TOTVS Varejo Franquias e Redes

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1. Visão Geral

Objetivo

O objetivo deste material é capacitar o usuário na utilização da ferramenta TOTVS Varejo Franquias e Redes - Retaguarda,  para que os processos do dia a dia sejam realizados de forma prática e eficiente. Você observará que, além de detalharmos como operacionalizar a ferramenta, reunimos diversos conceitos de gestão e também melhores práticas.

Para facilitar o seu aprendizado, separamos a solução por gestões que abrangem a solução:

  • Gestão de Cadastros: Aba Global
  • Gestão de Compras: Aba Suprimentos
  • Gestão de Estoque: Aba Estoque
  • Gestão Fiscal: Aba Fiscal
  • Gestão de Vendas: Aba Comercial
1. Conceito das Gestões

Com o detalhamento e entendimento das macrogestões, será muito mais fácil utilizar o Retaguarda para otimizar os processos de loja no seu dia a dia. 

Detalharemos cada aba do sistema, cada funcionalidade e cada tela, para que você aprenda o que fazer e como fazer, lembrando que a nossa premissa é a gestão da loja. Afinal, com o uso do TOTVS Varejo Franquias e Redes você fará uma gestão eficiente do seu negócio.

Essas gestões estão interligadas, ou seja, não funcionam isoladamente e dependem uma das outras para perfeito funcionamento.

Fazendo uma analogia, elas funcionam como engrenagens: 

Se você quer vender produtos (Gestão de Vendas), é necessário ter estoque nas prateleiras (Gestão de Estoque), que precisa ser constantemente reabastecido (Gestão de Compras).

Este exemplo simples demonstra a importância da integração das macrogestões para realizar a gestão completa da loja. Mas como as macrogestões impactam no seu dia a dia? Falaremos a seguir sobre cada uma delas.

A Gestão de Vendas envolve todo o processo comercial. Gerir as vendas é todo o esforço empreendido em identificar demandas e a melhor forma de atendê-las.

Os reflexos positivos de uma boa Gestão de Vendas são notados pelo crescimento do negócio, entendendo que é possível VENDER MAIS usando cada vez MENOS recursos. Ao contrário, quando existe uma má Gestão de Vendas, a VENDA tem um valor significativo, porém a operação de venda CUSTA MAIS, o que reflete na baixa rentabilidade do negócio.

O TOTVS Varejo Franquias e Redes - Retaguarda irá auxiliar sua Gestão de Vendas por meio dos relatórios e consultas de vendas, que fornecem para você os insumos necessários para elaborar uma estratégia nessa área a partir de práticas muito mais apuradas. Isso vai gerar maior produtividade por consulta, com uma maior produtividade por categoria. Vamos ver como é isso na prática?

Na prática

Você faz um acompanhamento da Gestão de Vendas da sua loja com o Retaguarda e avalia que, em uma das suas lojas, o "Vendedor A" vende 50% a mais de uma determinada categoria de produtos, comparando-a com o segundo colocado do ranking. O que é possível refletir sobre esta informação?

"É possível constatar que o "Vendedor A" tem uma quantidade de item por cupom e uma venda financeira maior. Qual a estratégia do "Vendedor A"?  Se o vendedor vende todas as categorias da loja, mas se apoia em determinada categoria para ter um cliente fiel e recorrente. Esta análise só é possível por meio do acompanhamento e execução de uma Gestão de Vendas eficiente."

A Gestão de Estoque abrange tanto a Gestão de Vendas quanto a Gestão de Compras. Para o varejo como um todo, podemos fazer uma analogia na qual o estoque é o coração da gestão da loja, pois sem produtos nas prateleiras não existe venda.

Podemos dizer que Gestão de Estoque é uma aplicação onde o franqueado investiu seu dinheiro. O retorno desta aplicação é flutuante, dependerá da sua efetiva Gestão de Estoque. Se você tem quantidades de produtos elevadas em estoque, o dinheiro SAI para pagar custos operacionais e de manutenção de estoques. Ao contrário, se você tem quantidades abaixo da demanda que os clientes precisam, não ENTRA dinheiro.

Não ter produtos em estoque significa perder venda e, por isso, dinheiro. Mas ter muita mercadoria parada significa dinheiro parado, sem render e comprometendo o fluxo de caixa da empresa. Para que isso não aconteça, devemos ter rotinas que permitam um conhecimento preciso das quantidades que entram, ficam e saem do estoque.

Com a Gestão de Estoque do Retaguarda, você consegue informações confiáveis em tempo hábil para a tomada de decisão e, com isso, pode definir estratégias importantes, como:

  • Posição de Estoque Físico total por loja
  • Posição de Estoque Físico financeiro
  • Produtos mais vendidos
  • Cobertura de Estoque
  • Análises de pagamento, e muito mais!

