Índice

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Navegação de documentos

A Navegação de documentos tem como objetivo a gestão eficiente de documentos de uma organização. O Fluig agrupa diferentes formatos de arquivos, tais como: e-mails, relatórios, imagens, gráficos, vídeos, projetos e plantas, mantendo-os sempre atualizados com o controle de versão. Além das facilidades de acesso e segurança por usuário.

Conhecendo pastas

Pastas são locais onde os documentos, normas, desenhos, planilhas e cronogramas são agrupados para facilitar a futura localização e navegação.

No menu principal do Fluig, ao clicar no ícone Documentos, você poderá observar a Navegação de documentos (figura 1.1),  nesta área você categoriza seus documentos, permitindo administrar pastas de projetos e incluir desenhos, atas, cronogramas, e todos os arquivos digitais.

Esta área exibe as principais pastas do Fluig, podendo ser efetuada a navegação de todo o conteúdo existente, tudo é controlado por perfil de segurança do usuário que está acessando a solução Fluig.

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Figura 1.1 - Navegação de documentos do Fluig.

Siga os próximos passos e verifique como é fácil gerenciar documentos.

Acessando o local para publicação

Você irá acessar as pastas para visualizar ou publicar um documento.

Para acessar as pastas, basta clicar sobre os respectivos links da tela, note que o Fluig é tão simples como navegar na Internet.

 Ex.: clique na pasta Plantando Idéias/Programa Plantando Idéias e acesse o documento “A Filial”.

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Figura 1.2 - Exemplo de navegação em pastas e visualização de documentos.

Criando uma pasta

Para criar uma pasta basta seguir os seguintes passos:

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• Abrirá a tela para preenchimento das informações da pasta como exemplo a seguir:

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Figura 1.4 - Tela para inclusão dos dados da Pasta.

Visualizando documentos

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Publicando um documento

Para publicar um documento basta seguir os seguintes passos:

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• Após localizar a pasta onde o documento será adicionado, clique na opção Novo Documento, no menu de ações da navegação de documentos.
  

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Figura 1.6 - Caminho para criar um novo documento

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A função cadastro do documento é dividida em cinco seções. Na primeira seção, “Arquivos de Publicação”, serão determinados os arquivos que serão publicados no documento. Sempre que você quiser enviar um arquivo para o Fluig, é necessário: 

• Clicar no botão Escolher arquivos (figura 1.7). Esta funcionalidade é muito importante porque transfere um arquivo de seu computador para o ambiente Fluig, onde normalmente são efetuados backups que garantem a segurança da informação.   

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Figura 1.7 - Inserir um documento

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Na seção “Informações Gerais” (figura 1.8) serão inseridas informações sobre o documento.  Abaixo estão descritos os elementos dessa seção:

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Figura 1.8 – Inserir um documento - Aba Informações Gerais.

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Ainda na aba de configuração de "Informações Gerais" (figura 1.9):

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Figura 1.9 – Inserir um documento - Aba Informações Gerais.

• Documento Expira?: Quando assinalado, determina que o documento que está sendo publicado irá expirar na data inserida no campo  "Válido Até".

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• Período de Notificação de Expiração: Inserir o período de antecedência, em quantidade de dias, que deve ser considerado para o envio de notificação de expiração dos documentos. Se informado 0 (zero), será utilizado o valor informado nos Parâmetros Gerais.

• Válido a partir de: Inserir a data que determina o início de validade do documento.

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• Válido até: Inserir a data que determina o fim de validade do documento.

• Tipo do Documento: Selecionar entre as opções disponíveis o tipo do documento que está sendo publicado
• Assunto: Selecionar entre as opções disponíveis o assunto ao qual se relaciona o documento que está sendo inserido.
• Tipo Ícone: Selecionar entre as opções disponíveis o ícone que será associado ao documento em questão.
• Autor: Inserir o nome do autor do documento.
• Publicador: Informa o nome do usuário logado que está publicando o documento.
• Idioma: Selecionar o idioma relacionado ao documento que está sendo publicado. Esse idioma é utilizado para indexar as informações do conteúdo e do documento. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo.
• Notifica via e-mail: Quando assinalado, determina que deve ser efetuado o envio de e-mail sobre a publicação do documento.

• Permite Download e Impressão?: Quando assinalado, define que os usuários poderão efetuar o download e impressão do arquivo que contém o documento.
• Utiliza visualizador interno: Permite visualizar internamente um documento no Fluig.

• Atualiza propriedades de Cópia Controlada?: Quando assinalado, determina que o Fluig deve efetuar a atualização das informações do documento nas propriedades do mesmo.

