• Propuesta comercial firmada
• Transición Comercial - MIT065

• Ejecutivo de Soluciones de Negocios
• Arquitecto de Soluciones
• Gerente o coordinador del proyecto
• Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente

Para entender qué personas serán las interesadas en el proyecto y el papel de cada una, es necesario alinear la información en el encuentro de la Entrega de testigo con el Equipo Comercial y más tarde con el Cliente.

Un importante papel que debe estar bien formalizado es el de Aprobador, porque estas personas deben tener el derecho reconocido por el Cliente de aprobar (en diferentes niveles) las definiciones y entregas del Proyecto.

Genere o coordinador del proyecto valida los nombres y la función con el Cliente.

El mapeo de las partes interesadas ahora servirá como una lista de validación del papel de cada uno.

Resultados/

• Propuesta comercial firmada 
• Mapeo de partes interesadas y Matriz RACI - MIT034
• Transición Comercial - MIT065

Papeles involucrados

• Ejecutivo de Soluciones de Negocios
• Arquitecto de Soluciones
• Gerente o coordinador del proyecto
• Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente
• Patrocinador del proyecto (deseable)

Este es uno de los momentos más importantes en la conducción del proyecto, ya que es cuando se define la estrategia de cómo se ejecutará el proyecto, vinculando su progreso a los requisitos y expectativas presentados.

También es el momento de cerrar un acuerdo sobre los límites, premisas que pueden identificar riesgos y restricciones que pueden dirigir el alcance del proyecto para orientar la planificación.

Acciones/Descriptivo de la actividad

El Comité del Proyecto, junto con el patrocinador, validan la alineación general, que servirá de base para la planificación general del proyecto y la reunión de apertura (Bienvenida).

Resultados/

Validación con el cliente de la información para la planificación del proyecto, organizada en la Guía de Bienvenida - MIT024: Validación con el cliente de la información para la Planificación del Proyecto, organizada en el Término de Apertura - MIT021, Plan de Proyecto - MIT030 o Guía de Bienvenida del Proyecto - MIT024:

• Objetivo del Proyecto
• Razones del Proyecto
• Beneficios esperados
• Alcance del Proyecto
• No alcance
• Expectativas de plazos/hitos
• Premisas y Restricciones
• Riesgos iniciales conocidos
• Relación con otros proyectos (si los hay)
• Material de referencia (si lo hay)

• Cloud - Contrato de servicio separado de la propuesta de implementación del proyecto, firmado por el cliente, con las definiciones del entorno, en el modelo Estándar o Prime. Las principales diferencias entre los modelos son el tiempo de SLA, disponibilidad del entorno y accesos. Para ambos casos, se elaboran una matriz RACI y un Catálogo de Servicios para cada proyecto.
• On Premise (Sizing) - Subcontratación del equipo de TIS para la evaluación y sugerencia del entorno necesario. El presupuesto estándar de 40 horas se vende obligatoriamente en los precios del proyecto para cubrir estos costos. El Documento de Portabilidad se preparará con los requisitos mínimos de infraestructura, en el caso de los productos RM, para los demás productos, se preparará una lista de verificación de infraestructura.

• Gerente o coordinador del proyecto
• Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente
• Analista de infraestructura
• Analista de Cloud
• Ejecutivo de Soluciones de Negocios
• Arquitecto de Soluciones

La definición adecuada del entorno donde se ejecutará el sistema es fundamental para que los usuarios (Cliente) tengan una buena experiencia en el uso de la solución.

Es muy importante tener esta decisión bien estructurada, con su decisión formalizada para evitar futuras fricciones por el bajo rendimiento del sistema.

Cuando el entorno es administrado por Cloud TOTVS, este cuidado se redobla porque el Cliente normalmente tiene una gran expectativa de que la solución tenga un buen rendimiento dentro de TOTVS.

Por lo tanto, esta etapa debe estar bien definida en el proceso de Aprobación Interna de la Propuesta y en la Entrega de testigo con el Comercial.

