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Índice

Falando de consultar solicitação...

É possível consultar solicitações de processos em andamento, finalizadas ou canceladas. Dessa forma é possível, por exemplo, verificar em qual tarefa uma determinada solicitação se encontra, qual o usuário responsável pela inicialização da solicitação, o status da solicitação, os históricos de cada atividade, o fluxo de atividades do processo, além de outras informações.

Um usuário comum somente consegue visualizar as solicitações que iniciou, participou ou, ainda, as solicitações de processos públicos.

Um usuário definido como gestor de um processo consegue também visualizar as solicitações que participou como gestor e as solicitações sob sua gerência.

Somente um usuário administrador tem permissão para visualizar todas as solicitações de processos.


Consultar solicitações


01. No menu principal, acionar Processos.

02. Acionar Consultar solicitações.

03. Definir os parâmetros desejados para a seleção das solicitações que devem ser exibidas. A consulta pode ser filtrada Por processos ou Por solicitações.

As informações solicitadas no filtro Por processos são:

A partir desta data / Até
Data inicial e final que estabelecem um período dentro do qual as solicitações serão consideradas na consulta.

A partir da solicitação / Até
Situação na qual estão as solicitações que devem ser consideradas na consulta. As opções disponíveis são:

Status
Assinalar o tipo de solicitação que deseja consultar.

  • Finalizadas: quando assinalada, determina que as solicitações já finalizadas ou canceladas serão consideradas na consulta;
  • Abertas: quando assinalada, determina que as solicitações em andamento serão consideradas na consulta.
  • Canceladas: quando assinalada, determina que as solicitações já canceladas serão consideradas na consulta.

Solicitação
Tipo das solicitações que se deseja consultar. Somente é possível inserir um tipo de solicitação para consulta, ou então selecione a opção todas as solicitações, para a consulta trazer a pesquisa completa, contendo todas as solicitações.

  • Solicitações que inicializei: Quando selecionado, determina que serão consideradas as solicitações iniciadas pelo usuário autenticado na consulta.
  • Solicitações que participei: Quando selecionado, determina que serão consideradas as solicitações nas quais o usuário autenticado teve alguma participação.
  • Solicitações que participei como gestor/substituto: Quando selecionado, determina que serão consideradas as solicitações nas quais o usuário autenticado participou como gestor ou substituto.
  • Solicitações sob minha gerência: Quando selecionado, determina que serão consideradas as solicitações de processos dos quais o usuário autenticado é o gestor.
  • Todas as solicitações: Quando selecionado, determina que todas as solicitações do processo devem ser consideradas na consulta. Somente um usuário Administrador tem permissão para visualizar todas as solicitações de processos. Os processos definidos como públicos podem ser visualizados por todos os usuários.

Serão consideradas apenas as solicitações com permissão de visualização.

Buscar pela descrição
No campo em branco, ao lado de Por processos, digite a descrição do processo para a busca. Ou então, clique sobre o campo em branco que os processos serão listados abaixo.

As informações solicitadas no filtro Por solicitações são:

No campo em branco, ao lado de Por solicitações, digite o número da solicitação que deseja e pressione Enter para selecionar.

No campo Selecionados serão mostrados os números das solicitações pesquisadas.

Acione Buscar para que nos resultados encontrados, o número das solicitações que foram pesquisados sejam visualizados.

Serão consideradas apenas as solicitações com permissão de visualização.

04. Acionar Buscar para visualizar o resultado da consulta em tela.



Resultados encontrados


01. Após selecionar o tipo das solicitações que deseja visualizar e acionar Exportar, a listagem com os resultados encontrados será carregada. 

02. É possível visualizar as solicitações e utilizar o ícone  para voltar para o início da tela.

03. Após localizar a solicitação desejada, basta clicar sobre ela e será redirecionado para a solicitação para visualizar seus detalhes.

Ao abrir a solicitação é possível visualizar os seus detalhes, tais como o diagrama do processo, o formulário, os anexos dentre outros. Mais informações podem ser obtidas em Visualizar detalhes da solicitação.

04Depois de visualizar todas as informações desejadas sobre a solicitação, acionar Fechar.



Exportar


01. Depois de definir as informações desejadas para a consulta, que estão descritas no caminho básico, acionar Exportar.

A exportação da consulta é executada em segundo plano. Ao finalizar a plataforma publica o arquivo na pasta particular do usuário, que deve estar habilitada, e o notificará por meio de e-mail quando o processo estiver concluído. Este arquivo exportado necessariamente conterá as seguintes colunas:

  • Solicitação: número da solicitação;
  • Descrição: descrição do processo;
  • Situação: status da solicitação;
  • Matricula requisitante: matrícula do requisitante da solicitação;
  • Requisitante: nome do usuário requisitante da solicitação;
  • Localização: atividade na qual se encontra a solicitação;
  • Responsável: nome do responsável pela atividade na qual se encontra a solicitação;
  • Início: data em que a solicitação foi iniciada;
  • Fim: data em que a solicitação foi finalizada (caso esteja finalizada).

As colunas acima são padrão e sempre serão exibidas no início do arquivo exportado. Neste mesmo arquivo também podem ser incluídos os dados de atividades e formulários, porém a ordem de exibição dessas colunas não é fixa e deve variar de acordo com a quantidade de solicitações, atividades movimentadas e campos de formulários que foram definidos nos parâmetros da consulta.

