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    O que é?

    É o alinhamento mais aprofundado das necessidades e expectativas, com definição do time do projeto e partes interessadas, revisão e confirmação do escopo, dos prazos e da estratégia em geral.

    É também um momento de identificação/revisão dos riscos e alinhamento técnico. A organização geral deve compor o plano preliminar do projeto e promover um bom evento de abertura e determinação do baseline (versão 1).

    Entregáveis

      Atividades

      Reunião de Transição com Comercial

      Insumos /
      Critérios de
      Entrada
      • Proposta Comercial
      • Precificação
      • Validação Interna da Proposta
      Papéis
      envolvidos
      • Executivo de Soluções de Negócio
      • Arquiteto de Soluções
      • Gestor de Portfólio de Projetos
      • Gerente ou Coordenador do Projeto
      • PMO (Opcional)
      • RMO (Opcional)
      Contexto É o momento onde ocorre a passagem de bastão da equipe comercial para equipe de projetos, através de uma reunião de alinhamento.
      Essa fase é essencial para avaliar se há algum descolamento de escopo e definir a estratégia a ser seguida.
      Ações /
      descritivo
      da atividade
      • Gerente e/ou Coordenador do Projeto ou PMO (conforme definição da Unidade) organiza agenda da reunião.
      • Executivo de Soluções de Negócio, Arquiteto de Soluções, Gerente ou Coordenador do Projeto e Gerente de Portfólio de Projetos organizam insumos para reunião
      • Arquiteto de Soluções ou Coordenador de Projeto, conforme definição/estratégia da unidade, preenche o documento de Transição Comercial - MIT065
      • Durante a reunião devem ser avaliados/alinhados os seguintes itens:
        1. Requisitos do cliente e solução vendida
        2. Detalhe do escopo
        3. Alinhamento de custo x esforço (orçamento)
        4. Expectativas do Cliente
        5. Riscos Iniciais
        6. Detalhe das questões comerciais (Faturamento, despesas, etc)
        7. Marcos e Prazos do projeto
        8. Mapeamento inicial de Stakeholders
        9. Motivadores do negócio, metas, objetivos, métricas de sucesso
      Caso as condições avaliadas durante a reunião estejam equalizadas, o projeto segue para o processo de iniciação e o Gerente ou Coordenador do Projeto deve registrar as informações discutidas no documento de Transição Comercial e armazená-lo no repositório do projeto.
      Caso seja identificado descolamento de escopo, o Gestor de Portfólio de Projetos e o Atendimento e Relacionamento avaliam as questões levantadas e definem a estratégia de abordagem dos GAPs com o cliente, avaliando a possibilidade de negociação de complemento do projeto com o cliente ou absorção dos gaps pelo projeto ou área.
      Resultado /
      Critérios de
      Saída

      Transição Comercial – MIT065, elaborado e aprovado.

      Atividades

      Validar stakeholders

      Insumos /
      Critérios de
      Entrada
      • Proposta Comercial assinada
      • Transição Comercial - MIT065
      Papéis
      envolvidos
      • Executivo de Soluções de Negócios
      • Arquiteto de Soluções
      • Gerente ou Coordenador do Projeto
      • Coordenador ou Comitê do Projeto por parte do Cliente
      Contexto Para entender quais serão as pessoas interessadas no projeto e o papel de cada uma, é necessário o alinhamento das informações na reunião de Passagem de Bastão com o Time Comercial e posteriormente,
      com o Cliente.
      Um importante papel que deve ser bem formalizado é o de Aprovador, pois estas pessoas devem ter o direito reconhecido pelo Cliente para aprovar (em diferentes níveis) as definições e entregas do Projeto.
      Ações /
      descritivo
      da atividade      		 Gerente ou Coordenador do Projeto valida os nomes e função com o Cliente.
      O Mapeamento dos Stakeholders servirá neste momento como uma lista de validação do papel de cada um.
      Resultado /
      Critérios de
      Saída      		 Planilha de Monitoramento e Controle do Projeto – MIT013, preenchida com as partes interessadas do
      projeto.

      Definir Estratégia Geral, Premissas, Restrições e Expectativas

      Insumos /
      Critérios de
      Entrada
      • Proposta Comercial assinada
      • Monitoramento e Controle do Projeto – MIT013
      • Transição Comercial - MIT065
      Papéis
      envolvidos
      • Executivo de Soluções de Negócios
      • Arquiteto de Soluções
      • Gerente ou Coordenador do Projeto
      • Coordenador ou Comitê do Projeto por parte do Cliente
      • Patrocinador do Projeto (desejável)
      Contexto Este é um dos momentos mais importantes na condução do projeto, pois é quando se define a estratégia de como o projeto será executado, vinculando seu progresso aos requisitos e expectativas apresentados.
      É também o momento de fechar um acordo sobre os limites, premissas que podem identificar riscos e restrições que podem direcionar o escopo do projeto para nortear o planejamento.
      Revisão do repositório do projeto, aceleradores e templates necessários para o projeto
      Ações /
      descritivo
      da atividade      		 Comitê do Projeto, juntamente com o Patrocinador, validam o alinhamento geral, que servirá de base para o planejamento geral do projeto e reunião de abertura (Boas Vindas).
      Resultado /
      Critérios de
      Saída      		 Validação com o cliente das informações para o Planejamento do projeto, organizadas no Termo de Abertura
      - MIT021, Plano de Projeto - MIT030 ou Guia de Boas Vindas do Projeto - MIT024:
      • Objetivo do Projeto
      • Razões do Projeto
      • Benefícios esperados
      • Escopo do Projeto
      • Não escopo
      • Expectativas de prazos / Marcos
      • Premissas & Restrições
      • Riscos iniciais conhecidos
      • Relacionamento com outros projetos (se houver)
      • Material de Referência (se houver)