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Na seção “Documentos Relacionados” serão inseridos documentos que estão relacionados com o documento que está sendo publicado.

Na sessão “Aprovação” são definidos um ou mais aprovadores para o documento em questão.

Na sessão “Segurança” são definidas as políticas de acesso ao documento.

Após o preenchimento dos dados do documento, clique em Confirmar para a inclusão.

Índice
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Objetivo

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Este guia tem o objetivo de apresentar uma visão geral sobre a plataforma fluig, abordando os principais recursos e suas aplicações.

Opção 'Ajuda'

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A central de Ajuda é destinada aos usuários finais, administradores da plataforma e desenvolvedores. Ela apresenta links para as documentações pertinentes ao conteúdo exibido na página e também permite a pesquisa pelos termos desejados pelo usuário. Estes links são classificados da seguinte forma:

• Manual do Usuário - Help fluig,
• Documentação Técnica - Portal do Desenvolvedor
• FAQs- FAQ fluig
• Vídeos How-to - Aprendizado fluig.

Para acessar a ajuda do fluig, verifique o ícone de AjudaImage Addedlocalizado em cada tela, ou pelo menu Configurações conforme demonstrado nas figuras abaixo.

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Navegação de documentos

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A Navegação de documentos tem como objetivo a gestão eficiente de documentos de uma organização. O fluig agrupa diferentes formatos de arquivos, tais como: e-mails, relatórios, imagens, gráficos, vídeos, projetos e plantas, mantendo-os sempre atualizados com o controle de versão. Além das facilidades de acesso e segurança por usuário.

Conhecendo pastas

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Pastas são locais onde os documentos, normas, desenhos, planilhas e cronogramas são agrupados para facilitar a futura localização e navegação.

No menu principal do fluig, ao clicar no ícone de menu Documentos, você poderá observar a Navegação de documentos, nesta área você categoriza seus documentos, permitindo administrar pastas de projetos. incluir desenhos, atas, cronogramas e todos os arquivos digitais.

Esta área exibe as principais pastas do fluig, podendo ser efetuada a navegação de todo o conteúdo existente, tudo é controlado por perfil de segurança do usuário que está acessando a solução fluig.

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• Siga os próximos passos e verifique como é fácil gerenciar documentos.

Acessando o local para publicação

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Você irá acessar as pastas para visualizar ou publicar um documento.

Para acessar as pastas, basta clicar sobre os respectivos links da tela, note que o fluig é tão simples como navegar na Internet.

 Ex.: clique na pasta Plantando Ideias/Programa Plantando Ideias e acesse o documento “Filial”.

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Criando uma pasta

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Para criar uma pasta basta seguir os seguintes passos abaixo:

Visualizando documentos

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Veja como é fácil visualizar documentos inseridos dentro das pastas:

• Para visualizar documentos você pode navegar na estrutura de pastas.
• Faça buscas por documentos publicados no fluig utilizando o campo O que deseja buscar?, exibido no topo do portal fluig.
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• Efetue buscas mais refinadas alterando as opções de busca.

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Publicando um documento

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Veja como é fácil fazer a publicação de um arquivo no fluig. 

Mais recursos!

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Conheça mais recursos e facilidades do ECM na plataforma fluig:

Documento externo

Esta função permite que o fluig faça referência a uma página da Internet. Mais detalhes sobre os documentos externos podem ser obtidos na documentação Documento externo.

Documento espelho

Tem como objetivo a publicação de um atalho para um documento em mais de uma pasta, sem a necessidade de duplicá-lo fisicamente. Confira mais informações sobre os documentos na documentação Espelhar documento.

Controle de versão e aprovações

Todas as modificações de um documento geram uma nova revisão ou uma nova versão, sendo possível restaurar a versão caso necessário. Além disso, é possível configurar um fluxo de aprovações, para que um documento passe obrigatoriamente pela avaliação de pessoas-chave antes de ser publicado. Saiba mais na documentação Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento.

Controle de expiração

Todos os documentos podem ter um prazo de validade, para que sejam revisados e atualizados. Por isso, existe o controle de expiração, com um indicativo de quando o documento estará expirado e com a configuração de e-mails que serão disparados como notificação aos envolvidos. Confirma mais detalhes na documentação Documento avançado.

Ações sociais

Se você criou um documento e liberou as permissões de acesso, provavelmente você quer que outras pessoas o acessem e o leiam. Para ampliar a divulgação, é possível compartilhar esse documento e permitir que os usuários efetuem ações sociais, como apoiar, comentar, definir como favorito e também compartilhar. Cada visualização efetuada pelo usuário ficará registrada nas propriedades do documento.

