01. DADOS GERAIS/OBJETIVO
- Direcionar o leitor com boas práticas, ações e decisões tomadas durante o Go-Live do Hotel Piloto.
- Apresentar ações para cada reação que aconteceram durante o Go-Live.
02. Plano de Ação/Orientações para o dia do Go-Live.
Os pontos, a seguir, foram todos alinhados em reunião com o cliente, e apresentados com plano corretivo para cada direcionamento ou risco.
A agenda com o cliente foi realizada antes da chegada do time do projeto, ao hotel.
Foram alinhados 4 planos macro para o dia da virada, foram eles:
Plano | Breve comentário |
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O Go-Live aconteceria após as 14h. Motivo: O time do projeto aguardaria todos os check-outs previstos. Visão: Mitigar crises no ambiente do cliente. |
Exemplo de crises possíveis: não lançar em conta, não emitir cupom do PDV, não integrar lançamentos, paralisar o check-out. |
Foi alinhado um tempo otimista e pessimista para o processo. Motivo: Permitir que o Gerente de TI, do hotel piloto, alinhasse o tempo em que a operação dos PDVs, trabalhariam sem encerrar as mesas. Visão: Evitar desgastes e/ou cobrança quanto ao término do processo. |
Exemplo de operações que ficariam limitadas: A jornada impactada diretamente durante o Go-Live, foi o encerramento das mesas para integração de hóspedes e pagamento de passantes. |
Durante a janela de Go-Live, todos os lançamentos foram realizados normalmente no THEX POS. Motivo: O projeto garantiu que o hotel continuasse operando os PDVs. Visão: Propor ao hotel parar de vender, dentro de uma janela tão grande Go-Live, seria uma possível restrição dentro do plano. |
Sobre encerrar uma mesa durante o processo: Todos foram orientados, que, na tentativa de encerrar uma mesa, o THEX POS emitiria uma mensagem de erro. E, algo poderia acontecer: Travar o THEX POS, o lançamento não seria integrado nas respectivas contas e/ou perdido. Consequência: Diferença de caixa, perda de receita, dentre outros. |
Lates check-outs Caso acontecesse, algum check-out na recepção, após o horário planejado de início do Go-Live. |
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03. 12 tarefas que foram realizadas, por hotel, no Go-Live.
- Reforçar a comunicação, com o time dos PDVs, que a operação seria interrompida temporariamente após as 14h, e que as vendas serial realizadas com limitações na operação.
- Realizar essa tarefa com pelo menos 2h de antecedência.
- Virar a chave do POS para o BT VHF.
- Seguir o Item 5 do TDN Cronologia para Instalação, Configuração e Validação - BT VHF.
- Imprimir os extratos das mesas que estiverem ocupadas com quartos ou sem quarto.
- Desvincular as UHs associadas nas mesas abertas.
- Motivo: Forçar novo vínculo, após a migração, nos padrões da integração BT VHF.
- Carga das Reservas/Contas em geral ( Hóspede, Avulsa, Eventos ). - E
- Realizar essa carga manualmente pelo Plug-in no VHF.
- Motivo: Forçar o processo/jornada de integração dos dados.
- Validar os CARDs de UHs no POS, com relatório de hospede na casa ou tela de consulta geral da reserva com status check-in.
- Conferência obrigatória entre THEX POS e VHF.
- Esse processo garante a consistência dos dados integrados.
- Motivo: Bater os dados e quantidade de contas.
- Vincular novamente as UHs que estavam associadas nas mesas, antes da execução da tarefa 3.
- Motivo: Garantir que o hóspede aparece e seja vinculado. Validar informações vinculadas.
- Vincular, novamente, a(s) conta(s) avulsa(s) de passante, do VHF, nas formas de pagamento do THEX POS.
- Realizar um lançamento em uma mesa vazia, para testar a integração dos consumo no VHF.
- Utilizar um CARD de UH.
- Utilizar uma conta avulsa.
- Utilizar uma conta de evento.
- Evidenciar as integrações.
- Evidenciar o funcionamento do Worker/robot.
- Evidenciar as operações via LOG do Worker.
- Evidenciar pela tela do plug-in do VHF.
- Para este teste,o Worker e Robot precisam ser pausados.
- Garantir que o Hotal Monitor esteja em funcionando e monitorando o Worker.
- Formalizar com o responsável do hotel, todo comportamento realizado até aqui.
04. Expectativa e Realidade em cada tarefa
Tarefa | Expectativa | Realidade |
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1 - Reforçar a comunicação, com o time dos PDVs, que a operação seria interrompida temporariamente após as 14h, e que as vendas serial realizadas com limitações na operação. |
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2 - Virar a chave do POS para o BT VHF. |
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3 - Imprimir os extratos das mesas que estiverem ocupadas com quartos ou sem quarto. |
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Orientações:
# Perto do horário agendado para o Go-Live, reforçar com os departamentos que utilizam o THEX POS, a janela em que não acontecerão as integrações.