Quando a opção Incluir dados de atividades está assinalada, para a atividade corrente será exibido o atual responsável por ela e a coluna data de conclusão estará em branco. Apenas serão listadas as atividades pelas quais alguma solicitação da consulta passou. As demais atividades do processo não serão exibidas. O arquivo exportado incluirá dados referentes às movimentações das atividades dos processos selecionados para consulta. Apenas atividades movimentadas serão incluídas, portanto a movimentação da solicitação poderá gerar um maior número de colunas. Cada atividade é representada por duas colunas:

  • Atividade - [Nome da atividade] - Responsável: Nome do responsável.
  • Atividade - [Nome da atividade] - Conclusão: Data de movimentação.
  • Caso o formulário seja armazenado em tabela única: os campos serão exibidos em ordem alfabética nas colunas do arquivo;
  • Caso o formulário seja armazenado em tabelas múltiplas: os campos serão exibidos na ordem em que foram adicionados ao formulário. Em uma primeira versão, serão mostrados na ordem em que foram adicionados durante a criação do formulário. Nas versões subsequentes, cada novo campo adicionado ao formulário será incluído no final do arquivo.



Exportação avançada


01. Ao lado do botão exportar, ao acionar a seta, será visualizada a opção de Exportação avançada.

02. Na nova janela, selecionar os tipos de informações que deseja visualizar ao exportar a consulta.

As opções disponíveis para seleção, são:

  • Quando assinalado, determina que serão exibidos o nome do responsável e a data de conclusão de todas as atividades pelas quais o processo já passou. Ao assinalar esta opção não será possível visualizar o resultado da consulta em tela, apenas a exportação ficará habilitada. Para a atividade corrente, será exibido o atual responsável por ela e a coluna data de conclusão estará em branco. Apenas serão listadas as atividades pelas quais alguma solicitação da consulta passou. As demais atividades do processo não serão exibidas.
  • Incluir dados do prazo das solicitações:
  • Quando assinalado, determina que os dados informados nos campos do formulário de cada solicitação serão incluídos no resultado da consulta. Ao assinalar esta opção não será possível visualizar o resultado da consulta em tela, apenas a exportação ficará habilitada.
  • Quando assinalado, determina que também serão incluídos os dados dos campos filhos do formulário. Essa opção somente é habilitada quando a opção Incluir dados do formulário está assinalada.
  • Quando assinalado, determina que os dados dos campos filhos do formulário serão agrupados em uma única célula da planilha gerada. Essa opção somente é habilitada quando a opção Incluir múltiplos registros está assinalada.

A exportação da consulta é executada em segundo plano. Ao finalizar a plataforma publica o arquivo na pasta particular do usuário, que deve estar habilitada, e o notificará por meio de e-mail quando o processo estiver concluído. Este arquivo exportado necessariamente conterá as seguintes colunas:

  • Solicitação: número da solicitação;
  • Descrição: descrição do processo;
  • Situação: status da solicitação;
  • Matricula requisitante: matrícula do requisitante da solicitação;
  • Requisitante: nome do usuário requisitante da solicitação;
  • Localização: atividade na qual se encontra a solicitação;
  • Responsável: nome do responsável pela atividade na qual se encontra a solicitação;
  • Início: data em que a solicitação foi iniciada;
  • Fim: data em que a solicitação foi finalizada (caso esteja finalizada).

As colunas acima são padrão e sempre serão exibidas no início do arquivo exportado. Neste mesmo arquivo também podem ser incluídos os dados de atividades e formulários, porém a ordem de exibição dessas colunas não é fixa e deve variar de acordo com a quantidade de solicitações, atividades movimentadas e campos de formulários que foram definidos nos parâmetros da consulta.

Quando a opção Incluir dados de atividades está assinalada, para a atividade corrente será exibido o atual responsável por ela e a coluna data de conclusão estará em branco. Apenas serão listadas as atividades pelas quais alguma solicitação da consulta passou. As demais atividades do processo não serão exibidas. O arquivo exportado incluirá dados referentes às movimentações das atividades dos processos selecionados para consulta. Apenas atividades movimentadas serão incluídas, portanto a movimentação da solicitação poderá gerar um maior número de colunas. Cada atividade é representada por duas colunas:

  • Atividade - [Nome da atividade] - Responsável: Nome do responsável.
  • Atividade - [Nome da atividade] - Conclusão: Data de movimentação.
  • Caso o formulário seja armazenado em tabela única: os campos serão exibidos em ordem alfabética nas colunas do arquivo;
  • Caso o formulário seja armazenado em tabelas múltiplas: os campos serão exibidos na ordem em que foram adicionados ao formulário. Em uma primeira versão, serão mostrados na ordem em que foram adicionados durante a criação do formulário. Nas versões subsequentes, cada novo campo adicionado ao formulário será incluído no final do arquivo.

03. Acionar exportar.


Importante!

Ao realizar a exportação de uma consulta de solicitações e a notificação no fluig não for entregue, o e-mail de notificação de conclusão não for recebido e o arquivo não tiver sido gerado, possivelmente se deve ao fato de o usuário não possuir a pasta Meus Documentos, onde o arquivo é salvo. Com isso, deverá habilitar no Painel de controle, aba Gerais - Parâmetros e flegar a opção "Habilita meus documentos".

Ao efetuar o procedimento acima e a pasta ainda não aparecer, será necessário realizar Insert no banco de dados. Para isto, é necessário abrir um chamado para a equipe de suporte informando o tipo do banco e versão e se este foi convertido de ECM para Fluig ou não.




Fique atento!

Esta documentação é válida a partir da atualização 1.6.5 - Liquid. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.