Assuntos a serem acompanhados

Cada usuário pode definir as notificações que irá receber, e também os assuntos que gostaria de acompanhar. Confira mais detalhes na documentação Definir assuntos que acompanho.

Formulário

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Formulário é um tipo de pasta formatada, ou seja, todos os documentos (formulários) abaixo dessa estrutura terão o mesmo formato.

Com isso, para adicionar anexos de um registro de formulário é necessário que o formulário já tenha anexos, e é necessário escolher qual anexo do formulário será sobrescrito com o anexo no registro de formulário desejado. Para sobrescrever um anexo do formulário recomendamos que o novo anexo seja do mesmo formato/tipo para não comprometer a estrutura do formulário.

Exemplo: Se o anexo do formulário é uma imagem, o anexo do registro de formulário deve ser uma imagem também.

Atualmente, os registros de formulário não possuem seus próprios anexos, visto que seguem a estrutura do formulário. Caso seja necessário complementar um registro de formulário com um documento adicional, é possível utilizar Documentos relacionados. Com isso, é possível controlar acessos, versionamento e segurança.

O registro de formulário é um documento publicado em uma pasta do tipo Formulário. Ela é criada conforme o formulário HTML definido no cadastro do Formulário em que está contida.

• Formulário é um documento formatado que solicita informações pré-definidas.
• Os Formulários são normalmente utilizados para padronizar o registro de informações sobre algo que se deseja saber.
• No fluig é necessário que o formulário seja criado no padrão HTML.
• Também podem ser utilizados para iniciar processos Workflow.
• Os registros de formulários devem sempre respeitar o padrão do Formulário onde foram criados e por esse motivo não podem ser movidos de um Formulário para outro. Para atender essa necessidade é possível criar documentos espelhos para exibir os formulários em pastas.

Publicando um formulário

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Para publicar um formulário siga os passos abaixo:

A publicação de Definição de Formulário é feita a partir do fluig Studio, posteriormente é feita a exportação para o servidor fluig, identificando uma pasta da navegação de documentos.

Deck of Cards
effectDuration 0.5 id Sample effectType fade
Card id 1 label Passo 1 Em um projeto fluig previamente cadastrado, na pasta forms, clique com o botão direito e escolha a opção Novo -> Definição de formulário. Image Added Card id 2 label Passo 2 Na tela de criação de formulário, basta preencher o nome desejado e clicar em Concluir. Image Added Card id 3 label Passo 3 Ao concluir, um pacote referente ao formulário é criado na pasta forms e o editor de formulário fica disponível para edição. Image Added Card id 4 label Passo 4 A partir do editor, todo o conteúdo HTML é desenvolvido. No exemplo um formulário simples de cadastro foi desenvolvido. Após criar o formulário desejado, basta realizar a exportação para o servidor. Image Added

Exportando um formulário

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Para realizar a exportação siga os passos abaixo:

Deck of Cards
effectDuration 0.5 id Sample effectType fade
Card id 1 label Passo 1 Clique com o botão direito do mouse sobre o formulário previamente cadastrado, e em seguida em Exportar. Image Added Card id 2 label Passo 2 Na tela de exportação, selecione Exportar para o servidor fluig e em seguida Avançar. Image Added

Publicando um documento externo

Esta função permite que o Fluig faça referência a uma página da Internet.

Deck of Cards
effectDuration 0.5 id Sample effectType fade
Selecione a pasta onde o documento externo será publicado. Clique na opção Mais e em seguida em Novo Documento Externo. Image Removed Figura 1.10 – Caminho para criar um Documento Externo. Card id 1 label Passo 1 Card id 2 label Passo 2   Após selecionar a opção Documento Externo, abrirá a tela para preenchimento dos dados do documento (figura 1.11), a maioria dos atributos que existem nesta tela já foram explicados na publicação de documentos, a principal diferença está no campo URL, que é preenchido com o endereço de acesso à página da Internet. Image Removed Figura 1.11 – Tela de cadastro para informações gerais Card id 3 label Passo 3    Ao finalizar o preenchimento dos dados, clique em “Confirmar” localizado no rodapé da página. Informações title Nota Para que funcione o acesso à página do documento publicado, é necessário que você esteja conectado a Internet.

Publicando um documento espelho

Tem como objetivo a publicação de um mesmo documento em mais de uma pasta sem a necessidade de duplicá-lo fisicamente.

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• Selecione a pasta onde o documento que será espelhado está.
• Marque o documento desejado.
• Clique na opção Mais e em seguida em Espelhar. 

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Figura 1.12 – Caminho para espelhar um documento.

