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Hablando de Visualizar Tareas por Concluir...
La opción Tareas por Concluir presenta todas las tareas originadas en solicitudes de procesos y bajo la responsabilidad del usuario en cuestión. En este caso, el usuario en cuestión debe ejecutar la tarea para dar continuidad al flujo del proceso.
Cuando el usuario en cuestión inicia un proceso del tipo "Listas de Tareas", éste sigue con una actividad del tipo Crear Tareas en sus tareas por concluir. A través de esta tarea principal, en la pestaña Lista de Tareas, el solicitante puede consultar el estado de las tareas en curso, además de crear nuevas tareas que considere necesarias para el proceso como un todo. También es posible cancelar tareas que ya no son necesarias para la continuidad del proceso.
Ruta Básica
01. En el menú principal, activar Central de Tareas.
02. Activar la pestaña Tareas por Concluir.
03. Seleccionar la tarea que desea concluir. Para abrirla, hacer clic sobre su código.
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Cuando el código de la solicitud está con color de fuente negro, indica que la actividad no tiene plazo definido o no está retrasada. Y cuando está en color rojo, indica que la actividad está retrasada en relación al plazo previsto de su ejecución.
04. En la pestaña Lista de Tareas, activar Agregar actividad para incluir nuevas actividades al proceso, de ser necesario.
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La pestaña Lista de Tareas se presenta sólo si la tarea en cuestión se relaciona con un proceso Ad Hoc. En ella es posible agregar nuevas tareas al proceso en curso, hasta que se encuentre una solución para el problema que se está analizado.
En Lista de Tareas pueden obtenerse más detalles sobre la información solicitada en la inclusión de actividades.
05. Para completar el formulario, ingresar en la pestaña Formulario.
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Los campos presentados en el formulario se definen previamente mediante el recurso Definición de Formulario, el cual permite estandarizar el formato, la disponibilidad y los campos que se completarán en determinada actividad. Si el proceso no cuente con una definición de formulario relacionada al mismo, no se presentará la pestaña Formulario.
06. Para visualizar el historial de la solicitud, ingresar en la pestaña Historial.
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La pestaña Historial presenta el registro de todos los movimientos realizados en la solicitud, las actividades que se ejecutaron hasta el momento, el responsable y la fecha en la que se ejecutó cada actividad, así como las observaciones realizadas por cada usuario. Al iniciarse la solicitud de un proceso, no se presentará la pestaña Historial. El historial sólo se presentará después del primer registro de movimientos para la solicitud en cuestión.
07. De ser necesario realizar anotaciones, ingresar en la pestaña Anotaciones.
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La pestaña Anotaciones permite que el usuario registre las anotaciones de horas trabajadas en la ejecución de la actividad. En caso de que la actividad no controle el esfuerzo por anotaciones, no se presentará la pestaña Anotaciones. Para incluir una nueva anotación, se debe informar la fecha y el tiempo utilizado, y activar el botón Guardar. Para borrar una anotación, basta activar el ícono de la papelera de reciclaje que está al lado del registro de la anotación.
08. Para realizar observaciones en la ejecución de la actividad, acceder a la pestaña Observaciones.
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La pestaña Observaciones permite que el usuario registre comentarios sobre la ejecución de la actividad. Estos comentarios se almacenarán en el historial de la solicitud.
09. Para agregar adjuntos a la solicitud, ingresar en la pestaña Adjuntos.
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La pestaña adjuntos le permite al usuario adjuntar a la solicitud, cualquier tipo de documento existente en la plataforma, o incluso subir nuevos archivos. También es posible eliminar adjuntos existentes o publicar en la plataforma los documentos adjuntados por medio de la función de subir. La ejecución de estas acciones depende de la definición de seguridad de los adjuntos configurada para el proceso.
10. Para visualizar el flujo, ingresar en la pestaña Proceso.
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La pestaña Proceso permite visualizar el gráfico del flujo de un proceso, permitiendo la identificación de la actividad actual y la verificación de los flujos de avance y retorno posibles.
11. En el área de Decisión, seleccionar una opción en el campo Enviar para actividad.
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Las actividades existentes en el cuadro de selección son las actividades de avance o retorno que se configuran para la actividad en cuestión.
12. En el área de Decisión, seleccionar una opción en el campo con el usuario.
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El usuario elegido será responsable por la actividad elegida en el campo "Enviar para actividad". Existen casos en los que esta opción no aparecerá, esto sucede cuando la actividad elegida en el campo “Enviar para actividad” tiene alguna condición de atribución por la que no se necesite seleccionar el usuario, como por ejemplo un mecanismo de atribución POOL para Grupo o Papel, o una actividad conjunta para todos los usuarios. También se puede buscar el usuario deseado escribiendo su nombre en el campo Buscar.
13. Activar Enviar.
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Haciendo clic en el botón Enviar, la solicitud se moverá a la próxima actividad elegida en el campo "Enviar para actividad". También es posible activar el botón Guardar, sin embargo, de esta forma, la solicitud permanece en la actividad actual, sólo guardando los datos informados.
Rutas Alternativas
Buscar tarea
01. En la pestaña Tareas por concluir, activar el ícono de configuración (engrane) ubicado en la esquina derecha del campo de búsqueda que está inmediatamente abajo de los totales de tareas.
02. Seleccionar una de las opciones disponibles para ubicación de tareas.
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Las opciones disponibles son:
• Todos los campos: cuando se selecciona, determina que la búsqueda será realizada por el contenido de cualquier campo de la solicitud sólo entre las tareas de la página actual;
• Solicitud: cuando se selecciona, determina que la búsqueda será realizada por el número de la solicitud considerando todas las tareas por concluir;
• Identificador: cuando se selecciona, determina que la búsqueda será realizada por el identificador de la solicitud considerando todas las tareas por concluir.
03. Insertar el valor por el que se realizará la búsqueda, de acuerdo con la opción seleccionada.
04. Activar el ícono de ubicación de tarea (lupa).
05. Visualizar la tarea localizada.
Realizar Movimientos en Bloque
01. Seleccionar la función Central de Tareas en el menú principal.
02. Ingresar en la opción Tareas por Concluir.
03. Seleccionar las solicitudes que desea mover en bloque.
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Al realizar movimientos en bloque, las solicitudes seleccionadas deben cumplir con las siguientes premisas:
• Ser del mismo proceso y versión;
• Estar ubicadas en la misma actividad;
• La actividad no puede poseer confirmación de contraseña y la necesidad de anotaciones.
Al realizar un movimiento en bloque, tampoco será posible informar datos en el formulario, en caso de que la solicitud tenga un formulario, ni publicar adjuntos.
04. Activar la opción Movimiento en Bloque.
05. Seleccionar la actividad deseada en la opción Enviar hacia la actividad.
06. Seleccionar el usuario en el campo Con el (los) usuario(s).
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El usuario elegido será responsable por la actividad elegida en el campo "Enviar para actividad". Existen casos en los que esta opción no aparecerá, esto sucede cuando la actividad elegida en el campo “Enviar para actividad” tiene alguna condición de atribución por la que no se necesite seleccionar el usuario, como por ejemplo un mecanismo de atribución POOL para Grupo o Papel, o una actividad conjunta para todos los usuarios.
07. De ser necesario, completar el campo Observaciones (esta observación será la misma para todas las solicitudes seleccionadas).
08. Activar Confirmar.
09. Al confirmar el movimiento en bloque, se mostrará una pantalla con el log de movimiento de cada solicitud.