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  • TOTVS Gestão de Pessoas x GUPY
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Introdução

Cada vez mais o mercado exige que as operações complexas e manipulação de dados ainda mais ágeis e com custos reduzidos. Com o RH não é diferente, os processos cada vez mais complexos e com muitas variáveis a serem analisadas no processo de contratação, os recrutadores precisam de agilidade na análise e uma avaliação mais crítica no momento de contratar um novo recurso.

Com essa necessidade e a importância desta área dentro da empresa, softwares especialistas em Recrutamento e Seleção estão cada vez mais presentes no mercado e foi neste contexto que surgiu a necessidade da criação de uma interface para que possibilite automatizar o cadastro base dos candidatos dentro do TOTVS Gestão de Pessoas (RM) através de uma interface de integração.

Sistemas Envolvidos
  • TOTVS Gestão de Pessoas (RM): é responsável pelo recebimento e armazenamento dos dados dos candidatos selecionados no sistema de terceiros (Gupy).
  • Gupy (Sistema de Recrutamento e Seleção): O sistema de recrutamento e seleção com inteligência artificial que ajuda a empresa a estruturar um processo digital engajante e acertar nas contratações.
Integração

O objetivo da integração é permitir aos responsáveis pelo setor de recrutamento e seleção, o recebimento dos dados básicos de currículo dos candidatos do sistema de terceiros, com o objetivo de reduzir o trabalho de replicação manual das informações já contidas dentro do sistema de terceiros para o TOTVS Gestão de Pessoas (RM).

  • Benefícios para o Recrutador
    • Poderá fazer uso de um sistema mais robusto para recrutamento;
    • Não terá um investimento alto de tempo para o cadastramento, pois os dados básicos do currículo serão enviados através da API de Candidatos.
  • Arquitetura de funcionamento da Integração TOTVS Gestão de Pessoas (RM) x Gupy
    • Exportação dos dados dos Cadastros de Filial, Seção e Função em formato .csv para o sistema terceiro;
    • Integração dos dados dos candidatos selecionados ocorre por meio do WebService da entidade de Candidato (API de Candidatos).
Escopo

Por intermédio desta integração será disponibilizada a seguinte funcionalidade:

  1. Quando um candidato é admitido na plataforma Gupy, é acionada a integração com o TOTVS Gestão de Pessoas (RM).
  2. É recebida a requisição da Gupy para o TOTVS Gestão de Pessoas (RM). Então é validado:
    1. Parâmetro de integração com a GUPY;
    2. Obrigatoriedade de campos do JSON da requisição recebida;
    3. Equivalência dos dados que são recebidos no JSON da requisição recebida.
  3. É criada uma instância da entidade Pessoa (PPESSOA), com os dados do JSON.
  4. É realizado o vínculo de uma instância da entidade Candidato (VCANDIDATOS), com a pessoa criada e seu cadastro é complementado com os campos de candidato recebidos no JSON.
  5. O candidato criado é colocado em processo de admissão (VRECRUTAMENTO).

Nesse momento não é necessária nenhuma ação do usuário no TOTVS Gestão de Pessoas (RM) em relação à seleção desta vaga, uma vez que este processo foi realizado na plataforma da Gupy. Somente é necessária a admissão do funcionário no TOTVS Gestão de Pessoas (RM).


O processo pode ser expressado pelo seguinte fluxograma:


API de Candidatos

A documentação da API pode ser encontrada em: API de Candidatos

Pré-requisitos Instalação/Implantação/Utilização

Para ter acesso a estas novas integrações no TOTVS Gestão de Pessoas (RM) é necessário a configuração abaixo:

  • Versão mínima do RM: 12.1.25.
  • Possuir acesso à Internet.
  • Estrutura de rede estável, para que haja tráfego de dados sem interrupção.
  • TOTVS Gestão de Pessoas (RM) devidamente configurado e serviço REST habilitado em seu server.
  • Carga das informações de Filial, Seção e Função do TOTVS Gestão de Pessoas (RM) realizada na Gupy.
Ativação/Desativação da Integração

Essa integração está disponível a partir da versão 12.1.25 do RM, porém é necessária a configuração abaixo:

  • Configuração do host do TOTVS Gestão de Pessoas (RM) para atender as requisições REST (Representational State Transfer) em (Configurar Webservice)
  • Configuração do Webservice Rest do TOTVS Gestão de Pessoas (RM) no formato JSON  e exemplo de uso (RestProcess).
Limitações
  • Com o objetivo de manter a estrutura e a agilidade da estrutura Rest, o Web Service Rest receberá registro individual de candidato.
  • A integração não contemplará exclusão de registros no TOTVS Gestão de Pessoas (RM), para isso é necessário acessar o ERP e excluir manualmente o registro. 
Configurações inicias TOTVS Gestão de Pessoas (RM)

Para habilitar a integração do TOTVS Gestão de Pessoas (RM) com o banco de talentos da Gupy é necessário configurar o sistema.

