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A rotina de aprovação de pagamento bloqueia APs preparadas para pagamento escritural até que sejam liberadas por usuários credenciados.

Uma AP bloqueada não pode ser paga ou contabilizada, embora seja considerada no fluxo de caixa (FCX).

Os usuários responsáveis pela liberação dos pagamentos são chamados aprovantes. Em seus níveis de alçada, são responsáveis por analisar os pagamentos e assegurar a veracidade dos dados de pagamento. É relacionado a um aprovante o nível de autoridade (gerente, coordenador, diretor, etc.) e unidade funcional (para determinar a abrangência do nível de autoridade; área comercial, produção, financeira, etc.). Com estas informações é possível determinar quais pagamentos devem ser liberados por quais aprovantes, e, tem-se que a rotina segue a estrutura organizacional da empresa. A liberação/aprovação de um aprovante é também conhecida por assinatura eletrônica.

Não é objetivo da rotina de aprovação eletrônica controlar todos os pagamentos. Se assim o fosse, provavelmente isto geraria burocracia desnecessária. Desta forma, as rotinas permitem, de maneira muito flexível, configurar quais pagamentos devem ser controlados, e quais deverão ser tidos como exceções. Isto é possível através de uma estrutura chamada grade de aprovação. A grade de aprovação caracteriza pagamentos por faixas de tipo de despesa e valor. Cada faixa ou sub-configuração da grade é chamada de linha de aprovação, e a cada linha são relacionados os níveis de autoridade requeridos. Na grade não são relacionadas unidades funcionais, estas são vinculadas apenas aos digitadores e aprovantes.

Importante:

Na modificação da AP, mesmo que o parâmetro "ctrl_alteracao_valores_aprov" esteja desmarcado, se os dados BANCÁRIOS da AP forem alterados a AP volta para o processo de aprovação eletrônica. 

Dados bancários considerados para deixar a AP pendente novamente caso sejam alterados:

• Banco do fornecedor
• Agência do fornecedor
• Conta bancária do fornecedor

Com o parâmetro "ctrl_alteracao_valores_aprov" marcado os seguintes campos da AP serão comparados:

• Portador
• Indicador de depósito/crédito
• Nota fiscal
• Lote de pagamento
• Valor de juros
• Data de proposta
• Data de vencimento sem desconto
• Data de vencimento com desconto
• Valor de desconto
• Duplicata
• Taxa de juros
• Favorecido
• Valor líquido da AP

Localização: Logix Financeiro - Aprovação eletrônica - Aprovação eletrônica de Título

Parâmetros principais:

• “Utiliza controle de aprovação eletrônica de títulos (APs)?” 

            Código do parâmetro: ies_aprov_eletr_pg

            Descrição: Indica se utiliza o controle de aprovação eletrônica para rotina de pagamentos.
            Valores aceitos: S - Sim, N - Não.

            Se este parâmetro estiver como "N", nenhum dos outros processos irão trabalhar considerando o conceito da aprovação. 

Parâmetros auxiliares:

• “Controlar alterações após aprovação de APs?” 

            Código do parâmetro: ctrl_alteracao_valores_aprov

            Descrição: Indica se a AP deve voltar a ser aprovada após ter alguma modificação.

            Valores aceitos:

                                    N - Não. Opção padrão. Com esta opção marcada a AP voltará para aprovação eletrônica somente se as informações bancárias da AP forem alteradas ou se a AP passar de liberada para NÃO liberada no CAP.

                                    S - Sim. A AP voltará para aprovação se qualquer informação for alterada.

• “Permitir trazer APs sem proposta para a Aprovação” 

            Código do parâmetro: ies_ap_s_prop_em_apr

            Descrição: Indica se o sistema buscará as APs que não possuem data de proposta para serem aprovadas.

            Valores aceitos: S - Sim, N - Não.

• “Gerar e-mail para aprovante grade?” 

            Código do parâmetro: ies_envia_eml_aprov_pg

            Descrição: Indica se envia e-mail para os aprovantes da grade de aprovação.

            Valores aceitos: S - Sim, N - Não.                               

As pendências de aprovação eletrônica não são vinculadas diretamente à pessoas (aprovantes), e sim a níveis de autoridade. Os aprovantes, por sua vez, também são vinculados a níveis de autoridade. Desta forma, de acordo com o compromisso, tem-se a ligação entre uma pendência de aprovação e o responsável por sua liberação / aprovação.

Os níveis de autoridade representam, portanto, o nível de alçada de uma pessoa, e dão sustentação ao processo de aprovação eletrônica pois determinam as pendências de cada aprovante.

Aqui no FIN30133 é possível fazer este cadastro, por exemplo:

01 - Analista financeiro

02 - Coordenador financeiro

03 - Diretor Financeiro

O tipo pode ser:

Hierárquico: nível segue a estrutura hierárquica da empresa.

Genérico: nível não segue nenhuma estrutura, sendo, como o nome diz, geral.

Não é objetivo da rotina de aprovação eletrônica controlar todos os pagamentos. Se assim o fosse, provavelmente geraria burocracia desnecessária na empresa. Desta forma, as rotinas permitem, de maneira muito flexível, configurar quais pagamentos devem ser controlados, e quais deverão ser tidos como exceções. A grade de aprovação caracteriza os títulos por faixas de tipo de despesa e valor.

Sempre que consultar uma grade já existente, precisa consultar pelo campo “versão atual” igual a “S” porque podem existir várias versões anteriores que não são mais atuais e só ficam cadastrado como histórico.

Cada linha da grade precisa ter uma parametrização diferente. 

