Índice

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Opção 'Ajuda'

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A central de Ajuda é Ajuda é destinada aos usuários finais, administradores da plataforma e desenvolvedores. Ela apresenta linksapresenta links para as documentações pertinentes ao conteúdo exibido na página e também permite a pesquisa pelos termos desejados pelo usuário. Estes links são classificados da seguinte forma:

• Manual do Usuário

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• -Help fluig

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• ,
• Documentação Técnica

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• -Portal do Desenvolvedor

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• FAQs

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• - FAQ fluig

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• Vídeos How-

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• to - Aprendizado fluig

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• .

Para Para acessar a ajuda do fluig, verifique o ícone de AjudaImage Addedlocalizado em cada tela, ou pelo menu Configurações conforme demonstrado nas figuras abaixo.

Navegação de documentos

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A Navegação de documentos tem como objetivo a gestão eficiente de documentos de uma organização. O fluig agrupa diferentes formatos de arquivos, tais como: e-mails, relatórios, imagens, gráficos, vídeos, projetos e plantas, mantendo-os sempre atualizados com o controle de versão. Além das facilidades de acesso e segurança por usuário.

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No menu principal do fluig, ao clicar no ícone ícone de menu Documentos, você poderá observar a Navegação de documentos,   nesta área você categoriza seus documentos, permitindo administrar pastas de projetos e . incluir desenhos, atas, cronogramas e todos os arquivos digitais.

Esta área exibe as principais pastas do fluig, podendo ser efetuada a navegação de todo o conteúdo existente, tudo é controlado por perfil de segurança do usuário que está acessando a solução fluig.

• Siga os próximos passos e verifique como é fácil gerenciar documentos.

Acessando o local para publicação

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Para acessar as pastas, basta clicar sobre os respectivos links da tela, note que o fluig é tão simples como navegar na Internet.

 Ex Ex.: clique na pasta Plantando Ideias/Programa Plantando Ideias e acesse o documento “Filial”.

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Visualizando documentos

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Veja como é fácil visualizar documentos inseridos dentro das pastas:

• Para visualizar documentos você pode navegar nas na estrutura de pastas.
• Faça buscas por documentos publicados no fluig utilizando o campo “O O que deseja buscar?”, exibido no topo do portal fluig.
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• Efetue buscas mais refinadas alterando as opções de busca.

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Mais recursos!

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Conheça mais recursos e facilidades do ECM na plataforma fluig.:

Documento externo

Esta função permite que o fluig faça referência a uma página da Internet. Mais detalhes sobre os documentos externos podem ser obtidos no help na documentação Documento externo.

Documento espelho

Tem como objetivo a publicação de um atalho para o um documento em mais de uma pasta, sem a necessidade de duplicá-lo fisicamente. Confira mais informações sobre os documentos no help na documentação Espelhar documento.

Formulário

Formulário é um tipo de pasta formatada, ou seja, todos os documentos (formulários) abaixo dessa estrutura terão o mesmo formato.

Com isso, para adicionar anexos de um registro de formulário é necessário que o formulário já tenha anexos, e é necessário escolher qual anexo do formulário será sobrescrito com o anexo no registro de formulário desejado. Para sobrescrever um anexo do formulário recomendamos que o novo anexo seja do mesmo formato/tipo para não comprometer a estrutura do formulário.

Exemplo: Se o anexo do formulário é uma imagem, o anexo do registro de formulário deve ser uma imagem também.

Atualmente, os registros de formulário não possuem seus próprios anexos, visto que seguem a estrutura do formulário. Caso seja necessário complementar um registro de formulário com um documento adicional, é possível utilizar Documentos relacionados. Com isso, é possível controlar acessos, versionamento e segurança.

O registro de formulário é um documento publicado em uma pasta do tipo Formulário. Ela é criada conforme o formulário HTML definido no cadastro do Formulário em que está contida.