• Si la solución del cliente está alojada en TOTVS Cloud, el coordinador o gerente de proyecto debe ponerse en contacto con el equipo de Cloud para la alineación del proyecto y formalizar el documento de entorno con el cliente. 
• Cloud Standard: [email protected]
• Cloud Prime: [email protected]

• NOTA: Durante el período de implementación, el coordinador o gerente del proyecto es responsable del cliente para hacer un seguimiento de las actividades del entorno junto con el equipo de Cloud. En la comunidad Cloud tenemos documentos específicos 

• Especialista en Infraestructura realiza el análisis del entorno en conjunto con TI del Cliente, produciendo la Lista de Verificación o Documento de Portabilidad (RM).
• Especialista puede, dependiendo de los resultados del análisis, proponer cambios para mejorar el entorno (preparación del documento de Estructura de Sizing).

• NOTA: Registrar la negativa del cliente si decide no seguir las recomendaciones.

IMPORTANTE: la actividad de Sizing debe estar incluida en la Propuesta Comercial para poder ser ejecutada.

• TI Cliente debe evaluar la propuesta de mejora y formalizar una decisión con el Comité de Proyecto y para el gerente o coordinador de proyecto (TOTVS).

• NOTA: Registrar en el cronograma el tiempo de adecuación de la infraestructura para el control de progreso y dependencias.

Resultados/

• Documentos de Cloud preparados según el proyecto
• Análisis de la infraestructura del Cliente realizado con dictamen técnico validado por la documentación de TIS.

• Validación con el cliente de la información para la planificación del proyecto

• Proyecto en la herramienta de Gestión de proyectos

• Gerente o coordinador del proyecto
• RMO
• Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente

O cronograma é uma forma extremamente visual de exibir o sequenciamento de atividades dentro de um projeto, permitindo que você verifique as interdependências de tarefas e consiga visualizar o caminho crítico, de maneira a ter controle efetivo e mitigar riscos de atraso. 

NOTA: Importante ter visibilidade do progresso de outros cronogramas complementares para a gestão. 

Com isso, o Gerente do Projeto é capaz de medir o desempenho do projeto e realizar ações de correção ou antecipar eventuais problemas.

A comunicação do que fazer e para quem fazer no tempo certo, mostrando a correlação entre as atividades é um fator fundamental de sucesso.

A definição dos Marcos de Entrega e a composição dos entregáveis de cada marco deve ser realizada em conjunto com o cliente.

NOTA: Importante considerar que cada fase do projeto pode conter quantos marcos forem necessários de acordo com o contexto de cada projeto. Um entregável como, por exemplo, “Realizar as Capacitações” que pertence a fase “Realização” pode ser definido como marco de entrega dependendo do contexto do seu projeto.

Gerente o coordinador del proyecto:

• Organiza las actividades y dependencias, teniendo en cuenta los límites de plazos acordados para los hitos
• Revisa el esfuerzo con el equipo asignado en el proyecto y valida el compromiso de los profesionales en relación con los plazos

• Con la planificación definida y los costos asignados, se define el margen de beneficio del proyecto y, en comparación con el margen de beneficio vendido, es posible tener una visión general del resultado financiero del proyecto.
• Define los hitos de entrega y realiza los acuerdos con el cliente, ajustando en el cronograma, cuáles serán los entregables que componen cada hito.

Resultados/

Cronograma del Proyecto - MIT032 preparado, respetando las expectativas ejecutivas de los hitos aprobados.

• Propuesta comercial firmada
• Cronograma del Proyecto - MIT032 preparado

• Gerente o coordinador del proyecto
• Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente
• RMO
• RMO Terceros
• Analistas/Especialistas

Sabemos que cada proyecto es realizado por personas. Por lo tanto, seleccionar bien a su equipo y garantizar un perfil mínimamente adecuado mediante la evaluación de la función, habilidad y disponibilidad es otro factor importante en el éxito del proyecto.

