Digitação Apropriações Despesas - Mestre - CAP0220
Visão Geral do Programa
Permitir a manutenção completa de uma AD (inclusão, exclusão, modificação e consulta) dentro de uma estrutura multi-empresa, apresentando todas as informações relacionadas ao documento (ajustes, impostos, área e linha de negócio, lançamentos contábeis, auditoria, aprovação eletrônica, depósito/transferências, etc.), possibilitando o controle do processo e o pagamento efetivo do título.
Considerações Gerais:
- Além das telas referentes à manutenção completa de uma AD, é possível consultar também outras tabelas (links) relacionadas à AD corrente, por exemplo: INSS autônomos (TRI), NF/FRT/Pedido (SUP), Audit-Cap (CAP), APs (CAP), AD Fatura (CAP) e etc.
- Para a geração de uma AP automática basta definir a data de vencimento ou condição de pagamento e habilitar o indicador (tela principal do CAP0220 – Manutenção AD).
- As ADs geradas a partir de tipos de despesas de previsão (CAP0070 – Tipos Despesas) não serão contabilizadas e permanecerão no sistema apenas como referência, não sendo possível efetuar o pagamento das APs correspondentes. O processo de efetivação de uma AD de previsão é simples, sendo necessário apenas trocar o tipo de despesa e demais campos necessários para que o compromisso possa ser considerado válido para o sistema, podendo ser pago e contabilizado.
- Semelhante ao item anterior, para a geração de ADs em outra moeda é necessário definir um tipo despesa de outra moeda (CAP0070) e mudar o código da moeda no momento da inclusão da AD (tela principal do CAP0220). Desta forma, estarão sendo administrados estes compromissos com a geração de lançamentos contábeis a cada final de mês, referente a variação cambial existente.
- Após a definição da tela principal é possível escolher as próximas telas para ganhar tempo no processo de inclusão de uma AD. Para isso deve ser definido o campo de ajustes e aprovação eletrônica (tela principal do CAP0220), para que sejam abertas as telas de impostos, tipos de valores, lançamentos contábeis e aprovação eletrônica, conforme a opção escolhida (de forma otimizada). Além disso, será aberta a tela de rateio por área e linha de negócio somente se a empresa utilizar esta rotina, conforme parametrização no CAP2360 (Parâmetros Padrão CAP).
- Na tela de impostos será possível informar/calcular os 3 (três) impostos controlados por este módulo (IRRF, INSS e ISS), com base na legislação vigente do país.
- Os demais tipos de valores que necessitem ser incorporados a AD serão informados a partir da tela de tipo de valores.
- A soma dos valores rateados pelas diversas áreas e linhas de negócio estará sendo consistida com o valor total da AD. No caso de divergências será necessário ajustar os valores do rateio. Com relação a rotina de área e linha de negócio esta estará sendo apresentada conforme parametrização no CAP2360.
- Na tela de lançamentos contábeis serão apresentados os lançamentos de forma automática, conforme parametrização do tipo de despesa. Não será possível efetuar manutenção nestes lançamentos automáticos, somente incluir novos lançamentos. Para os lançamentos manuais, também conforme parametrização do tipo de despesa, será possível efetuar qualquer tipo de manutenção (principalmente a troca do centro de custo dentro da conta contábil).
- Na tela de aprovação eletrônica (aberta somente para as empresas que utilizarem esta rotina), será possível enviar e-mail para os aprovantes da AD somente para as empresas que utilizam sistema em ambiente UNIX/LINUX.