      Atividades

      Verificar aspectos técnicos

      Insumos /
      Critérios de
      Entrada
      • Cloud - Contrato de Serviço separado da proposta de implantação do projeto, assinado pelo cliente, com as definições do ambiente, no modelo de Standard ou Prime. As principais diferenças entre os modelos é tempo de SLA, disponibilidade do ambiente e acessos. Para ambos os casos, é elaborado uma Matriz RACI e um Catálogo de Serviços para cada projeto.
      • On Premise (Sizing)– Subcontratação do time de TIS para avaliação e sugestão do ambiente necessário. Orçamento padrão de 40 horas vendidas obrigatoriamente na precificação do projeto para cobrir esses custos. Será elaborado o Documento de Portabilidade com os requisitos mínimos de infra, nos casos de produtos RM, para os outros produtos, é elaborado um Check List de Infra.
      Papéis
      envolvidos
      • Gerente ou Coordenador do Projeto
      • Coordenador ou Comitê do Projeto por parte do Cliente
      • Analista de Infraestrutura
      • Analista de Cloud
      • Executivo de Soluções de Negócios
      • Arquiteto de Soluções
      Contexto

      A definição adequada do ambiente onde será executado o sistema é fundamental para os usuários (Cliente) terem uma boa experiência de uso da solução.

      É muito importante ter esta decisão bem estruturada, com sua decisão formalizada para evitar futuros atritos por má performance do sistema.

      Quando o ambiente é administrado pelo Cloud TOTVS, este cuidado se redobra porque o Cliente normalmente tem uma expectativa alta em relação à solução ter uma boa performance dentro da própria TOTVS.

      Portanto, esta etapa deve ser bem definida no processo de Aprovação Interna da Proposta e na Passagem de Bastão com o Comercial.
      Ações /
      descritivo
      da atividade
      • Se a solução do cliente estiver hospedada na TOTVS Cloud, Coordenador ou Gerente do Projeto deve entrar em contato com o time de Cloud para alinhamento do projeto e formalizar o documento de ambiente com o cliente. 
      • NOTA: durante o período de implantação, o Coordenador ou Gerente do Projeto é o responsável no cliente por acompanhar as atividades do ambiente juntamente com a equipe de Cloud. Na comunidade de Cloud temos documentos específicos 
      • Especialista de Infraestrutura conduz a análise do ambiente em conjunto com a TI do Cliente, produzindo o Check list ou Documento de Portabilidade (RM).
      • Especialista pode, em função dos resultados da análise, propor mudanças para melhorar o ambiente (elaboração do documento de Estrutura de Sizing).
      • NOTA: Registrar a negativa do Cliente, caso opte por não seguir as recomendações.

      IMPORTANTE: a atividade de Sizing deve estar contemplada na Proposta Comercial para poder ser executada.

      • TI Cliente deve avaliar a proposta de melhoria e formalizar uma decisão junto ao Comitê do Projeto e para o Gerente ou Coordenador Projeto (TOTVS).

      NOTA: Registrar no cronograma o tempo de adequação da infraestrutura para controle de progresso e dependências.
      Resultado /
      Critérios de
      Saída
      • Documentos de Cloud elaborados de acordo com o projeto
      • Análise da Infraestrutura do Cliente realizado com parecer técnico validado pela documentação de TIS.

      Atividades

      Elaborar cronograma e definir marcos do projeto

      Insumos /
      Critérios de
      Entrada
      • Validação com o cliente das informações para o Planejamento do projeto
      • Projeto na ferramenta de Gestão de Projetos
      Papéis
      envolvidos
      • Gerente ou Coordenador do Projeto
      • RMO
      • Coordenador ou Comitê do Projeto por parte do Cliente
      Contexto

      O cronograma é uma forma extremamente visual de exibir o sequenciamento de atividades dentro de um projeto, permitindo que você verifique as interdependências de tarefas e consiga visualizar o caminho crítico, de maneira a ter controle efetivo e mitigar riscos de atraso. 

      • NOTA: Importante ter visibilidade do progresso de outros cronogramas complementares para a gestão. 

      Com isso, o Gerente do Projeto é capaz de medir o desempenho do projeto e realizar ações de correção ou antecipar eventuais problemas.

      A comunicação do que fazer e para quem fazer no tempo certo, mostrando a correlação entre as atividades é um fator fundamental de sucesso.

      A definição dos Marcos de Entrega e a composição dos entregáveis de cada marco deve ser realizada em conjunto com o cliente.

      • NOTA: Importante considerar que cada fase do projeto pode conter quantos marcos forem necessários de acordo com o contexto de cada projeto. Um entregável como, por exemplo, “Realizar as Capacitações” que pertence a fase “Realização” pode ser definido como marco de entrega dependendo do contexto do seu projeto.
      Ações /
      descritivo
      da atividade

      Gerente ou Coordenador do Projeto:

      • Organiza os entregáveis, atividades e dependências, considerando os limites de prazos acordados para os Marcos
      • Revisa o esforço com a equipe alocada no projeto e valida o compromisso dos profissionais em relação aos prazos
      • Com o planejamento definido e os custos alocados, a margem de lucro do projeto é definida e comparada com a margem de lucro vendida é possível ter visão do resultado financeiro do projeto.
      • Define os Marcos de entrega e faz os acordos com o cliente, ajustando no cronograma, quais serão os entregáveis que compõem cada Marco.
      Resultado /
      Critérios de
      Saída

      Cronograma - MIT032 elaborado, respeitando as expectativas executivas dos Marcos definidos e aprovados.

      Definir Equipe

      Insumos /
      Critérios de
      Entrada
      • Proposta Comercial assinada
      • Cronograma – MIT032 elaborado
      Papéis
      envolvidos
      • Gerente ou Coordenador do Projeto
      • Coordenador ou Comitê do Projeto por parte do Cliente
      • RMO
      • RMO Terceiros
      • Analistas/Especialistas
      Contexto

      Sabemos que todo projeto é realizado por pessoas. Portanto, selecionar bem sua equipe e garantir minimamente um perfil adequado avaliando função, habilidade e disponibilidade é outro fator importante de sucesso do projeto.