En caso de indisponibilidad, RMO es responsable de indicar otras alternativas para reemplazar los recursos, que también deben estar bien alineados con el gerente o coordinador de proyecto, ya que puede afectar el costo, el plazo y la calidad del proyecto.

• Gerente o coordinador del proyecto:
  • Organiza los papeles definidos durante la reunión de Entrega de testigo
  • Solicita recursos de RMO, según lo planificado
• RMO confirma la disponibilidad de sus recursos o informa alternativas para que el gerente o coordinador del proyecto evalúe (préstamo de recursos de otras unidades o asignación de terceros), con el fin de cumplir con las expectativas validadas, de la siguiente manera:
  • Evalúa conocimiento/experiencia necesarios
  • Evalúa puesto y nivel (dependiendo del costo)
  • Evalúa perfil general para atención
  • Analiza lugares de atención
  • Evalúa coherencia del alcance vs. demanda

Si se requiere la asignación de un tercero, RMO terceros debe estar implicado iniciando los procesos para asignación de asociados. 

• Gerente o coordinador de proyecto alinea con el equipo del proyecto los papeles, metas y resultados esperados (Kick Off interno).

Resultados/

Actualización del cronograma del Proyecto - MIT032 con la asignación de recursos atribuidos en sus tareas.

• Cronograma del Proyecto - MIT032 preparado
• Equipo definido

• Gerente o coordinador del proyecto
• Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente
• Patrocinador del Cliente
• Usuarios clave
• Ejecutivo de Soluciones de Negocios (Opcional)
• Arquitecto de Soluciones (Opcional)

La Baseline es el acuerdo firmado entre las partes que demuestra todos los aspectos discutidos y tratados durante la preparación del proyecto y es de fundamental importancia establecer esta línea de base en el proyecto.

Una vez firmada esta línea de base, se deben analizar todos los cambios futuros y se deben aprobar sus impactos para crear una nueva línea de base, con la excepción del ajuste previsto después del diseño de la solución.

El gerente o coordinador de proyecto valida el Plan general de proyecto con el Cliente

Resultados/

Presentación de la baseline al Comité y al patrocinador del proyecto durante la reunión de apertura del proyecto (Kick Off).

• Propuesta comercial firmada
• Mapeo de partes interesadas y Matriz RACI (Opcional)
• Cronograma
• Plan de riesgo y cambios

• Gerente o coordinador del proyecto
• Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente
• Patrocinador del Cliente
• Usuarios clave
• Ejecutivo de Soluciones de Negocios
• Arquitecto de Soluciones
• Soporte TOTVS (Opcional)

Debemos tratar esta reunión de apertura como un evento inicial del proyecto, que de hecho será para muchas personas.

Es un momento muy importante de alineación general con todos los participantes que pueden no haber tenido acceso a la estrategia, los cambios que pueden ocurrir, sus papeles como usuarios clave, etc.

Por esta razón, se debe explorar bien el lado de los beneficios esperados, oportunidades de visibilidad para los participantes, cómo queda la organización después de la implementación del sistema, validar el compromiso de todos con el proyecto, etc.

• Gerente o coordinador del proyecto  
  • Valida la planificación general del proyecto con el Cliente
  • Prepara la presentación junto con el Cliente, estableciendo una línea lógica y de participación
  • Valida la presentación de Bienvenida - MIT024, con el Cliente
• El cliente organiza internamente el evento con el apoyo del gerente o coordinador del proyecto  
• Gerente o coordinador del proyecto conduce la reunión con los límites establecidos en conjunto con el Cliente, es decir, con los papeles de presentación bien definidos (por ejemplo, quien presenta el objetivo y los beneficios suele ser el Patrocinador).

