Objetivo
Este documento foi elaborado para informar aos usuários-chave da área Educacional do SENAI DN sobre as funcionalidades que possibilitarão aos alunos dos cursos do Template Digital, façam reservas de recursos, laboratórios e mentoria.
Será apresentada uma visão prática do processo e cadastros educacionais, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades do Sistema. O material orienta a execução das atividades para garantir que todo o Processo Educacional mapeado durante o Projeto seja contemplado.
Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave para o Template Digital, SENAI DN.
Metodologia
Este material tem como base a visão prática e completa do Processo Customizado da área Educacional através da Customização existente – Extração de dados para o Google FS007919. A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional e TOTVS Aprovações e Atendimento. Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no Sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe.
- Liberação dos menus customizados na árvore de perfil:
Os parâmetros da integração Google, devem ser liberados nas permissões de perfil dos usuários.
Serviços Globais | Perfil | Educacional | Sistema Industria | Integração Google:
Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.
É necessário informar os Parâmetros da Integração Google, disponível no Menu:
TOTVS Educacional | Sistema Industria | Integração Google | Parâmetros
Detalhes dessa parametrização clique aqui.
3. Parâmetro Coligada Template Digital:
O usuário deverá informar qual a coligada que será considerada para ações do Template Digital.
Disponibilizado no menu TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Gestão CNI | Parâmetros Gerais:
Esse parâmetro é armazenado por Coligada.
4. Cadastro de Recursos:
Os Recursos deverão ser cadastrados na interface nativa disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Auxiliares | Recursos.
5. Cadastrar os atendimentos:
O DN realizará o cadastro dos tipos de atendimentos de solicitação de reservas (recursos, laboratório e mentoria), na base de dados, considerando parâmetros conforme definidos no documento MIT043 - Plano de Configuração.
Atendimentos serão criados no Menu TOTVS Aprovações e Atendimento | WorkFlow | Tipos .
Atenção
Cada solicitação de reserva, deverá ter seu próprio atendimento, sendo elas : Reserva de Recursos, Reserva de Laboratório e Reserva de Mentoria.
6. Disponibilizar os Tipos de atendimentos no Portal do Aluno:
Após cadastro e configuração dos atendimentos, é necessário que os mesmos sejam liberados para acesso do aluno no Portal Educacional.
Os alunos terão acesso aos atendimentos no Menu requerimentos do Portal:
Para o Template Digital, serão utilizados Parâmetros já existentes na Integração Google e outros que foram criados na interface.
Neste documento detalharemos os novos parâmetros.
TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração Google | Parâmetros.
Solicitações:
Neste parâmetro, o usuário deverá informar quais os tipos de atendimentos que serão considerados para exportação de reservas para o Google.
Esse parâmetro estará visível apenas para o Coligada Template Digital.
Processo customizado para possibilitar que seja adicionado dias da semana e horários de disponibilidade dos registros de recursos cadastrados na interface nativa disponível em:
TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Auxiliares | Recursos.
O usuário seleciona o Recurso e executa o Processo customizado:
Na tela do processo é preciso configurar os dias e horários nos quais os recursos poderão ser agendados, conforme abaixo:
O processo deverá ser executado para um recurso de cada vez.
No final da execução do processo, a customização irá gravar os dados disponíveis para agendamento considerando os dias da semana selecionados, horário de início e fim e intervalo entre os horários. Os dados serão gravados e estarão disponíveis para visualização do usuário em anexo customizado conforme descrito no próximo item.
Atenção
Nos processos executados para um período onde já existam horários alocados por uma execução anterior, as alocações anteriores serão preservadas e não sofrerão quaisquer alterações. Somente serão alocados recursos em dias da semana /horários que ainda estejam disponíveis.
O anexo customizado 'Disponibilidade de Recursos', permite que o usuário visualize a relação das disponibilidades de agendamentos que foram executadas no item anterior (Alocar recursos e horários).
1- Quando um aluno faz a solicitação através do Portal, o usuário/atendente, receberá a solicitação e fará o atendimento através do TOTVS Aprovações e Atendimento.
2- O usuário/atendente consultará a disponibilidade do horário no anexo customizado e preencherá os parâmetros do atendimento (informando data de início e fim, hora de inicio e hora fim).
3- O horário será reservado (excluído do anexo de disponibilidade manualmente) e o atendimento finalizado.
O anexo estará disponível na interface nativa de recursos, disponível no TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Auxiliares | Recursos.
Atenção
Esta visão será apenas de leitura e exclusão, não possibilitando ao usuário fazer qualquer tipo de inclusão de registros. A inclusão dos registros será feita através do processo descrito no item: 'Processo para alocar Recursos e Horários'.
O processo de Exportação de Recursos, enviará uma lista com os dados de reserva (de recursos, laboratório ou mentoria) para que o GOOGLE inclua no calendário do aluno.
Para realizar essa exportação, utilizamos o processo de Exportação de Dados, já existente no escopo TOTVS Educacional x Extração de dados para Google.
Interface disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração Google | Exportação de Dados.
Toda vez que o processo for executado, a customização irá identificar registros aptos a serem enviados para API SENAI, que irá inserir no calendário do aluno no Google, a data de reserva feita.
Serão considerados aptos:
1 - Atendimentos Vinculados ao aluno: Aluno que tenha conta Google gerada (SALUNOCOMPL.EMAILGOOGLE) com registros de atendimento dos tipos definidos em ‘Solicitações’ ( Parâmetros), cujo atendimento esteja com o status igual a ‘Concluído confirmado’.
2 - Data da reserva: customização irá verificar se o campo ‘Parâmetros' do atendimento (HPARAMETROATENDIMENTO) está preenchido com a data e hora referente a reserva feita pelo aluno no TOTVS Aprovações e Atendimento.
Com essas informações, a API do SENAI será responsável por inserir no calendário do aluno no Google, a data de reserva feita para laboratórios.
Atenção
Ao final do processamento, os registros serão gravados no monitor de Log já existente no escopo do projeto TOTVS Educacional x Extração de dados para Google.
A interface de log poderá ser visualizada no menu TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração Google | Log.
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