PCOM09010 - Grupo de aprobación (MATA114)

En este registro, los aprobadores se asocian en grupos, de acuerdo con la jerarquía de aprobación definida por la empresa. El objetivo de este registro es suministrar el árbol de aprobación para los documentos de compra. En este registro se define el nivel de aprobación de los usuarios dentro del grupo de aprobación, también define la jerarquía de aprobación del grupo. Al generar el flujo de aprobación, el sistema pasa al siguiente nivel solamente cuando el actual esté aprobado (y así de esta manera, hasta que todos los niveles aprueben el documento). Existe incluso la posibilidad de configurar diferentes tipos de aprobación al utilizar el campo Tipo de Liberación.

Los documentos involucrados son:

• Autorización de entrega.
• Solicitud al almacén.
• Contrato de asociación.
• Pedido de compra.
• Solicitudes de compra.
• Solicitud de transferencia de producto entre Sucursales/Almacén.

Procedimiento de utilización 

• Al acceder al registro de Grupos de aprobación, haga clic en Incluir.
• Aparece una ventana para definir los aprobadores y sus características.
• Informe los principales campos del encabezado.
  • Grupo: Código de identificación del grupo de aprobación.
  • Descripción: Descripción para identificar el grupo de aprobación.
• Informe los principales campos del aprobadores.
  • Aprobador (AL_APROV): Código del aprobador participante del Grupo de aprobación.
  • Nivel (AL_NIVEL): Nivel del aprobador dentro de la jerarquía del Grupo de Aprobación. A mayor nivel, mayor es la posición jerárquica.
  • Tipo Aprob. (AL_LIBAPR): Identifica el tipo de aprobación del mencionado aprobador. Puede asumir los siguientes valores:
    • Visto: No consume el valor del documento analizado del saldo del aprobador.
    • Aprobador: Consume el valor del documento analizado del saldo del aprobado.
  • Límite Auto (AL_AUTOLIM): Indica si considera los valores definidos como límite mínimo y límite máximo en el Registro del Perfil de Aprobación. 

                           Sí - Solamente los documentos que estuvieran dentro de los límites definidos en el perfil de aprobación se dirigirán a los aprobadores.

                           No - Ignora los límites definidos en el perfil de aprobación y, de esta manera, los documentos se dirigirán a los aprobadores aunque estén fuera de los límites. 

• • Tipo Lib. (AL_TPLIBER): Identifica el tipo de liberación que será ejecutado por dicho aprobador. Puede asumir los siguientes valores:
    • Usuario: Realiza solamente la liberación de dicho aprobador. Los demás aprobadores del grupo, incluso del mismo nivel, deben proceder con las respectivas aprobaciones.
    • Nivel: Realiza la liberación de todo el nivel al que pertenece el aprobador en el grupo de aprobación, y pone a disposición el documento para análisis del siguiente nivel.
    • Pedido: Realiza la liberación de todo el grupo de aprobación, actualizando el estatus del documento analizado dejándolo como Liberado y finalizando el Flujo de Pertinencias.
  • Perfil Aprob.:Determine el perfil del aprobador que se considerará.
  • Superior:(AL_APROSUP): Este campo se utiliza en el procedimiento de transferencia de asuntos pendientes de aprobación del aprobador subordinado para el aprobador superior en la rutina de liberación de documento. Si no se informó el superior del subordinado en la rutina de registro de aprobadores, se utiliza el aprobador superior informado en este campo del grupo de aprobación para realizar el procedimiento de transferencia del aprobador subordinado al aprobador superior. Si se informó un aprobador superior en la rutina de registro de aprobadores y otro en el grupo de aprobación, la prioridad será siempre para el aprobador superior informado en la rutina de registro de aprobadores.
• Informe los entes contables. 
  • Centro de Costo(DBL_CC): Código del centro de costo.
  • Cuenta contable(DBL_CONTA): Código de la cuenta contable.
  • Ítem cuenta(DBL_ITEMCT): Código del ítem de la cuenta.
  • Clase Valor(DBL_CLVL ): Código de la Clase Valor.

El bloqueo de pertinencias por entes contables, además de que sea realizado por la combinación de todos los entes informados en el grupo de aprobación, este también se puede realizar por aproximación de la combinación. El sistema trabaja de manera recursiva para efectuar el bloqueo, es decir, se verifica la combinación de los entes que más se aproximan para efectuar el bloqueo.

• Si se habilita el parámetro MV_ALTPDOC se habilitará la solapa de "Tipos de documentos". Para usuarios que necesitan de pertinencia por tipo de documento, esta opción también permite filtrar el tipo de documento permitiendo un vínculo con el grupo asociado. De esta manera, al generar un documento se realiza una verificación en conjunto con los entes contables determinando si el documento se bloqueará o no. Los criterios que se pueden definir en el filtro son:
  • Pedido de compra.
  • Solicitud al almacén.
  • Solicitud de compras.
  • Solicitud de transferencia de producto entre Sucursales/Almacén.
• En la solapa "Tp Compra vs. Aprobadores" se vinculan los tipos de compras que serán permitidos para que el aprobador libere. Si no se informa ninguno, se considera que son todos los tipos de compra.

Sustitución de aprobadores

Esta opción se encuentra en el Grupo de Aprobación y tiene como objetivo reemplazar a los aprobadores que no pueden realizar la aprobación por diversos motivos, como vacaciones, desvinculación, cambio en la función, etc.

Con esto, la rutina se vuelve más dinámica, ya que en los casos en que el usuario no está en la empresa se pueden dirigir las tareas pendientes.

La rutina tiene 3 partes:

• Datos Actuales/Filtro - Tiene campos para realizar la búsqueda de todos los aprobadores registrados. Se puede filtrar por perfil, para un grupo de entes específicos, o para un usuario. 
• Nuevos Datos/ Actualización - En estos campos se informa el nuevo contenido que se incluirá en la confirmación de la sustitución.

Actualización de aprobadores – Será el resultado de los filtros informados "Datos Actuales/Filtro " y Nuevos Datos/ Actualización, estos datos se mostrarán mediante el acceso a la opción "Otras Acciones" la opción "Buscar Aprobadores"