Resultados/

• Acta de reunión de Entrega – MIT005
• Cronograma del Proyecto - MIT032 y definición de equipo
• Reunión de apertura del proyecto realizada

• Gerente o coordinador del proyecto
• Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente
• Cliente

Acciones/Descriptivo de la actividad

Resultados/

• Signed Business Proposal
• Commercial Transition - TIM065

• Business Solutions Executive
• Solution Architect
• Project Manager or Coordinator
• Customer’s Project Coordinator or Committee

• Signed Business Proposal
• Project Monitoring and Control - TIM013
• Commercial Transition - TIM065

• Business Solutions Executive
• Solution Architect
• Project Manager or Coordinator
• Customer’s Project Coordinator or Committee
• Project Sponsor (desirable)

Validation with the client of the information for Project Planning, organized in the Opening Term - TIM021,
Project Plan – TIM030 or Welcome Guide – TIM024:

• Project Purpose
• Project Reasons
• Expected benefits
• Project Scope
• Not in scope
• Expected deadlines / milestones
• Assumptions & Restrictions
• Known initial risks
• Relationship with other projects (if any)
• Reference Material (if any)

• Cloud – Service Agreement separate from the project deployment proposal, signed by the customer,
  with the environment definitions, in the Standard or Prime model. The main differences between the
  models are SLA time, environment availability and access. For both cases, a RACI Matrix and a Service
  Catalog are prepared for each project.
• On Premise (Sizing) – Subcontracting of the TIS team to evaluate and suggest the necessary environment. Standard budget of 40 hours sold mandatorily in the project’s pricing to cover these costs.
  A Portability Document will be prepared with the minimum infrastructure requirements, in the case of
  RM products; for the other products, an Infrastructure Checklist is prepared.

• Project Manager or Coordinator
• Customer’s Project Coordinator or Committee
• Infrastructure Analyst
• Cloud Analyst
• Business Solutions Executive
• Solution Architect

The proper definition of the environment where the system will run is essential for users (Customer) to have a positive experience while using the solution.
It is very important to carefully structure and formalize this decision to avoid future friction due to poor
system performance.
When the environment is managed by TOTVS Cloud, this care is enhanced because the Customer normally has a high expectation in relation to the solution having strong performance within TOTVS itself.
Therefore, this step must be well defined in the process for Internal Approval of the Proposal and in the
Passing of the Baton with the Commercial department.

• If the customer’s solution is hosted on TOTVS Cloud, the Project Coordinator or Manager must
  contact the Cloud team to align the project and formalize the environment document with the
  customer. 
  • Cloud Standard: [email protected]
  • Cloud Prime: [email protected]

• NOTE: during the deployment period, the Project Coordinator or Manager is responsible for
  monitoring the activities of the environment together with the Cloud team for the customer. We have
  specific document in the Cloud community
• Infrastructure Expert analyzes the environment along with the Customer’s IT, producing the Checklist
  or Portability Document (RM).
• The expert can, depending on the results of the analysis, propose changes to improve the environment (elaboration of the Sizing Structure document).
• NOTE: Record the Customer’s refusal if they choose not to follow the recommendations.
  IMPORTANT: the Sizing activity must be included in the Business Proposal in order to be executed.
• Customer IT must evaluate the improvement proposal and formalize a decision with the Project
  Committee and Project Manager or Coordinator (TOTVS).
• NOTE: Record the time for adapting the infrastructure in the schedule to control progress and
  dependencies.

• Cloud documents prepared according to the project
• Analysis of the Customer’s Infrastructure conducted with a technical opinion validated by the TIS
  documentation.

• Validation with the customer of the information for Project Planning
• Project in the Project Management tool

• Project Manager or Coordinator
• RMO
• Customer’s Project Coordinator or Committee

The schedule is an extremely visual way of showing the sequencing of activities within a project, allowing
you to check the interdependencies of tasks and visualize the critical path, in order to gain effective control and mitigate risks of delay.

• NOTE: It is important to have visibility of the progress of other complementary schedules for
  management.

This allows the Project Manager to measure the performance of the project and conduct corrective actions or anticipate any problems.
Communicating what to do and who should do it at the right time, showing the correlation between activities, is a fundamental success factor.

