USUÁRIOS
No TOTVS CRM, o cadastro do usuário identifica o usuário, de maneira exclusiva, por um nome de usuário, senha e perfil. Juntamente com outras configurações, o perfil determina quais ações o usuário pode realizar, quais dados pode ver e o que pode fazer com os dados. Determinando o papel, o perfil de acesso e o tipo de licença.
USUÁRIOS- USUÁRIOS
Neste módulo, você pode realizar o cadastro de usuários, para prosseguir com as configurações de acesso ao TOTVS CRM.
Como adicionar um usuário?
É possível cadastrar os usuários que irão trabalhar com o Totvs CRM. As licenças poderão ser ativadas conforme a necessidade do Usuário. Você poderá desabilitar as licenças em caso do Usuário não precisar mais utilizar o sistema e habilitar essas licenças para outro usuário.
⒈ Em Administrativo, na sessão de Usuários e selecione Usuários, clique em ADICIONAR.
2. No campo "Imagem" selecione uma foto para adicionar ao cadastro do usuário.
3. A flag ativo permite que o registro seja utilizado.
4. Preencha com o e-mail de acesso do usuário e defina uma senha, essa senha será utilizada para o primeiro acesso do usuário. O e-mail de acesso é obrigatório e deve ser único (não poderá haver dois cadastros com o mesmo e-mail). Já a senha poderá ser uma senha inicial padrão para todos os usuários.
Para a segurança do Usuário, recomendamos que após o primeiro acesso, o Usuário altere sua senha.
5. Preencha com o nome completo do usuário a ser cadastrado no TOTVS CRM; Esse campo é obrigatório.
6. Determine a(s) empresa(s) que o usuário pertence. Esse campo é obrigatório.
7. No campo código preencha com o código do usuário que está sendo cadastrado.
8. Na sessão endereço preencha com os dados: país, estado, cidade, endereço, CEP e fuso horário.
9. Para cadastrar os documentos de identificação do usuário, é necessário que os documentos estejam cadastrados nas configurações do Módulo Administrativo e vinculados a documentos do usuário.
10. Preencha com o número de telefone do usuário e selecione o tipo do telefone preenchido anteriormente. As opções disponíveis são: casa, celular, fax, trabalho, principal, whatsapp e outros.
Selecione ADICIONAR TELEFONE para cadastrar mais de um telefone ao cadastro.
11. Preencha com o e-mail do usuário e selecione o tipo de e-mail que foi preenchido anteriormente. Os tipos de e-mail disponíveis são: principal, profissional, pessoal e outro
O usuário pode adicionar quantos telefones e e-mails necessários.
12. Selecione o papel do qual o Usuário faz parte. O cadastro de papéis deverá ser feito em configurações no módulo Administrativo.
13. Selecione o perfil de acesso do Usuário. O cadastro de perfil de acesso deverá ser feito em configurações no módulo Administrativo.
14. Selecione o Grupo de usuários. O cadastro de grupo de usuário deverá ser feito em configurações no módulo Administrativo.
15. Selecione um idioma para o usuário.
16. Caso o usuário for utilizar o Totvs CRM pelo app "Meu CRM" a licença mobile deverá ser ativa.
17. Caso o usuário for utilizar o Totvs CRM pelo navegador a licença web deverá ser ativa.
Importante
Os usuários [email protected] e integra[email protected] não consomem as licenças contratadas. Estes usuários são utilizados para suporte e integração com sistemas terceiros respectivamente.
18. Para bloquear o usuário, ative essa flag. Apenas o bloqueio não liberará as licenças vinculadas a esse usuário.
Quando o Usuário estiver bloqueado, ele não terá mais acesso ao sistema. Porém suas atividades e oportunidades continuarão ativas.
19. Para salvar, clique em SALVAR e seu usuário estará devidamente cadastrado.
USUÁRIOS- PERFIL DE ACESSO
O módulo Perfil de acesso é uma importante ferramenta para a gestão das permissões de acesso de cada usuário, ele garante que o Usuário acesse somente os módulos e realize com as ações de acordo com a sua necessidade e função.
No TOTVS CRM, existem modelos de perfis de acesso, que são sugestões de acordo com as personas que o sistema disponibiliza para algumas funções. Caso considere necessário, você pode criar perfis de acesso personalizados ou alterar as permissões. As funcionalidades devem ser compatíveis com a persona, então o usuário deve ajustar de acordo com a necessidade.
