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A rotina de aprovação de compromissos bloqueia ADs incluídas no Contas a Pagar até que sejam liberadas por usuários credenciados. Um compromisso bloqueado não pode ser pago ou contabilizado, embora seja considerado no fluxo de caixa (FCX) e orçamento (GAO) da empresa, já que representa uma previsão de despesa/gasto. 

Os usuários responsáveis pela liberação dos compromissos são chamados aprovantes. Em seus níveis de alçada, são responsáveis por analisar os compromissos e assegurar a veracidade e necessidade das despesas, conferindo sua liberação ou rejeição. A um aprovante são relacionados nível de autoridade (gerente, coordenador, diretor, etc.) e unidade funcional (para determinar a abrangência do nível de autoridade; área comercial, produção, financeira, etc.). Com estas informações é possível determinar quais compromissos devem ser liberados por quais aprovantes, e, tem-se que a rotina segue a estrutura organizacional da empresa. A liberação/aprovação de um aprovante é também conhecida por assinatura eletrônica.

Esta rotina é recomendada principalmente para empresas que processam a inclusão de compromissos de forma descentralizada, onde cada área/departamento inclui suas despesas diretamente no Contas a Pagar.

O processo de aprovação tem algumas variações dependendo das parametrizações por empresa, mas dentro da normalidade o fluxo é sempre o mesmo.

Veja o fluxo básico da aprovação eletrônica de AD:

Localização: Logix Financeiro - Aprovação eletrônica - Aprovação eletrônica de Documentos

Parâmetros principais:

• “Utiliza controle de aprovação eletrônica de documentos (ADs)?” 

            Código do parâmetro: ies_aprov_eletro.

            Descrição: Indica se utiliza o controle de aprovação eletrônica de compromissos.
            Valores aceitos: S - Sim, N - Não.

            Se este parâmetro estiver como "N", nenhum dos outros processos irão trabalhar considerando o conceito da aprovação. 

• “Forma de aprovação eletrônica de documentos” 

            Código do parâmetro: ies_forma_aprov.

            Descrição: Indica a forma de aprovação eletrônica.

            Parâmetro verificado sempre na inclusão das ADs, independente da origem. 

            Valores aceitos: 1, 2 ou 3.

                                      1 - Todos os aprovantes definidos na grade de aprovação (FIN30127) devem aprovar;

                                      2 - Um aprovante de nível superior automaticamente aprova os aprovantes de níveis inferiores;

                                      3 - O compromisso aparecerá para aprovação (FIN30131) apenas quando os aprovantes de níveis inferiores já aprovaram.

Parâmetros auxiliares:

• “Incluir AD sem aprovantes para a grade?” 

            Código do parâmetro: conf_aprovantes.

            Descrição: Indica se permite incluir ADs em casos nos quais a grade de aprovação estabelecida não possui todos os aprovantes.

            Parâmetro verificado sempre na inclusão das ADs, independente da origem. 

            Valores aceitos: S - Sim, N - Não.

• “Alterar a data de entrada da AD na liberação?” 

            Código do parâmetro: ies_alter_dat_entr.

            Descrição: Indica se altera a data de entrada da AD no momento da aprovação. Se estiver setado como 'N' a AD permanece com a data original.

            Valores aceitos: S - Sim, N - Não.

• “Envia e-mail para os aprovantes?” 

            Código do parâmetro: ies_envia_email.

            Descrição: Indica se envia e-mail para os aprovantes da grade de aprovação.

            Valores aceitos: S - Sim, N - Não.

• “Texto de e-mail para os aprovantes da grade” 

            Código do parâmetro: text_email_aprov1.

            Descrição: Texto referente ao e-mail enviado aos aprovantes da grade de aprovação.

            Valores aceitos: Texto livre.

            Sugestão: EXISTEM PENDÊNCIAS DE APROVAÇÃO EM SEU NOME, FAVOR VERIFICAR FIN30131.

• “Procura aprovante por raiz da unidade funcional?” 

            Código do parâmetro: aprov_raiz_uni_fun.

            Descrição: Indica se no momento da criação das pendências de aprovação o aprovante é procurado pela raiz de sua unidade funcional no caso de não ser encontrado pela unidade funcional propriamente dita.

            Valores aceitos: S - Sim, N - Não.

As pendências de aprovação eletrônica não são vinculadas diretamente à pessoas (aprovantes), e sim a níveis de autoridade. Os aprovantes, por sua vez, também são vinculados a níveis de autoridade. Desta forma, de acordo com o compromisso, tem-se a ligação entre uma pendência de aprovação e o responsável por sua liberação/aprovação.

