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Hablando de documentos...

Documentos son todos los archivos publicados por el usuario. Pueden ser archivos de texto, imágenes, planillas, vídeos, etc.

Para crear documentos, el usuario debe tener permiso de grabación en el lugar elegido. El administrador puede crear documentos, independientemente de la seguridad definida.

Aquellos documentos creados por la opción simplificada o por la opción drag and drop heredan la seguridad, la aprobación y las propiedades de la carpeta principal.

El upload de documentos se interrumpirá si el usuario sale de la página de navegación de documentos mientras está subiendo.

No está permitido incluir documentos en la carpeta principal de la navegación de documentos. Y, tampoco se permite incluir documentos mayores al tamaño máximo por archivo definido en la plataforma.

La opción de creación de documentos arrastrar y soltar (drag and drop) puede ser limitada por el navegador utilizado. Puede obtener información sobre los recursos soportados por cada navegador en Compatibilidad de navegadores para Drag and Dropde archivos..

Para utilizar el drag and drop en el navegador Internet Explorer en la versión 9, es necesario instalar el plugin Microsoft Silverlight. En este caso, al arrastrar archivos a la plataforma, se presentará un mensaje informando sobre la instalación. Basta seguir las orientaciones para instalar y ampliar la experiencia de uso.

Internet Explorer en su versión 9 no permite la creación de documentos múltiples, siendo posible crear un documento por vez utilizando la publicación simplificada.

 

Ruta básica

 

01. Localice y active el nombre del documento que desea visualizar.

02. Visualice el contenido del documento accedido.

Cuando se visualiza el documento se pueden efectuar algunas acciones, tales como, ver sus propiedades, ver su información social, copiar su enlace, entre otras opciones. Puede obtener más información en Visualización de documentos.

 

Rutas alternativas

 

Incluir Documento

 

01. En la carpeta que desea crear el documento, active Cargar archivos, situado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.

02. Busque y seleccione el documento a incluir.

03. Visualice el progreso de upload y, posteriormente el documento publicado.

Al confirmar la acción, el documento se creará en la navegación, siempre que el usuario posea permiso de grabación en el lugar elegido.

Es posible acompañar el progreso de la publicación en la parte inferior de la ventana. Para visualizar los detalles del proceso, accionar la flecha ubicada en la esquina superior derecha de la ventana de progreso.

Para anular el upload de un documento, basta activar la opción Anular, ubicada al lado del nombre del documento, o Anular todos, ubicada al lado del recuadro que muestra el progreso del upload, si se está creando más de un documento.

Si surgen inconsistencias durante el upload, es posible activar la opción Ver detalles y verificar la descripción de lo ocurrido.

 

Incluir documento – drag and drop

 

01. En el lugar deseado para la creación del documento, arrastre el documento deseado desde el lugar en donde se encuentra y suéltelo en el recuadro Suelte sus archivos aquí, el cual aparece en la navegación de documentos al realizar la acción de arrastrar y soltar (drag and drop).

Cuando el documento se suelta en el lugar indicado, se inicia el proceso de upload y publicación, siempre que el usuario posea por lo menos un perfil de grabación.

En la parte inferior de la ventana, se puede seguir el progreso de la publicación. La opción Anular Todos permite abortar la creación del nuevo documento. Para visualizar los detalles del proceso, active la flecha ubicada en la esquina superior derecha de la ventana de progreso.

Si surgen inconsistencias durante el upload, puede activar la opción Ver detalles y verificar la descripción de lo ocurrido.

 

Incluir documento - avanzado

 

01. En el lugar en donde desea crear el documento, active Más, localizado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.

02. Active Nuevo documento (avanzado).

Al activar esta opción, aparece la ventana en donde se puede incluir un documento en el modo avanzado, o sea, que permite definir las propiedades del documento. Puede obtener más información en Documento (avanzado).

 

Solicitar permiso adicional en el documento

 

01. Localice el documento para el cual desea solicitar permisos adicionales.

02. Posicione el mouse sobre el nombre del documento.

03. Active Solicitar permisos adicionales, ubicado en el recuadro que muestra la información general del documento.

Al activar esta opción aparece la ventana en donde se puede solicitar permisos adicionales para el documento. Puede obtener más información en Solicitar permiso adicional en la carpeta o en documento.

 

Visualizar adjuntos del documento

 

01. Localice el documento del que desea visualizar los adjuntos.

02. Accione Visualizar adjuntos, localizado a la derecha del nombre del documento y representado por un clip.

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden visualizar los adjuntos del documento. Se puede obtener más información en {0>Visualización de adjuntos de documento<0}.

 

Realizar reunión sobre documento

 

01. Localice el documento a partir del cual desea iniciar una reunión.

02. Active Nueva reunión, localizado a la derecha del nombre del documento y representado por un ícono anaranjado.

También se puede iniciar una reunión seleccionando el documento, activando Más, desde la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana y, luego activando Crear reunión.

03. Introduzca los usuarios que deben participar de la reunión.

04. Active Iniciar.

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede realizar la reunión a partir del documento. Puede obtener más información en Reunión.

 

Definir prioridad para documento

 

01. Localice el documento para el cual desea definir prioridad.

02. Introduzca la prioridad deseada para el documento en la columna Prioridad.

Puede obtener más información sobre la prioridad para documentos en  Definir prioridad para carpeta o para documento.

Si la columna Prioridad no aparece en la carpeta en donde está el documento, puede habilitarla siguiendo los pasos de la ruta de acceso alternativa Visualizar prioridad del contenido de la carpeta en Carpeta..