A Gestão de Compras determina um controle sobre O QUE comprar, QUANTO comprar e COMO pagar. Para não gerar impactos negativos na Gestão de Estoque e Gestão de Vendas, é importante realizar a previsão de vendas de forma eficiente, colocando os fatores de crescimento.

Como você percebeu, as gestões se complementam dentro do processo de gestão de loja. Em diversos momentos pontuaremos as interdependências das funcionalidades no Retaguarda. 

Após o aprofundamento nas macrogestões do Live, você compreenderá todos os processos desta ferramenta e como eles estão relacionados. A figura a seguir exemplifica essa integração:

Demais Gestões

As gestões de cadastro, financeira e fiscal detalharemos no manual de cada gestão. 

2. O que é o TOTVS Varejo Franquias e Redes

É um sistema de loja e retaguarda gerencial, que tem por finalidade auxiliar a gestão de negócio das Franquias e a interação entre Franqueado e Franqueadora, armazenando os dados de cada loja em um servidor com alto nível de segurança, além da disponibilidade de consulta Online (Cloud) 24 horas por dia.

Com recursos especializados para Franquias e Redes como:

  • Visibilidade e Gerenciamento de Rede
  • Mobilidade no Atendimento
  • Flexibilidade no Pagamento 
  • Melhor Experiência de Compra
  • Usabilidade Simples e Intuitiva
  • Disponibilidade e controle 24hs por 7
  • Atualizações Centralizadas
  • Segurança e Confiabilidade nos dados
  • Solução Escalável para Expansões e muito mais! 

2.1 Alguns papéis do TOTVS Varejo Franquias e Redes

Com o retaguarda é possível consultar informações de venda, incluindo exportação de relatórios, consultar informações de estoque e a realização de Inventário. O sistema permite ainda a realização de pedidos e movimentações de estoque por meio de entradas e saídas de Notas Fiscais, além de disponibilizar diversos tipos de consultas para elaborar e incrementar análises gerenciais que já existam em sua loja e/ou em seu grupo de lojas, por exemplo: consulta sintética, analítica e gerencial.

Além das funcionalidades citadas acima, o Retaguarda também auxilia nas Obrigações Fiscais e Contábeis da empresa. É importante reforçar que o Retaguarda não é um sistema fiscal e/ou contábil, e sim um sistema gerencial, que dispõe de algumas rotinas que auxiliam e contribuem para a montagem e elaboração de documentos fiscais exigidos por lei.

2.2 Informações Fiscais que o Retaguarda irá auxiliar na Gestão Fiscal

  • Nota Fiscal Paulista
  • Sintegra
  • DIEF
  • Cupom Mania (Rio de Janeiro)
  • Arquivo de Cupom Fiscal AL/SE
  • EDF
  • Nota Fiscal Rondoniense
  • SPED PIS/COFINS, e muito mais!

Portanto, qual é o papel do operador em relação às obrigações fiscais e o Retaguarda? 

Na rotina de Aba Fiscal, detalharemos um pouco mais sobre o impacto das rotinas do Retaguarda nos documentos fiscais que são exportados. Contudo, vamos entender o que precisamos fazer e qual o resultado disso na geração destes arquivos que acabamos de citar.

TODAS as entradas e saídas de produtos de uma loja o quiosque geram uma obrigação fiscal acessória, por isso precisamos sempre emitir uma Nota Fiscal no sistema. Quando estivermos falando de Notas Fiscais, a rotina de Notas Fiscais contará com todas as funcionalidades (detalhados na Aba Fiscal). Todas as transferências de produtos entre as lojas do seu grupo também são feitas por meio do sistema. As outras situações, como saída por perda ou demonstradores, entradas de Sacolas , devem ser incluídas manualmente no sistema, nota a nota.

Essas movimentações irão compor os documentos fiscais.  O papel do operador é, portanto, registrar todas as movimentações de mercadorias no sistema. Isso implicará em um documento fiscal mais completo que deverá ser enviado para o seu contador.

2.3 Acessando o Retaguarda via navegador

O TOTVS Varejo Franquias e Redes - Retaguarda, é uma solução em nuvem SaaS, ou seja, para acessar a ferramenta, precisará de conexão à Internet. Verifique se sua internet está ativa e inicie o passo a passo abaixo para acessar o Retaguarda. 

1° Passo:

Na sua área de trabalho, pesquisa rápida do Windows e/ou barra de ferramentas, clique no ícone do navegador Internet Explorer ou Microsoft Edge, conforme mostra na figura.


