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Hablando de Iniciar Solicitud...
Una vez que el proceso haya sido totalmente modelado y esté liberado para su utilización, los usuarios que tienen permiso pueden iniciar solicitudes del proceso.
Durante todo el período en que una solicitud esté activa, esta utilizará las actividades y flujos definidos en la versión en que se creó, también cuando versiones nuevas sean liberadas.
El área de decisión presenta las opciones de actividades y usuarios disponibles para movimiento de la solicitud.
El área de instrucciones presenta las instrucciones definidas para el proceso y para la actividad actual. Las instrucciones son informaciones con el objetivo de ayudar en la ejecución del proceso y de la actividad actual.
Para cada opción de actividad disponible la plataforma calcula la lista de usuarios válidos para la actividad, según el Mecanismo de Atribución definido para la misma. Si la actividad es conjunta, la plataforma permite que se seleccionen varios usuarios, utilizando la tecla Ctrl.
Cuando el mecanismo de atribución no consigue buscar un usuario que cubra los requisitos definidos para la actividad, esta pasa a incluirse al gestor del proceso.
Es posible transferir la actividad a otro usuario. Para esto se debe seleccionar la opción “Transferir” en el campo “Enviar para actividad” y seleccionar el usuario que debe recibir la tarea. Existen situaciones en que la opción “Transferir” no estará disponible, esto ocurre cuando se configura en la actividad que la misma debe inhibir la opción Transferir.
En caso de transferencia, la fecha límite para ejecución de la tarea no se modifica.
En caso de que el ejecutor de la actividad necesite realizar algún registro en la actividad (inclusión de adjuntos, modificación en los datos del formulario o inclusión de observaciones en la solicitud) y no pretende mover la tarea para la próxima actividad en ese momento, es posible grabar las informaciones utilizando el botón Guardar.
Cada solicitud iniciada recibe una identificación numérica que representa su referencia en la plataforma. Esta identificación numérica es común a todos los procesos creados en na plataforma.
Ruta Básica
01. Seleccionar la función Iniciar Solicitud en el menú principal.
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El atajo para la función Iniciar Solicitudes está disponible en el menú principal a través del ícono Procesos. Para visualizar el manual de procedimientos de cómo Ejecutar Actividad, haga clic aquí
02. Seleccionar la categoría del proceso y, a continuación, el proceso.
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Es posible encontrar un proceso específico mediante el campo "Buscar", ubicado en la parte superior izquierda de la ventana. La búsqueda puede realizarse por proceso, por la categoría o por la subcategoría a la que el proceso pertenece.
03. En la solapa Formulario, se presentan los campos de la definición de formulario informada en la configuración del proceso. Complete los campos requeridos.
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Los campos presentados en el formulario se definen previamente mediante el recurso Definición de Formulario, que permite estandarizar el formato, la disponibilidad y los campos que se completarán en determinada actividad. En el caso de que el proceso no cuente con una definición de formulario relacionado al mismo, la solapa Formulario no se presentará.
04. Activar la solapa Historial.
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La solapa Historial presenta el registro de todos los movimientos realizados en la solicitud, cuáles actividades se ejecutaron hasta el momento, el responsable y la fecha en la que se ejecutó cada actividad, así como las observaciones realizadas por cada usuario. Al iniciarse la solicitud de un proceso, la solapa Historial no se presentará. El historial sólo se presentará después del primer registro de movimientos para la solicitud en cuestión.
05. En el caso de que fuera necesario realizar notas, ingresar a la solapa Notas.
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La solapa Notas permite que el usuario registre las notas de horas trabajadas en la ejecución de la actividad. En el caso de que la actividad no controle el esfuerzo por notas, no se presentará la solapa Notas. Para incluir una nota nueva, se debe informar la fecha y el tiempo gastado, y activar el botón Guardar. Para borrar una nota, basta activar el ícono de la papelera de reciclaje al lado del registro de la nota.
06. Activar la solapa Observaciones.
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La solapa Observaciones permite que el usuario registre comentarios sobre la ejecución de la actividad. Estos comentarios se almacenarán en el historial de la solicitud.
07. Activar la solapa Adjuntos.
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La solapa adjuntos permite al usuario adjuntar a la solicitud cualquier tipo de documento existente en la plataforma, o incluso subir nuevos archivos. También es posible eliminar adjuntos existentes o publicar en la plataforma los documentos adjuntados por medio de la función de subir. La ejecución de estas acciones depende de la definición de seguridad de los adjuntos configurada para el proceso. La Función Adjuntos en la Solicitud presenta informaciones detalladas sobre esta actividad.
08. Activar la solapa Proceso.
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La solapa Proceso permite visualizar el gráfico del flujo de un proceso, facilitando la identificación de la actividad actual y la verificación de los flujos de avance y retorno posibles.
09. En el área de Decisión, seleccionar una opción en el campo Enviar para actividad.
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Las actividades existentes en el cuadro de selección son las actividades de avance o de retorno que están configuradas para la actividad en cuestión.
10. En el área de Decisión, seleccionar una opción en el campo con el usuario.
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El usuario elegido será responsable por la actividad elegida en el campo "Enviar para actividad". Existen casos en los que esta opción no aparecerá, esto sucede cuando la actividad elegida en el campo “Enviar para actividad” tiene alguna condición de atribución que no necesita seleccionar el usuario, como por ejemplo un mecanismo de atribución POOL para Grupo o Papel, o una actividad conjunta para todos los usuarios. Es posible también buscar al usuario deseado escribiendo su nombre en el campo Revisar.
11. Activar Enviar.
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Haciendo clic en el botón “Enviar”, la solicitud se creará y se moverá a la próxima actividad elegida en el campo "Enviar para actividad". También es posible iniciar el proceso en el botón "Guardar". Sin embargo, de esta forma la solicitud permanece en la actividad inicial y queda bajo la responsabilidad del usuario solicitante.