• Formulário é um documento formatado que solicita informações pré-definidas.
• Os Formulários são normalmente utilizados para padronizar o registro de informações sobre algo que se deseja saber.
• No fluig é necessário que o formulário seja criado no padrão HTML.
• Também podem ser utilizados para iniciar processos Workflow.
•  Os registros de formulários devem sempre respeitar o padrão do Formulário onde foram criados e por esse motivo não podem ser movidas de um Formulário para outro. Para atender essa necessidade é possível criar documentos espelhos para exibir os formulários em pastas.

Publicando um formulário

Para publicar um formulário siga os seguintes passos:

A publicação de Definição de Formulário é feita a partir do fluig Studio, posteriormente é feita a exportação para o servidor fluig, identificando uma pasta da navegação de documentos.

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• Em um projeto fluig previamente cadastrado, na pasta forms, clique com o botão direito e escolha a opção Novo -> Formulário.

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• Na tela de criação de formulário, basta preencher o nome desejado e clicar em Concluir.

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• Ao concluir, um pacote referente ao formulário é criado na pasta forms e o editor de formulário fica disponível para edição.

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• A partir do editor, todo o conteúdo HTML é desenvolvido. No exemplo um formulário simples de cadastro foi desenvolvido. Após criar o formulário desejado, basta realizar a exportação para o servidor.

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Controle de versão e aprovações

Todas as modificações de um documento geram uma nova revisão ou uma nova versão, sendo possível restaurar a versão caso necessário. Além disso, é possível configurar um fluxo de aprovações, para que um documento passe obrigatoriamente pela avaliação de pessoas-chave antes de ser publicado. Saiba mais na documentação Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento.

Controle de expiração

Todos os documentos podem ter um prazo de validade, para que sejam revisados e atualizados. Por isso, existe o controle de expiração, com um indicativo de quando o documento estará expirado e com a configuração de e-mails que serão disparados como notificação aos envolvidos. Confirma mais detalhes na documentação Documento avançado.

Ações sociais

Se você criou um documento e liberou as permissões de acesso, provavelmente você quer que outras pessoas o acessem e o leiam. Para ampliar a divulgação, é possível compartilhar esse documento e permitir que os usuários efetuem ações sociais, como apoiar, comentar, definir como favorito e também compartilhar. Cada visualização efetuada pelo usuário ficará registrada nas propriedades do documento.

Assuntos a serem acompanhados

Cada usuário pode definir as notificações que irá receber, e também os assuntos que gostaria de acompanhar. Confira mais detalhes na documentação Definir assuntos que acompanho.

Formulário

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Formulário é um tipo de pasta formatada, ou seja, todos os documentos (formulários) abaixo dessa estrutura terão o mesmo formato.

Com isso, para adicionar anexos de um registro de formulário é necessário que o formulário já tenha anexos, e é necessário escolher qual anexo do formulário será sobrescrito com o anexo no registro de formulário desejado. Para sobrescrever um anexo do formulário recomendamos que o novo anexo seja do mesmo formato/tipo para não comprometer a estrutura do formulário.

Exemplo: Se o anexo do formulário é uma imagem, o anexo do registro de formulário deve ser uma imagem também.

Atualmente, os registros de formulário não possuem seus próprios anexos, visto que seguem a estrutura do formulário. Caso seja necessário complementar um registro de formulário com um documento adicional, é possível utilizar Documentos relacionados. Com isso, é possível controlar acessos, versionamento e segurança.

O registro de formulário é um documento publicado em uma pasta do tipo Formulário. Ela é criada conforme o formulário HTML definido no cadastro do Formulário em que está contida.

• Formulário é um documento formatado que solicita informações pré-definidas.
• Os Formulários são normalmente utilizados para padronizar o registro de informações sobre algo que se deseja saber.
• No fluig é necessário que o formulário seja criado no padrão HTML.
• Também podem ser utilizados para iniciar processos Workflow.
• Os registros de formulários devem sempre respeitar o padrão do Formulário onde foram criados e por esse motivo não podem ser movidos de um Formulário para outro. Para atender essa necessidade é possível criar documentos espelhos para exibir os formulários em pastas.