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• Na tela Selecionar pasta destino, seleciona a pasta na qual o documento espelho deve ser publicado.
• Em seguida, clique em Confirmar.

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Figura 1.13 – Tela de publicação de documento espelho.

Definição de formulário

Definição de Formulário é um tipo de pasta formatada, ou seja, todos os documentos (formulários) abaixo dessa estrutura terão o mesmo formato.

Fomulário é um documento publicado em uma pasta do tipo Definição de Formulário. Ela é criada conforme o formulário HTML definido no cadastro da Definição de Formulário em que está contida.

• Formulário é um documento formatado que solicita informações pré-definidas.
• As Definições de Formulários são normalmente utilizados para padronizar o registro de informações sobre algo que se deseja saber.
• No Fluig é necessário que o formulário seja criado no padrão HTML.
• Também podem ser utilizados para iniciar processos Workflow.
•  Os Formulários devem sempre respeitar o padrão da Definição de Formulário onde foram criados e por esse motivo não podem ser movidas de uma Definição de Formulário para outro. Para atender essa necessidade é possível criar documentos espelhos para exibir os formulários em pastas.

Publicando uma definição de formulário

Para publicar um fichário siga os seguintes passos:

A publicação de Definição de Formulário é feita a partir do Studio, posteriormente é feita a exportação para o servidor Fluig, identificando uma pasta da navegação de documentos.

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• Em um projeto Fluig previamente cadastrado, na pasta forms, clique com o botão direito e escolha a opção Novo -> Definição de Formulário.

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Figura 2.1 – Criação de uma Definição de Formulário.

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• Na tela de criação de definição de formulário, basta preencher o nome desejado e clicar em Concluir.

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Figura 2.2 – Tela de criação de definição de formulário.

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• Ao concluir, um pacote referente ao formulário é criado na pasta forms e o editor de formulário fica disponível para edição.

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Figura 2.3 – Criação de definição de formulário.

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• A partir do editor, todo o conteúdo HTML é desenvolvido. No exemplo um formulário simples de cadastro foi desenvolvido. Após criar a definição de formulário desejada, basta realizar a exportação para o servidor.

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Figura 2.3 – Criação de definição de formulário.

Exportando uma definição de formulário

Para realizar a exportação siga os passos a seguir:

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• Clique com o botão direito do mouse sobre o formulário previamente cadastrado, e em seguida em Exportar.

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Figura 2.4 – Exportação de Definição de Formulário.

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• Na tela de exportação, seleciona-se Exportar para o servidor Fluig e em seguida Avançar.

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Figura 2.5 – Exportação de Definição de Formulário.

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• No exemplo preenchemos o campo servidor, e marcamos a flag Nova definição de formulário.
• O campo definição de formulário é preenchido automaticamente ao selecionar o arquivo que deseja exportar.
•  No exemplo não associamos o formulário com um dataset, portanto o campo está vazio.
•  Informamos a pasta destino da navegação de documentos, em que o formulário será publicado (através do código).
•  No exemplo não informamos um campo descritor e em seguida informamos que desejamos armazenar as informações em Fichas.
•  Selecionamos Avançar para continuar.

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Figura 2.6 – Exportação de Definição de Formulário.

Após a exportação, ao acessar a navegação de documentos na pasta de destino informada, será possível verificar que o formulário foi exportado com sucesso.

Publicando um registro de formulário

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O processo de publicação de registro de formulário na navegação de documentos do fluig pode ser conferido nos passos abaixo:

Deck of Cards
effectDuration 0.5 id Sample effectType fade
Card id 1 label Passo 1 Na navegação de documentos do fluig, encontre a pasta na qual o Formulário foi exportado. Em seguida clique sobre a pasta que indica o Formulário. Image Added Card id 2 label Passo 2 Em seguida acesse a opção Novo no menu de Ações e clique em Registro de Formulário. Image Added Card id 3 label Passo 3 Na tela de formulário, preencha a descrição do registro de formulário, que será o nome da publicação. E informe os campos para preenchimento do conteúdo do formulário. Image Added Card id 4 label Passo 4 Após preencher os campos corretamente, clicamos em Confirmar para publicar o formulário. Image Added

Workflow

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É um conjunto sequencial de atividades. Tem como objetivo fazer com que usuários, clientes, fornecedores e parceiros participem ativamente da empresa, administrando os processos, gerenciando fluxos de trabalho, desenhando e evoluindo processos simples e complexos, sustentados por formulários eletrônicos e administrados por regras parametrizáveis, interagindo com outros sistemas e aplicativos da empresa.