TOTVS Gestão de Pessoas (RM)

Configurações | Parametrizador.

07.00.13 – Planejamento e Captação.

  • 00.13.01 – Integração com Terceiros.

Foi incluído um novo parâmetro que habilitará a integração entre os sistemas. Vale ressaltar que com essa integração não é possível utilizar as requisições de admissão.

Após marcar o parâmetro de integração, o sistema habilitará uma nova aba nos cadastros de função e seção, onde é preciso informar a similaridade de integração com Gupy.

Totvs Gestão de Pessoas

Cadastros | Seções

Cadastros | Funções

Exportação de dados para a Gupy

Ao término do cadastro da similaridade, é preciso enviar essas informações à Gupy para configuração da integração.

Devem ser gerados três arquivos com os dados importados do RM de Filial (branches.csv), Seção (departments.csv) e Função (roles.csv).

Na visão do cadastro da seção e da Filiais, Seções e Funções, é possível realizar a exportação dessas informações, que pode ser realizada diretamente pela visão do cadastro:


Geração dos arquivos de exportação de dados

Para que os dados possam ser importados corretamente na GUPY, é necessário que eles estejam no seguinte formato:


(Exportação de Filiais)

Para a exportação do cadastro de Filiais devem ser selecionadas as seguintes colunas na visão: Código da Coligada, Código da Filial, Nome, Endereço, Número, Município, Estado, País e CEP.

O nome do arquivo deve ser "branches.csv".


(Exportação de Seções)

Para a exportação do cadastro de Seções devem ser selecionadas as seguintes colunas na visão: Código, Descrição e Similaridade.

O nome do arquivo deve ser "departments.csv".


(Exportação de Funções)

Para a exportação do cadastro de Funções devem ser selecionadas as seguintes colunas na visão: Código, Nome e Similaridade.

O nome do arquivo deve ser "roles.csv".


Envio de informações a GUPY

Por fim, é necessário abrir um ticket no suporte da Gupy para que eles façam o acompanhamento e configuração da integração no seu ambiente Gupy.

As informações necessárias que devem ser informadas no ticket são:

  1. Os três arquivos gerados no template informado no passo anterior.
  2. Informações sobre a API de candidatos:
    1. Endereço da API Rest Totvs
      1. Deve estar configurada e disponível na internet.
      2. O endereço da API Rest Totvs é o IP da máquina servidor (que o host está rodando), a porta configurada e o prefixo da API de candidatos (http://{endereço do servidor na internet}:{porta configurada no host}/api/rh/v2/candidates). Como no EXEMPLO abaixo:
        1. http://192.168.0.1:8052/api/rh/v2/candidates 
    2. Usuário e senha
      1. Deve ser criado um usuário especifico para a integração no RM Totvs para a Gupy conseguir enviar os dados de candidato.
      2. Os dados do usuário criado devem ser enviados na abertura do ticket.
    3. Versão do sistema.

Após o envio à Gupy e a configuração da integração, é possível realizar o cadastro de vagas. 

Para maiores informações sobre utilização da plataforma e abertura do ticket acesse o link: https://gupy-support.zendesk.com/hc/pt-br


Admissão do funcionário

Ao realizar a contratação do funcionário a partir da plataforma Gupy, o candidato é incluído no sistema já em processo de admissão. As tabelas PPESSOA, VCANDIDATOS e VRECRUTAMENTO são preenchidas com as informações do funcionário.







Observação:


Após a configuração, caso o serviço esteja retornando o erro de conexão recusada como mostrado abaixo, é necessário que o serviço do RM host seja configurado para a conta do Sistema Local.



Configuração do serviço do RM para a conta local.


Após a configuração o serviço, deve funcionar corretamente.





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