O processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica permite que seja enviado para ser assinado eletronicamente um documento que represente o contrato do aluno no TOTVS Educacional.
Para acessar o processo de integração é necessário que RM esteja devidamente parametrizado, saiba mais clicando aqui.
É necessário também habilitar no perfil do usuário a permissão para o processo “Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica".
Para conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônica clique aqui.
Para o melhor funcionamento da integração, o recomendado é utilizar todas as operações relacionadas à integração com TOTVS Assinatura Eletrônica no RM pelos processos disponibilizados na visão de contrato. Ou seja, não é indicado utilizar operações pela interface do TOTVS Assinatura Eletrônica e nem pela visão do anexo da "Integração TOTVS Assinatura Eletrônica".
A partir das versões 12.1.29.299, 12.1.32.155 e 12.1.33 passa a ser obrigatório o preenchimento do usuário e senha serviço para que o processo seja aberto. A versão 12.1.31 não sofreu alteração.
Acesse: Configurações | Parâmetros | Tesouraria | Passo 2
Caso não esteja preenchido os campos acima, não será possível abrir o processo e uma mensagem de erro será exibida.
A partir da versão 12.1.33.157 contamos com duas opções para o preenchimento do usuário e senha de serviço para a integração com o Totvs Assinatura Eletrônica. Podemos encontra-los através dos parâmetros da Tesouraria ou através dos parâmetros Globais.
Por regra, o sistema considera primeiro o usuário e senha de serviços utilizado nos os parâmetros da Tesouraria, caso não seja preenchido esta informação, o sistema considera o usuário e senha utilizado nos parâmetros Globais.
Acesse: Configurações | Parâmetros | Tesouraria | Passo 3
Caso o usuário e senha estejam preenchidos nos parâmetros da Tesouraria, o usuário só poderá utilizar os recursos do Totvs Assinatura Eletrônica naquele contexto educacional.
Nesta tela, informe um usuário de acesso
Acesse: Ambiente | Parâmetros | Parâmetros Globais | Aba Integração com Totvs Assinatura Eletrônica
Caso o usuário e senha estejam preenchidos nos parâmetros Globais e não nos parâmetros da Tesouraria, o usuário poderá utilizar os recursos do Totvs Assinatura Eletrônica independente do contexto educacional.
Nesta tela, informe um usuário de serviço
Caso o usuário e senha não estejam preenchidos em nenhuma parametrização acima, não será possível abrir o processo e uma mensagem de erro será exibida.
O parâmetro de usuário de acesso do Totvs Assinatura Eletrônica, teve seu local alterado para "Configurações | Parâmetros | Integração | TOTVS Assinatura Eletrônica" naquele contexto educacional.
O comportamento se manteve, foi apenas um relocação do parâmetro
Nesta tela, informe um usuário de acesso
Este processo estará disponível no menu do TOTVS Educacional e no anexo da visão do cadastro de contratos.
Lembrar de habilitar a permissão no perfil para que o menu fique disponível
Ao executar o processo será validado se o usuário já realizou a autenticação no portal do TOTVS Assinatura Eletrônica através do RM, se ainda não, será exibido a tela para prosseguir com a autenticação para a visualização de documentos.
Após a autenticação o processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica será exibido.
- A autenticação será solicitada uma única vez na mesma sessão do RM, ou seja, se o usuário fechar a aplicação do RM e entrar novamente a autenticação será solicitada novamente.
- Para ambientes três camadas é possível agendar o JOB do processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica para ser executado posteriormente, neste cenário é importante destacar que quando o usuário realizar a autenticação o RM guarda o token que será utilizado na execução do JOB, esse token tem uma validade de 12h a partir do horário da sua geração, portanto o processo deve ser agendado para ser executado até 12h a contar a partir da autenticação.
Caso o usuário do RM não possua acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica o mesmo devera realizar o cadastro clicando em "Cadastre-se aqui!".
Ao realizar o cadastro de um novo usuário é importante que seja selecionada uma empresa, caso o cadastro do usuário no TAE seja efetuado sem informar identificar a empresa, posteriormente ao enviar um documento do RM para o TAE poderá ser apresentado o erro abaixo:
Motivo: Erro ao consumir API. Código do erro: Forbidden
A partir das versões 12.1.29.299, 12.1.32.155 não será mais exibido a tela para autenticar, pois a autenticação será feita automaticamente com usuário e senha de serviço parametrizado nos caminhos abaixo. A versão 12.1.31 não sofreu alteração.
Acesse: Configurações | Parâmetros | Tesouraria | Passo 4
Caso já exista autenticação de visualização dos documentos e realize ou ela seja aberta após o processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica, a autenticação de visualização dos documentos será substituída pela autenticação de serviço. Desta forma, o usuário considerado para a visualização dos documentos será o usuário autentificado de serviço em uma das parametrizações.
Com a implementação da assinatura simplificada, a partir da versão 12.1.2310, não será cadastrado o usuário dos destinatários no TOTVS Assinatura Eletrônica, sendo assim, a autenticação não é aplicada.
A partir da versão 12.1.2310 a assinatura será de forma simplificada, ou seja, o destinatário não precisará ter usuário no TOTVS Assinatura Eletrônica para acessar ou realizar a assinatura do documento.