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Tarefas

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As tarefas são atividades pontuais controladas pelo fluig, elas são de responsabilidade de execução de um usuário ou de vários (Consenso), toda gestão de execução das atividades é pró-ativa, com envio de mensagens de execução e atrasos.

Na Central de tarefas, no menu principal do fluig, você irá visualizar quais são as atividades pendentes. Esta seção demonstra todas as tarefas a concluir, solicitações pendentes e documentos a aprovar, nesta seção podem estar incluídas: tarefa para conclusão de RNC (Registro de Não Conformidade), RAP (Registro de Ação Preventiva), requisição de compras, helpdesk, e todas as solicitações existentes na sua organização.

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Como criar um processo Workflow

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O processo de criação e configuração de processos Workflow no fluig pode ser conferido nos passos abaixo:

Cadastrando um formulário de um processo Workflow

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Formulários, são documentos formatados que solicitam informações especificas. Além da opção de criação de formulários através do fluig Studio, permite-se também a criação e inclusão de formulário no processo Workflow, diretamente pela ferramenta web.

Para criar formulários em um processo Workflow, siga os passos abaixo:

Deck of Cards
startHidden false effectDuration 0.5 history false id samples effectType fade
Card default true effectDuration 0.5 id 1 label Passo 1 effectType fade Após configurar o processo Workflow, selecione a opção Formulário no menu lateral. Image Added Tela de configuração de processos workflow Card effectDuration 0.5 id 2 label Passo 2 effectType fade Insira as informações necessárias: Título; Descrição; Pasta destino; Descrição principal dos registros; Templates. Image Added Configurações do Formulário Card effectDuration 0.5 id 3 label Passo 3 effectType fade Insira os campos desejados e edite as propriedades dos mesmos. Image Added Edição do conteúdo do formulário Card effectDuration 0.5 id 4 label Passo 4 effectType fade Insira regras para o formulário, conforme necessário. Image Added Edição do conteúdo do formulário Card effectDuration 0.5 id 5 label Passo 5 effectType fade Ordene os campos de Analytics. Image Added Edição do conteúdo do formulário Card effectDuration 0.5 id 6 label Passo 6 effectType fade Salve o formulário, o processo Workflow e libere uma nova versão. Pronto! O formulário está pronto para ser utilizado no processo. Image Added  Formulário salvo com sucesso

Cadastrando atividades de um processo Workflow

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Em um processo as atividades podem representar:

• O início do processo, podendo existir apenas um início por processo.

• Toda e qualquer decisão ou atividade como aprovação, avaliação, checagem, etc., executada pelos usuários.
• O final do processo, pode existir mais uma atividade que caracteriza o fim o processo.

Nesse cadastro de atividades são definidas as principais informações a serem consideradas durante uma solicitação de processo Workflow. Desta forma é necessário definir com atenção essas informações, garantindo assim o correto funcionamento do processo.

• Na tela de modelagem clique sobre a atividade, no menu lateral e a arraste para o palco.

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Nova atividade do Processo Workflow.

Para editar as propriedades da atividade, passe com o mouse sobre a atividade e clique no respectivo ícone. A tela de propriedades da atividade será exibida.

• Na aba Geral: serão cadastradas informações principais da Atividade.
• Na aba Acompanhamento: será indicado quem receberá a notificação de acompanhamento, Tolerância e Frequência de notificação.
• Na aba Atraso: será indicado quem receberá a notificação de atraso, Tolerância e Frequência de notificação.

• Na aba Esforço: será informado o tipo do controle de esforço e o esforço previsto.

Atividades automáticas

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Em processos Workflow é comum encontrarmos fluxos em que uma das atividades deve determinar qual o caminho que o fluxo deve tomar, baseado em uma série de informações. A escolha de qual atividade deve continuar o fluxo pode depender das informações inseridas em um formulário ou ainda de lógicas mais complexas, dependendo das aplicações de negócio.

Para atender essa situação o fluig oferece a possibilidade de utilizar atividades de decisão automática em seus processos workflow. A possibilidade de incluir atividades de decisão automática em um processo Workflow, além de minimizar a necessidade de personalização na plataforma, potencializa sua utilização.

Na imagem abaixo há um exemplo de atividade de decisão automática. Que baseado em uma informação do formulário, será tomada uma decisão.

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Exemplo de uma Atividade de decisão automática.

Para criação de uma atividade automática siga os passos abaixo:

Sub-Processo

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O fluig permite relacionar processos workflow. Quando um processo é relacionado a outro, ele é chamado de sub-processo. O relacionamento entre processos faz com que uma nova solicitação (do sub-processo) seja gerada automaticamente quando o usuário toma uma ação em uma determinada atividade.