Outras Ações/Ações Relacionadas:
Ação: | Descrição: |
Unidade Funcional | Permite exibir os aprovantes (rotina de aprovação eletrônica de pagamentos), suas respectivas unidades funcionais e centros de custo da apropriação de despesa corrente. |
efetiva_ad_previsão | Permite efetivar apropriações de despesa que estejam cadastradas como apropriações de despesa de previsão. Nota: Esta rotina torna a apropriação de despesa oficial para o sistema disponibilizando seu pagamento e contabilização. |
Referência cruzada AD/AP | Permite consultar as autorizações de pagamento (APs) relacionadas à apropriação de despesa corrente. Nota: Esta consulta é apresentada por meio do CAP0350 (Referência Cruzada AD X AP). |
área/linHa | Permite exibir as áreas/linhas utilizadas na apropriação de despesa corrente, bem como o valor atribuído a cada uma delas. Nota: Esta opção está disponível apenas para empresas que utilizam o controle de área e linha de negócio. |
Impostos | Permite exibir a tela padrão de manutenção de impostos possibilitando a consulta dos mesmos atribuídos à apropriação de despesa corrente. Nota: São apresentadas todas as informações relacionadas a impostos: bases de cálculo, percentual de recolhimento/retenção, valores efetivamente recolhidos/retidos e etc. |
Tipos de Valores | Permite exibir os ajustes financeiros, tipos de valores, aplicados na apropriação de despesa corrente. Nota: Os tipos de valores referentes a impostos não são apresentados nesta opção, para serem visualizados utilizar a opção "Impostos". |
Lançamentos | Permite exibir a tela padrão de lançamentos contábeis possibilitando a consulta dos mesmos atribuídos à apropriação de despesa corrente. Nota: São apresentadas todas as informações relacionadas aos lançamentos contábeis: tipo do lançamento, valor do lançamento, conta utilizada e etc. |
obserVações_ap | Permite exibir as observações incluídas na autorização de pagamento relacionada à apropriação de despesa corrente. Nota: Nos casos em que a apropriação de despesa é relacionada a mais de uma autorização de pagamento esta opção se torna indisponível, sendo necessário utilizar o CAP0160 (Manutenção AP), para proceder com a consulta. |
consulta_aUdit_cap | Permite consultar as informações relacionadas a criação/alterações/exclusão da apropriação de despesa corrente. Nota: Estas informações referem-se à rotina de auditoria e são exibidas por meio do CAP2230 (Registro Alterações). |
resp_aprov_eletr. | Permite consultar as mensagens dos digitadores para suspensão de aprovação eletrônica. Nota: Estas informações são exibidas por meio do CAP6260 (Aprovação Eletrônica Pagamento - Aprovação Eletrônica AD's - Resposta Mensagem dos Aprovantes). |
iNform_compl_AD | Permite consultar as informações complementares da apropriação de despesa corrente. Nota: Esta consulta é exibida por meio do CAP2360 (Parâmetros Padrão CAP). |
compr_Pendentes_aprov | Permite consultar as pendências de aprovação eletrônica da autorização de despesa corrente. Nota: Estas informações são exibidas por meio do CAP3450 (Aprovação Eletrônica Pagamento - Aprovação Eletrônica AD's - Consulta Compromissos Pendentes). São exibidas as informações principais da apropriação de despesa como data de recebimento e valor nominal, informações principais referentes aos aprovantes como nível de autoridade e tipo de aprovação e também o status dos registros, aprovados ou pendentes de aprovação. |
consulta Itens AD | Permite exibir os itens relacionados à apropriação de despesa corrente, bem como o valor e a quantidade dos mesmos. A apropriação de despesa apenas possui itens quando é proveniente do módulo de Recebimento de Materiais e quando a empresa a qual pertence é parametrizada para utilizar a rotina de transferência dos itens das NFs/FRTs para as apropriações de despesa. |
ref. Cruzada AD/Adf | Permite consultar a apropriação de despesa fatura (ADF) relacionada à apropriação de despesa normal corrente. Nota: Esta consulta é exibida por meio do CAP0700 (Referência Cruzada AD Normal X AD Fatura). |
ref. cRuzada adf/ad | Permite consultar as apropriações de despesa relacionadas à apropriação de despesa fatura (ADF) corrente. Nota: Esta consulta é exibida por meio do CAP0720 (Referência Cruzada AD Fatura X AD Normal). |
Depósito/transf. | Exibe as informações referentes ao depósito/transferência gerados a partir dessa apropriação de despesa. Nota: Os depósitos podem ser para Banco ou Caixa. |
1-zoom nf | Permite consultar a nota fiscal a qual originou a apropriação de despesa corrente. Nota: A nota fiscal é exibida por meio do SUP3760 (Recebimento de Materiais – Atividades Diárias - Movimentação - Entrada Notas Fiscais). Esta opção está disponível apenas para apropriações de despesa provenientes do módulo Recebimento de Materiais. |
