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Essas configurações são essenciais para o correto funcionamento do Fechamento Contábil em ambientes que utilizam banco de dados PostgreSQL.
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03. UTILIZAÇÃO
03.1. AGENDANDO A CORREÇÃO AUTOMÁTICA DE SALDOS NO SCHEDULE
Cadastre no Schedule Acessando a opção de agendamentos do Schedule, cadastre a rotina CTBA980 e escolha a opção de periodicidade: Sempre ativo.
Escolha Na próxima etapa, defina para quais Empresas e Filiais deseja configurar que a rotina e qual seja executada.
Além disso, preencha na sessão de parãmetros qual o período e qual moeda deseja utilizar.
Parâmetro "Quantos anos checar ?"
Essa rotina sempre faz a A verificação de saldos do considera sempre o dia anterior à data atual (D-1) para trás.
Isso é feito para evitar concorrência com os trabalhos de integração e manutenção de lançamentos contábeis do dia atual de trabalhoEssa abordagem evita concorrência com as atividades do dia vigente, como inclusões, exclusões e alterações de lançamentos contábeis.
Caso seja informado 1 nesse parâmetro no SCHEDULE, ele fará a verificação da base do dia D-1 até o primeiro dia do ano.
Caso seja informado 2, fará a verificação da base do dia D-1 até o primeiro dia do ano e mais o ano anterior completo.
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Data atual = 19/06/2024
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Parâmetro "Moeda ?"
Esse parâmetro define para qual moeda serão verifcadas as divergências no período.
Se o campo for deixado em branco, o processo será realizado para todas as moedas configuradas.
O fechamento contábil possui uma etapa de conferência de integrações com a contabilidade, onde é possível ver o progresso de integração dos lançamentos contábeis e até mesmo a notificar por e-mail os responsáveis pelas áreas quando há alguma pendência. Caso deseje utilizar esta funcionalidade, configure o servidor de e-mails para o correto funcionamento desta funcionalidade.
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Imagem padrão para envio de e-mail:
03. DEFINIÇÕES DE FECHAMENTO
No menu de Definições de Fechamento, serão definidas os módulos e tabelas que integram com a contabilidade e serão acompanhados no processo de fechamento. As definições ficarão gravadas mas poderão ser alteradas quando necessário.
03.1. SELEÇÃO DE MÓDULOS E TABELAS
Na primeira fase das definições de fechamento, serão selecionados os módulos e tabelas a serem monitorados durante o processo. Pode-se optar pela seleção do módulo inteiro ou das tabelas específicas pertencentes ao módulo.
03.2. ATRIBUIÇÃO DE RESPONSÁVEIS
Na segunda fase serão definidos os responsáveis pelos módulos e tabelas selecionados na fase anterior. Os responsáveis poderão receber notificações por e-mail em caso de alguma pendência de contabilização dos registros da tabela de sua responsabilidade.
É possível adicionar mais de um responsável por modulo/tabela.
Ou um responsável especifico para cada tabela do módulo.
03.3. MENSAGEM DE SINALIZAÇÃO PADRÃO
Na ultima fase de definição de fechamento, será definida a mensagem que será enviada aos responsáveis caso seja necessária uma notificação. Esta mensagem é apenas um modelo que pré definido pelo usuário que poderá ser alterada no momento de enviar a notificação.
04. FECHAMENTO CONTÁBIL
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De qualquer forma, selecione a opção 'Iniciar Fechamento Contábil' para dar inicio ao processo.
04.1. PARÂMETROS DE FECHAMENTO
Na opção de Fechamento Contábil será iniciado o fechamento de acordo com as definições selecionadas anteriormente. Nesta fase serão informados a moeda e o período a ser fechado.
04.2. CONFERÊNCIA DE MOVIMENTAÇÕES
Na fase de conferência de movimentações será possível monitorar o progresso das contabilizações dos movimentos de tabelas selecionadas nas Definições de Fechamento, considerando o período informado no passo anterior.
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Rotina agendada e em execução:
Rotina executando. Detalhe do appserver:
A partir deste momento sua rotina já está configurada e os seus saldos serão corrigidos automaticamente, caso a rotina encontre alguma divergência no período.
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04. TABELAS UTILIZADAS
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| Nota | ||
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Para uma contabilização ser considerada desprezada, é necessário que exista um lançamento padrão configurado para esta movimentação e que a movimentação tenha passado por alguma contabilização (Online ou Offline). Se houverem movimentações que não possuam uma configuração de lançamento padrão, serão considerados como 'Não contabilizados'. |
04.2.1. VER PENDÊNCIAS
Para ver com mais detalhes o que resta integrar com a contabilidade, é só clicar no botão 'Ver pendências' embaixo da tabela que deseja conferir. Será exibida uma lista com os registros que ainda não foram contabilizados.
04.2.2. SINALIZAR ÁREAS COM PENDÊNCIA
O botão 'Sinalizar áreas com pendência' abre um modal para seleção das áreas que deverão ser notificadas junto da mensagem pré-definida de sinalização. A mensagem fica disponível para alteração, caso seja necessário.
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| Informações |
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Para o correto funcionamento desta funcionalidade, é necessária a configuração de um servidor de e-mails por meio do Configurador. |
04.3. CONCILIAÇÃO CONTÁBIL
A rotina de fechamento contábil é integrada com a rotina Conciliador Backoffice, neste passo do fechamento será possível acessar o conciliador sem a necessidade de sair da rotina de Fechamento. Para facilitar a navegação, o botão 'Acessar Conciliador' irá redirecionar o usuário para a rotina Conciliador Backoffice, para que as conciliações sejam realizadas.
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04.4. VERIFICAR SALDOS
É muito importante que os saldos contábeis estejam de acordo com as movimentações, portanto após conferir as conciliações o passo seguinte é verificar os saldos. Nesta etapa serão verificados se os saldos das entidades contábeis estão corretos.
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Para corrigi-las é muito simples, basta clicar sem "Atualizar saldos agora' e apenas as entidades com divergência serão reprocessadas, não será necessário reprocessar todas as entidades.
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04.5. BLOQUEAR CALENDÁRIO
Para finalizar o fechamento, a ultima fase é a de bloqueio de calendário contábil, impedindo que novas movimentações sejam realizadas em um período que já foi fechado. Neste passo o usuário terá duas opções, bloquear por processo ou bloquear por calendário.
04.5.1. POR PROCESSO
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04.5.2. POR CALENDÁRIO
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04.6. CONCLUSÃO DE FECHAMENTO CONTÁBIL
Após bloquear os calendários/processos, só resta finalizar o processo clicando em 'Avançar'.
Os dados dos fechamentos realizados ficarão salvos na tabela QLK.
04.7. FECHAMENTOS REALIZADOS
Após a conclusão do primeiro fechamento contábil, ao acessar o menu Fechamento, a tela exibida será a tabela de fechamentos contábeis já realizados. O botão 'Iniciar fechamentos contábeis' será movido para a parte superior da tela.
A esquerda de cada linha da tabela há um ícone de expansão, ao clicar neste ícone serão exibidos os bloqueios de calendários e processos realizados no fechamento.
05. TABELAS UTILIZADAS
- QLF - Definições de Fechamento Contábil
- QLK - Fechamentos Contábeis
- QLI - Registros não contabilizados
- QLJ - Registros com saldo divergente
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06. ASSUNTOS RELACIONADOS
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