Como no procedimento manual, o usuário responsável pela atividade relacionada ao sub-processo, torna-se o autor da nova solicitação. Uma vez cadastrado, um sub-processo é modelado no processo de forma semelhante a uma atividade.

Quando o fluxo que leva um sub-processo não permite retorno, o fluig finaliza a solicitação original no momento em que a nova solicitação é criada.

Quando o fluxo que leva um sub-processo permite retorno, o fluig suspende a solicitação original até que a nova solicitação seja finalizada. Neste momento, a solicitação original é reativada e retorna automaticamente para a atividade em que estava antes de iniciar o sub-processo.

Vejamos como cadastrar um sub-processo em seu processo workflow:

Atividades paralelas

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Em processos Workflow é comum encontrarmos atividades que deveriam trabalhar paralelamente. Para atender a essa situação a gestão de processos do fluig disponibiliza mecanismos para possibilitar o uso de atividades paralelas.

No fluig o Fork e Join indicam respectivamente início e fim das atividades paralelas. Quando existem atividades paralelas pendentes, o processo fica posicionado no Join, até que todas as atividades sejam concluídas. Quando as tarefas forem concluídas, ele passa automaticamente para a próxima atividade.

Suponhamos que no processo abaixo existem 3 atividades paralelas “Reservar Hotel”, “Comprar Passagem” e “Depositar Adiantamento”. Quando uma das três atividades é concluída, o processo fica parado no Join até que todas as outras atividades sejam concluídas, ou seja, se a atividade “Comprar Passagem” for concluída ela só continuará o fluxo até a atividade “Viagem Ok?” quando as atividades “Reservar Hotel” e “Depositar Adiantamento” também forem concluídas.

Image AddedTela de processo Workflow com Fork e Join.

• Vejamos como cadastrar atividades paralelas em um processo workflow:

Cadastrando os fluxos das atividades

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Os fluxos representam os caminhos que levam uma atividade à outra, até o final do processo. Os fluxos criam a ligação entre as atividades e guiam os usuários na sequência correta de execução do processo.

Para cadastrar o fluxo de um processo, na tela de edição do processo na aba Workflow Graphical Designer você deverá clicar com o botão direito do mouse sobre a atividade desejada e na aba Fluxo clicar no botão Adicionar Fluxo, um popup será aberto com as opções que você deverá informar para cadastrar um novo fluxo, são elas:

• Ativ. Fluxo: inserir texto a ser utilizado para identificar a ação de avanço da atividade origem para a atividade destino no fluxo do processo. Esse texto é apresentado como opção de ação ao usuário no momento da execução da atividade origem.
• Fluxo Automático: quando assinalado, determina que a atividade será movimentada automaticamente para a atividade destino quando seu prazo de conclusão vencer. Para que isto aconteça, é necessário configurar um agendamento do tipo Fluxo Automático, a partir do recurso Agendador de Tarefas.
• Permite Retorno: quando assinalado, determina que a atividade destino pode efetuar ação de retorno para a atividade origem.
• Ativ. Retorno: inserir texto a ser utilizado para identificar a ação de retorno da atividade destino para a atividade origem no fluxo do processo. Esse texto é apresentado como opção de ação ao usuário no momento da execução da atividade destino.

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Cadastro dos fluxos das atividades.

Criando um Link

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Quando estamos preparando as instruções de uma atividade ou de um processo Workflow, é comum precisarmos buscar informações de outro arquivo ou site.

A gestão de processos do fluig possui o conceito de Hiperlink que permite que você inclua “acessos” para documentos do fluig e também para endereços na Internet, evitando a replicação de informações e facilitando a navegação.

• Crie um processo workflow ou selecione um existente.
• No campo Instruções na aba Geral (do processo ou atividade) é necessário inserir a tag [WD:999999], onde 999999 deve ser substituído pelo número do documento no fluig.

Visualizando o documento através do link criado

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• Escolha um processo Workflow que tenha um link cadastrado.
• Neste processo, você poderá acompanhar as instruções e o link para o documento no canto esquerdo da tela.

Exemplo de criação de um processo

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Iremos construir um Workflow simples, que será muito útil para o entendimento das facilidades de funcionamento do fluig. O Workflow tem as seguintes atividades: Início, Aprovação e Fim.

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Exemplo de um Processo de Workflow.

Qualidade

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O fluig possui recursos que apoiam a área da Qualidade na gestão das normas, garantindo a certificação ISO9000-2000. Esses recursos permitem e facilitam os controles de aprovação, acesso, validade, versões, revisões e distribuição de normas e procedimentos.