2° Passo:

Após abrir a página do navegador, digite no campo de endereço o link: http://livecorporativo.live.totvs.com.br/liveclickonce/

Ao carregar a página clique no link "Clique Aqui" para acessar o Retaguarda:

3° Passo:

Após clicar no link, abrirá automaticamente uma janela carregando o Retaguarda.

Se for primeiro acesso, será exibido uma mensagem perguntando se deseja baixar o pacote da aplicação para uso.

Caso clique no Link TOTVS Franquias e Redes - Retaguarda, você será direcionado para nosso blog de produtos (Link: https://produtos.totvs.com/produto/totvs-varejo/franquias-e-redes/). 

Caso clique no Editor TOTVS S.A será exibido detalhes do certificado 


4° Passo:

Para carregar a aplicação clique em Executar, em seguida será exibido o progresso de baixa da aplicação:


5° Passo:

Após a baixa será iniciado o Retaguarda, com o carregamento da aplicação contendo informações do produto e versão da aplicação, conforme imagem abaixo:


6° Passo:

Após carregar a solução, será exibido a tela para inserir o Usuário e Senha para acesso, conforme imagem abaixo: 


7° Passo:

Após inserir um usuário e senha válido, um anova janela será aberta de Boas-vindas, para identificação do ambiente, então será necessário informar o Domínio e Unidade que deseja visualizar as informações, conforme imagem abaixo, em seguida clicar em OK:


Campos de Seleção

No campo Domínio, se você colocar uma loja específica, a ferramenta irá acessar SOMENTE os dados desta loja. Para visualizar TODAS as suas lojas, será necessário selecionar no Domínio sua central ou rede compartilhada.

O Domínio escolhido para acessar o sistema pode ser a Central em que suas lojas estão afiliadas ou uma loja específica. O Domínio está associado às liberações de acessos para cada usuário, que é definido na Aba Global em Usuários. Esse processo será detalhado no menu principal Aba Global.

No campo Unidade, você pode digitar uma loja específica ou deixar em branco. Este campo não afeta o acesso ao Live.


8° Passo:

Pronto! Agora você já tem acesso à tela principal do Retaguarda.


3. Entendendo o Retaguarda

Antes de iniciarmos a operação na ferramenta, precisamos conhecer as funcionalidades existentes no menu do Retaguarda e entender quais os tipos de seleção o sistema permite realizar.

Ao acessar o sistema, você visualizará um menu fixo, que tem oito abas. Estas abas agrupam funcionalidades relacionadas. Por exemplo, na Aba Global, você encontra os cadastros e as parametrizações; na Aba Estoque, a consulta de estoque e inventário, conforme imagem abaixo: 


No MENU principal, iremos tratar as Abas Global, Comercial, Suprimentos, Fiscal, Estoque, Financeiro e Relatórios e Consultas. 


Além das funcionalidades existentes no menu, é importante você conhecer os botões que a ferramenta tem.

Em todas as abas da ferramenta, você tem a opção de filtrar informações. Existem três tipos de filtros que podem ser apresentados neste mesmo formato inicial Filtrar ou pela tecla de atalho F8. São eles:


1° Filtro:

Você pode visualizar na ferramenta campos abertos, onde é possível inserir diretamente a informação que você deseja, por exemplo os filtros de datas, conforme imagem abaixo:

Para auxiliar existem filtros ao lado dos campos que facilitam sua busca pela informação desejada, no campo de data por exemplo é possível selecionar semana, mês, ano e muito mais. 


2° Filtro:

Você pode visualizar na ferramenta os filtros em formato de “caixas de seleção”. Elas são representadas por pequenos quadrados do lado esquerdo das opções existentes, conforme imagem abaixo: 

No exemplo abaixo o primeiro campo (Considerar Quantidades Pendentes de Entrega como selecionado e o campo Considerar Produtos Substituídos como não selecionado.


3° Filtro:

Existe também a opção de botões em azul, que abrirá outra tela para a seleção. Exemplo: se você clicar em “Unidades de Negócios”, abrirá uma outra tela de consulta das suas Unidades de Negócio (loja).

Após seleção, caso coloque o mouse sobre o campo, será exibido quais Unidades de Negócio foram selecionados, conforme imagem abaixo:


Conforme falamos, a ferramenta apresenta outros botões. Vamos entender cada um deles:

Todos os botões acima representam comandos e, sempre que disponíveis, podem ser executados.

Vamos agora a alguns exemplos de telas do Retaguarda que contém esses botões:


Sugestão de Compras:


Consulta de Venda Analítica:


Seleção de Unidades de Negócio:

 


É preciso saber!

