Conciliador Backoffice - CTBA940 - P12 - Contabilidade Gerencial

01. VISÃO GERAL

A Conciliação de dados é uma técnica que realiza o cruzamento (match) de dados na origem e destino, realizando comparações e verificando divergências e consequentemente causando a diminuição de erros, falta ou redundância de dados, promove ganhos como aumento da precisão, facilidade nos fechamentos, evitar fraudes e possibilidade de correções.

Dependendo do volume de movimentações da empresa, essas conciliações podem durar horas, dias ou semanas para serem concluídas, além de estarem sujeitas ao erro humano quando são realizadas manualmente. O Conciliador Backoffice solucionará esses problemas para que as conciliações sejam feitas de maneira rápida e fácil, com uma grande redução de riscos de erros na hora da execução.

O Conciliador também atende a demanda de todos os módulos através de um wizard configurável, o WIZARDUUID onde as informações de origem e destino poderão ser inseridas e utilizas para cruzamento de informações, sendo elas, tabelas envolvidas, filtros utilizados, regras de matchs, campos apresentados e condicionais para consultas.

02. PRIMEIROS PASSOS

02.1 CONFIGURAÇÃO INICIAL

Para que seu ambiente esteja preparado para a utilização desta rotina pela primeira vez, é necessário executar o wizard de configuração inicial, o WIZARDUUID.
Confira a documentação de preparação do ambiente Protheus para o conciliador abaixo, onde estará detalhado cada passo a ser executado.

• • Conciliador Backoffice - Configuração e Instalação

02.2 PORTA MULTI PROTOCOLO

Para a utilização do conciliador, é necessária a ativação da porta multi protocolo no appserver.ini do seu ambiente Protheus.

• • Na seção GENERAL, deve-se incluir a chave “App_Environment”, cujo valor deve ser o nome do ambiente que os serviços rodarão. 
  • Na seção DRIVERS, deve-se habilitar a porta multiprotocolo na chave “MultiProtocolPort” com o valor = 1.
  • Por padrão a conexão SSL está ativa na porta multiprotocolo, os detalhes das configurações estão disponíveis na documentação Application Server - Porta Multiprotocolo. Para desabilitar a conexão por SSL é necessário informar a chave “MultiProtocolPortSecure = 0”

Para mais informações sobre essa configuração acesse a página Application Server - Porta Multiprotocolo.

Exemplo:

02.3 FILIAIS

Para selecionar as filiais a serem utilizadas, confira a documentação detalhada abaixo de seleção de filiais no Conciliador.

Seleção de filiais - Conciliador

As filiais ficarão gravadas por usuário, portanto não será necessário selecionar as filiais em todas as vezes que acessar o Conciliador.

02.4 BUSCA DE DADOS EM CONCILIADOR E DASHBOARD

Para utilizar o conciliador e o dashboard será necessário passar pelos passos listados abaixo nos subtópicos, Configuração de Conciliação e Filtros. São nessas etapas que serão selecionadas as tabelas e os filtros para realizar a busca dos dados da conciliação. A busca de dados no conciliador e dashboard são semelhantes, para ambos é necessário informar as tabelas a serem consultadas e os filtros dos dados.

Conciliador é a funcionalidade em que serão feitas as conciliações entre os registros, já na funcionalidade dashboard será exibido de forma mais objetiva e resumida o progresso da conciliação entre as tabelas selecionadas, de acordo com os filtros.

02.4.1 CONFIGURAÇÃO DE CONCILIAÇÃO

O usuário deverá informar a Configuração de Conciliação (Match Setting) que determinará os dados que serão conciliados. As configurações que serão exibidas para escolha neste campo são importadas por meio do Wizard de Configuração Inicial, caso ainda não tenha executado o wizard, acesse a documentação e veja como executar.

02.4.2 FILTROS

Após informar a configuração de conciliação, o próximo passo é informar os filtros desejados para a busca de dados da conciliação selecionando o botão 'Ver Filtros'. Os filtros serão montados de acordo com os campos das tabelas a conciliar da configuração de conciliação, selecionada no passo anterior.

O conciliador guarda o ultimo filtro utilizado pelo usuário na configuração selecionada, ou seja, na próxima vez que o usuário for utilizar uma configuração já utilizada anteriormente, os filtros serão montados já com o conteúdo da última aplicação, mas permitindo a alteração de qualquer campo.

