Histórico da Página

Para realizar a publicação de um documento, clique no botão "+ Adicionar documentos" na tela que é exibida logo após o login. 

Obs.: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa com plano ativo e com saldo. 

Informe o nome do envelope e Clique ou arraste no campo abaixo para inserir um ou mais documentos PDF.

Clique em próxima etapa para seguir com o upload.

Obs: O tamanho do envelope varia de acordo com o plano contratado pelo cliente. (10mb ou até 25mb)

Caso o usuário deseje, é possível fazer o upload de múltiplos arquivos. Fazendo isso, todos os arquivos submetidos ao sistema serão agrupados em um único documento, e definindo um nome para o envelope.

Obs: O tamanho do envelope varia de acordo com o plano contratado pelo cliente. (10mb ou até 25mb)

Um alerta pode ser exibido caso existam documentos com mesmo nome na lista, mas isso não impede o avanço do processo.

Após selecionar o documento você irá definir a forma de assinatura e quem serão os assinantes/validadores.

Para isto, basta clicar no botão "Novo destinatário" que irá se abrir uma janela para realizar esta ação.

Ao inserir um novo destinatário é possível salvá-lo na sua agenda de contatos, marcando a opção: Salvar na agenda

Os e-mails listados nesses campos correspondem aos usuários que você já enviou algum documento anteriormente e eles já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso o destinatário ainda não tenha cadastro no TAE ou ainda não realizou o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo correspondente e teclar “ENTER” para que ele seja inserido.

Selecione o tipo de Autenticação que o destinatário irá realizar: 

• Realizar login no sistema : Para acessar o documento o destinatário precisará se cadastrar no TOTVS Assinatura Eletrônica, e após realizar o login, poderá acessar o documento e assinar.
• Enviar código via e-mail: Para acessar o documento o destinatário precisará clicar no link que irá receber no e-mail, logo após ele receberá um código de validação em outro e-mail. Digitando o código na página, ele terá acesso ao documento e poderá assinar.

Selecione o campo 'Ação' para definir qual será dentre as opções assinante, testemunha, validador ou observador, de acordo com a finalidade pretendida.

• Assinar: Usuários que assinarão digitalmente via certificado A1/A3 ou eletronicamente através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina);
• Assinar com Certificado digital A1/A3: Usuários que assinarão obrigatóriamente via certificado digital A1/A3.
• Testemunhar: Usuários que irão assinar eletronicamente como testemunha no documento através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina).
• Validar: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.

• Observar: Um usuário observador participa do documento de forma indireta, podendo apenas acompanhar seu fluxo mas nunca influenciá-lo. São listados na aba 'Informações' do documento, logo abaixo dos participantes ativos.

Obs: Ao selecionar a opção "Assinar com certificado (A1/A3)" o autor está definindo que aquele signatário só poderá realizar a assinatura utilizando um certificado A1 ou A3.

Papel na assinatura: É possível definir qual o papel que aquele assinante está exercendo nesse documento. Por exemplo: Assinou "como contratante", "como fiador", "como locatário" etc.

Ao escolher o tipo de Autenticação "Enviar código via e-mail", as ações disponíveis serão apenas: Assinar, Validar e Testemunhar.

E novos campos serão exibidos no formulário, são eles: 

Tipo de Identificação: Define qual tipo de documento será exigido para o destinatário. Por padrão, a opção Brasil virá selecionada fazendo com o que campo abaixo receba um CPF ou CNPJ. Caso mude para Exterior o campo deverá ser preenchido com algum documento de identificação internacional. E caso selecione a opção: Não possui, não será solicitado documento para esse destinatário.

Identificação: Esse campo é exibido dinamicamente, de acordo com o tipo de identificação definido. Conforme demonstrando o item acima.

Obs: Ao enviar um documento o autor define se irá preencher o número do documento do destinatário (CPF por exemplo), ou o destinatário deverá preencher essa informação no ato da assinatura. 

Caso o autor preenche esse campo, ele não poderá ser alterado pelo destinatário.

Caso o autor não preencha esse campo, ele deverá ser preenchido obrigatoriamente pelo destinatário.

Nome Completo: O nome completo do destinatário deverá ser preenchido pelo autor, sempre que solicitar a autenticação sem cadastro no sistema. (Enviar código por e-mail).

Após realizar a inclusão dos destinatários, eles serão exibidos na tela do documento:

Cada destinatário será exibido em um card, onde somente é possível alterar a Ação e papel de assinante.

Caso o tipo de autenticação ou o e-mail tenham sido informados errado, será necessário clicar no ícone de lixeira para remover o destinatário da lista, e adicioná-lo novamente.