Navegação básica no sistema é preciso saber, e auxiliará muito o seu uso no dia-a-dia

4. Navegação Básica

4.1 Navegando na tela de Filtro x Resultado

Ao acessar qualquer tela de filtro, repare que no canto inferior esquerdo existem duas abas "filtro" e "resultado" caso o resultado exibido em tela não seja o que esperava, não é necessário sair da rotina e voltar novamente. Basta clicar na aba filtro, alterar as informações desejadas e filtrar novamente, facilitando o uso de todas as rotinas do Retaguarda: 


4.2 Vamos fazer um filtro?

Em todas as rotinas do Retaguarda que você irá executar, a primeira tela sempre será uma tela de filtro. O filtro tem como funcionalidade principal buscar a informação em uma determinada rotina, ou ainda criar critérios para a informação que será inserida no sistema. A seguir, as figuras mostram um exemplo de tela de filtro para cada uma das Abas (Global, Comercial, Suprimentos, Fiscal e Estoque).

Aba Global: 


Aba Comercial 


Aba Suprimentos:


Aba Fiscal:


Aba Estoque:


Aba Financeiro:


Relatórios e Consultas:

4.3 Expressões em campos de digitação

Acima de cada campo de descrição de filtro, em todo o Retaguarda, há a expressão em azul “Igual a”. Essa opção se refere ao tipo de informação que você quer buscar. Por exemplo, se selecionou “Igual a”, a busca será feita pela expressão exatamente igual à digitada. Para visualizar as opções de busca, clique em cima da palavra “Igual a”. Desta forma, novas opções serão abertas, como na figura a seguir:


Filtrar após alteração dos dados

Quando você estiver em uma tela de consulta aberta e realizar alguma alteração de informação, como um período a ser consultado, você deverá realizar o filtro novamente para que as informações sejam atualizadas.

4.4 Classificadores

Em algumas telas, você visualizará na ferramenta o filtro “Classificador”. Classificadores são critérios pelos quais podemos segmentar os produtos. Ao realizar a implantação do Retaguarda em uma Rede de Lojas ou Franquias, os produtos recebem tipos de classificadores que facilitarão a busca por determinada linha de produtos. Os tipos de classificadores e classificadores irão varias para cada tipo de Rede de Lojas e Segmento. 

Veja na figura abaixo todas as opções de Classificador, e a seguir um exemplo de tipos de Classificadores:

Esses classificadores são inseridos produto a produto, e na tela de consulta de um determinado produto, será exibido todos os tipos de categoria e categoria selecionada conforme figura abaixo:

5. Perguntas Frequentes


Por que quando faço uma venda na loja e registro no PDV, ela não aparece imediatamente no Retaguarda em consultas de relatórios?

O Retaguarda é um sistema online em nuvem, ou seja, existe um tempo entre a comunicação do PDV e o Retaguarda. Quando se registra uma venda no PDV, ela é armazenada na memória deste computador que denominamos de "mensagem" (um arquivo) que é enviada a cada 10 minutos para o Retaguarda. Este serviço é feito em todos os PDVs automaticamente e individualmente. Isto significa que, se na minha loja tiver, por exemplo, 02 PDVs, serão enviadas estas mensagens de todos os PDVs; portanto, terão tempos diferentes.


Existe diferença de vendas do Retaguarda do (escritório) para a loja?

Como as vendas precisam ser processadas no servidor para que fiquem disponíveis para consulta no Retaguarda, existe uma diferença entre o tempo de consulta na Impressora da Loja e o Retaguarda. Para monitorar esta subida de vendas, na Aba Global - Monitoramento é possível realizar esta análise, identificando as mensagens em fila, mensagens com erro, última abertura e fechamento de caixa, e última hora de movimentação que o servidor processou dados. 


Por que a emissão de alguns relatórios pode demorar?

Os relatórios disponíveis no Retaguarda dependem da solicitação que você faz ao sistema, ou seja, do preenchimento dos filtros, que são informações, como data, Unidade de Negócio, produtos, classificadores, etc.

As informações preenchidas neste filtro influenciam diretamente no tempo de resposta dos relatórios, pois, por exemplo, se eu pedir um relatório de vendas de cupons no Live de um período de 30 (trinta) dias, o sistema trará como resultado todas as vendas que foram efetuadas em loja, uma a uma. Períodos maiores resultam em tempos de processamento maiores para o relatório. Analisando este exemplo, precisaríamos de relatórios de cupons apenas por dia, para verificar possíveis divergências.

Mas se você precisar de um relatório de vendas de 10 lojas de um período de 30 (trinta) dias? Será que a extração do relatório seria demorada? Não, desde que você solicite o relatório de Consulta Sintética dentro da Aba Comercial. Com ele, você poderá organizar as informações conforme preferir, utilizando a funcionalidade de B.I., por exemplo.

Para emissão de relatórios, recomendamos o uso das rotinas de Consulta Sintética, Analítica e Gerencial.

Vamos praticar? 

  • Sem rótulos