      Em caso de indisponibilidade, o RMO é responsável por indicar outras alternativas para substituição dos recursos, o que deve também ser bem alinhado com o Gerente ou Coordenador do Projeto, pois pode afetar custo, prazo e qualidade do projeto.
      Ações /
      descritivo
      da atividade
      • Gerente ou Coordenador do Projeto:
        • Organiza os papéis definidos durante a Reunião de Passagem de Bastão
        • Solicita recursos ao RMO, de acordo com o planejado
      • RMO confirma disponibilidades dos seus recursos ou informa alternativas para o Gerente ou Coordenador do Projeto avaliar (empréstimo de recurso de outras Unidades ou alocação de Terceiros), de forma a cumprir com as expectativas validadas, conforme segue:
        • Avalia conhecimento/experiência necessários
        • Avalia cargo e nível (em função do custo)
        • Avalia perfil geral para atendimento
        • Analisa locais de atendimento
        • Avalia coerência do escopo x demanda

      Caso seja necessário a alocação de um Terceiro, o RMO terceiros deve ser envolvido, iniciando os processos para alocação de parceiros. 

      • Gerente ou Coordenador de Projeto alinha com a equipe do projeto os papéis, metas e resultados esperados (Kick Off interno).
      Resultado /
      Critérios de
      Saída

      Atualização do Cronograma - MIT032 com a alocação dos recursos atribuídos em suas tarefas.

      Determinar o baseline 1

      Insumos /
      Critérios de
      Entrada
      • Cronograma – MIT032 elaborado
      • Equipe definida
      Papéis
      envolvidos
      • Gerente ou Coordenador do Projeto
      • Coordenador ou Comitê do Projeto por parte do Cliente
      • Patrocinador do Cliente
      • Usuários-Chave
      • Executivo de Soluções de Negócios (Opcional)
      • Arquiteto de Soluções (Opcional)
      Contexto

      O Baseline é o acordo firmado entre as partes que demonstra todos os aspectos discutidos e tratados durante a preparação do projeto e é de fundamental importância que se estabeleça esta linha de base no Projeto.

      Tendo esta linha de base firmada, todas as mudanças futuras deverão ser analisadas e seus impactos deverão ser aprovados para criar uma nova linha de base, com exceção do ajuste previsto após o desenho da solução.
      Ações /
      descritivo
      da atividade

      Gerente ou Coordenador do Projeto valida o Plano geral do Projeto com o Cliente
      Resultado /
      Critérios de
      Saída

      Apresentação do baseline ao Comitê e Patrocinador do Projeto durante reunião de abertura do projeto (Kick Off).

      Atividades

      Programar e realizar a reunião de abertura do projeto

      Insumos /
      Critérios de
      Entrada
      • Proposta Comercial assinada
      • Cronograma
      • Monitoramento e Controle do Projeto
      Papéis
      envolvidos
      • Gerente ou Coordenador do Projeto
      • Coordenador ou Comitê do Projeto por parte do Cliente
      • Patrocinador do Cliente
      • Usuários-Chave
      • Executivo de Soluções de Negócios
      • Arquiteto de Soluções
      • Suporte TOTVS (Opcional)
      Contexto

      Devemos tratar esta Reunião de Abertura como um evento inicial do Projeto, que de fato o será para muitas pessoas.

      É um momento muito importante de alinhamento geral com todos os participantes que podem não ter tido acesso à estratégia, às mudanças que podem ocorrer, seus papéis como usuários-chave, etc.

      Por esta razão é que se deve explorar bem o lado de ganhos esperados, oportunidades de visibilidade aos participantes, como fica a Organização após a implementação do sistema, validar o compromisso de todos com o projeto, etc.
      Ações /
      descritivo
      da atividade
      • Gerente ou Coordenador do Projeto  
      • Valida o Planejamento geral do Projeto com o Cliente
      • Elabora a apresentação em conjunto com o Cliente, estabelecendo uma linha lógica e de engajamento
      • Valida a apresentação de Boas Vindas do projeto - MIT024, com o Cliente
      • Cliente organiza internamente o evento com apoio do Gerente ou Coordenador Projeto  
      • Gerente ou Coordenador Projeto conduz a reunião com limites estabelecidos em conjunto com o Cliente, ou seja, com os papéis da apresentação bem definidos (ex. quem apresenta o objetivo e os benefícios normalmente é o Patrocinador).
      Resultado /
      Critérios de
      Saída      		 Realizada a apresentação de Boas Vindas do projeto - MIT024, na Reunião de Abertura do Projeto, formalizada através de Ata de reunião – MIT005 ou email.

      Atividades

      Encerrar a fase e avaliar Quality Gate

      Insumos /
      Critérios de
      Entrada
      • Ata de Reunião da Passagem de Bastão - MIT005
      • Cronograma - MIT032 e definição de equipe
      • Reunião de abertura do projeto realizada 
      Papéis
      envolvidos
      • Gerente ou Coordenador do Projeto
      • Coordenador ou Comitê do Projeto por parte do Cliente
      • Cliente
      Contexto Revisão da fase e avaliação de completude
      Ações /
      descritivo
      da atividade      		 Gerente ou Coordenador do Projeto revisa a completude dos entregáveis da fase, se existem pendências que precisam ser concluídas, se a qualidade entregue está de acordo com o esperado e se existem questões e riscos que precisam ser tratados antes de seguir para a próxima fase.
      Resultado /
      Critérios de
      Saída      		 Revisão do Gate e entregáveis da fase concluídos

      ¿Qué es?

      Es una alineación más profunda de las necesidades y expectativas, con la definición del equipo del proyecto y partes interesadas, y la revisión y confirmación del alcance, los plazos y la estrategia en general.

      También es hora de realizar una identificación/revisión de los riesgos y alineación técnica. La organización general debe conformar el plan preliminar del proyecto y promover un buen evento de apertura y la determinación de la baseline (versión 1).