Publicando um formulário

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Para publicar um formulário siga os passos abaixo:

A publicação de Definição de Formulário é feita a partir do fluig Studio, posteriormente é feita a exportação para o servidor fluig, identificando uma pasta da navegação de documentos.

Deck of Cards
effectDuration 0.5 id Sample effectType fade
Card id 1 label Passo 1 Em um projeto fluig previamente cadastrado, na pasta forms, clique com o botão direito e escolha a opção Novo -> Definição de formulário. Image Added Card id 2 label Passo 2 Na tela de criação de formulário, basta preencher o nome desejado e clicar em Concluir. Image Added Card id 3 label Passo 3 Ao concluir, um pacote referente ao formulário é criado na pasta forms e o editor de formulário fica disponível para edição. Image Added Card id 4 label Passo 4 A partir do editor, todo o conteúdo HTML é desenvolvido. No exemplo um formulário simples de cadastro foi desenvolvido. Após criar o formulário desejado, basta realizar a exportação para o servidor. Image Added

Exportando um formulário

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Para realizar a exportação siga os passos abaixo:

Deck of Cards
effectDuration 0.5 id Sample effectType fade
Card id 1 label Passo 1 Clique com o botão direito do mouse sobre o formulário previamente cadastrado, e em seguida em Exportar. Image Added Card id 2 label Passo 2 Na tela de exportação, selecione Exportar para o servidor fluig e em seguida Avançar. Image Added Card id 3 label Passo 3 No exemplo preenchemos o campo servidor, e marcamos a opção Novo formulário. O campo definição de formulário é preenchido automaticamente ao selecionar o arquivo que

Exportando um formulário

Para realizar a exportação siga os passos a seguir:

Deck of Cards
effectDuration 0.5 id Sample effectType fade
Clique com o botão direito do mouse sobre o formulário previamente cadastrado, e em seguida em Exportar. Image Removed Na tela de exportação, seleciona-se Exportar para o servidor fluig e em seguida Avançar. Image Removed Card id 1 label Passo 1 Card id 2 label Passo 2 Card id 3 label Passo 3 No exemplo preenchemos o campo servidor, e marcamos a opção Novo formulário. O campo definição de formulário é preenchido automaticamente ao selecionar o arquivo que deseja exportar. No exemplo não associamos o formulário com um dataset, portanto o campo está vazio. Informamos a pasta destino da navegação de documentos, em que o formulário será publicado (através do código). No exemplo não informamos um campo descritor e em seguida informamos que desejamos armazenar as informações em tabela única. Selecionamos Finish para concluir. Informações Ao criar um formulário, você estará criando um formulário único que pode ser utilizando tanto na plataforma web ou no fluig mobile. Image Modified

Após a exportação, ao acessar a navegação de documentos na pasta de destino informada, será possível verificar que o formulário foi exportado com sucesso.

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Publicando um registro de formulário

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Acompanhe o O processo de publicação de registro de formulário na navegação de documentos do fluig pode ser conferido nos passos abaixo:

Deck of Cards
effectDuration 0.5 id Sample effectType fade
Card id 1 label Passo 1 Na navegação de documentos do fluig, encontre a pasta para a na qual o Formulário foi exportado. Em seguida clique sobre a pasta que indica o Formulário. Image Modified Card id 2 label Passo 2 Em seguida acesse a opção Novo no menu de Ações e clique em Registro de Formulário. Image Modified Card id 3 label Passo 3 Na tela de formulário, preencha a descrição do registro de formulário, que será o nome da publicação. E informe os campos para preenchimento do conteúdo do formulário. Image Modified Card id 4 label Passo 4 Após preencher os campos corretamente, clicamos em Confirmar para publicar o formulário. Image Modified

Workflow

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É um conjunto sequencial de atividades. Tem como objetivo fazer com que usuários, clientes, fornecedores e parceiros participem ativamente da empresa, administrando os processos, gerenciando fluxos de trabalho, desenhando e evoluindo processos simples e complexos, sustentados por formulários eletrônicos e administrados por regras parametrizáveis, interagindo com outros sistemas e aplicativos da empresa.

