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A rotina de aprovação de compromissos bloqueia ADs incluídas no Contas a Pagar até que sejam liberadas por usuários credenciados. Um compromisso bloqueado não pode ser pago ou contabilizado, embora seja considerado no fluxo de caixa (FCX) e orçamento (GAO) da empresa, já que representa uma previsão de despesa/gasto. 

Os usuários responsáveis pela liberação dos compromissos são chamados aprovantes. Em seus níveis de alçada, são responsáveis por analisar os compromissos e assegurar a veracidade e necessidade das despesas, conferindo sua liberação ou rejeição. A um aprovante são relacionados nível de autoridade (gerente, coordenador, diretor, etc.) e unidade funcional (para determinar a abrangência do nível de autoridade; área comercial, produção, financeira, etc.). Com estas informações é possível determinar quais compromissos devem ser liberados por quais aprovantes, e, tem-se que a rotina segue a estrutura organizacional da empresa. A liberação/aprovação de um aprovante é também conhecida por assinatura eletrônica.

Esta rotina é recomendada principalmente para empresas que processam a inclusão de compromissos de forma descentralizada, onde cada área/departamento inclui suas despesas diretamente no Contas a Pagar.

O processo de aprovação tem algumas variações dependendo das parametrizações por empresa, mas dentro da normalidade o fluxo é sempre o mesmo.

Veja o fluxo básico da aprovação eletrônica de AD:

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Localização: Logix Financeiro - Aprovação eletrônica - Aprovação eletrônica de Documentos

Parâmetros principais:

• “Utiliza controle de aprovação eletrônica de documentos (ADs)?” 

            Código do parâmetro: ies_aprov_eletro.

            Descrição: Indica se utiliza o controle de aprovação eletrônica de compromissos.
            Valores aceitos: S - Sim, N - Não.

            Se este parâmetro estiver como "N", nenhum dos outros processos irão trabalhar considerando o conceito da aprovação. 

• “Forma de aprovação eletrônica de documentos” 

            Código do parâmetro: ies_forma_aprov.

            Descrição: Indica a forma de aprovação eletrônica.

            Parâmetro verificado sempre na inclusão das ADs, independente da origem. 

            Valores aceitos: 1, 2 ou 3.

                                      1 - Todos os aprovantes definidos na grade de aprovação (FIN30127) devem aprovar;

                                      2 - Um aprovante de nível superior automaticamente aprova os aprovantes de níveis inferiores;

                                      3 - O compromisso aparecerá para aprovação (FIN30131) apenas quando os aprovantes de níveis inferiores já aprovaram.

Parâmetros auxiliares:

• “Incluir AD sem aprovantes para a grade?” 

            Código do parâmetro: conf_aprovantes.

            Descrição: Indica se permite incluir ADs em casos nos quais a grade de aprovação estabelecida não possui todos os aprovantes.

            Parâmetro verificado sempre na inclusão das ADs, independente da origem. 

            Valores aceitos: S - Sim, N - Não.

• “Alterar a data de entrada da AD na liberação?” 

            Código do parâmetro: ies_alter_dat_entr.

            Descrição: Indica se altera a data de entrada da AD no momento da aprovação. Se estiver setado como 'N' a AD permanece com a data original.

            Valores aceitos: S - Sim, N - Não.

• “Envia e-mail para os aprovantes?” 

            Código do parâmetro: ies_envia_email.

            Descrição: Indica se envia e-mail para os aprovantes da grade de aprovação.

            Valores aceitos: S - Sim, N - Não.

• “Texto de e-mail para os aprovantes da grade” 

            Código do parâmetro: text_email_aprov1.

            Descrição: Texto referente ao e-mail enviado aos aprovantes da grade de aprovação.

            Valores aceitos: Texto livre.

            Sugestão: EXISTEM PENDÊNCIAS DE APROVAÇÃO EM SEU NOME, FAVOR VERIFICAR FIN30131.

• “Procura aprovante por raiz da unidade funcional?” 

            Código do parâmetro: aprov_raiz_uni_fun.

            Descrição: Indica se no momento da criação das pendências de aprovação o aprovante é procurado pela raiz de sua unidade funcional no caso de não ser encontrado pela unidade funcional propriamente dita.

            Valores aceitos: S - Sim, N - Não.

As pendências de aprovação eletrônica não são vinculadas diretamente à pessoas (aprovantes), e sim a níveis de autoridade. Os aprovantes, por sua vez, também são vinculados a níveis de autoridade. Desta forma, de acordo com o compromisso, tem-se a ligação entre uma pendência de aprovação e o responsável por sua liberação/aprovação.

Os níveis de autoridade representam, portanto, o nível de alçada de uma pessoa, e dão sustentação ao processo de aprovação eletrônica pois determinam as pendências de cada aprovante.

Aqui no FIN30133 é possível fazer este cadastro, por exemplo:

2 - Coordenação;

4 - Diretoria.

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As pendências de aprovação eletrônica são geradas seguindo a hierarquia da empresa, expressa em sua estrutura de unidades funcionais. Desta forma, todo usuário do módulo precisa ser relacionado a sua unidade funcional. O mesmo usuário poderá ser vinculado a mais de uma unidade funcional também. 

Este cadastro é essencial para o processo de aprovação. 

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title Aprovante substituto
Existe o cadastro de substituto que será utilizado somente no caso de ausência de um aprovante.  Por exemplo o coordenador sai de férias, então ele mesmo ou um usuário administrador precisa vir nesta tela e cadastrar o diretor, por exemplo, como seu substituto. É importante que o substituto tenha nível igual ou superior ao usuário aprovante, nunca inferior.  Image Added

Não é objetivo da rotina de aprovação eletrônica controlar todos os pagamentos. Se assim o fosse, provavelmente geraria burocracia desnecessária na empresa. Desta forma, as rotinas permitem, de maneira muito flexível, configurar quais pagamentos devem ser controlados, e quais deverão ser tidos como exceções. A grade de aprovação caracteriza os títulos por faixas de tipo de despesa e valor.

Sempre que consultar uma grade já existente, precisa consultar pelo campo “versão atual” igual a “S” porque podem existir várias versões anteriores que não são mais atuais e só ficam cadastrado como histórico.

Cada linha da grade precisa ter uma parametrização diferente. 

Veja neste exemplo:

Linha 1: válida somente para o tipo de despesa 111, todos os compromissos com valor até 99.999,00 passam pelos aprovantes 01 e 02;

Linha 2: válida somente para o tipo de despesa 112 a 120, todos os compromissos com valor de 0,00 até 5.000,00 passam pelo aprovante 01;

Linha 3: válida somente para o tipo de despesa 112 a 120, todos os compromissos com valor de 5.000,01 até 10.000,00 passam pelo aprovante 02;

Tudo que não atender essas características se considera que está fora da grade de aprovação. 

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A indicação é que todos os tipos de despesas entrem na grade, mesmo que não tenha aprovante informado.