      Entregables

        Actividades

        Reunión de Transición con Comercial

        Insumos/
        Criterios
        de entrada
        • Propuesta Comercial
        • Precios
        • Validación interna de la Propuesta
        Papeles involucrados
        • Ejecutivo de Soluciones de Negocio
        • Arquitecto de Soluciones
        • Gestor de portafolio de proyectos
        • Gerente o coordinador del proyecto
        • PMO (Opcional)
        • RMO (Opcional)
        Contexto

        Es el momento en el que se lleva a cabo la entrega de testigo del equipo comercial al equipo del proyecto, a través de una reunión de alineación. 

        Esta fase es esencial para evaluar si existe algún distanciamiento del alcance y definir la estrategia a seguir.
        Acciones/
        Descriptivo de la actividad
        • Gerente y/o coordinador de proyecto o PMO (según la definición de la Unidad) organiza la agenda de reuniones.
        • Arquitecto de Soluciones o Coordinador de Proyecto, según la definición / estrategia de unidad, complete el documento de Transición Comercial - MIT065
        • Ejecutivo de Soluciones de Negocio, Arquitecto de Soluciones, Gerente o Coordinador del Proyecto y Gerente de Portafolio de Proyectos organizan insumos para reunión
        • Durante la reunión se deben evaluar/alinear los siguientes ítems:
          1. Requisitos del cliente y solución vendida
          2. Detalle del alcance
          3. Alineación de costo vs. esfuerzo (presupuesto)
          4. Expectativas del Cliente
          5. Riesgos iniciales
          6. Detalle de las cuestiones comerciales (Facturación, gastos, etc.)
          7. Hitos y plazos del proyecto
          8. Mapeo inicial de partes interesadas
          9. Impulsores del negocio, metas, objetivos, métricas de éxito

        Si se ecualizan las condiciones evaluadas durante la reunión, el proyecto pasa al proceso de iniciación y el gerente o coordinador del proyecto debe registrar la información discutida a través del transición comercial y almacenarlo en el repositorio del proyecto. 

        Si se identifica el distanciamiento del alcance, el Gestor de Portafolio de Proyectos y la Atención y Relación evalúan los problemas planteados y definen la estrategia de abordaje de los GAPS con el cliente, evaluando la posibilidad de negociar el complemento del proyecto con el cliente o absorber los gaps por el proyecto o área.

        Resultados/

        Criterios
        de salida

        Transición Comercial - MIT065.

        Actividades

        Validación de Las Partes Interesadas

        Insumos/
        Criterios
        de entrada
        • Propuesta comercial firmada
        • Transición Comercial - MIT065
        Papeles involucrados
        • Ejecutivo de Soluciones de Negocios
        • Arquitecto de Soluciones
        • Gerente o coordinador del proyecto
        • Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente
        Contexto

        Para entender qué personas serán las interesadas en el proyecto y el papel de cada una, es necesario alinear la información en el encuentro de la Entrega de testigo con el Equipo Comercial y más tarde con el Cliente.

        Un importante papel que debe estar bien formalizado es el de Aprobador, porque estas personas deben tener el derecho reconocido por el Cliente de aprobar (en diferentes niveles) las definiciones y entregas del Proyecto.
        Acciones/
        Descriptivo de la actividad

        Genere o coordinador del proyecto valida los nombres y la función con el Cliente.

        El mapeo de las partes interesadas ahora servirá como una lista de validación del papel de cada uno.

        Resultados/

        Criterios
        de salida        		 Mapeo de Partes Interesadas y Matriz RACI - MIT034 completada con las partes interesadas del proyecto.

        Estrategia General, Premisas y Restricciones, Alineación y Expectativas

        Insumos/
        Criterios
        de entrada
        • Propuesta comercial firmada 
        • Mapeo de partes interesadas y Matriz RACI - MIT034
        • Transición Comercial - MIT065

        Papeles involucrados
        • Ejecutivo de Soluciones de Negocios
        • Arquitecto de Soluciones
        • Gerente o coordinador del proyecto
        • Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente
        • Patrocinador del proyecto (deseable)
        Contexto

        Este es uno de los momentos más importantes en la conducción del proyecto, ya que es cuando se define la estrategia de cómo se ejecutará el proyecto, vinculando su progreso a los requisitos y expectativas presentados.

        También es el momento de cerrar un acuerdo sobre los límites, premisas que pueden identificar riesgos y restricciones que pueden dirigir el alcance del proyecto para orientar la planificación.

        Revisión del repositorio del proyecto, aceleradores y templates necesarios para el proyecto.

        Acciones/Descriptivo de la actividad

        El Comité del Proyecto, junto con el patrocinador, validan la alineación general, que servirá de base para la planificación general del proyecto y la reunión de apertura (Bienvenida).

        Resultados/

        Criterios
        de salida

        Validación con el cliente de la información para la planificación del proyecto, organizada en la Guía de Bienvenida - MIT024: Validación con el cliente de la información para la Planificación del Proyecto, organizada en el Término de Apertura - MIT021, Plan de Proyecto - MIT030 o Guía de Bienvenida del Proyecto - MIT024:

        • Objetivo del Proyecto
        • Razones del Proyecto
        • Beneficios esperados
        • Alcance del Proyecto
        • No alcance
        • Expectativas de plazos/hitos
        • Premisas y Restricciones
        • Riesgos iniciales conocidos
        • Relación con otros proyectos (si los hay)
        • Material de referencia (si lo hay)

        Actividades

        Verificación de Aspectos Técnicos

        Insumos/
        Criterios
        de entrada
        • Cloud - Contrato de servicio separado de la propuesta de implementación del proyecto, firmado por el cliente, con las definiciones del entorno, en el modelo Estándar o Prime. Las principales diferencias entre los modelos son el tiempo de SLA, disponibilidad del entorno y accesos. Para ambos casos, se elaboran una matriz RACI y un Catálogo de Servicios para cada proyecto.
        • On Premise (Sizing) - Subcontratación del equipo de TIS para la evaluación y sugerencia del entorno necesario. El presupuesto estándar de 40 horas se vende obligatoriamente en los precios del proyecto para cubrir estos costos. El Documento de Portabilidad se preparará con los requisitos mínimos de infraestructura, en el caso de los productos RM, para los demás productos, se preparará una lista de verificación de infraestructura.
        Papeles involucrados
        • Gerente o coordinador del proyecto
        • Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente
        • Analista de infraestructura
        • Analista de Cloud
        • Ejecutivo de Soluciones de Negocios
        • Arquitecto de Soluciones
        Contexto

        La definición adecuada del entorno donde se ejecutará el sistema es fundamental para que los usuarios (Cliente) tengan una buena experiencia en el uso de la solución.