Veja neste exemplo:

Linha 1: válida somente para o tipo de despesa 111, todos os compromissos com valor até 99.999,00 passam pelos aprovantes 01 e 02;

Linha 2: válida somente para o tipo de despesa 112 a 120, todos os compromissos com valor de 0,00 até 5.000,00 passam pelo aprovante 01;

Linha 3: válida somente para o tipo de despesa 112 a 120, todos os compromissos com valor de 5.000,01 até 10.000,00 passam pelo aprovante 02;

Tudo que não atender essas características se considera que está fora da grade de aprovação. 

A indicação é que todos os tipos de despesas entrem na grade, mesmo que não tenha aprovante informado. 

Conforme visto anteriormente, ao utilizar o módulo de aprovação eletrônica de pagamentos, os pagamentos encaminhados para pagamento escritural são bloqueados até que os aprovantes responsáveis efetuem sua liberação. 

Este programa tem o objetivo de liberar pagamentos pendentes de aprovação. Trata-se de uma rotina totalmente gerencial, por meio da qual os aprovantes podem analisar as pagamentos da empresa e efetuar sua liberação.

São disponibilizadas duas formas para aprovação dos pagamentos: analítica e sintética. Na forma analítica, cada pagamento (AP) deve ser liberado individualmente. Na forma sintética, os pagamentos são sumarizados por tipo ou grupo de despesa. Com isso, os pagamentos são aprovados em “lotes”.

Para ambas as formas de liberação, é possível selecionar os pagamentos por proposta, vencimento e/ou lote de pagamento, o que torna o processo muito ágil. De fato, trata-se de uma rotina diária.

Diferentemente da rotina de aprovação de ADs, na rotina de pagamentos há um único fluxo de aprovação: todos devem aprovar. Isto significa que todos os aprovantes devem efetuar sua liberação, mas não existe uma sequência a ser seguida. Na rotina de pagamentos não existe aprovação automática.

Veja a tela as telas da aprovação:

Tela principal onde se informa informam os filtros de processamento:

Tela do processamento sintético:

Tela do processamento analítico, onde é possível avaliar quais títulos devem ser liberados.:

Tabela da aprovação: cap_apr_pg_necess

Todas as aprovações ficam registradas na tabela cap_apr_pg_necess, mas somente após a aprovação (diferente da aprovação de AD, em que a tabela já existe na inclusão da AD).

A rotina de aprovação, FIN30132, faz a inclusão desta tabela no momento da aprovação. 

A aprovação simplificada de AP é mais usada quando a empresa gostaria de deseja fazer um certo controle de aprovação de pagamentos, mas não gostaria de quer trabalhar com grade de aprovação. Neste caso, a empresa procura que apenas o usuário tenha permissão para fazer este tipo de ajuste.

Dependendo da empresa, pode ser que seja necessário passar por mais de um aprovante, mas este processo de liberação ocorre nas próprias telas de manutenção de APs - FIN30057 - Manutenção de APs e FIN30060 - Manutenção analítica de APs. 

Localização: Logix Financeiro / Pagamento escritural / Gerais

Parâmetros:

• “Utiliza controle de aprovação de Aps em lote de pagamento escritural?  ” 

            Código do parâmetro: ies_ctrl_aprov_pgto

            Descrição: Indica se utiliza o controle de aprovação de APs em lotes de pagamento escritural. Quando esse parâmetro estiver ativado, é necessário que existam usuários cadastrados como aprovantes de APs em lotes de pagamento escritural (FIN30136/Inf. complementares) para que o sistema permita liberar as APs para pagamento, seja pelo FIN30057 (Manutenção de APs) ou pelo FIN30060 (Preparação de Pagamentos). Também será necessário que a quantidade mínima de aprovações (definida no parametro paâametro 'Quantidade necessária de aprovantes' seja atingida.

            Valores aceitos: S - Sim, N - Não.

• “Quantidade necessária de aprovantes em lotes de pagamento escritural ” 

            Código do parâmetro: qtd_aprovantes

            Descrição: Indica a quantidade de aprovantes necessária para liberação de APs em lotes de pagamento escritural.

            Valores aceitos: Qualquer número 

No programa FIN30136 - na aba de informações "Informações complementares", deve ser indicado se o usuário é um aprovante no indicador “Aprovar titulos títulos em lotes de pagamento escritural?”

Exemplo:

Nesta Comoexemplo nesta empresa, no parâmetro parâmetro “Quantidade necessária de aprovantes em lotes de pagamento escritural ” foi informada a quantidade 2. Então, serão necessárias 2 pessoas aprovantes nas APs preparadas para pagamento escritural nesta empresa.

Abaixo é apresentada a consulta de uma AP preparada para PGE , - veja que, neste caso, não tem há cadeado indicando bloqueio.

Acessando o botão "Aprovantes PGE" serão demonstradas as informações da aprovação. Neste exemplo abaixo ainda não houve nenhuma aprovação/liberação da AP.

Quando é feita a liberação da AP no FIN30057, o programa informa que ainda existem pendências de aprovação:

Após confirmar a liberação, a AP continuará não liberada até que o número de aprovantes parametrizados seja atingido.

Veja a opção "Aprovantes PGE" após esta liberação:

Quando o último aprovante liberar, então a AP permanece será liberada para pagamento.

E na opção de "Aprovantes PGE" também é apresentada como liberada e os aprovantes da mesma:

Tabela: aprov_pgto_ap

A tabela que armazena estas informações é a aprov_pgto_ap, que é preenchida conforme as aprovações vão acontecendo.