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En el menú de Definiciones de cierre se definirán los módulos y tablas que se integran con la contabilidad y serán acompañados en el proceso de cierre. Las definiciones quedarán grabadas, pero podrán modificarse si fuera necesario.
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03.1. SELECCIÓN DE MÓDULOS Y TABLAS
En la primera etapa de las definiciones de cierre, se seleccionarán los módulos y tablas que se monitorearán durante el proceso. Puede optarse por la selección del módulo entero o de las tablas específicas pertenecientes al módulo.
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03.2. ATRIBUCIÓN DE RESPONSABLES
En la segunda etapa se definirán los responsables por los módulos y tablas seleccionados en la etapa anterior. Los responsables pueden recibir notificaciones por e-mail en caso de algún asunto pendiente de contabilidad de los registros de la tabla de su responsabilidad.
Es posible incluir más de un responsable por módulo/tabla.
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O un responsable específico para cada tabla del módulo.
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03.3. MENSAJE DE SEÑALIZACIÓN ESTÁNDAR
En la última etapa de definición de cierre, se definirá el mensaje que se enviará a los responsables si fuera necesaria una notificación. Este mensaje solamente es un modelo que definido previamente por el usuario que podrá modificarse en el momento de enviar la notificación.
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04. CIERRE CONTABLE
Después de configurar sus definiciones, accediendo a la funcionalidad de Cierre contable, se mostrará la siguiente pantalla si este fuera su primer cierre con la herramienta.
Si tuviera cierres contables realizados con la herramienta, se mostrará una tabla con la lista de los cierres realizados.
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En la opción de Cierre contable se iniciará el cierre de acuerdo con las definiciones seleccionadas anteriormente. En esta etapa se informará la moneda y el período que se cerrará.
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04.2. VERIFICACIÓN DE MOVIMIENTOS
En la etapa de verificación de movimientos es posible monitorear el progreso de la contabilidad de los movimientos de tablas seleccionadas en las Definiciones de cierre, considerando el período informado en el paso anterior.
Los datos se pondrán a disposición en un gráfico con tres leyendas:
- Integrados - Movimientos que ya se contabilizaron.
- Faltan integrar - Registros que aún no se contabilizaron.
No considerados - Registros que pasaron por la contabilidad pero no se contabilizaron por causa de la regla de asiento estándar configurada.
Nota title Registros no considerados Para que una contabilidad sea no considerada, es necesario que exista un asiento estándar configurado para este movimiento y que el movimiento haya pasado por alguna contabilidad (Online u Offline).
Su hubieran movimientos que no tenga configuración de asiento estándar, se considerarán como 'No contabilizados'.
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Para ver con más detalle lo que resta integrar con la contabilidad, basta hacer clic en la opción 'Ver asuntos pendientes' debajo de la tabla que desea verificar. Se mostrará una lista con los registros que aún no se contabilizaron.
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04.2.2. SEÑALAR ÁREAS CON ASUNTOS PENDIENTES
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Seleccione los módulos que deben recibir la señal, si fuera necesario modifique el mensaje y haga clic en enviar.
*Si el e-mail configurado para recibir el e-mail fuera el mismo para más de un módulo, al seleccionar uno de estos módulos, todos se seleccionarán.
Ejemplo de e-mail de señal recibido:
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Los asientos contables conciliados recibirán una marca y si se identificaran asientos de integración sin conciliación, la rutina de cierre alertará que la conciliación del período aún está pendiente.
Al salir del Conciliador, el flujo regresa al cierre contable
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04.4. VERIFICAR SALDOS
Es muy importante que los saldos contables estén de acuerdo con los movimientos, por lo tanto, después de verificar las conciliaciones el paso siguiente es verificar los saldos. En esta etapa se verificará si los saldos de los entes contables están correctos.
Si se identificara alguna divergencia, las divergencias se mostrarán para que sus saldos sean reprocesados.
Para corregirlas es muy simple, basta hacer clic sin "Actualizar saldos ahora' y solamente los entes con divergencia se reprocesarán, no será necesario reprocesar todos los entes.
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04.5. BLOQUEAR CALENDARIO
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En el modo de bloqueo por proceso, se listarán todos los calendarios por proceso encontrados en el período que se cerrará, que pertenecen a los módulos que se seleccionaron para monitorear en las definiciones de cierre. Este modo de bloqueo está indicado para los usuarios que desean cerrar cada módulo individualmente.
Para realizar el bloqueo, seleccione los procesos y haga clic en la opción ubicada en la parte inferior de la pantalla "Bloquear".
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04.5.2. POR CALENDARIO
En el modo de bloqueo por calendario se listarán todos los calendarios contables encontrados en el período que se cerrará. Este modo de bloqueo está indicado para los usuarios que desean bloquear todo el período en una única acción.
Para realizar el bloqueo, seleccione los períodos que se bloquearán y haga clic en la opción ubicada en la parte inferior de la pantalla "Bloquear".
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04.6. FINALIZACIÓN DE CIERRE CONTABLE
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Los datos de los cierres realizados quedarán grabados en la tabla QLK.
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04.7. CIERRES REALIZADOS
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Después de la finalización del primer cierre contable, al acceder al menú Cierre, la pantalla mostrada será la tabla de cierres contables ya realizados. La opción 'Iniciar cierres contables' se moverá a la parte superior de la pantalla.
A la izquierda de cada línea de la tabla hay un ícono de expansión, al hacer clic en este ícono se mostrarán los bloqueos de calendarios y procesos realizados en el cierre.
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05. TABLAS UTILIZADAS
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