        Es muy importante tener esta decisión bien estructurada, con su decisión formalizada para evitar futuras fricciones por el bajo rendimiento del sistema.

        Cuando el entorno es administrado por Cloud TOTVS, este cuidado se redobla porque el Cliente normalmente tiene una gran expectativa de que la solución tenga un buen rendimiento dentro de TOTVS.

        Por lo tanto, esta etapa debe estar bien definida en el proceso de Aprobación Interna de la Propuesta y en la Entrega de testigo con el Comercial.
        Acciones/
        Descriptivo de la actividad
        • Si la solución del cliente está alojada en TOTVS Cloud, el coordinador o gerente de proyecto debe ponerse en contacto con el equipo de Cloud para la alineación del proyecto y formalizar el documento de entorno con el cliente. 
        • NOTA: Durante el período de implementación, el coordinador o gerente del proyecto es responsable del cliente para hacer un seguimiento de las actividades del entorno junto con el equipo de Cloud. En la comunidad Cloud tenemos documentos específicos 
        • Especialista en Infraestructura realiza el análisis del entorno en conjunto con TI del Cliente, produciendo la Lista de Verificación o Documento de Portabilidad (RM).
        • Especialista puede, dependiendo de los resultados del análisis, proponer cambios para mejorar el entorno (preparación del documento de Estructura de Sizing).
        • NOTA: Registrar la negativa del cliente si decide no seguir las recomendaciones.

        IMPORTANTE: la actividad de Sizing debe estar incluida en la Propuesta Comercial para poder ser ejecutada.

        • TI Cliente debe evaluar la propuesta de mejora y formalizar una decisión con el Comité de Proyecto y para el gerente o coordinador de proyecto (TOTVS).
        • NOTA: Registrar en el cronograma el tiempo de adecuación de la infraestructura para el control de progreso y dependencias.

        Resultados/

        Criterios
        de salida
        • Documentos de Cloud preparados según el proyecto
        • Análisis de la infraestructura del Cliente realizado con dictamen técnico validado por la documentación de TIS.

        Actividades

        Preparación Del Cronograma y Definición de Hitos Del Proyecto

        Insumos/
        Criterios
        de entrada
        • Validación con el cliente de la información para la planificación del proyecto
        • Proyecto en la herramienta de Gestión de proyectos
        Papeles involucrados
        • Gerente o coordinador del proyecto
        • RMO
        • Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente
        Contexto

        O cronograma é uma forma extremamente visual de exibir o sequenciamento de atividades dentro de um projeto, permitindo que você verifique as interdependências de tarefas e consiga visualizar o caminho crítico, de maneira a ter controle efetivo e mitigar riscos de atraso. 

        NOTA: Importante ter visibilidade do progresso de outros cronogramas complementares para a gestão. 

        Com isso, o Gerente do Projeto é capaz de medir o desempenho do projeto e realizar ações de correção ou antecipar eventuais problemas.

        A comunicação do que fazer e para quem fazer no tempo certo, mostrando a correlação entre as atividades é um fator fundamental de sucesso.

        A definição dos Marcos de Entrega e a composição dos entregáveis de cada marco deve ser realizada em conjunto com o cliente.

        NOTA: Importante considerar que cada fase do projeto pode conter quantos marcos forem necessários de acordo com o contexto de cada projeto. Um entregável como, por exemplo, “Realizar as Capacitações” que pertence a fase “Realização” pode ser definido como marco de entrega dependendo do contexto do seu projeto.
        Acciones/
        Descriptivo de la actividad

        Gerente o coordinador del proyecto:

        • Organiza las actividades y dependencias, teniendo en cuenta los límites de plazos acordados para los hitos
        • Revisa el esfuerzo con el equipo asignado en el proyecto y valida el compromiso de los profesionales en relación con los plazos
        • Con la planificación definida y los costos asignados, se define el margen de beneficio del proyecto y, en comparación con el margen de beneficio vendido, es posible tener una visión general del resultado financiero del proyecto.
        • Define los hitos de entrega y realiza los acuerdos con el cliente, ajustando en el cronograma, cuáles serán los entregables que componen cada hito.

        Resultados/

        Criterios
        de salida

        Cronograma del Proyecto - MIT032 preparado, respetando las expectativas ejecutivas de los hitos aprobados.

        Definir equipo

        Insumos/
        Criterios
        de entrada
        • Propuesta comercial firmada
        • Cronograma del Proyecto - MIT032 preparado
        Papeles involucrados
        • Gerente o coordinador del proyecto
        • Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente
        • RMO
        • RMO Terceros
        • Analistas/Especialistas
        Contexto

        Sabemos que cada proyecto es realizado por personas. Por lo tanto, seleccionar bien a su equipo y garantizar un perfil mínimamente adecuado mediante la evaluación de la función, habilidad y disponibilidad es otro factor importante en el éxito del proyecto.

        En caso de indisponibilidad, RMO es responsable de indicar otras alternativas para reemplazar los recursos, que también deben estar bien alineados con el gerente o coordinador de proyecto, ya que puede afectar el costo, el plazo y la calidad del proyecto.
        Acciones/
        Descriptivo de la actividad
        • Gerente o coordinador del proyecto:
          • Organiza los papeles definidos durante la reunión de Entrega de testigo
          • Solicita recursos de RMO, según lo planificado
        • RMO confirma la disponibilidad de sus recursos o informa alternativas para que el gerente o coordinador del proyecto evalúe (préstamo de recursos de otras unidades o asignación de terceros), con el fin de cumplir con las expectativas validadas, de la siguiente manera:
          • Evalúa conocimiento/experiencia necesarios
          • Evalúa puesto y nivel (dependiendo del costo)
          • Evalúa perfil general para atención
          • Analiza lugares de atención
          • Evalúa coherencia del alcance vs. demanda

        Si se requiere la asignación de un tercero, RMO terceros debe estar implicado iniciando los procesos para asignación de asociados. 