 

Efectuar acción social para documento

 

01. Localice el documento para el cual desea efectuar una acción social.

02. Active el ícono correspondiente a la acción social que desea, localizado en el área de acciones sociales, ubicado a la derecha del nombre del documento.

Se puede obtener más información a cerca de las acciones sociales que se pueden efectuar para un documento en la navegación de documentos en Apoyar carpeta o documento,Comentar en carpeta o en documento y Compartir carpeta o documento. 

Hacer el seguimiento del documento

No es posible monitorear carpetas y ni formularios, por lo que no se puede realizar esta acción para el contenido existente en la carpeta raíz. 

 

01. Localice el documento que desea monitorear.

02. Active el ícono Notificar, localizado después del área de acciones sociales, a la derecha del nombre del documento.

Se puede obtener más información sobre el recurso Seguir en Seguir documento.

 

Definir documento como favorito

 

01. Localice el documento que desea definir como favorito.

02. Active el ícono Agregar a favoritos, representado por una estrella, ubicado a la derecha del nombre del documento.

Se puede obtener más información sobre el recurso Favoritos en Definir carpeta o documento como favorito. 

 

Crear notas en el documento

 

01. Localice el documento en el que desea hacer anotaciones.

02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.

03. Active Iniciar notas.

Esta opción le permite crear anotaciones en el documento a través del Messaging – tienes que ser activo en la plataforma – y solamente aparece cuando el recurso de creación de notas en los documentos es activo. Se puede obtener información sobre la activación del recurso en Messaging -PC.

Al activar esta opción, aparece la ventana de Messaging en donde se pueden hacer anotaciones referentes al documento. Se puede obtener más información en la ruta alternativa Crear notas en documento en Messaging -H.

 

Renombrar documento

 

01. Localice el documento que desea renombrar.

Se necesita tener permiso de modificación en el documento para renombrarlo.

02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.

03. Active Renombrar.

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede renombrar el documento. Se puede obtener más información en Renombrar carpeta o documento.

 

Actualizar archivo físico del documento

 

01. Busque y seleccione el documento para el cual se actualizará el archivo físico.

02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.

03. Activar Actualizar archivo.

Al activar esta opción, aparece la ventana en la que se puede actualizar el archivo físico del documento. Puede obtener más información en Actualizar archivo físico del documento.

 

Editar contenido del documento

 

01. Localice el documento del que desea editar el contenido.

02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.

03. Active Editar contenido.

04. En el mensaje que aparece, activar Sí para realizar el check-out del documento.

Para editar el documento es necesario realizar el check out, de lo contrario no se permite cambiar su contenido. Puede obtener más información en Efectuar check out del documento. Al confirmar el check out del documento, se puede elegir el aplicativo en donde se editará el documento. Puede obtener más información en Editar contenido de documento.

Si el recurso Edición colaborativa está activo en la plataforma, el mensaje presentado exhibe dos opciones de edición. Para continuar con la edición tradicional, active Webdav. Si desea utilizar el recurso de edición colaborativa, active Google Drive. Se puede obtener más información en la ruta Editar documento en Google Drive.

 

Efectúe download del documento

 

01. Localice el documento del que desea efectuar download.

02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.

03. Active Download.

La opción Download también está disponible en Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.

Cuando se activa esta opción, aparece un mensaje de confirmación con respecto al download. Más información sobre el download y donde se encuentra el documento descargado puede obtenerse en Efectuar download de carpeta o de documento.

 

Editar propiedades del documento

 

01. Localice el documento del que desea editar las propiedades.

02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.

03. Active Propiedades.

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden editar las propiedades del documento. Puede obtener más información en Editar propiedades de carpeta o de documento. 

 

Restaurar versión del documento

 

01. Localice el documento del que desea restaurar una versión antigua.

02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.

03. Active Propiedades.

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede restaurar una versión antigua del documento. Puede obtener más información en Restaurar versión de documento.

 

Copiar documento

 

01. Localice y seleccione el documento que desea copiar en otro lugar.

02. Active Copiar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.

Puede obtener más información sobre cómo finalizar esta acción en Copiar y pegar carpeta o documento.

 

Recortar documento

 

01. Localice y seleccione el documento que desea recortar en otro lugar.

02. Active Recortar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.

Puede encontrar más información sobre cómo finalizar esta acción en Recortar y pegar carpeta o documento.

 

Replicar documento

 

01. Localice y seleccione el documento del cual desea crear un documento replicado.

02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.

03. Activar Replicar.

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede concluir la creación de un documento replicado del documento. Puede obtener más información en Replicar documento.

 

Imprimir copia controlada del documento

 

01. Busque y seleccione el documento que desea imprimir una copia controlada.

02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.

03. Active imprimir copia controlada.

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede imprimir una copia controlada del documento. Puede obtener más información en Imprimir copia controlada de documento.

 

Borrar documento

 

01. Localice y seleccione el documento que desea eliminar.

02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.

03. Active Eliminar.

Cuando se activa esta opción, aparece un mensaje informando que se ha eliminado el documento. Sin embargo, él solo se elimina de la estructura de la navegación de documentos, pero permanece en la Papelera de reciclaje. Cuando el Control de cuotas está activo, el espacio ocupado por el documento en la carpeta se liberará solo cuando este se elimine de la papelera de reciclaje. Más información sobre cómo restaurar o eliminar el documento definitivamente de la plataforma puede encontrarse en Papelera de reciclaje.

 

 

¡Esté atento!

Esta documentación es válida desde la actualización 1.5.11. Si utiliza una actualización anterior, puede contener información diferente de la que usted ve en su plataforma.

 

 

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