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As tarefas são atividades pontuais controladas pelo fluig, elas são de responsabilidade de execução de um usuário ou de vários (Consenso), toda gestão de execução das atividades é pró-ativa, com envio de mensagens de execução e atrasos.

Você irá saber quais são as atividades pendentes clicando no íconeNa Central de Tarefas tarefas, no menu principal do fluig, esta seção demonstra todas as você irá visualizar quais são as atividades pendentes. Esta seção demonstra todas as tarefas a concluir, solicitações pendentes e documentos a aprovar, nesta seção poderão podem estar incluídas: tarefa para conclusão de RNC (Registro de Não Conformidade), RAP (Registro de Ação Preventiva), requisição de compras, helpdesk, e todas as solicitações existentes na sua organização.

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Como criar um processo Workflow

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Acompanhe o O processo de criação e configuração de processo processos Workflow no fluig pode ser conferido nos passos abaixo:

Cadastrando um formulário de um processo Workflow

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Para criar formulários em um processo Workflow, siga os seguintes passos abaixo:

Deck of Cards
startHidden false effectDuration 0.5 history false id samples effectType fade
Card default true effectDuration 0.5 id 1 label Passo 1 effectType fade Após configurar o processo Workflow, selecione a opção “Formulário” Formulário no menu lateral. Image Modified Tela de configuração de processos workflow Card effectDuration 0.5 id 2 label Passo 2 effectType fade Insira as informações necessárias, como nome, descrição e pasta de destino e selecione o template desejado: Título; Descrição; Pasta destino; Descrição principal dos registros; Templates. Image Modified Configurações do Formulário Card effectDuration 0.5 id 3 label Passo 3 effectType fade Insira os campos desejados e edite as propriedades dos mesmos. Image Modified Edição do conteúdo do formulário Card effectDuration 0.5 id 4 label Passo 4 effectType fade Insira regras para o formulário, conforme necessário. Image Modified Edição do conteúdo do formulário Card effectDuration 0.5 id 5 label Passo 5 effectType fade Ordene os campos de Analytics. Image Modified Edição do conteúdo do formulário Card effectDuration 0.5 id 6 label Passo 6 effectType fade Salve o formulário, o processo Workflow e libere uma nova versão. Pronto! O formulário está pronto para ser utilizado no processo. Image Modified  Formulário salvo com sucesso

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• O início do processo, podendo existir apenas um início por processo.

• Toda e qualquer decisão ou atividade como aprovação, avaliação, checagem, etc., executada pelos usuários.
• O final do processo. , pode existir mais uma atividade que caracteriza o fim o processo.

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• Na tela de modelagem clique sobre a atividade, no menu lateral e a arraste para o palco.

Image Modified

Nova atividade do Processo Workflow.

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Para editar as propriedades da atividade, passe com o mouse sobre a atividade e clique no respectivo ícone. A tela de propriedades da atividade será exibida.

• Na aba Geral: serão cadastradas informações principais da Atividade.
• Na aba Acompanhamento: será indicado quem receberá a notificação de acompanhamento, Tolerância e Frequência de notificação.
• Na aba Atraso: será indicado quem receberá a notificação de atraso, Tolerância e Frequência de notificação.

• Na aba Esforço: será informado o tipo do controle de esforço e o esforço previsto.

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Em processos Workflow é comum encontrarmos fluxos em que uma das atividades deve determinar qual o caminho que o fluxo deve tomar, baseado em uma série de informações. A escolha de qual atividade deve continuar o fluxo pode depender das informações inseridas em um formulário ou ainda de lógicas mais complexas, dependendo das aplicações de negócio.

Para atender essa situação o fluig oferece a possibilidade de utilizar atividades de decisão automática em seus processos workflow. A possibilidade de incluir atividades de decisão automática em um processo Workflow, além de minimizar a necessidade de personalização na plataforma, potencializa muito sua utilização.