Nos filtros 'maior igual a' e 'menor igual a' o usuário pode informar um intervalo de dados, no exemplo abaixo serão buscados os registros entre o dia 10/10/2021 e 12/10/2021. Os campos do filtro abaixo são do tipo 'Data', estes campos sempre estarão com um ícone de calendário no canto direito.

O Exemplo abaixo é um filtro 'maior igual a' e 'menor igual a' com campos do tipo 'Valor'. Quando os campos são do tipo 'Valor', estarão com um ícone de cédula no canto esquerdo.

Caso queira buscar dados com qualquer valor com este tipo de campo, basta deixar os dois campos em branco.

Quando não houver nenhum ícone no campo do filtro, o campo é do tipo 'Caractere',

Caso queira buscar todos os dados considerando este tipo de filtro, é só informar o campo 'maior igual a' em branco, e o campo 'menor igual a' com conteúdo 'ZZZZZ' de acordo com o tamanho comportado no campo, conforme o padrão de filtros já utilizado nos relatórios do Protheus

Já nos filtros do tipo 'esta contido em', é possível informar 1 ou mais registros específicos do campo. Para informar mais de um registro é necessário separa-los por vírgula.

Ao aplicar os filtros, será realizada a busca dos dados nas tabelas de origem e destino.

Consulta padrão.

02.4.3 TOTALIZADOR CONFORME RAZÃO CONTÁBIL

      Caso necessite realizar a conciliação por conta, centro de custo ou outras entidades contábeis em uma conciliação que envolva a tabela de Lançamentos Contábeis (CT2), é possível alterar o comportamento dos totalizadores no momento de aplicar o filtro.

      Para isso, é necessário informar uma entidade contábil nos filtros e marcar a pergunta 'Totalizar conforme Razão Contábil' como 'Sim'. Lembrando que a pergunta só será exibida em configurações de conciliação que envolva a tabela de Lançamentos Contábeis.

      No exemplo abaixo foi utilizada a conta contábil nos filtros.

      Na tela de conciliação, o totalizador irá considerar a conta informada no filtro, e realizar a totalização com foco na conta, ao invés de totalizar todos os lançamentos da tabela.

03. CONCILIADOR

03.1. DADOS

Após a aplicação dos filtros, o próximo passo para a conciliação de dados é realizar os matchs entre os dados de origem e destino

Os matchs são realizados de duas formas, manual ou automática.

Automática: São matchs realizados de forma automática pelo sistema. Funcionam da seguinte forma:
Caso os registros encontrados na busca de acordo com os filtros utilizados, enquadrem-se em uma regra de match cadastrada na tabela QLB (QLB_REGMAT). A rotina já realizara o match, e caso o usuário aplicar a conciliação, o registro será conciliado.

Manual: São os matchs que são realizados pelo usuário selecionando um registro de origem e destino manualmente. Só é necessário realizar matchs manuais em registros que não se enquadraram em nenhuma regra de match da configuração de conciliação utilizada.

03.1.1 DADOS DA CONCILIAÇÃO

A aba Dados da Conciliação exibe todos os dados que foram encontrados pelo filtro da conciliação e que contém matchs realizados, sejam matchs de forma automática ou manual.

Na parte inferior da tela, uma barra de progresso em que é possível saber a porcentagem de matchs realizados em relação ao total de registros encontrados. Ao passar o mouse pela barra, é exibido a porcentagem dos registros conciliados e não conciliados.

03.1.2 OPÇÕES DE FILTROS NA TELA DE CONCILIAÇÃO

Para encontrar algum item nas tabelas de conciliação, existem dois tipos de filtros:

• • • Filtro Simples: Permite selecionar um campo e pesquisar pelo seu conteúdo
    • Filtro Avançado: Esta busca ira filtrar os registros da tabela, permitindo informar 1 ou mais campos no filtro, desde que estejam disponíveis em tela. Ao clicar no botão de 'Busca avançada', localizado na parte superior de cada tabela. Será aberta a busca ao lado direito da tela, com os campos da tabela selecionada.

Ao informar 1 ou mais campos e clicar em 'Aplicar', a tabela será filtrada de acordo com os parâmetros da busca. Não é necessário informar todos os campos.

Só é possível utilizar um tipo de busca por vez, ao aplicar o filtro da 'Busca avançada' os campos de filtro padrão do Conciliador ficarão bloqueados, até que os filtros da busca avançada sejam retirados por meio do botão 'Limpar' que ficara posicionado no mesmo local do campo 'Busca avançada'.