2-zoom frete | Permite consultar o frete o qual originou a apropriação de despesa corrente. Nota: O frete é exibido por meio do SUP0580 (Fretes - Fretes de Compras - Recebimento). Esta opção está disponível apenas para apropriações de despesa provenientes do módulo de Fretes. |
3-zoom pedido | Permite consultar o pedido de compra que originou a apropriação de despesa corrente. Nota: O pedido de compra é exibido por meio do SUP0440 (Compras - Follow-Up - Consulta/Manutenção/Alteração Pedido). Esta opção está disponível apenas para apropriações de despesa provenientes do módulo de Compras. |
K-centros de custo | Permite consultar os centros de custo das ADs incluídas manualmente ou por meio da integração com o módulo Suprimentos. |
Baixas adiant | Permite exibir a tela para rastrear os adiantamentos origem, com os quais as ADs e APs foram baixadas. |
CIDE | Permite acessar a consulta automática dos dados da CIDE para a AD corrente. |
Opção de menu "area/linHa"
Outras Ações/Ações Relacionadas:
Ação: | Descrição: |
Valor por AEN | Valor correspondente a cada área e linha de negócio prevista na apropriação de despesa. Nota: O valor da somatória das áreas e linhas de negócio informadas, obrigatoriamente, devem se igualar ao valor nominal da apropriação de despesa. |
Linha Produto | Linha de produto atribuída à apropriação de despesa. |
Linha Receita | Linha de receita atribuída à apropriação de despesa. |
Segmento Mercado | Segmento de mercado atribuído à apropriação de despesa. |
Classe Uso | Classe de uso atribuída à apropriação de despesa. |
Área Negócio | Área de negócio atribuída à apropriação de despesa. |
Linha Negócio | Linha de negócio atribuída à apropriação de despesa. |
Tela "AEN Especial" | 2 LINHAS : CAP3250.V0410.MSG 4 LINHAS : CAP3320.V0400.MSG |
Tela "AEN Especial"
Outras Ações/Ações Relacionadas:
Descrição: |
2 LINHAS : CAP3250.V0410.MSG |
4 LINHAS : CAP3320.V0400.MSG |
Opção de menu "Tipo de Valores"
Outras Ações/Ações Relacionadas:
Ação: | Descrição: |
Código | Código do tipo de valor a ser aplicado na apropriação de despesa. Para tipos de valores que se referiam de adiantamento, será solicitado o adiantamento a ser utilizado para baixar valor. |
Valor | Valor do ajuste financeiro. Nos casos em que o tipo de valor possui percentual de ajuste, o valor é calculado automaticamente tendo como base o valor nominal da apropriação de despesa, sendo possível modificar o valor calculado conforme desejado. |
Opção de menu "Observações_ap"
Outras Ações/Ações Relacionadas:
Ação: | Descrição: |
Observações | Campo livre destinado à observações que serão registradas nas autorizações de pagamento geradas, automaticamente, por meio da apropriação de despesa. |
Tela Conta Débito para Contabilização
Outras Ações/Ações Relacionadas:
Ação: | Descrição: |
Conta Débito para Contabilização Manual em Outra Moeda | Conta contábil utilizada para o lançamento a débito das apropriações de despesa no caso de moeda estrangeira. |
Tela "Lançamento Contábeis"
Outras Ações/Ações Relacionadas:
Ação: | Descrição: |
D/C | Indica o tipo do lançamento contábil. "C" - Lançamento contábil a crédito. "D" - Lançamento contábil a débito. O somatório dos lançamentos contábeis a crédito deve ser igual ao somatório dos lançamentos contábeis a débito. |
Valor | Valor do lançamento contábil. |
Histórico | Histórico (texto) relacionado ao lançamento contábil. Os lançamentos referentes a despesa ou ajuste financeiro assumem históricos automaticamente. Estes se referem aos históricos padrões previstos em seus cadastros (tipo de despesa e tipo de valor respectivamente). Embora gerados automaticamente, os mesmos podem ser alterados conforme a necessidade. |
Condição pgto | Indica se o lançamento contábil é relacionado a condição de pagamento da apropriação de despesa. Este campo é utilizado para lançamentos de CMI. |
Empresa | Indica a empresa do lançamento contábil, para desmembramento. Caso a empresa informada não seja a corrente será criada uma nova AD na empresa para gravação dos respectivos lançamentos. |
Despesa/valor | Indica se o lançamento contábil é referente ao tipo de despesa ou tipo de valor. |
Tela "Relacionamento x Bens
Outras Ações/Ações Relacionadas:
Ação: | Descrição: |
Relaciona | Indica se há relacionamento da apropriação de despesa com bens. Caso seja informado 'S' (marcado), deverão ser informados os códigos de bem e os respectivos valores. |
Bem | Código do bem que será relacionado com a apropriação de despesa. |
