VISÃO GERAL

A TOTVS CRM recebeu melhorias no workflow para otimizar integrações com sistemas externos, aprimorar o controle e aumentar a eficiência dos processos. Entre as principais mudanças, destaca-se o filtro de Id externo, que permite diferenciar registros internos e externos, evitando loops e garantindo o processamento apenas dos registros relevantes. Também foram implementados filtros de empresa nas condições do workflow e ações específicas de webhook para troca de responsável em Lead e Cliente, proporcionando maior controle e reduzindo o volume de dados processados, o que aumenta a eficiência da integração.

    OBJETIVO

O objetivo é melhorar a precisão na exportação de dados e facilitar a gestão de integrações, garantindo que apenas os registros relevantes sejam processados. As novas condições e ações no workflow ajudam a minimizar o volume de dados enviados e, com isso, evitam sobrecarga nos sistemas integrados, proporcionando uma operação mais ágil e eficaz.

  DETALHES FUNCIONAIS

1. Filtros de Empresa nas Condições do Workflow:

   Foi adicionado um filtro de empresa nas condições do workflow, permitindo que apenas dados de empresas específicas sejam exportados. Isso reduz o volume de dados enfileirados e enviados pelo workflow via webhook, melhorando a eficiência e evitando sobrecarga desnecessária no sistema.
   
   

   • Disponível nos gatilhos:

     • Oportunidade criada, atualizada, descartada, ganha, perdida.

     • Cliente criado, atualizado, ativado, responsável alterado.

     • Lead criado, atualizado, responsável alterado.

   • Operadores Disponíveis: igual a, diferente de, é vazio, não é vazio.

   

2. Ação de Webhook para Troca de Responsável em Lead e Cliente::

   Ações de webhook foram adicionadas aos gatilhos de troca de responsável para Lead e Cliente, permitindo a chamada de um endpoint HTTP remoto. Isso garante que a integração seja realizada de forma eficiente, sem precisar usar workflows de atualização adicionais.
   
   

   • Lead: Gatilho: Responsável do lead alterado | Ação: Webhook - Chamar um endpoint HTTP remoto.

   • Cliente: Gatilho: Responsável do cliente alterado | Ação: Webhook - Chamar um endpoint HTTP remoto.

   
3. Filtros de Id Externo nas Condições do Workflow:

   Foi adicionado um filtro de Id externo nas condições do workflow, permitindo que apenas dados de origem específica sejam exportados. Isso melhora a precisão na exportação e evita a sobrecarga desnecessária no sistema, tanto no CRM quanto nos integradores externos como o IPAAS.
   
   

   Disponível nos gatilhos:

   • Oportunidade atualizada, criada, descartada, ganha, perdida.

   • Operadores Disponíveis:

     • Igual a

     • Diferente de

     • É vazio

     • Não é vazio

     • Contém

     • Não contém

     • Inicia com

     • Termina com

     

  COMO USAR?

1. Acesse o Módulo Workflow no TOTVS CRM.

2. Ajuste Filtros e Ações:

   • Filtro de Empresa: Escolha os gatilhos desejados, defina a condição (como igual, diferente, vazio, não vazio) e selecione as empresas que devem ser incluídas.
   • Ação de Webhook: Configure os gatilhos para acionar o webhook, enviando dados diretamente aos sistemas integrados.
   • Filtro de Id Externo: Defina condições para o campo "Id externo" para gerenciar dados conforme a origem.

3. Salve e Ative:
   Finalize e ative as configurações para que os workflows sigam as regras definidas.

 EXEMPLO PRÁTICO

Desafio Antigo:

Anteriormente, todas as oportunidades, leads e clientes eram enfileirados e enviados no workflow sem filtros específicos, o que resultava em uma sobrecarga desnecessária e gerava retrabalho na triagem de dados relevantes.

Com os novos filtros de empresa e Id externo, o TOTVS CRM agora envia apenas os dados necessários, reduzindo o fluxo excessivo de informações. A ação de webhook para troca de responsável em Leads e Clientes permite uma integração direta e controlada, eliminando a necessidade de workflows adicionais.