03.1.3 VISUALIZAR DETALHES DA CONFIGURAÇÃO NA TELA DE CONCILIAÇÃO

Caso seja necessário conferir alguma etapa da configuração no meio de uma conciliação, não é mais necessário sair da conciliação para acessar o setup. Por meio do atalho que fica na parte inferior da tela de conciliação, ao acessar, será aberta uma janela com a visualização da configuração, semelhante a visualização do setup. A tela de visualização será aberta na etapa de 'Totais', porém todas as etapas do setup estarão disponíveis para navegação

Ao fechar a tela de visualização da configuração, o sistema retornara para a conciliação, sem perder os matchs já realizados.

03.1.4 DIVERGÊNCIA DE CONCILIAÇÃO

     Para auxiliar a análise da conciliação, foi desenvolvido o identificador de divergências de conciliação que destaca de forma visual os registros que realizaram match entre eles, porém estão com valores divergentes nas tabelas.

     Foram adicionadas duas novas legendas de match além das já existentes, 'Automático divergente' e 'Manual divergente'.

• • • Automático divergente: Um match realizado pelo próprio sistema, com valores divergentes entre os dois registros.
    • Manual divergente: Um match realizado pelo próprio usuário, com valores divergentes entre os dois registros.

    Desta forma além do totalizador da conciliação que já pode indicar uma possível divergência de valores na conciliação, também será identificado individualmente cada registro que esteja com o valor divergente de seu par. Facilitando a localização para a posterior correção.

    No exemplo abaixo, é possível identificar de forma muito mais pratica, quais matchs estão com valores divergentes. No caso o Id Match '0010000000003' e '9990000000001', com as legendas 'Automático divergente' e 'Manual divergente', respectivamente.

Assim como com as outras legendas, é possível filtrar os novos tipos de match

03.1.5 DADOS NÃO ENCONTRADOS

A aba Dados não Encontrados exibe todos os dados que foram encontrados pelo filtro da conciliação, mas ainda não possuem matchs realizados.

Para realizar matchs entre a tabela de origem e a tabela de destino, basta selecionar os registros correspondentes de cada tabela.

Ao selecionar algum dado, será habilitado na parte inferior da tela, a janela de detalhamento dos registros selecionados, basta clicar na palavra 'Registro(s) selecionado(s)', conforme o exemplo abaixo. Será exibido uma pequena janela com os detalhes dos registros selecionados.

Ao clicar em 'Aplicar match', é exibida uma mensagem de confirmação para efetuar o match manual. Após a confirmação, os dados são atualizados e passam a ser exibidos na aba 'Dados da Conciliação'.

03.1.6 TOTALIZADORES

Exibe as regras de totalização definidas na configuração de conciliação, totalizando todos os registros com match para conciliação (Todos registros contidos em "Dados da Conciliação").

Caso os valores dos totalizadores da tabela de origem e destino estejam com valores divergentes, ao conciliar a mensagem de confirmação também fará um alerta como este abaixo.

03.2 APLICANDO CONCILIAÇÃO

Depois de realizados os matchs, o usuário poderá aplicar a conciliação, clicando no botão na parte superior direita da tela. Para aplicar conciliação, é necessário ter ao menos 1 match realizado.

Após a confirmação da conciliação serão gravados registros na tabela QLC (Conciliação) e QLD (Itens da conciliação). A coluna de 'Conciliado' será atualizada de 'N' para 'S' e a barra de progresso de conciliação será atualizada com a nova porcentagem de conciliação. Também será exibida uma mensagem para o usuário informando que a conciliação foi realizada com sucesso na parte inferior da tela.

A barra de progresso de conciliação localizada abaixo das tabelas considera o total dos registros encontrados pelo filtro, ou seja, os itens contidos na aba 'Dados da conciliação' somando se aos itens contidos na aba 'Dados não encontrados'.
Ao aplicar a conciliação, será calculada a porcentagem de registros encontrados no filtro que foram conciliados e a porcentagem dos registros que não foram conciliados nesta configuração.

Caso a barra fique totalmente azul, significa que todos os registros da respectiva tabela já foram conciliados, e não há mais nenhum registro restante na aba 'Dados não encontrados'.