Valor | Valor a se relacionar ao código do bem. A soma dos valores informados deve ser igual ao valor nominal da apropriação de despesa. |
Rateio contábil | Indica se haverá rateio contábil da conta contábil de despesa da AD. |
Código rateio | Código de rateio contábil para rateio da conta contábil de despesa da AD. Caso não seja informado nenhum código de rateio, o rateio deverá ser efetuado manualmente. |
Centro de custo | Centro de custo no qual se deseja ratear a despesa. |
Percentual | Percentual de rateio para o centro de custo indicado. |
Natureza operação | Natureza de operação referente à nota fiscal incluída no Sistema Demonstrativo Digital de Serviços (DDS) de Fortaleza (CE). A - Sem dedução; B - Com dedução/materiais; C - Isenta de ISSQN; D - Devolução/simples remessa; E - Não incidência; F - Imune; G - Construção civil; H - Regime de estimativa; I - Sociedade civil. |
Série nota fiscal DDS | Série de nota fiscal para o Sistema Demonstrativo Digital de Serviços (DDS) de Fortaleza (CE). |
Modelo nota fiscal DDS | Modelo da nota fiscal para o Sistema Demonstrativo Digital de Serviços (DDS) de Fortaleza (CE). 1 - para subsérie 1; 2 - para subsérie 2; 3 - para subsérie 3; 4 - para subsérie 4; 5 - para subsérie 5; 6 - para subsérie 6. Modelo 7 - Sub Serie 7 Modelo 8 - Sub Serie 8 Modelo 9 - Sub Serie 9 Modelo EM BRANCO Modelo Único |
Série nota fiscal | Indica a série da nota fiscal relacionada à apropriação de despesa que será enviada para o Demonstrativo Digital do ISS de Belo Horizonte (DES). S - Nota fiscal de serviços; SF - Nota fiscal de serviços-fatura; ST - Nota fiscal de serviços-conhecimento transportes; V1 - Nota fiscal de venda e serviços modelo 1; VF - Nota fiscal de venda e serviços modelo 1-fatura; 1A - Nota fiscal de venda e serviços modelo 1A; 1F - Nota fiscal de venda e serviços modelo 1A-fatura; TP - Nota fiscal de venda e serviços transporte; TF - Nota fiscal de venda e serviços transporte-fatura; RE - Regime especial; CF - Cupom fiscal; AV - Nota fiscal avulsa; G - Contribuintes dispensados de nota fiscal; OT - Outros documentos (Pessoa Jurídica); IA - Ingresso autorizado; B - Borderô; C - C.C.T; R - RPA (Recibo de Pagamento Autônomo) ou recibo (Pessoa Física); OM - Nota fiscal de outro município. |
Principais Campos e Parâmetros:
Campo: | Descrição |
Empresa | Empresa a qual pertence a despesa. |
Empresa origem | Empresa na qual foi gerada a despesa Nota: A empresa origem difere da empresa quando se utiliza o conceito de empresa Origem X Destino, conforme cadastro no CAP1010 (Empresa Origem e Destino). |
Número AD | Número da apropriação de despesa. |
Código tipo despesa | Código do tipo de despesa o qual se refere a apropriação de despesa. Nota: O tipo de despesa possui duas funções principais: identificar a finalidade da apropriação de despesa e possibilitar a contabilização da despesa (por meio das contas contábeis previstas em seu cadastro). Ele é responsável também pelo controle de exigência de impostos conforme a despesa e determinação de alguns casos especiais de apropriações de despesa, como adiantamentos e despesas geradas em moeda estrangeira. |
Série NF | Série da nota fiscal a qual se refere a apropriação de despesa. |
Sub série NF | Sub série da nota fiscal a qual se refere a apropriação de despesa. |
Número NF/DOC | Número da nota fiscal a qual se refere a apropriação de despesa. Nota: Para alguns casos este número pode não representar uma nota fiscal, e sim apenas um documento o qual deu origem a apropriação de despesa, é o caso dos adiantamentos. |
Data emissão | Data de emissão da nota fiscal/documento a qual a apropriação de despesa se refere. |
Data recebimento/entrada | Data de recebimento/entrada na empresa da nota fiscal/documento a qual a apropriação de despesa se refere. |
Código empresa estabelecimento | Código do estabelecimento responsável pela despesa. |
Mês/ano competência | Mês/ano de competência da despesa. |
Baixa adiantamento automática? | Indica a forma de baixa do adiantamento. S - A baixa ocorre de forma automática. Caso o adiantamento possua um pedido de compra relacionado, somente serão baixadas NFs/FRTs relacionadas a este pedido. No caso de o adiantamento não possuir um pedido de compra relacionado, qualquer NF/FRT do fornecedor poderá receber baixa de valor referente ao adiantamento; N - A baixa ocorre de forma manual, por meio da utilização de ajustes financeiros, tipos de valores, de baixa de adiantamento em AD ou AP, conforme o caso. |