Importante
Certifique-se do pacote contratado, uma vez que, em casos de trocas de perfis de acesso (trocas de personas) de licença não contratados previamente, haverá acréscimo na mensalidade.
Importante
Personas e suas Características
Quem são as Personas e o que elas podem fazer com o TOTVS CRM
Master
Quem é o Master na sua empresa?
É a persona que atua como uma figura de liderança e estratégia no âmbito comercial. Essa figura está continuamente planejando, organizando e analisando MÉTRICAS para tomadas de decisões.
Seu foco é:
Análise de performance de times e de mercados;
Gestão da taxa de conversão;
Gestão de Metas, e
Garantia de crescimento sustentável.
Como ele exerce seu papel no CRM?
Cria estratégias e regras de segmentação de Leads e Clientes, permitindo ações direcionadas de acordo com campanhas eficientes que aumentem a conversão e o market share. Faz gestão de equipes e territórios de atuação. Elabora o planejamento estratégico alinhando objetivos com demandas. Mentoria no mapeamento e automação de fluxos de trabalho para que nada seja esquecido. Avalia o desempenho, identificando pontos de gargalo no funil de vendas. E faz a gestão de retenção e performance de clientes.
Seller
Quem é o Seller na sua empresa?
É a pessoa que atua diretamente nas vendas transacionais, é o chamdo Field Sales (vendendo que vai a campo), realizando atendimentos, identificando oportunidades e gerando vendas. Sua vocação é VENDER, usando todos os canais disponíveis.
Como ele exerce seu papel no CRM?
Pesquisa e adiciona oportunidades para atendimentos. Higieniza, enriquece dados e indica origem de forma rápida e automatizada. Centraliza todas suas tarefas e eventos com seus contatos na agenda. Gera ordens de vendas do seu celular ou tablet com mais qualidade e agilidade. Acompanha as vendas realizadas e prospecção de recompras.
Creator: Faz parte da Tecnologia. Fornece todo o apoio técnico necessário para tornar a experiência do CRM mais aderente ao negócio da empresa.
Promoter
Quem é o Promoter na sua empresa?
Pode fazer parte do time de Marketing da sua companhia, faz parte da pré-venda. É a pessoa responsável por localizar, identificar e atrair seus potenciais clientes, gerando interesse e criando urgência sobre aquilo que você soluciona, seja produtos ou serviços.
Os seus leads estão concentrados no mundo digital, visitando seu site, redes sociais e diversos canais. Com todo seu poder em mãos, o Promoter gera demandas e enche o topo do funil de vendas para que seu time comercial atenda e converta em bons negócios.
Como ele exerce seu papel no CRM?
Pesquisa e adiciona smart leads para uma prospecção mais eficiente. Sanea, enriquece dados e indica a origem de forma rápida e automatizada. Dispara campanhas segmentadas com conteúdo rico para atrair Leads. Acompanha audiências nas redes sociais, para ter e gerar dados, para uma atuação estratégica no relacionamento. Executa atividades de conexão e qualifica o Lead.
Executive
Quem é o Executive em sua empresa?
É a pessoa que faz a venda consultiva, gera valor no relacionamento com o cliente, entendendo as reais necessidades e oferecendo soluções. Seu poder é Negociar, se relacionar e converter bons negócios com seus clientes. Seja por telefone, e-mails, reuniões online e presenciais.
Como ele exerce seu papel no CRM?
Recebe Leads qualificados e vincula oportunidades para os potenciais clientes. Agenda compromissos de demonstrações, reuniões e follow up. Faz a gestão de seu pipeline de oportunidades, cria propostas e envia diretamente do CRM. Acompanha e organiza a evolução de suas oportunidades e conversão de novos negócios. Faz a gestão de sua base com análise de retenção cross e upsell.
Como criar um perfil de acesso?
⒈ Em Administrativo, na sessão de Usuários, selecione Perfil de acesso.
2. Para adicionar um perfil de acesso, selecione Adicionar.
3. No campo descrição, insira o nome do perfil de acesso.
4. O campo ativo determina se o perfil de acesso poderá ou não ser utilizado.
5. As funcionalidades são os módulos contratados no Totvs CRM que podem ter as ações de acesso alteradas.
6. Para acessar as ações dos submódulos, clique na flecha ao lado da principal funcionalidade.
Ao selecionar um módulo ou submódulo, as ações são disponibilizadas para que possam ser selecionadas para determinada funcionalidade das permissões de cada módulo.
