a qual o material será requisitado.
• Informe o número de pessoas e a quantidade solicitada de cada item.
• Clique no botão Ok para o sistema gravar os dados e selecionar o próximo artigo.
• Repita os dois últimos passos até preencher os dados de todos os itens da solicitação.
• Ao final, clique no botão Gerar S.C.I .
• O sistema disponibilizará o número da SCI gerada, conforme mostra a figura abaixo.
ATENÇÃO
A alteração e exclusão dos itens da SCI Pré-Pronta só poderão ser realizadas na opção Compras - Solicitação de Compra - Avulsa.
Passo 2: Atribuir Comprador.
• Acesse o item Compras - Atribuir Comprador.
• Clique no botão Procurar .
• Selecione um dos filtros ou uma combinação dos filtros apresentados na tela Procura Solicitação de Compra.
• Clique no botão Ok , para o sistema listar os artigos.
• Selecione o item no quadro Itens não Atribuídos e clique no botão Atribuir .
• Clique no botão Sair .
Passo 3: Montar o Processo de Compras. [Seleção dos Fornecedores]
• Acesse o item Compras - Processo de Compras.
• Clique no botão Inserir .
• Clique no botão Selecionar SCI , para localizar as SCI´s atribuídas ao comprador logado no sistema.
• No quadro Itens Pendentes, selecione o item que você deseja incluir no processo de compras
• Clique no botão Adiciona os Itens .
• Repita as duas últimas operações até que todos os itens estejam no quadro Itens Atribuídos.
• Dê um duplo clique sobre cada item para o sistema disponibilizar a tela Atribuição do Fornecedor.
• Selecione os fornecedores que participarão da cotação.
• Clique no botão Novo Fornecedor para adicionar um fornecedor já cadastrado no sistema, mas que não esteja relacionado ao processo.
• Clique no botãobotão sair.PNGSair para voltar à tela de montagem do processo de compra.
• Clique no botão Ok para o sistema criar e exibir o número do processo de compras.
Passo 4: Emitir o Relatório de Folha de Coleta de Preços.
• Acesse o relatório Consultas - Relatórios - Operacionais - Folha de Coleta de Preços.
• Selecione um dos filtros ou uma combinação dos filtros apresentados na tela de parâmetros do relatório.
• Clique no botão Ok para o sistema disponibilizar o relatório.
DICA
Esse relatório é o mais indicado, pois permite que a mesma folha seja enviada para diversos fornecedores.
Passo 5: Realizar a Cotação.
• Acesse o item Compras - Cotação.
• Clique no botão Procurar para localizar e selecionar o processo de compras.
• Clique no botão Atualizar, para ativar a tela de Cotação de Preços.
• Clique sobre os itens exibidos na parte superior esquerda da tela para fornecer as informações de preços e prazos nas suas respectivas guias.
• Na guia Preços, informe o preço praticado pelo fornecedor e a data da cotação.
• Na guia Prazo de Entrega, indique o prazo (em dias) praticado pelo fornecedor ou utilize o Calendário do campo Data de Entrega para indicar a data de entrega.
• Na guia Prazo de Pagamento, indique o prazo (em dias) praticado pelo fornecedor ou utilize o Calendário do campo Data de Pagamento para indicar a data de pagamento.
• Ao final do preenchimento dos campos, clique no botão Ok .
• Repita esse procedimento com os outros fornecedores.
• Para comparar a cotação, clique no botão Conferência .
Passo 6: Gerar a OC
• Acesse o item Compras - Sumário de Cotação.
• Clique no botão Processo para localizar e selecionar o processo de compras desejado.
• Selecione o artigo na parte superior esquerda da tela.
• Se você quiser selecionar um fornecedor diferente do sugerido pelo sistema, dê um duplo clique sobre o fornecedor.
• Clique no botão Aceita Seleção .
ATENÇÃO
O preenchimento da justificativa será obrigatório se a seleção do fornecedor for diferente da sugerida pelo sistema.
• Para finalizar o sumário de cotação, clique no botão Gerar OC .
• Digite a observação da OC.
• Em seguida, será exibida a tela Moeda . Utilize-a apenas se os valores da OC não forem expressos em real.
• Ao final, clique no botão Ok , para o sistema gerar e disponibilizar o número da OC.
Passo 7: Emitir o Relatório de Acompanhamento do Processo. [Passo opcional]
• Acesse o relatório Consultas - Relatórios - Operacionais - Acompanhamento de Processo.
• Selecione um dos filtros ou uma combinação dos filtros apresentados na tela de parâmetros do relatório.
• Clique no botão Ok para o sistema disponibilizar o relatório.
CONCLUSÃO
O processo de compras é o agrupamento de itens que podem ser fornecidos por fornecedores de uma mesma natureza. Esse processo será a base da cotação, que por sua vez é a base da geração da Ordem de Compra com Cotação.
PRONTO
Você aprendeu como utilizar Processo de Compras no sistema de Compras.
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