Os níveis de autoridade representam, portanto, o nível de alçada de uma pessoa, e dão sustentação ao processo de aprovação eletrônica pois determinam as pendências de cada aprovante.

Aqui no FIN30133 é possível fazer este cadastro, por exemplo:

2 - Coordenação;

4 - Diretoria.

As pendências de aprovação eletrônica são geradas seguindo a hierarquia da empresa, expressa em sua estrutura de unidades funcionais. Desta forma, todo usuário do módulo precisa ser relacionado a sua unidade funcional. O mesmo usuário poderá ser vinculado a mais de uma unidade funcional também. 

Este cadastro é essencial para o processo de aprovação. 

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title Aprovante substituto
Existe o cadastro de substituto que será utilizado somente no caso de ausência de um aprovante.  Por exemplo o coordenador sai de férias, então ele mesmo ou um usuário administrador precisa vir nesta tela e cadastrar o diretor, por exemplo, como seu substituto. É importante que o substituto tenha nível igual ou superior ao usuário aprovante, nunca inferior.

Não é objetivo da rotina de aprovação eletrônica controlar todos os compromissos. Se assim o fosse, provavelmente geraria burocracia desnecessária na empresa. Desta forma, as rotinas permitem, de maneira muito flexível, configurar quais compromissos devem ser controlados, e quais deverão ser tidos como exceções. A grade de aprovação caracteriza compromissos por faixas de tipo de despesa e valor.

Sempre que consultar uma grade já existente, precisa consultar pelo campo “versão atual” igual a “S” porque podem existir várias versões anteriores que não são mais atuais e só ficam cadastrado como histórico.

Cada linha da grade precisa ter uma parametrização diferente. 

Veja neste exemplo:

Linha 1: válida somente para o tipo todos os tipos de despesa 111, todos os compromissos com valor até 991.999000,00 passam pelos aprovantes 01 e 02não tem aprovante na grade;

Linha 2: válida somente para o tipo todos os tipos de despesa 112 a 120, todos os compromissos com valor de 01.000,00 01 até 52.000,00 passam pelo aprovante 01tem os aprovantes 1 e 2;

Linha 3: válida somente para o tipo todos os tipos de despesa 112 a 120, todos os compromissos com valor de 52.000,01 até 10999.999.000999,00 passam pelo aprovante 02tem os aprovantes 1, 2 e 3;

Tudo que não atender essas características se considera que está fora da grade de aprovação. 

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A indicação é que todos os tipos de despesas entrem na grade, mesmo que não tenha aprovante informado. 

Conforme visto anteriormente, ao utilizar o módulo de aprovação eletrônica, os compromissos incluídos no Contas a Pagar são bloqueados até que os aprovantes responsáveis efetuem sua liberação. De fato, um compromisso bloqueado não é considerado efetivo, pois não pode ser pago ou contabilizado.

Este programa tem o objetivo de liberar compromissos pendentes de aprovação. Trata-se de uma rotina totalmente gerencial, por meio da qual os aprovantes podem analisar as despesas da empresa e efetuar sua liberação.

É importante entender o momento em que um compromisso será apresentado nesta rotina para que seja aprovado.

Segundo o conteúdo informado no parâmetro “Forma de aprovação eletrônica de documentos” , isto pode acontecer de três formas:

1) Todos devem aprovar. Nesta forma, todos os aprovantes devem aprovar, e não existe sequência de aprovação. Desta forma, o compromisso pode ser aprovado a qualquer momento por qualquer aprovante.

2) Nível superior aprova por nível inferior. Similar a primeira forma, não existe uma sequência de aprovação, no entanto, se um aprovante efetuar sua aprovação antes de um aprovante de nível de autoridade inferior, ambas as pendências serão aprovadas, tornando-se desnecessária a aprovação do nível inferior.

3) Ordem hierárquica. Similar a primeira forma, todos devem aprovar. No entanto, é respeitada a ordem hierárquica dos níveis de autoridade. Com isso, um compromisso somente fica disponível para aprovação de um nível, quando o nível inferior tiver efetuado sua liberação.

Independente da forma de aprovação adotada pela empresa haverá aprovação automática caso o digitador do compromisso seja também aprovante (de acordo com seu nível de autoridade).

Veja a tela da aprovação:

Tela principal onde se informa os filtros de processamento:

Tela do processamento analítico onde é possível avaliar quais títulos devem ser liberados.