        • Gerente o coordinador de proyecto alinea con el equipo del proyecto los papeles, metas y resultados esperados (Kick Off interno).

        Resultados/

        Criterios
        de salida

        Actualización del cronograma del Proyecto - MIT032 con la asignación de recursos atribuidos en sus tareas.

        Determinación de la Baseline 1

        Insumos/
        Criterios
        de entrada
        • Cronograma del Proyecto - MIT032 preparado
        • Equipo definido
        Papeles involucrados
        • Gerente o coordinador del proyecto
        • Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente
        • Patrocinador del Cliente
        • Usuarios clave
        • Ejecutivo de Soluciones de Negocios (Opcional)
        • Arquitecto de Soluciones (Opcional)
        Contexto

        La Baseline es el acuerdo firmado entre las partes que demuestra todos los aspectos discutidos y tratados durante la preparación del proyecto y es de fundamental importancia establecer esta línea de base en el proyecto.

        Una vez firmada esta línea de base, se deben analizar todos los cambios futuros y se deben aprobar sus impactos para crear una nueva línea de base, con la excepción del ajuste previsto después del diseño de la solución.
        Acciones/
        Descriptivo de la actividad

        El gerente o coordinador de proyecto valida el Plan general de proyecto con el Cliente

        Resultados/

        Criterios
        de salida

        Presentación de la baseline al Comité y al patrocinador del proyecto durante la reunión de apertura del proyecto (Kick Off).

        Actividades

        Programar y Realizar la Reunión de Apertura Del Proyecto

        Insumos/
        Criterios
        de entrada
        • Propuesta comercial firmada
        • Mapeo de partes interesadas y Matriz RACI (Opcional)
        • Cronograma
        • Plan de riesgo y cambios
        Papeles involucrados
        • Gerente o coordinador del proyecto
        • Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente
        • Patrocinador del Cliente
        • Usuarios clave
        • Ejecutivo de Soluciones de Negocios
        • Arquitecto de Soluciones
        • Soporte TOTVS (Opcional)
        Contexto

        Debemos tratar esta reunión de apertura como un evento inicial del proyecto, que de hecho será para muchas personas.

        Es un momento muy importante de alineación general con todos los participantes que pueden no haber tenido acceso a la estrategia, los cambios que pueden ocurrir, sus papeles como usuarios clave, etc.

        Por esta razón, se debe explorar bien el lado de los beneficios esperados, oportunidades de visibilidad para los participantes, cómo queda la organización después de la implementación del sistema, validar el compromiso de todos con el proyecto, etc.
        Acciones/
        Descriptivo de la actividad
        • Gerente o coordinador del proyecto  
          • Valida la planificación general del proyecto con el Cliente
          • Prepara la presentación junto con el Cliente, estableciendo una línea lógica y de participación
          • Valida la presentación de Bienvenida - MIT024, con el Cliente
        • El cliente organiza internamente el evento con el apoyo del gerente o coordinador del proyecto  
        • Gerente o coordinador del proyecto conduce la reunión con los límites establecidos en conjunto con el Cliente, es decir, con los papeles de presentación bien definidos (por ejemplo, quien presenta el objetivo y los beneficios suele ser el Patrocinador).

        Resultados/

        Criterios
        de salida        		 Se realiza la presentación de Bienvenida - MIT024, en la reunión de apertura del proyecto, se formaliza a través de un acta de reunión - MIT005 o e-mail.

        Actividades

        Finalización de la fase y evaluación de Quality Gate

        Insumos/
        Criterios
        de entrada
        • Acta de reunión de Entrega – MIT005
        • Cronograma del Proyecto - MIT032 y definición de equipo
        • Reunión de apertura del proyecto realizada
        Papeles involucrados
        • Gerente o coordinador del proyecto
        • Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente
        • Cliente
        Contexto Revisión de la fase y evaluación de completitud

        Acciones/Descriptivo de la actividad

        		 Gerente o coordinador del proyecto revisa la completitud de los entregables de la fase, si hay cuestiones pendientes que deben completarse, si la calidad entregada es la esperada y si hay problemas y riesgos que deben tratarse antes de pasar a la siguiente fase.

        Resultados/

        Criterios
        de salida        		 Revisión del Gate y entregables de la fase completados

        Which is?

        This is the most in-depth alignment of needs and expectations, defining the project team and stakeholders, reviewing and confirming the scope, deadlines and strategy in general.
        It is also a time for identification/review of risks and technical alignment. The overall organization should include the preliminary project plan and promote a good opening and baseline determination event (version 1).

        Deliverables

          Activities

          Transition meeting with commercial

          Inputs/Entry Criteria
          • Business Proposal
          • Pricing
          • Internal Validation of the Proposal
          Roles involved
          • Business Solutions Executive
          • Solution Architect
          • Project Portfolio Manager
          • Project Manager or Coordinator
          • PMO (Optional)
          • RMO (Optional)
          Context

          This is the point when the baton is passed from the commercial team to the project team, through an alignment meeting.
          This stage is essential to assess whether there is any scope detachment and to define the strategy to be followed.
          Activity description/actions
          • Project Manager and/or Coordinator or PMO (as defined by the Unit) organizes the meeting’s agenda.
          • Solutions Architect or Project Coordinator, as per unit definition/strategy, complete the Commercial Transition document - TIM065
          • Business Solutions Executive, Solutions Architect, Project Manager or Coordinator and Project Portfolio Manager organize meeting inputs
          • The following items should be evaluated/aligned during the meeting:
            • Customer requirements and solution sold
            • Scope detail
            • Cost x effort alignment (budget)
            • Customer expectations
            • Initial Risks
            • Details of the commercial aspects (Billing, expenditures, etc.)
            • Project Milestones and Deadlines
            • Initial Stakeholder Mapping
            • Business drivers, targets, objectives, success metrics


          If the conditions assessed during the meeting are equalized, the project proceeds to the initiation process and the Project Manager or Coordinator must record the information discussed in Commercial Transition and store it in the project repository.
          If detachment of scope is identified, the Project Portfolio Manager and Customer Service and Relations assess the issues raised and define the strategy for addressing the GAPs with the customer, evaluating the possibility of negotiating add-ons to the project with the customer or absorbing the gaps by the project or area.
          Result/Exit Criteria

          Commercial Transition - TIM065.