Funções:

• Cadastro de áreas.
• Impressão de cópia controlada.
• Log de cópias controladas emitidas.
• Geração de lista mestra.

Cópia Controlada

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Em ambientes empresariais existem documentos que possuem a impressão controlada, pois a via impressa deve sempre possuir a sua distribuição de forma controlada, garantindo também a autenticidade da informação. Isso ocorre com mais freqüência com documentos administrados pela Gestão da Qualidade, como por exemplo, normas, técnicas e metodologias.

O controle da distribuição das atualizações destes documentos normalmente é efetuado por área, onde cada área recebe os documentos atualizados impressos e assina um protocolo de recebimento.

Para facilitar e agilizar todo esse processo, o fluig dispõe da recurso de Impressão de Cópia Controlada, que permite determinar a área destino da cópia que está sendo impressa e ainda permite a emissão automática do protocolo de entrega.

Dessa forma é possível evitar que o conteúdo de documentos controlados sejam alterados ou copiados de forma não autorizada.

O fluig oferece também total controle e rastreabilidade sobre as cópias impressas, pois para cada cópia controlada impressa é gerado um Log de Cópia Controlada Emitida, sendo possível verificar informações como: número do documento, descrição, emissor, data da impressão, área de destino, responsável pela área e outras informações.

São disponibilizadas para impressão somente documentos que tenham como arquivo principal um arquivo do MS-Word, MS-Excel ou PDF.

A impressão de cópia controlada permite que, no momento da geração da cópia, sejam efetuadas atualizações em campos no documento que está sendo impresso ou ainda no protocolo que está sendo utilizado. Para isso é necessário que os campos a serem atualizados sejam previamente criados nos documentos. A tarefa de criar esses campos possui características diferentes, dependendo do tipo de documento (WORD, EXCEL ou PDF).

• O relatório pode ser acessado a partir do recurso Log de cópia controlada, disponível no Painel de Controle.

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Lista Mestra

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No fluig é possível criar uma lista mestra, ou seja, uma lista contendo todos os seus documentos, podendo listar também os documentos presentes em suas subpastas, se assim for definido.

É possível determinar quais características dos documentos devem ser consideradas na geração da lista mestra, como por exemplo, solicitar que sejam exibidos os documentos que possuem data de expiração com o intuito de saber quais já estão expirados e quais estão prestes a expirar.

Saiba mais sobre esse recurso acessando o help Obter lista mestra da pasta.

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Social e comunidades

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O item Social permite acessar as últimas notícias e comentários feitos pelos usuários que fazem parte de sua rede, como seguidores ou integrantes de uma comunidade. Já o item Comunidades possibilita ao colaborador visualizar as comunidades das quais participa.

Publicações

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A plataforma possibilita a criação publicações na própria timeline ou em comunidades, incluindo tags, documentos, fotos, imagens, vídeos, formulários e artigos. Sobre cada publicação, os usuários podem mencionar outros usuários, comentar, apoiar, compartilhar e acompanhar os temas discutidos. Para saber mais sobre as publicações, consulte a documentação Publicação.

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Comunidades

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Por meio do recurso de comunidades, é possível acompanhar as comunidades existentes e receber notificações sempre que for adicionada uma nova publicação nas comunidades que estão sendo acompanhadas. É possível criar comunidades com participação e conteúdos restritos a quem for convidado, e também configurar os conteúdos que poderão ser postados na timeline da comunidade.

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Configurações e personalizações

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A plataforma fluig oferece diversos recursos de personalização e configurações para os administradores. Acesse a documentação Painel de controle e confira as parametrizações e recursos disponíveis.

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Padrão visual

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É possível personalizar seu visual padrão, por meio da escolha de um tema e uma skin. Existem dois temas disponíveis para seleção: o clássico e o snowflake, e duas skins disponíveis: clássico e flat. A seleção de tema pode ser feita no Painel de Controle > Personalização > Temas. Para mais informações, consulte nossa documentação sobre Temas.

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Clássico

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Layout padrão do fluig, que é ativado no momento da instalação. Na modificação desse tema é possível alterar as imagens e as cores da plataforma:

• Imagem de logo
• Imagem de fundo
• Imagem de topo
• Imagem do favicon
• Cor de fundo
• Cor do menu
• Cor do topo

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Snowflake

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Layout mais fluído e inovador, apresenta menu lateral com páginas estruturadas em níveis. Na modificação desse tema é possível alterar:

• Imagem de logo
• Imagem do favicon
• Cor da marca

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Notificações

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Outra configuração possível é de notificações a serem enviadas pela plataforma. O administrador configura, no recurso de Notificações do Painel de Controle, as notificações que devem ser enviadas para os novos usuários que serão incluídos na plataforma. Após ter acesso à plataforma, cada usuário pode configurar suas próprias notificações, utilizando o recurso de Configuração de notificações.