Os destinatários adicionados como Observadores serão exibidos ao final da lista de Participantes. 

Também é possível adicionar destinatários de sua agenda, seja a partir da seleção de contatos individuas ou em grupos.

Também é possível definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos. No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para o Marcos, quando ele assinasse seria disparado o e-mail para o Diego e assim por diante. O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura.

Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada.

Outra forma de ordenação possível é utilizando grupos. Onde definimos um grupo de pessoas para receber o documento primeiro, e após todas elas assinarem o documento é disponibilizado para o grupo dois, e assim sucessivamente. Para criar um grupo clique na numeração de um contato e arraste até a opção “Arraste aqui para criar um grupo”

Também é possível incluir anexos no momento da criação da publicação, utilizando a aba Anexos.

Obs: O tamanho do envelope varia de acordo com o plano contratado pelo cliente. (10mb ou até 25mb). Incluindo seus documentos (envelope) e os anexos.

O tamanho total e o tamanho já utilizado nessa publicação pode ser exibido abaixo do botão "procure em seu computador".

Para inserir os anexos basta clicar ou arrastar os arquivos para o quadro pontilhado, ou clicar no botão e selecionar os arquivos do seu computador.

Após a inclusão dos anexos, eles ficarão disponíveis para download para todos os participantes do documento. 
Somente o autor da publicação pode inserir anexos e excluí-los.

Também é possível realizar configurações adicionais na aba Opções.

• Como definir a data de expiração para a publicação que será exibida na tela inicial. Essa data serve como um lembrete para os destinatários.
• Solicitar assinatura manuscrita, marcando essa opção o autor define como obrigatório o uso de assinaturas manuscritas e rubricas no documento.  (Essa opção só exibida nesta página após o envio do documento. Antes disso, ela é exibida na tela de adicionar destinatários)
• Permitir rejeitar o documento, marcando essa opção o autor define que os participantes do documento podem rejeitá-lo caso não concordem ou entendam que algo está errado. Quando um destinatário rejeita, todo o envelope é rejeitado. (Caso esta opção seja desmarcada, a opção de rejeitar não será exibida para os participantes).
• Assunto e Corpo da Mensagem essas opções serão usadas para personalizar o envio do e-mail de notificação de documento pendente para seus destinatários.

Caso participe da assinatura/validação do documento marque a opção “Desejo assinar o documento e enviar”.

O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Clique em permitir.

Defina a forma de assinatura que você, como portador do documento, irá escolher para assinar.

Caso esse documento tenha sido configurado para exigir assinatura manuscrita, e o autor ainda não tenha cadastrado a sua, será solicitado que ele a insira.

Após clicar no mensagem acima, será exibido o quadro para cadastrar a assinatura manuscrita. Clique em "Nova assinatura".

Clique no botão “Assinar documento” . O documento será salvo no TOTVS Assinatura Eletrônica e os destinatários receberão um e-mail solicitando que acessem a ferramenta e realizem a assinatura/validação.

Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal.

Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado.

O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Clique em permitir.

Leia o documento até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura.

Após clicar no botão “Próxima etapa”, será exibido os campos para informar os dados de assinatura.

Para assinar eletronicamente clicando na opção “Assinar Eletronicamente”.  A assinatura será realizada a partir dos seus dados de usuário (Nome, E-mail, Cargo, CPF, Geolocalização e IP da máquina).

Marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”.

O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida.

Obs: A opção de rejeitar documentos somente será exibida, caso o autor do documento permita rejeição. (Opções da publicação).

Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.

A autenticação por envio de código por e-mail, é uma alternativa que o autor do documento pode oferecer aos seus destinatários, para que eles possam assinar seus documentos sem a necessidade de se cadastrarem e efetuarem login no TOTVS Assinatura Eletrônica.

Obs: Mesmo que um usuário receba um documento com a opção de assinar sem realizar cadastro, e ele já tenha cadastrou ou escolha realizar o cadastro, fica a critério do destinatário escolher como vai realizar o acesso. Ele pode acessar da forma tradicional, realizado o login, ou acessar pelo link recebido por e-mail. Conforme demonstrado no fluxo abaixo:

Quando um autor envia um documento e define o tipo de autenticação como: Envio de código por e-mail o destinatário vai receber o e-mail de Documento Pendente, basta clicar no link Acessar documento

Será aberta a tela de validação de código:

Nesse momento, será enviado um novo e-mail para o destinatário. Com um código para realizar o segundo fator de autenticação.