Número pedido compra | Número do pedido de compra ao qual se destina o adiantamento. Nota: Apenas NFs/FRTs pertencentes a este pedido de compra podem receber baixa de valor referente ao adiantamento. Para o caso de o pedido de compra não ser informado, qualquer NF/FRT do fornecedor poderá receber baixa de valor referente ao adiantamento. |
Data vencimento | Data de vencimento da despesa utilizada nos casos em que a liquidação da despesa é efetuada por meio de pagamento único. |
Código condição pagamento | Código da condição de pagamento utilizada para liquidação da despesa. Nota: A condição de pagamento define o número de parcelas utilizadas para liquidar a despesa, bem como o percentual do valor destinado a cada parcela. |
Código fornecedor | Código do fornecedor responsável pelo fornecimento do produto/serviço que gerou a despesa. Nota: Em alguns casos especiais o fornecedor poderá figurar de maneira diferente é o caso de pagamento de impostos, onde o fornecedor representa um organismo governamental, ou um adiantamento referente à viagem, onde o fornecedor representa um funcionário da empresa (viajante). |
Depósito/crédito? | Indica o pagamento ou não da despesa por meio de depósito/crédito no banco do fornecedor. Nota: Neste caso, o código do portador será igual ao código que representa o banco e a agência do fornecedor (conforme cadastro). |
Código portador | Indica o banco portador do título ao qual se refere à apropriação de despesa. Nota: Esta informação é muito importante para o caso de pagamento efetuado por meio de depósito em conta, DOC e etc. No entanto, para alguns casos não é necessária, por exemplo: pagamento por caixa. |
Origem AD | Indica o módulo em que a despesa foi gerada. Exemplos: C - Módulo de Contas a Pagar; S - Módulo de Recebimento de Materiais. Nota: A letra "Q" é uma exceção, ela não representa nenhum módulo, apenas indica que a apropriação de despesa está bloqueada para pagamento pela rotina de aprovação eletrônica de pagamentos. |
Valor total | Valor total da apropriação de despesa. |
Valor saldo | Valor do montante da apropriação de despesa ainda não destinado para pagamento. Nota: Apropriações de despesa não geram pagamento, esta função cabe à autorização de pagamento. Sempre que uma autorização de pagamento é relacionada a uma apropriação de despesa, o valor da autorização de pagamento é baixado no saldo da apropriação de despesa, de forma que este valor representa o valor que ainda não foi relacionado a nenhuma autorização de pagamento. |
Código moeda | Código da moeda na qual foi gerada a despesa. |
Lote pagamento | Código do lote de pagamento atribuído a apropriação de despesa. Nota: Os lotes de pagamento tem como função principal agrupar os compromissos de acordo com sua forma de pagamento, definem portanto a forma de pagamento utilizada para o pagamento da apropriação de despesa. |
Setor aplicação | Código do setor de aplicação ao qual a apropriação de despesa se refere. Nota: Os setores de aplicação definem o setor/área onde a despesa é aplicada. |
Tipo AD | Código do tipo de AD ao qual a apropriação de despesa se refere. Os tipos de AD definem as apropriações de despesa em grupos genéricos. Exemplos: Tipo de despesa - Aquisição de pastilhas de freio; Tipo de AD - Peças automotivas. |
Observação AD | Campo livre destinado a observações referentes a apropriação de despesa. |
AP automática? | Indica geração automática ou não de autorização de pagamento. Nota: Estas são geradas a partir da data de vencimento/condição de pagamento, zerando o saldo da apropriação de despesa. |
AP proposta? | Indica inclusão ou não das autorizações de pagamento, geradas automaticamente, na proposta. Nota: A data de proposta será igual a data de vencimento da parcela a qual a autorização de pagamento se refere. Apenas será possível utilizar este recurso, caso já exista proposta referente a esta data. |
Complemento documento
| Campo livre destinado ao complemento da nota fiscal/documento a qual a apropriação de despesa se refere. |
Observação AP? | Indica inclusão ou não de observações nas autorizações de pagamento geradas automaticamente a partir da apropriação de despesa. |
Ajustes | Indica os ajustes financeiros que serão incluídos na apropriação de despesa, a fim de otimizar o processo de inclusão da mesma (desta forma, somente as telas que realmente serão utilizadas serão abertas). I - Inclusão de impostos; O - Inclusão de outros ajustes financeiros, tipos de valores; A - Inclusão de impostos e outros ajustes financeiros; N - Não inclui ajustes financeiros. |
Aprovação Eletrônica? | Indica permissão para verificar a grade de aprovação na qual a apropriação de despesa se encaixa, alterar aprovantes e enviar e-mail referente à despesa a ser aprovada para os mesmos. |