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<!-- Hotjar Tracking Code for tdn.totvs.com --> <script> (function(h,o,t,j,a,r){ h.hj=h.hj||function(){(h.hj.q=h.hj.q||[]).push(arguments)}; h._hjSettings={hjid:577655,hjsv:5}; a=o.getElementsByTagName('head')[0]; r=o.createElement('script');r.async=1; r.src=t+h._hjSettings.hjid+j+h._hjSettings.hjsv; a.appendChild(r); })(window,document,'//static.hotjar.com/c/hotjar-','.js?sv='); </script>

...

• Na tela seguinte é necessário configurar a definição de formulário para uma versão mobile. Caso desejamos que todos os campos sejam exibidos em dispositivos mobile mantemos assinalados e clicamos no botão concluir.

  A definição de formulário será enviada ao servidor e o arquivo .html para a versão mobile será disponibilizado na pasta forms do projeto Fluig.

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Figura 2.7 – Exportação de Definição de Formulário.

Após a exportação, ao acessar a navegação de documentos na pasta de destino informada será possível verificar que a definição de formulário foi exportado com sucesso.

Publicando um formulário

Acompanhe o processo de publicação de formulário na navegação de documentos do Fluig:

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• Na navegação de documentos do Fluig, encontre a pasta para a qual a Definição de Formulário foi exportada. Em seguida clique sobre a pasta que indica a Definição de Formulário.

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Figura 2.8 – Criação de Formulário.

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• Em seguida acesse a opção Mais no menu de Ações e clique em Novo Formulário.

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Figura 2.9 – Criação de Formulário.

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• Na tela de formulário, preencha a descrição do formulário, que será o nome da publicação. E informe os campos para preenchimento do formulário.

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Figura 2.10 – Criação de Formulário.

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• • Após preencher os campos corretamente, clicamos em Confirmar para publicar o formulário.

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Figura 2.11 – Criação de Formulário.

Workflow

É um conjunto sequencial de atividades (figura 3.1). Tem como objetivo fazer com que usuários, clientes, fornecedores e parceiros participem ativamente da empresa, administrando os processos, gerenciando fluxos de trabalho, desenhando e evoluindo processos simples e complexos, sustentados por formulários eletrônicos e administrados por regras parametrizáveis, interagindo com outros sistemas e aplicativos da empresa.

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Figura 3.1 – Exemplo de um processo de Workflow.

Tarefas

As tarefas são atividades pontuais controladas pelo Fluig, elas são de responsabilidade de execução de um usuário ou de vários (Consenso), toda gestão de execução das atividades é pró-ativa, com envio de mensagens de execução e atrasos.

Você irá saber quais são as atividades pendentes clicando no íconeCentral de Tarefas no menu principal do Fluig (figura 3.2b), esta seção demonstra todas as tarefas a concluir, solicitações pendentes e documentos a aprovar, nesta seção poderão estar incluídas: tarefa para conclusão de RNC (Registro de Não Conformidade), RAP (Registro de Ação Preventiva), requisição de compras, helpdesk, e todas as solicitações existentes na sua organização.

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Figura 3.2 – Central de Tarefas.

Como criar um processo Workflow

Acompanhe o processo de criação e configuração de processo Workflow no Fluig:

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Para adicionar um processo Workflow, no ícone Processos do menu principal Fluig acione a opção Configurar de Processo.

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Figura 3.3 – Caminho para criar um novo processo de Workflow.

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• Em seguida será possível visualizar tela de configuração de processos e a área de modelagem.

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  Figura 3.5 – Configuração de um novo processo de Workflow.

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• Após preencher os campos corretamente, clicamos em Confirmar para publicar o formulário.

 Neste momento o próximo passo é configurar as propriedades do processo, para isso acione a opção Propriedades no menu do lado esquerdo.

• Aba Informações Gerais;
• Aba Versão;
• Aba Segurança de Anexos;
• Aba Workflow Graphical Designer;
• Aba Avançado

Image RemovedFigura 3.6 – Configuração de um novo processo de Workflow.

Cadastrando atividades de um processo Workflow

Atividades automáticas

Sub-Processo

Atividades paralelas

Cadastrando os fluxos das atividades

Criando um Link

Visualizando o documento através do link criado

Exemplo de criação de um processo

Conversão de processo Workflow

Conversão de solicitações abertas

Qualidade

Opção 'Ajuda'

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