Project Manager or Coordinator:

• Organizes activities and dependencies, taking into account the deadlines agreed for the Milestones
• Reviews the effort with the team allocated to the project and validates the professionals’ commitment
  regarding the deadlines
• Once the planning is defined, the costs are allocated, the project’s profit margin is set and compared to the profit margin sold, it is possible to get a better picture of the project’s financial result.
• Defines the delivery Milestones and makes the agreements with the customer, adjusting the schedule
  and which deliverables will make up each Milestone.

Schedule - TIM032 prepared, respecting the executive expectations of the approved Milestones.

• Signed Business Proposal
• Schedule – TIM032 prepared

• Project Manager or Coordinator
• Customer’s Project Coordinator or Committee
• RMO
• Third-party RMO
• Analysts/Experts

We know that every project is conducted by people. Therefore, carefully selecting your team and minimally guaranteeing an adequate profile by assessing role, skill and availability is another important factor for project success.
In case of unavailability, the RMO is responsible for indicating other alternatives for replacing resources, which must also be well aligned with the Project Manager or Coordinator, as it can affect the cost, deadline and quality of the project.

• Project Manager or Coordinator:
  • Organizes the roles defined during the Passing of the Baton Meeting
  • Requests resources from the RMO, as planned
• The RMO confirms availability of its resources or informs alternatives for the Project Manager or Coordinator to evaluate (resource loan from other Units or allocation from Third Parties), in order to comply with validated expectations, as follows:
  • Evaluates knowledge/experience required
  • Evaluates position and level (depending on cost)
  • Evaluates overall profile for service
  • Analyzes service locations
  • Evaluates coherence of the scope x demand

If a Third Party allocation is necessary, the third party RMO must be involved, initiating the processes for
partner allocation.

• Project Manager or Coordinator aligns with the project team the roles, targets and expected results (Internal kickoff).

Schedule - TIM032 Update with the allocation of resources assigned to tasks.

• Schedule - TIM032 prepared
• Team defined

• Project Manager or Coordinator
• Customer’s Project Coordinator or Committee
• Customer Sponsor
• Key users
• Business Solutions Executive (Optional)
• Solutions Architect (Optional)

Baseline is the agreement signed between the parties that demonstrates all aspects discussed and addressed
during the preparation of the project and establishing this baseline in the Project is fundamentally important.

Once this baseline is set, all future changes should be analyzed and their impacts must be approved to create
a new baseline, with the exception of the adjustment provided after the solution design.

Project Manager or Coordinator validates the overall Project Plan with the Customer

Presentation of the baseline to the Project Sponsor and Committee during the project’s Kickoff meeting.

• Signed Business Proposal
• Project Monitoring and Control - TIM013
• Schedule - TIM032

• Project Manager or Coordinator
• Customer’s Project Coordinator or Committee
• Customer Sponsor
• Key users
• Business Solutions Executive
• Solution Architect
• TOTVS Support (Optional)

We should treat this Kickoff Meeting as an initial event for the Project, which in fact will be for many people.

It is a very important moment for overall alignment with all participants who may not have had access to
the strategy, changes that may occur, their roles as key users, etc.

That is why it is necessary to carefully explore the expected gains side, opportunities for visibility to the
participants, how the Organization is after the implementation of the system, validate everyone’s
commitment to the project, etc.

• Project Manager or Coordinator
  • Validates the general Project Planning with the Customer
  • Prepares the presentation along with the Customer, establishing a logical and engaging line
  • Validates the presentation of the Project Welcome Guide – TIM024, with the Customer
• Customer internally organizes the event with support from the Project Manager or Coordinator
• Project Manager or Coordinator holds the meeting with limits established along with the Customer,
  i.e. with well-defined presentation roles (e.g. who presents the objective and benefits is usually the
  Sponsor).

• Opening Term - TIM021
• Schedule – TIM032 and team definition
• Project kickoff meeting held

• Project Manager or Coordinator
• Customer’s Project Coordinator or Committee
• Customer