Na imagem a seguir abaixo há um exemplo de atividade de decisão automática. Que baseado em uma informação do formulário, será tomada uma decisão.

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Exemplo de uma Atividade de decisão automática.

Para criação de uma atividade automática deve-se seguir siga os seguintes passos abaixo:

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O fluig permite relacionar processos workflow. Quando um processo é relacionado a outro, ele é chamado de sub-processo. O relacionamento entre processos faz com que uma nova solicitação (do sub-processo) seja gerada automaticamente quando o usuário toma uma ação em uma determinada atividade.

Como no procedimento manual, o usuário responsável pela atividade relacionada ao sub-processo, torna-se o autor da nova solicitação. Uma vez cadastrado, um sub-processo é modelado no processo de forma semelhante a uma atividade.

Quando o fluxo que leva a um sub-processo não permite retorno, o fluig finaliza a solicitação original no momento em que a nova solicitação é criada.

Quando o fluxo que leva a um sub-processo permite retorno, o fluig suspende a solicitação original até que a nova solicitação seja finalizada. Neste momento, a solicitação original é reativada e retorna automaticamente para a atividade em que estava antes de iniciar o sub-processo.

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Vejamos como cadastrar um sub-processo em seu processo workflow:

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Suponhamos que no processo abaixo existem 3 atividades paralelas “Reservar Hotel”, “Comprar Passagem” e “Depositar Adiantamento”. Quando uma das três atividades é concluída, o processo fica parado no Join até que todas as outras atividades sejam concluídas, ou seja, se a atividade “Comprar Passagem” for concluída ela só continuará o fluxo até a atividade “Viagem Ok?” quando as atividades “Reservar Hotel” e “Depositar Adiantamento” também forem concluídas.

Image ModifiedTela de um processo Workflow com Fork e Join.

• Vejamos como cadastrar atividades paralelas em um processo workflow:

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Para cadastrar o fluxo de um processo, na tela de edição do processo na aba Workflow Graphical Designer você deverá clicar com o botão direito do mouse sobre a atividade desejada e na aba “Fluxo” Fluxo clicar no botão “Adicionar Fluxo” Adicionar Fluxo, um popup será aberto com as opções que você deverá informar para cadastrar um novo fluxo, são elas:

• Ativ. Fluxo: Inserir  inserir texto a ser utilizado para identificar a ação de avanço da atividade origem para a atividade destino no fluxo do processo. Esse texto é apresentado como opção de ação ao usuário no momento da execução da atividade origem.
• Fluxo Automático: Quando  quando assinalado, determina que a atividade será movimentada automaticamente para a atividade destino quando seu prazo de conclusão vencer. Para que isto aconteça, é necessário configurar um agendamento do tipo Fluxo Automático, a partir do recurso Agendador de Tarefas.
• Permite Retorno: Quando  quando assinalado, determina que a atividade destino pode efetuar ação de retorno para a atividade origem.
• Ativ. Retorno: Inserir  inserir texto a ser utilizado para identificar a ação de retorno da atividade destino para a atividade origem no fluxo do processo. Esse texto é apresentado como opção de ação ao usuário no momento da execução da atividade destino.

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• Crie um processo workflow ou selecione um existente.
• No campo Instruções na aba Geral (do processo ou atividade) é necessário inserir a tag [WD:999999], onde 999999 deve ser substituído pelo número do documento no fluig. 

Visualizando o documento através do link criado

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Iremos construir um Workflow simples, que será muito útil para o entendimento das facilidades de funcionamento do fluig. O Workflow tem as seguintes atividades: Início, Aprovação e Fim.

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Exemplo de um Processo de Workflow.

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A impressão de cópia controlada permite que, no momento da geração da cópia, sejam efetuadas atualizações em campos no documento que está sendo impresso ou ainda no protocolo que está sendo utilizado. Para isso é necessário que os campos a serem atualizados sejam previamente criados nos documentos. A tarefa de criar esses campos possui características diferentes, dependendo do tipo de documento (WORD, EXCEL ou PDF).