03.3 CANCELAR MATCH

Para cancelar match, clique no ícone semelhante a este que está à esquerda das tabelas, será exibido um sub-menu com a opção 'Cancelar Match'. O processo ira cancelar todos os matchs que contidos no ID Match selecionado.
Após cancelar, os itens cancelados serão exibidos na aba 'Dados não encontrados', a barra de porcentagem é atualizada.

Caso os itens cancelados já estiverem conciliados, serão deletados da conciliação e voltarão a ser disponibilizados para novas conciliações.

03.4 EXPORTAR DADOS

É possível realizar a exportação dos dados para excel. Basta selecionar a opção 'Exportar Dados' na parte superior da tela.

O arquivo contém todas as colunas das tabelas de origem e destino, além do campo com o código de conciliação (CODCON).
Para facilitar a localização dos matchs, o arquivo já é gerado com PROCV.

Registros ainda que já possuam matchs, mas que ainda não foram conciliados ainda, estarão com o campo CODCON em branco.

Registros que possuam mais de uma linha de match na tabela oposta.

Na aba de 'Dados não 'Encontrados' serão mostradas duas abas no excel, na primeira aba, estarão os dados da tabela de origem (tabela a esquerda), na segunda aba estarão dados da tabela de destino (tabela a direita).

04. DASHBOARD

04.1 VISÃO GERAL

No modo de uso Dashboard será apresentado uma visão resumida e objetiva do status das conciliações, de acordo com os filtros e configurações de conciliação selecionados.

04.2 DASHBOARD

Após a aplicação dos filtros, são apresentados em tela em forma de gráficos a porcentagem de registros conciliados e a forma de conciliação desses dados, tanto da tabela de origem, quanto da tabela de destino definidos na configuração de conciliação selecionada.

Serão exibidos 4 cards.
2 cards para exibir a porcentagem de registros conciliados do total de registros encontrados no filtro, 1 para cada tabela.
2 cards para exibir a porcentagem de registros conciliados de forma automática e a porcentagem de registros conciliados de forma manual, 1 para cada tabela.

No exemplo abaixo, 90% dos registros na tabela SE1 e CT2 foram conciliados, faltam 10% a serem conciliados. Além disso, é exibido que do total de registros conciliados na SE1 e CT2, 88,89% foram feitos de forma automática e 11,11% foram feitos de forma manual.

05. GERENCIAR

05.1 VISÃO GERAL

Esta documentação servirá como guia para a utilização do Gerenciar no Conciliador. O Gerenciador permite a visualização, conferência e exclusão das conciliações realizadas.

Para acessa-la o usuário deve clicar no menu 'Gerenciar' em qualquer tela do conciliador.

05.2 GERENCIAR CONCILIAÇÕES

Na tabela exibida é possível verificar todas as conciliações realizadas pelo Conciliador.

05.3 FILTROS

É possível pesquisar a conciliação por qualquer umas das informações exibidas em tela.

05.4 VALIDAR / EXCLUIR

Clique em "Validar /  Excluir", o sistema vai listar todos os registros das tabelas de origem e destino conciliados sobre aquele registro.

05.5 EXCLUIR UMA CONCILIAÇÃO REALIZADA

Permite que seja realizado o cancelamento de matchs individualmente por meio da opção gerenciar, anteriormente só era possível excluir toda a conciliação e seus itens.

Ao selecionar uma conciliação e acessar a opção Excluir/Validar, será possível ver que há uma caixa de seleção na primeira coluna da tabela. Ao clicar em algum item, automaticamente o sistema selecionará também o item relacionado na tabela oposta e o botão 'Excluir conciliação' será substituído pelo botão 'Excluir item(s)'.

Ao clicar em Excluir item(s)', serão excluídos apenas os itens selecionados

  Caso deseja sair da tela clique em 'Cancelar' e você será redirecionado para a tela de origem. 

06. SETUP

• Clique aqui para abrir a documentação do Setup do Conciliador

07. TABELAS UTILIZADAS

• QLB - Conciliador Backoffice - Chaves 
  
• QLC - Cabeçalho da Conciliação  
  
• QLD - Itens da Conciliação  
  

08. ASSUNTOS RELACIONADOS

• Campos UUID no DBAccess

• Recalculo do custo médio 

  Importante

  Ao executar a rotina de recalculo do custo médio e refazer os lançamentos contábeis já conciliados a rotina irá marcar os registros conciliados nas tabelas QLD e QLC como deletados.