          Activities

          Stakeholder Validation

          Inputs/Entry Criteria
          • Signed Business Proposal
          • Commercial Transition - TIM065
          Roles involved
          • Business Solutions Executive
          • Solution Architect
          • Project Manager or Coordinator
          • Customer’s Project Coordinator or Committee
          Context To understand who will be interested in the project and the role of each one, it is necessary to align the
          information during the Passing of the Baton meeting with the Commercial Team and later, with the
          Customer.
          An important role that must be carefully formalized is that of Approver, as the Customer must recognize
          their approval rights (at different levels) for the definitions and deliverables of the Project.
          Activity description/actions Project Manager or Coordinator validates names and role with the Customer.
          The Stakeholder Mapping will now serve as a validation list for each one’s role.
          Result/Exit Criteria Project Monitoring and Control - TIM013 Worksheet, filled with project stakeholders.

          General Strategy, Assumptions & Constraints, Alignment & Expectations

          Inputs/Entry Criteria
          • Signed Business Proposal
          • Project Monitoring and Control - TIM013
          • Commercial Transition - TIM065
          Roles involved
          • Business Solutions Executive
          • Solution Architect
          • Project Manager or Coordinator
          • Customer’s Project Coordinator or Committee
          • Project Sponsor (desirable)
          Context This is one of the most important moments while conducting the project, as it is when the strategy of how the project will be executed is defined, linking its progress to the requirements and expectations presented.
          It is also the time to agree on limits, assumptions that can identify risks and constraints that can drive the scope of the project to guide planning.
          Review of the project repository, accelerators and templates required for the project.
          Activity description/actions The Project Committee, together with the Sponsor, validate the overall alignment, which will serve as a basis for the general project planning and kickoff meeting (Welcome).
          Result/Exit Criteria

          Validation with the client of the information for Project Planning, organized in the Opening Term - TIM021,
          Project Plan – TIM030 or Welcome Guide – TIM024:

          • Project Purpose
          • Project Reasons
          • Expected benefits
          • Project Scope
          • Not in scope
          • Expected deadlines / milestones
          • Assumptions & Restrictions
          • Known initial risks
          • Relationship with other projects (if any)
          • Reference Material (if any)

          Activities

          Verification of technical aspects

          Inputs/Entry Criteria
          • Cloud – Service Agreement separate from the project deployment proposal, signed by the customer,
            with the environment definitions, in the Standard or Prime model. The main differences between the
            models are SLA time, environment availability and access. For both cases, a RACI Matrix and a Service
            Catalog are prepared for each project.
          • On Premise (Sizing) – Subcontracting of the TIS team to evaluate and suggest the necessary environment. Standard budget of 40 hours sold mandatorily in the project’s pricing to cover these costs.
            A Portability Document will be prepared with the minimum infrastructure requirements, in the case of
            RM products; for the other products, an Infrastructure Checklist is prepared.
          Roles involved
          • Project Manager or Coordinator
          • Customer’s Project Coordinator or Committee
          • Infrastructure Analyst
          • Cloud Analyst
          • Business Solutions Executive
          • Solution Architect
          Context

          The proper definition of the environment where the system will run is essential for users (Customer) to have a positive experience while using the solution.
          It is very important to carefully structure and formalize this decision to avoid future friction due to poor
          system performance.
          When the environment is managed by TOTVS Cloud, this care is enhanced because the Customer normally has a high expectation in relation to the solution having strong performance within TOTVS itself.
          Therefore, this step must be well defined in the process for Internal Approval of the Proposal and in the
          Passing of the Baton with the Commercial department.
          Activity
          description/actions
          • If the customer’s solution is hosted on TOTVS Cloud, the Project Coordinator or Manager must
            contact the Cloud team to align the project and formalize the environment document with the
            customer. 
          • NOTE: during the deployment period, the Project Coordinator or Manager is responsible for
            monitoring the activities of the environment together with the Cloud team for the customer. We have
            specific document in the Cloud community
          • Infrastructure Expert analyzes the environment along with the Customer’s IT, producing the Checklist
            or Portability Document (RM).
          • The expert can, depending on the results of the analysis, propose changes to improve the environment (elaboration of the Sizing Structure document).
          • NOTE: Record the Customer’s refusal if they choose not to follow the recommendations.
            IMPORTANT: the Sizing activity must be included in the Business Proposal in order to be executed.
          • Customer IT must evaluate the improvement proposal and formalize a decision with the Project
            Committee and Project Manager or Coordinator (TOTVS).
          • NOTE: Record the time for adapting the infrastructure in the schedule to control progress and
            dependencies.
          Result/Exit
          Criteria
          • Cloud documents prepared according to the project
          • Analysis of the Customer’s Infrastructure conducted with a technical opinion validated by the TIS
            documentation.

          Activities

          Elaboration of the Schedule and definition of project Milestones

          Inputs/Entry Criteria
          • Validation with the customer of the information for Project Planning
          • Project in the Project Management tool
          Roles involved
          • Project Manager or Coordinator
          • RMO
          • Customer’s Project Coordinator or Committee
          Context

          The schedule is an extremely visual way of showing the sequencing of activities within a project, allowing
          you to check the interdependencies of tasks and visualize the critical path, in order to gain effective control and mitigate risks of delay.

          • NOTE: It is important to have visibility of the progress of other complementary schedules for
            management.