Cada módulo e submódulo têm respectivas ações, que são definidas de acordo com os processos de cada funcionalidade, dessa forma, as ações podem ou não ser iguais às de outras funcionalidades.
7. As ações são definidas de acordo com o processo que cada módulo será executado.
8. Para selecionar as ações para os usuários do perfil de acesso, clique na flecha localizada ao final da linha do módulo ou submódulo.
Ao selecionar uma ação no módulo principal, a mesma ação também será refletida nos submódulos.
9. Selecione Salvar para que as ações/permissões do perfil de acesso sejam salvas.
Perfil de acesso Admin não pode ter suas permissões alteradas.
USUÁRIOS- PAPÉIS
Para definir a estrutura da hierarquia, você precisa cadastrar os papéis dos usuários e definir para quem esse papel reporta.
Como adicionar papéis?
⒈ Em Administrativo, na sessão de Usuários, selecione Papéis.
2. Na tela principal clique em adicionar.
3. Na descrição, o usuário precisa descrever o papel, ou seja o nome da função.
4. Na sequência, selecionar a quem se reporta.
5. Após isso, selecione os usuários.
Cada usuário pode ter apenas um papel. Em caso de vincular o usuário em outro papel, automaticamente ele é desvinculado do papel anterior.
◉ A visualização pode ser em formato de lista ou em organograma.
◉ Ambas as opções possuem a alternativa de adição e exclusão de usuários.
Usuários sem papel vinculado ficam fora da hierarquia. Por consequência, todo e qualquer parâmetro para dados não é refletido para esse usuário, e fica automaticamente com acesso privado a registros e só tem visibilidade se a política estiver pública.
USUÁRIOS- GRUPO DE USUÁRIOS
O grupo de usuários simplifica o processo das estruturas organizacionais e das permissões. Além disso, a ferramenta tem função de segmentar equipes, assim você pode atribuir permissões e compartilhamentos para determinados grupos de usuários que são utilizados para diferenciar nichos ou setores específicos nos quais o usuário pertence.
Por exemplo, caso você tenha equipes de vendas, marketing e liderança, é possível definir grupos para cada setor e ao vincular ele aos usuários é possível realizar permissões de visualização dos indicadores de acordo com o grupo de usuários definido.
Essa funcionalidade impacta no cadastro de usuários e na liberação dos dashboards do analytics.
Como adicionar grupos de usuário?
1. Em Administrativo, na sessão de Usuários, selecione Grupos de Usuário.
2. Para adicionar um grupos de usuário, selecione Adicionar.
3. A tag ativo, permite que o grupos de usuário seja utilizado para ser vinculado no cadastro de Usuário.
4.No campo descrição, você nomeia o grupos de usuário que está sendo cadastrado.
5. Selecione SALVAR para que o cadastro de grupos de usuário seja salvo.
USUÁRIOS- DOCUMENTOS DO USUÁRIO
Nesta funcionalidade você realiza a vinculação do registro de documentos para que eles sejam utilizados no cadastro de usuários. Assim que vincular um documento de usuário ao cadastro, você encontrará este documento em um campo correspondente dentro do cadastro de usuário na sessão "Documento de Identificação".
Como adicionar um documento do usuário?
1. Em Administrativo, na sessão de Usuários, selecione Documentos do usuário.
2. Selecione ADICIONAR no canto superior direito da tela.
3. A flag ativo, se estiver selecionada, o documento estará disponível no cadastro de usuário.
4. A flag com o campo obrigatório determina se o registro é ou não de preenchimento obrigatoriamente.
5. No campo documentos de identificação, selecione o documento de identificação correspondente ao documento que estará no cadastro de usuários.
6. Selecione Salvar para que o cadastro de documento de usuário seja refletido no cadastro de Usuários no Totvs CRM.
Neste artigo
Responsáveis pelo conteúdo
Autor | Product Owner |
|---|---|
| Daniely Paz/Quezia | Bruna Charnovski |
Visão Geral
Import HTML Content
Conteúdo das Ferramentas
Tarefas