Obs: Esse código possui validade de 4 horas. Após esse tempo, será necessário reenviar um novo código.

Basta digitar o código recebido no e-mail na tela de validação de código, e terá acesso ao documento.

Obs: Você terá 5 tentativas para digitar o código, caso ultrapasse esse número, o código será invalidado e um botão de reenviar novo código será exibido. 

O mesmo acontece quando um código expirar após 4 horas de sua geração.

Digitando o código corretamente, você será redirecionado para a tela do documento. 

A esquerda é exibido o documento, e a direita as opções de assinatura.

No exemplo abaixo, o autor preencheu o Nome e informou o CPF do seu destinatário. Não sendo possível o destinatário editar esses dados. Caso haja alguma informação incorreta, deverá entrar em contato com o autor do documento, e solicitar a correção.

Só é necessário ler o documento, declarar o consentimento e clicar em Assinar.

Obs: O botão de assinatura só é habilitado após marcar o item: "Declaro que li todas as páginas...".

Obs: A opção de rejeitar documentos somente será exibida, caso o autor do documento permita rejeição. (Opções da publicação).

Caso o autor do documento tenha solicitado um documento de identificação, mas não tenha o preenchido, o destinatário precisará obrigatoriamente informar no ato da assinatura.

Nesse caso, para habilitar o botão de assinatura, além de marcar o item "Declaro que li todas as páginas...", será necessário informar um documento, conforme solicitado.

Caso o documento de identificação informado não seja válido, será exibido um erro de validação.

O autor também pode enviar o documento sem solicitar que o destinatário informe uma identificação (CPF/CNPJ/ID Internacional). Caso ele tenha marcado o tipo de identificação como: Não possui (não solicitar).

Nesse caso, ao declarar que leu e concorda com o documento o botão de assinar já será liberado.

Após realizar a assinatura, serão exibidas as informações do documento na lateral direita. E também é possível realizar o download pelo botão baixar na parte superior da página.

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Ao final das assinaturas, todos os participantes recebem o e-mail de Documento finalizado, onde é possível acessar o documento realizando o mesmo fluxo de autenticação.

Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal. Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado.

O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Caso esteja de acordo, clique em permitir.

Leia o documento até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habilitado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura.

Após clicar no botão “Próxima etapa”, serão exibidos os campos para informar os dados de assinatura. Selecione a opção "Assinar com certificado (A1/A3)" que corresponde à uma Assinatura Digital.

Caso ainda não tenho instalado o Web PKI, será exibida uma mensagem destacada em vermelho, solicitando a instalação. Basta clicar nela e seguir os passos indicados.

Obs: A opção de rejeitar documentos somente será exibida, caso o autor do documento permita rejeição. (Opções da publicação).

Uma lista de certificados digitais instalados em seu dispositivo será exibida. 

Basta selecionar qual certificado deseja usar, e caso seja solicitado informar a senha do certificado.

Marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. Um alerta de segurança irá aparecer, clique no botão "Permitir" para que o site tenha acesso ao seu certificado digital.

O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida.

Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.

O Autor do documento pode reenviar o e-mail de "Assinatura Pendente" para seus destinatários que ainda não efetuaram as assinaturas.

Basta clicar na seta ao lado do botão do documento desejado, e escolher a opção "Reenviar e-mails"

Essa opção também está disponível dentro da publicação, como mostrado abaixo:

Um documento já publicado, poderá ser excluído pelo responsável pela publicação a qualquer momento, desde que o documento ainda não tenha sido assinado por todos os assinantes, ou seja, o documento não deverá estar com o status “finalizado”.

Na linha do documento que deseja excluir, clique no ícone de “ seta pra baixo” e selecione a opção “Excluir documento”.

Logo após, clique no botão “Excluir” para confirmar a exclusão do documento do TOTVS Assinatura Eletrônica.

Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a exclusão do documento.

Para alterar um documento, ele primeiro precisa estar no status "Rascunho".

Ao abrir o documento, você verá a opção, "Ações", na parte superior da exibição do documento, ao lado do botão "Baixar".

Logo após, clique no botão “Ações” e clique na opção "Editar".

O modal "Editar publicação" ira abrir, ele opera da mesma forma que o "Adicionar documentos" então é só selecionar o pdf e cliar em "Salvar"

O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Anexos” no canto superior direito da tela. Logo após, clique no botão “Procure em seu computador” ou arraste o arquivo desejado até a área tracejada.

Obs: O tamanho do envelope varia de acordo com o plano contratado pelo cliente. (10mb ou até 25mb). Incluindo os documentos e seus anexos. O tamanho pode ser consultado na barra de progresso abaixo do botão "Procure em seu computador".