Dessa forma, o processo de integração do TOTVS Educacional não realizará o cadastro de usuários na plataforma TOTVS Assinatura Eletrônica.
Será enviado um e-mail para todos os destinatários com um link para acessar o documento pendente de assinatura
Ao clicar em "Acessar documento" no e-mail, o destinatário será direcionado para o TOTVS Assinatura Eletrônica que ficará aguardando um código de acesso, que foi enviado em um novo e-mail.
Digitando o código corretamente, o destinatário será direcionado para a assinatura do documento.
Para maiores informações de como assinar um documento de forma simplificada, acesse a opção Eletronicamente (com autenticação por envio de código por e-mail) em Manual Operacional do TOTVS Assinatura Eletrônica - Assinando um documento.
O processo de integração do TOTVS Educacional já realizará o cadastro do responsável financeiro, bem como dos demais assinantes do contrato, que não tiverem cadastro, como um usuário no TOTVS Assinatura Eletrônica. De forma automática e transparente, será o usuário autenticado na execução do processo quem irá executar este procedimento.
Quando o usuário for cadastrado no TOTVS Assinatura, será enviado um e-mail para cada destinatário solicitando confirmação do e-mail cadastrado e, ao confirmar, será solicitada a criação da senha de acesso ao portal TOTVS Assinatura Eletrônica.
No caso dos validadores e testemunhas, caso o responsável pelo e-mail informado não esteja cadastrado no TOTVS Assinatura Eletrônica, o mesmo recebera um e-mail com convite para se cadastrar na plataforma (no cadastro é importante que seja informado o mesmo e-mail indicado no processo).
Os assinantes, validadores ou testemunhas do contrato deverão acessar o portal TOTVS Assinatura Eletrônica para executar a conferência e assinatura dos documentos enviados. Para maiores informações de como assinar um documento, acesse o manual operacional do TOTVS Assinatura Eletrônica.
O processo poderá ser executado através da visão do cadastro de contrato ou através do menu principal.
Acessando pela visão do cadastro de contratos será processado somente o(s) contrato(s) selecionado(s).
Acessando pelo menu principal a seleção dos contrato será realizada pelo filtro genérico indicado.
A utilização da opção acima é recomendada nos caso de processamento de um volume maior de contratos, além de permitir que o processo seja agendado, por exemplo, customize filtros que envie somente contratos que ainda não foram assinados.
Veja abaixo o comportamento de cada opção do processo:
Esta opção indica que o documento informado será enviado para o TOTVS Assinatura Eletrônica
Novidade
A partir da versão 12.1.32 o processo sofreu alterações conforme imagem abaixo. A versão 12.1.31 não sofreu alteração.
Regras:
| Informação | |
|---|---|
| Nome do Documento | Nome do documento que será enviado. Observação: Ao enviar documento o código do contrato será concatenado automaticamente ao nome do documento caso o documento seja enviado para mais de um contrato na mesma execução do processo. Por exemplo, para um contrato de código 1000 para um documento com o nome: Contrato2021 => Será visualizado no TOTVS Assinatura Eletrônica com o nome: Contrato2021_1000 Novidade A partir da versão 12.1.33 o nome do documento poderá receber as seguintes tags: [COD PERIODO LETIVO], [COD CONTRATO] e [RA]. Ao informar as tags, as mesmas serão trocadas para a construção do nome do documento.
Vale ressaltar que se não informar nenhuma tag a regra anteriormente citada prevalecerá, caso contrário, será obedecido apenas as tags. |
| Origem | Indica a origem do documento , sendo:
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| Validadores / Testemunhas1122px500 | E-mail das pessoas que irão participar do documento como um validador ou testemunha no TOTVS Assinatura Eletrônica. A partir da versão 12.1.2310 os campos de Validadores / Testemunhas passou a ser disponibilizados em uma única grid, onde foi acrescentado o nome dos destinatários, conforme a imagem. O comportamento dessa grid é o mesmo do descrito para Outros Assinantes.
|
| Pré-visualização | Quando a origem for "RM Reports" será possível executar uma pré-visualização do documento, porém esta opção funciona somente quando o processo estiver sendo executado pela visão de contratos. |
Novidade Assinantes | A partir da versão 12.1.33 foi incluso mais entidades para assinatura do contrato. As novas entidades são:
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- Para identificar o e-mail do responsável financeiro, primeiro é verificado o responsável financeiro que está cadastrado no contrato do aluno, caso não esteja preenchido, será considerado o responsável financeiro informado no cadastro do aluno.
- O responsável financeiro no TOTVS Educacional é um cliente cadastrado no RM, neste caso é importante que o cadastro do cliente tenha um e-mail válido configurado e que o campo (CPF/CNPJ) esteja preenchido.
- Serão enviados somente contratos ativos e que opção "Assinado" esteja desmarcada.
Todos os documento integrados com o TOTVS Assinatura Eletrônica e enviados pelo processo do TOTVS Educacional poderão ser consultados através de um anexo disponível na visão dos cadastro de contratos do aluno ( TOTVS Assinatura Eletrônica - Anexo Global ).
Veja Também
TOTVS Assinatura Eletrônica - Anexo Global
Configurando o RM para integrar com TOTVS Assinatura Eletrônica
Utilizando o TOTVS Assinatura Eletrônica - Vídeos
Visão Geral
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