• O relatório pode ser acessado a partir do recurso Log de cópia controlada, disponível no Painel de Controle.

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Lista Mestra

No fluig é possível criar uma lista mestra, ou seja, uma lista contendo todos os seus documentos, podendo listar também os documentos presentes em suas subpastas, se assim for definido.

É possível determinar quais características dos documentos devem ser consideradas na geração da lista mestra, como por exemplo, solicitar que sejam exibidos os documentos que possuem data de expiração com o intuito de saber quais já estão expirados e quais estão prestes a expirar.

Saiba mais sobre esse recurso acessando o help Obter lista mestra da pasta.

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Personalização

criar esses campos possui características diferentes, dependendo do tipo de documento (WORD, EXCEL ou PDF).

• O relatório pode ser acessado a partir do recurso Log de cópia controlada, disponível no Painel de Controle.

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Lista Mestra

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No fluig é possível criar uma lista mestra, ou seja, uma lista contendo todos os seus documentos, podendo listar também os documentos presentes em suas subpastas, se assim for definido.

É possível determinar quais características dos documentos devem ser consideradas na geração da lista mestra, como por exemplo, solicitar que sejam exibidos os documentos que possuem data de expiração com o intuito de saber quais já estão expirados e quais estão prestes a expirar.

Saiba mais sobre esse recurso acessando o help Obter lista mestra da pasta.

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Social e comunidades

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O item Social permite acessar as últimas notícias e comentários feitos pelos usuários que fazem parte de sua rede, como seguidores ou integrantes de uma comunidade. Já o item Comunidades possibilita ao colaborador visualizar as comunidades das quais participa.

Publicações

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A plataforma possibilita a criação publicações na própria timeline ou em comunidades, incluindo tags, documentos, fotos, imagens, vídeos, formulários e artigos. Sobre cada publicação, os usuários podem mencionar outros usuários, comentar, apoiar, compartilhar e acompanhar os temas discutidos. Para saber mais sobre as publicações, consulte a documentação Publicação.

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Comunidades

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Por meio do recurso de comunidades, é possível acompanhar as comunidades existentes e receber notificações sempre que for adicionada uma nova publicação nas comunidades que estão sendo acompanhadas. É possível criar comunidades com participação e conteúdos restritos a quem for convidado, e também configurar os conteúdos que poderão ser postados na timeline da comunidade.

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Configurações e personalizações

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A plataforma fluig oferece diversos recursos de personalização e configurações para os administradores. Acesse a documentação Painel de controle e confira as parametrizações e recursos disponíveis.

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Padrão visual

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É No fluig é possível personalizar seu visual padrão, por meio da escolha de um tema e uma skin. Existem dois temas disponíveis para seleção: o clássico e o snowflake, e duas skins disponíveis: clássico e flat. A seleção de tema pode ser feita no Painel de Controle > Personalização > Temas. Para mais informações, consulte nosso help nossa documentação sobre Temas.

Clássico

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Layout padrão do fluig, que é ativado no momento da instalação. Na modificação desse tema é possível alterar as imagens e as cores da plataforma:

• imagem Imagem de logo
• imagem Imagem de fundo
• imagem Imagem de topo
• imagem Imagem do favicon
• cor Cor de fundo
• cor Cor do menu
• cor Cor do topo

Snowflake

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Layout mais fluído e inovador, apresenta menu lateral com páginas estruturadas em níveis. Na modificação desse tema é possível alterar:

• imagem Imagem de logo
• imagem Imagem do favicon
• cor Cor da marca

Notificações

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Outra configuração possível é de notificações a serem enviadas pela plataforma. O administrador configura, no recurso de Notificações do Painel de Controle, as notificações que devem ser enviadas para os novos usuários que serão incluídos na plataforma. Após ter acesso à plataforma, cada usuário pode configurar suas próprias notificações, utilizando o recurso de Configuração de notificações.

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