Todos os participantes da documentação podem consultar e baixar os anexos, porém só o autor pode inserir e removê-los.

É possível também, adicionar novos assinantes à um documento já publicado. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Destinatários” no canto superior direito da tela. Logo após, informe os novos destinatários a partir da sua agenda ou da adição de um novo destinatário, em seguida selecione o respectivo papel de acordo com a finalidade pretendida. Por fim, clique no botão “Adicionar destinatário(s)”.

Ao clicar no botão novo destinatário será exibido o formuário para informar os dados do destinatário:

Um e-mail para acesso ao documento será enviado ao(s) destinatários(s).

Você também poderá excluir os assinantes de um documento já publicado. Para isso o usuário deverá ser o responsável pela publicação do documento e, só poderá ser excluído, o assinante que ainda não realizou a assinatura, caso contrário, essa opção não será exibida.

Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela. Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento. Clique no ícone “ ” para excluir um determinado destinatário.

Uma janela será exibida solicitando a confirmação da exclusão. Clique no botão “excluir”.

Após a exclusão, o usuário será removido da lista de assinante daquele documento.

Caso o documento utilize ordenação, a lista seguirá para a próxima pessoa, permitindo o seguimento do fluxo.

O TAE possibilita a criação de pastas (com até um nível de hierarquia) para agrupar seus documentos, que podem ser localizadas no menu "Pasta" à esquerda.

Após navegação a esse menu (e também na página inicial), é possível identificar na barra de ferramentas a opção para criar uma nova pasta.

Para isso, basta preencher o nome (máximo 12 caracteres) da pasta e clicar em 'Criar'.

Caso queira criar uma subpasta, realize o mesmo processo. Porém selecione a pasta pai no campo “Organizar Pasta em:”. Para criar a seguinte estrutura de pastas “CONTRATOS/RH”, crie uma pasta chamada Contratos e em seguida crie uma subpasta chamada RH seguindo o exemplo abaixo.

Para mover os arquivos para as pastas basta selecionar os arquivos desejados, clicar no símbolo de mover e escolher seu novo destino.

Por fim, o sistema também disponibiliza opções para renomear, excluir e compartilhar pastas.

Para compartilhar uma pasta, e os documentos pertencentes à ela, basta clicar em Compartilhar no menu de opções da pasta, e em seguida será exibida a tela exibindo as opções de compartilhamento.

Para remover o compartilhamento de uma pasta, navegue até o menu de compartilhamento da pasta desejada, e clicar em Remover o contato desejado.

Nessa tela é possível criar e gerenciar seus contatos, além de conseguir filtrá-los pelos campos: apelido, e-mail, grupo (caso possuir) e ação padrão.

Ao clicar no botão "+ Criar contato" uma nova janela se abrirá para que o cadastro possa ser efetuado. Obs.: os campos Apelido e E-mail são obrigatórios.

No campo Grupo (não obrigatório), serão listados todos os grupos de contatos criados por você. Ao escolher uma opção diferente de "Nenhum", após salvar o contato, o mesmo será associado ao grupo destinado.

O campo Ação padrão serve como apoio para o processo de adição de destinatários à publicação. Seu valor base é "Assinar" e possui as seguintes opções:

Para contatos já criados, as seguintes opções estão disponíveis após clicar no botão "Ações". Lembrando que todos os campos de um contato são passíveis de edição. Obs.: somente poderá existir um contato por e-mail, ou seja, não é possível criar ou editar um contato indicando um e-mail já cadastrado.

Nessa tela é possível criar e gerenciar seus grupos de contatos,

Ao clicar no botão "+ Criar grupo", uma nova janela se abrirá para que o cadastro possa ser efetuado. Obs.: o campo Nome é obrigatório.

No campo Contatos (não obrigatório), serão listados em primeiro lugar na lista, os registros já associados ao grupo. Logo abaixo virão todos os seus contatos ainda não vinculados.

Para grupos já criados, as seguintes opções estão disponíveis após clicar no botão "Ações". Lembrando que todos os campos de um grupo são passíveis de edição.

Alguns campos do perfil podem ser modificados, para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil" e aba Informações pessoais

Pode-se alterar a senha. Para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil" e aba Alterar senha

Caso seja necessário alterar a senha ou por motivo de esquecimento, clique na opção “Esqueceu a senha?” presente na tela de login.

Será exibido um campo para você informar o seu e-mail:

Informe o e-mail e clique no botão "Enviar".

Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá clicar no link do e-mail para redefinir sua senha.

Informe os dados da nova senha nos campos que serão exibidos e clique no botão "Atualizar".

Alguns campos do perfil podem ser modificados, para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil" e aba Assinaturas.

Clique em editar assinatura

É possível escrever a mão livre usando o mouse ou mesa digitalizadora a assinatura e a rubrica pela aba "Desenhar".

É possível usar a opção Texto para gerar a assinatura.

E também é possível usar a opção Upload para carregar uma assinatura.

Carregando imagens no formato PNG, que após o carregamento será mostrada a imagem a direita para o recorte, com a previa da mesma a esquerda.

Após o corte, basta clicar em "Salvar Ass. Manuscrita" ou "Salvar Rubrica" de acordo com a opção escolhida. 

Por fim, basta clicar em salvar.

No cartório virtual você consegue verificar os detalhes do documento que você recebeu. Para fazer isso você precisa ter em mãos o Hash do documento e coloca-lo no campo demonstrado abaixo:

* Ao preencher o hash, o botão "Verificar" ficará disponível, o deixando na cor azul.

Caso o hash não seja válido a tela ficara da seguinte forma:

*Aqui é retornado para o usuário o possível erro, o que nesse caso foi o código estar incorreto.

O Após validar o código sendo válido, ele ira encaminhar para a tela onde no começo da página é mostrado as informações do Documento:

Nesta parte você tem o nome do envelope, o nome e e-mail do autor, o status do documento, a sua data de publicação, o Hash (o mesmo usado no verificador), o Hash sha256 e o link do documento na plataforma.

Logo abaixo tem as informações dos assinantes do documento:

Eles vem em formato de lista, que pode ser expandida tanto individualmente quanto em grupo ( clicando no botão "Expandir" localizado no canto superior direito )

E nela conseguimos ver as mesmas informações referente ao assinante que esta no manifesto.

Nessa aba o administrador pode definir como será o padrão de cadastro para novos usuários.

• Por domínio: Os usuários colaboradores da empresa realizam o próprio cadastro pelo site, ao informar o e-mail corporativo, será listada a(s) empresa(s) correspondente(s) ao domínio. O usuário seleciona a empresa. E após finalizar seu cadastro e confirmação de e-mail já pode assinar e publicar documentos pela empresa.
• Por domínio com desbloqueio pelo administrador: Os usuários colaboradores da empresa realizam o próprio cadastro pelo site, ao informar o e-mail corporativo, será listada a(s) empresa(s) correspondente(s) ao domínio. O usuário seleciona a empresa. E após finalizar seu cadastro e confirmação de e-mail, sua conta permanece inativa até que um dos administradores da empresa realize a ativação. Só então, o usuário pode assinar e publicar documentos pela empresa. Obs: Os administradores recebem e-mails a cada novo cadastro na sua empresa, e podem clicar no link para ativar o funcionário a partir do e-mail.
• Somente o administrador pode cadastrar: Nesse modelo, se o usuário tentar se cadastrar no sistema, não será exibida a empresa para o seu cadastro. Ele precisará ser incluído manualmente por um administrador via Menu Usuários → Criar Usuários. Obs: Modelo comum em empresas que a governança define que os usuários de sistemas devem ser solicitados via chamados.

Aqui serão listados e estarão passíveis de alteração, adição e exclusão todos os domínios associados à sua empresa.

Somente é permitido a inclusão de colaboradores na empresa que possuem e-mail correspondente aos domínios da empresa. Portanto, caso a empresa possua mais de um domínio de e-mail, ele deverá ser cadastrado aqui para permitir que seus colaboradores possam usá-lo na plataforma.

Por padrão o logotipo da TOTVS será exibido no canto superior esquerdo do portal e será enviado junto aos e-mails. Caso deseje, o administrador pode alterá-lo de forma a exibir a logo de sua empresa, desde que siga as orientações ali destacadas.

Os parâmetros do sistema permitem personalizar o funcionamento de alguns recursos do TAE conforme as necessidades da sua empresa.

Para configurar algumas permissões especiais em integrações é necessário utilizar usuários de serviço.

Para gerá-los, o administrador deve acessar o menu Configurações → Integração→ Gerenciar usuários de Serviço

Serão listados os usuários de serviço já criados:

Ao clicar em Criar usuário de serviço, deve se preencher um e-mail e uma senha para esse usuário.

Obs: Esses usuários são exclusivos para integrações, não deve ser utilizado e-mail de pessoas que precisam acessar o portal. Use e-mails genéricos. Exemplo: [email protected]