##
# Orientar o cliente na impressão do extrato de todas as mesas.
## Mesas que estiverem vinculadas a um quarto e puderem ser encerradas para o debito ser realizado, facilitará no processo pós virada.
## Mesas que forem de passante e puderem receber um pagamento parcial, facilitará no processo pós virada. ## Os extratos servirão de apoio para as mesas que ficarem em aberto, para serem fechadas após a virada.
## Os extratos de mesas vinculadas a quartos, podem ser assinados pelo hóspede, para encerramento após a virada.
## Orientar o cliente: ### O THEX POS pode ser utilizado para gerar mesa, pedidos, realizar lançamentos em mesa, imprimir extrato.
### Após mudança da chave de VHF API para BT VHF, o estabelecimento não visualizará os CARDs das UHs, não conseguirá realizar fechamento de mesa/conta, tanto passante, quanto débito em quarto, conta avulsa ou eventos. E, emissão de NFCe.
### Em caso de rollback, será necessário desfazer a configuração do estabelecimento no THEX POS.
# Após realizar as orientações acima:
## Realizar a carga dos hotéis.
## Realizar a carga do complete rooms, pelo plugin. Subida de todas as UHs/Hóspedes/Empresas/contratos.
## Realizar a subida dos funcionários para fechamento em Consumo Interno.
### Para isto acontecer, no cadastro de funcionário, precisa informar o hotel em que o funcionário pode consumir, ou marcar a opção de que o funcionário pode consumir em qualquer um dos hotéis da rede.
### Estas informações estão na guia XXXX.
## Realizar a carga de uma conta avulsa.
### Carregar a conta de passante.
### Parametrizar esta conta nas formas de pagamento do POS.
### Deixar as demais contas para carregar sobre demanda/necessidade, ou após a virada.
### ATENÇÃO: As contas avulsas serão carregadas apenas se tiver números de dias preenchidos no parâmetro.
## Realizar a carga de uma conta eventos.
### No piloto, não foi feita carga das contas de eventos no dia da virada.
### Essa carga foi feita após a virada, sobre demanda/necessidade, em conjunto com o TI.
# Após concluir as cargas:
## Acessar o POS e desvincular as UHs e contas que estiverem vinculadas na mesa.
### IMPORTANTE: Esse processo precisa ser feito, para que o POS recupere as informações com a estrutura da nova integração.
# Forçar pelo Plugin a carga das UHs que receberam check-in.
# Deixar o Plugin do BT VHF em execução, com a tela aberta, na opção de Consumo Automático.
## Esta opção será responsável por “baixar” os consumos a cada 2 minutos.
## Baixas de consumo com tempo menor que este, serão realizadas pelo serviço do Worker.
# Acompanhar os lançamentos/fechamentos das mesas que ficaram abertas durante o processo de virada.
## Pontos que podem acontecer durante o acompanhamento:
### 1 - Não conseguir vincular uma UH à mesa.
### 2 - Não conseguir vincular uma conta avulsa à mesa.
### 2.1 - Contas avulsas não aparecem para forçar a “subida” no plugin do BT VHF.
### 3 - Não conseguir vincular um funcionário a um consumo interno.
Orientações:
### 1 - Acessar o Plugin do BT VHF, forçar a “subida” da UH na opção COMPLETEROOMS enviados.
### 2 - Acessar o parâmetro do BT VHF, verificar se existe número de dias para subir conta avulsa.
### 2.1 - Após parametrizar, acessar o plugin e forçar a carga da conta avulsa desejada.
### 3 - Acessar o cadastro do funcionário no VHF, Cadastro\Outros\Funcionários, e verificar o parâmetro que indica que o funcionário pode consumir no hotel, ou em qualquer hotel da rede. Em seguida, forçar a “subida” da conta do funcionário.
Conferência:
# Após realizar o processo das cargas, acompanhar a integração dos consumos.
## Realizar a impressão do Borderô de Débito e Crédito no VHF, com o PDV que foi lançado, e “ticar” os cupons impressos no POS com os lançamentos integrados e exibidos no Borderô.
Pontos técnicos que aconteceram durante a virada:
## Tivemos dois problemas no BT VHF que precisaram de ajustes na query e geração de nova bpl do Plugin.
## Após a carga FULL dos dados de quarto/conta/hóspede/empresa, o POS precisou de dois ajustes. E;
## Tivemos um problema para o POS gravar os consumos na fila.
Os pontos foram ajustados, e na sequência, as ações mencionadas nessa atividade foram realizadas.
IMPORTANTE: Os pontos técnicos sinalizados acima, foram os ofensores da virada que causaram o tempo de 6 horas de virada.
05. ASSUNTOS RELACIONADOS