          This allows the Project Manager to measure the performance of the project and conduct corrective actions or anticipate any problems.
          Communicating what to do and who should do it at the right time, showing the correlation between activities, is a fundamental success factor.
          Activity description/actions

          Project Manager or Coordinator:

          • Organizes activities and dependencies, taking into account the deadlines agreed for the Milestones
          • Reviews the effort with the team allocated to the project and validates the professionals’ commitment
            regarding the deadlines
          • Once the planning is defined, the costs are allocated, the project’s profit margin is set and compared to the profit margin sold, it is possible to get a better picture of the project’s financial result.
          • Defines the delivery Milestones and makes the agreements with the customer, adjusting the schedule
            and which deliverables will make up each Milestone.
          Result/Exit Criteria

          Schedule - TIM032 prepared, respecting the executive expectations of the approved Milestones.

          Define team

          Inputs/Entry Criteria
          • Signed Business Proposal
          • Schedule – TIM032 prepared
          Roles involved
          • Project Manager or Coordinator
          • Customer’s Project Coordinator or Committee
          • RMO
          • Third-party RMO
          • Analysts/Experts
          Context

          We know that every project is conducted by people. Therefore, carefully selecting your team and minimally guaranteeing an adequate profile by assessing role, skill and availability is another important factor for project success.
          In case of unavailability, the RMO is responsible for indicating other alternatives for replacing resources, which must also be well aligned with the Project Manager or Coordinator, as it can affect the cost, deadline and quality of the project.
          Activity
          description/actions
          • Project Manager or Coordinator:
            • Organizes the roles defined during the Passing of the Baton Meeting
            • Requests resources from the RMO, as planned
          • The RMO confirms availability of its resources or informs alternatives for the Project Manager or Coordinator to evaluate (resource loan from other Units or allocation from Third Parties), in order to comply with validated expectations, as follows:
            • Evaluates knowledge/experience required
            • Evaluates position and level (depending on cost)
            • Evaluates overall profile for service
            • Analyzes service locations
            • Evaluates coherence of the scope x demand

          If a Third Party allocation is necessary, the third party RMO must be involved, initiating the processes for
          partner allocation.

          • Project Manager or Coordinator aligns with the project team the roles, targets and expected results (Internal kickoff).
          Result/Exit Criteria

          Schedule - TIM032 Update with the allocation of resources assigned to tasks.

          Baseline 1 Determination

          Inputs/Entry Criteria
          • Schedule - TIM032 prepared
          • Team defined
          Roles involved
          • Project Manager or Coordinator
          • Customer’s Project Coordinator or Committee
          • Customer Sponsor
          • Key users
          • Business Solutions Executive (Optional)
          • Solutions Architect (Optional)
          Contexto

          Baseline is the agreement signed between the parties that demonstrates all aspects discussed and addressed
          during the preparation of the project and establishing this baseline in the Project is fundamentally important.

          Once this baseline is set, all future changes should be analyzed and their impacts must be approved to create
          a new baseline, with the exception of the adjustment provided after the solution design.
          Ações /
          descritivo
          da atividade

          Gerente ou Coordenador do Projeto valida o Plano geral do Projeto com o Cliente
          Resultado /
          Critérios de
          Saída

          Apresentação do baseline ao Comitê e Patrocinador do Projeto durante reunião de abertura do projeto (Kick Off).

          Atividades

          Programar e realizar a reunião de abertura do projeto

          Insumos /
          Critérios de
          Entrada
          • Proposta Comercial assinada
          • Cronograma
          • Monitoramento e Controle do Projeto
          Papéis
          envolvidos
          • Gerente ou Coordenador do Projeto
          • Coordenador ou Comitê do Projeto por parte do Cliente
          • Patrocinador do Cliente
          • Usuários-Chave
          • Executivo de Soluções de Negócios
          • Arquiteto de Soluções
          • Suporte TOTVS (Opcional)
          Contexto

          Devemos tratar esta Reunião de Abertura como um evento inicial do Projeto, que de fato o será para muitas pessoas.

          É um momento muito importante de alinhamento geral com todos os participantes que podem não ter tido acesso à estratégia, às mudanças que podem ocorrer, seus papéis como usuários-chave, etc.

          Por esta razão é que se deve explorar bem o lado de ganhos esperados, oportunidades de visibilidade aos participantes, como fica a Organização após a implementação do sistema, validar o compromisso de todos com o projeto, etc.
          Ações /
          descritivo
          da atividade
          • Gerente ou Coordenador do Projeto  
          • Valida o Planejamento geral do Projeto com o Cliente
          • Elabora a apresentação em conjunto com o Cliente, estabelecendo uma linha lógica e de engajamento
          • Valida a apresentação de Boas Vindas do projeto - MIT024, com o Cliente
          • Cliente organiza internamente o evento com apoio do Gerente ou Coordenador Projeto  
          • Gerente ou Coordenador Projeto conduz a reunião com limites estabelecidos em conjunto com o Cliente, ou seja, com os papéis da apresentação bem definidos (ex. quem apresenta o objetivo e os benefícios normalmente é o Patrocinador).
          Resultado /
          Critérios de
          Saída          		 Realizada a apresentação de Boas Vindas do projeto - MIT024, na Reunião de Abertura do Projeto, formalizada através de Ata de reunião – MIT005 ou email.

          Atividades

          Encerrar a fase e avaliar Quality Gate

          Insumos /
          Critérios de
          Entrada
          • Ata de Reunião da Passagem de Bastão - MIT005
          • Cronograma - MIT032 e definição de equipe
          • Reunião de abertura do projeto realizada 
          Papéis
          envolvidos
          • Gerente ou Coordenador do Projeto
          • Coordenador ou Comitê do Projeto por parte do Cliente
          • Cliente
          Contexto Revisão da fase e avaliação de completude
          Ações /
          descritivo
          da atividade          		 Gerente ou Coordenador do Projeto revisa a completude dos entregáveis da fase, se existem pendências que precisam ser concluídas, se a qualidade entregue está de acordo com o esperado e se existem questões e riscos que precisam ser tratados antes de seguir para a próxima fase.
          Resultado /
          Critérios de
          Saída          		 Revisão do Gate e entregáveis da fase concluídos
          • Sem rótulos