URL
URL a donde será direccionado el usuario cuando acceda a este documento externo. 

Comentario
Breve descripción con información relevante sobre el documento externo.
Tags
Etiquetas atribuidas al documento externo para facilitar la búsqueda posteriormente. Las tags funcionan como palabras clave y permiten etiquetar el documento externo de manera más informal y personal. Se puede buscar el documento externo por navegación o en la búsqueda. Inserte con o sin el carácter "#" para activar el auto complete de las tags en el campo de tags. El Auto complete muestra una lista desplegable con las cinco tagsmás utilizadas a partir de los caracteres digitados después del carácter "#".
Descripción versión/revisión
Descripción de la versión/revisión actual del documento externo.
Versión/revisión
Número de la versión/revisión inicial del documento externo que se está publicando. Este campo únicamente está habilitado cuando se incluye un documento externo y cuando está marcado el campo «Control manual de la versión inicial», del recurso Parámetros generales de la guía de control en el panel de control. Cuando el campo del Panel de control no está marcado, se atribuye automáticamente la versión/revisión "1000" para el documento externo y no se puede modificar. El formato de este campo es numérico (999.999), siendo que los tres primeros números representan la versión y los otros tres representan la revisión. Después de la primera publicación, la plataforma controla automáticamente la evolución de versiones y revisiones, sin permitir la modificación de los números.
Crear versión/revisión obligatoria
Cuando está marcado, determina que el documento externo no se puede modificar y se debe mantener la misma versión/revisión, o sea, que solo se pueden hacer efectivas las modificaciones creando una nueva versión o revisión del mismo.
¿El documento caduca?
Cuando está marcado, determina que el documento externo caducará en la fecha informada en el campo «Válido hasta». De lo contrario, el documento externo no caducará y la fecha informada en el campo "Válido hasta" no es considerada. Esta opción será mostrada como marcada cuando el campo "¿Documento caduca?", del recurso Parámetros generales de la guía del Panel de Control, está marcado.
Período de notificación de caducidad
Período de antecedencia – en días – a partir del cual se iniciará la emisión de notificación de caducidad del documento externo. Si se inserta cero (0) se considerará el número de días informado en los parámetros generales de la plataforma.
Válido desde
Fecha a partir de la cual estará disponible el documento externo para los usuarios – de acuerdo con los permisos de acceso. Esta fecha le permite al autor del documento  externo agendar su visualización para los demás usuarios de la plataforma, ya que solo se exhibirá a partir de esta fecha. Cuando el documento externo es válido solo a partir de una fecha futura, para el autor aparece identificado con una flecha roja que representa que es un documento futuro. La fecha para publicación futura no puede ser menor que la fecha corriente y la publicación futura no envía e-mail de notificación (aprobación, nueva versión/revisión del documento etc.).
Válido hasta
Fecha a partir de la cual el documento externo será considerado como caduco cuando la opción «Documento caduco?» esté marcada. La fecha de caducidad es sugerida considerando el campo "Días de caducidad de documentos" – del recurso Parámetros de la guía Generales del Panel de Control – cuando tenga algún valor definido. Si el campo "Documento caduca" de este recurso no está marcado, esta fecha no se considera.
Tipo de documento
Tipo al que pertenece el documento externo.
Asunto
Asunto al que está relacionado el documento externo.
Tipo de ícono
Elemento gráfico para representar el documento externo. Cuando no se selecciona el ícono, se asocia un ícono estándar.
Autor
Usuario autor del documento externo que está siendo creado.
Idioma
Idioma al que está relacionado el documento externo. El idioma se utiliza para indexar la información del contenido y del documento externo. La información indexada se utiliza en las búsquedas por contenido. Como estándar, se muestra el idioma determinado en las preferencias del usuario. Si no está definido en el perfil del usuario, se sugiere idioma estándar definido en los Parámetros generales de la plataforma.
¿Notificar?
Cuando está marcado, determina que los usuarios que poseen el asunto relacionado al documento externo como asunto de interés serán notificados sobre la publicación.

La pestaña  Documentos relacionados permite relacionar, al documento externo, con otro documento que le resulte útil para el lector.

Se puede obtener más información a cerca del procedimiento en Definir criterios de aprobación para carpeta o para documento.

Se puede obtener más información a cerca del procedimiento en Definir criterios de seguridad para carpeta o para documento.

Cuando se visualiza el documento externo se pueden efectuar algunas acciones, tales como, ver sus propiedades, ver su información social, copiar su enlace, entre otras opciones. Se puede obtener más información en Visualización de documentos.

Al activar esta opción aparece la ventana en donde se puede solicitar permisos adicionales para el documento externo. Puede obtener más información en Solicitar permiso adicional en la carpeta o en documento.

Puede obtener más información sobre la prioridad para documentos externos en  Definir prioridad para carpeta o para documento.

Si la columna Prioridad no aparece en la carpeta en donde está el documento, la misma se puede habilitar siguiendo los pasos de la ruta alternativa  Visualizar prioridad del contenido de la carpeta en Carpeta.

Se puede obtener más información a cerca de las acciones sociales que se pueden efectuar para un documento externo en la navegación de documentos en Apoyar carpeta o documento,Comentar en carpeta o en documento y Compartir carpeta o documento. 

Puede obtener más información sobre el recurso Seguir en Seguir documento.

Puede obtener más información sobre el recurso Favoritos en Definir carpeta o documento como favorito. 

Se necesita tener permiso de modificación en el documento externo para renombrarlo.

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede renombrar el documento externo. Puede obtener más información en Renombrar carpeta o documento.

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede editar el documento externo. Puede obtener más información en Editar propiedades de carpeta o de documento. 

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede restaurar una versión antigua del documento externo. Puede obtener más información en Restaurar versión de documento.

Puede obtener más información sobre cómo finalizar esta acción en Copiar y pegar carpeta o documento.

Puede encontrar más información sobre cómo finalizar esta acción en Recortar y pegar carpeta o documento.

Cuando se activa esta opción,  aparece la ventana en donde se puede concluir la creación de un documento replicado del documento externo. Puede obtener más información en Replicar documento.

Cuando se activa esta opción, aparece un mensaje informando que se ha eliminado el documento externo. Sin embargo, él solo se elimina de la estructura de la navegación de documentos, pero permanece en la Papelera de reciclaje. Cuando el Control de cuotas está activo, el espacio ocupado por el documento externo en la carpeta se liberará solo cuando este se elimine de la papelera de reciclaje. Puede encontrar más información sobre cómo restaurar o eliminar el documento definitivamente de la plataforma en Papelera de reciclaje.