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Image Modified O QUE É O MÓDULO WORKFLOW?

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify"> O termo workflow significa “fluxo de trabalho”, é a sequência de passos necessários para se automatizar processos de negócio, de acordo com um conjunto de regras definidas, permitindo que sejam transmitidas de uma pessoa para outra.</p> <p>
</font>
</p>
<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">O módulo workflow no Totvs CRM, é responsável por programar algumas automações de processos internos dentro do Totvs CRM, permitindo com que usuários possam ganhar mais tempo em operações, que muitas vezes se tornam morosas no dia a dia. </p> <p>
</font>
</p>
<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify"> Ele ajuda com que alguns processos que são manuais e consequentemente geram muito tempo, sejam automatizados e com isso que sejam mais eficientes.</p> <p>
</font>
</p>
<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify"> Por exemplo: mandar um e-mail automático ao Cliente e Lead, caso uma oportunidade for aprovada. Ou encaminhar uma notificação para o responsável da conta se a oportunidade de determinado cliente for cancelada.</p> <p>
</font>
</p>
<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">Diferente de outros módulos do Totvs CRM, o módulo de Workflow não tem configurações e nem opções, ele basicamente é só a opção de Workflow. </p> <p>
</font>
</p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify"> <b> Após concluir esta unidade, você está apto a:</b></p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify"> ◉ Gerar automação de workflow. </p> <p> </font> </p>

Como gerar uma automação de workflow?

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">⒈ Clique no módulo de Workflow; </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">2. Para adicionar uma automação, clique em ADICIONAR; </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">3. Nome: elenque o nome da sua automação, do que ela se trata; </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">4. Observação: campo para o usuário fazer alguma observação necessária. </p> <p> </font> </p>

Primeira Etapa:

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">⒈ Selecionar gatilho necessário e clicar em CONFIRMAR: </p> <p> </font> </p>

Nota
O que é gatilho: é aquilo que será disparado para gerar uma ação. Uma operação que será feita para o módulo, o gatilho é uma condição inicial para ser realizado a automação.

Atualmente temos disponíveis para os módulos;

Atividade

para:

atividades atualizadas;
atividades canceladas;
atividades concluídas, e
atividades criadas.

Cliente

para:

clientes ativados;
clientes atualizados, e
clientes criados.

Lead

para:

leads atualizado, e
leads criados.

Oportunidade

para:

oportunidades atualizadas;
oportunidades criadas;
oportunidades descartadas;
oportunidades ganhas, e
oportunidades perdidas.

Ordem de Vendas

para:

ordem de venda atualizada;
ordem de venda criada;
ordem de venda finalizada;
situação da ordem de venda alterada.

Segunda Etapa:

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">⒈ Clique em + Selecionar ação; </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">2. Após disparado o gatilho, tem que ser analisada qual ação será tomada; </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">3. Na aba - Escolher uma ação, você deverá escolher uma ação; </p> <p> </font> </p>

Nota

Ações que podem ser escolhidas:

ATIVIDADE - Criar atividade;

E-MAIL - Enviar e-mail;

NOTIFICAÇÃO - Enviar notificação.

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">4. Após selecionada uma ação, clique em PRÓXIMO. </p> <p> </font> </p>

Aba - Configurar

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify"> <b> Nessa aba é necessário configurar a ação, para cada ação as configurações são diferentes. </b></p> <p> </font> </p>

Para a ação Atividade:

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify"> <b> Criar atividade, são as seguintes configurações: </b></p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">⒈ Descrição: no valor você vai colocar a descrição da sua atividade. Ex: Encaminhar e-mail ao cliente; </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">2. Tipo de atividade: no campo valor, selecione a atividade a ser desenvolvida; </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">3. Data inicial: você poderá selecionar qual a data inicial da sua atividade, quanto tempo ela vai durar. A escolha da data pode ser em dias, minutos, horas ou semanas; </p> <p>
</font>
</p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">4. Data final: você poderá selecionar qual a data final da sua atividade. A escolha da data final, poderá ser em dias, minutos, horas ou semanas; </p> <p>
</font>
</p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">5. Dia todo: habilitando o campo, sua atividade será o dia todo; </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">6. Prioridade: você tem a possibilidade de não inserir prioridade ou inserir. Poderá ser baixa, média, alta ou urgente; </p> <p> </font> </p>

Para a ação e-mail:

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify"> <b> Enviar e-mail, são as seguintes configurações: </b></p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">⒈ Destinatários: selecione os destinatários se serão para os responsáveis da conta ou para o Cliente.
Em caso de outros destinatários, insira os endereços de e-mail separados por vírgula. Ex: [email protected],[email protected].  </p> <p>
</font>
</p>

Para a ação Notificação:

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify"> <b> Enviar notificação, são as seguintes configurações: </b></p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">⒈ Título: no campo valor, insira o título da notificação. Ex: Oportunidade Cancelada; </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">2. Mensagem: no campo valor, insira a mensagem a ser enviada no campo da notificação. Ex: sua oportunidade foi cancelada pelo cliente.
  </p> <p>
</font>
</p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">3. Usuários destinatários: no campo enviar para selecionar o campo “responsável”. </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">4. Clique em CONFIRMAR e sua ação estará salva. </p> <p> </font> </p>

Terceira Etapa:

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify"> Em caso de você querer seu workflow mais genérico, apenas o preenchimento das duas primeiras etapas são necessários, mas em casos de você querer elencar algumas condições para a automatização é necessário realizar a terceira etapa. </p> <p>
</font>
</p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">⒈ Para adicionar condições, clique em ADICIONAR CONDIÇÕES; </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">2. Selecione se o gatilho deve atender a: qualquer uma das condições abaixo ou todas as condições abaixo; </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">3. Escolha o campo desejado, bem como o operador; </p> <p> </font> </p>

Nota

title	Observação

O campo será relacionado com a informação que foi escolhida no gatilho.

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">4. Em caso de mais condições clique em ADICIONAR CONDIÇÃO; </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">5. Após preenchida as condições clique em CONFIRMAR; </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">6. Após o preenchimento de todas as informações, clique em SALVAR e sua automatização será salva. </p> <p> </font> </p>

Nota

title	Importate

Quando criada uma automação, não é de imediato que vai ser processada essa automação. Pois o sistema precisará processar todas as informações, bem como todas as

Exemplo:

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify"> Aqui vamos trazer um caso concreto para demonstrar uma automação e facilitar no aprendizado desse módulo: 
Aqui no exemplo nós queremos que seja automatizado quando um Lead Criado já seja automaticamente criada uma atividade para responsável da conta. 
Nome: Lead Criado </p> <p>
</font>
</p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify"> <b> Primeira Etapa: </b></p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify"> Na seleção do gatilho, vou selecionar Lead e a opção de Lead criado. </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify"> <b> Segunda Etapa: </b></p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify"> Aqui vamos definir ações, ou seja, a atividade que vai ser criada. Nas configurações, ficará da seguinte maneira: </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">⒈ Descrição: Lead Novo; </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">2. Tipo de atividade: Ligação; </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">3. Data inicial: 1 hora; </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">4. Data final: 1 hora; </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify">5. Prioridade: Alta; </p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify"> <b> Terceira Etapa: </b></p> <p> </font> </p>

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<font size="3" face="tahoma"> <p align="justify"> Aqui vamos definir algumas condições para a aplicabilidade da automação: </p> <p> </font> </p>

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Daniely Paz/Quezia	Indefinido

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Como gerar uma automação de workflow?

Primeira Etapa:

Atualmente temos disponíveis para os módulos;

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Para a ação Atividade:

Para a ação e-mail:

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