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A aprovação eletrônica visa dar segurança a empresa em relação aos seus pagamentos, é uma forma de a empresa fazer o controle para evitar fraudes nos pagamentos. A aprovação pode acontecer na Apropriação de Despesa (conhecida também como AD) ou na Autorização de Pagamento (conhecida como AP). As duas formas são totalmente independentes, a empresa pode optar em utilizar apenas uma delas ou combinar as duas, de acordo com sua necessidade. Na aprovação da AP ainda temos a versão simplificada (sem grade) que abrange somente APs preparadas para pagamento escritural e a versão completa, com grade de aprovação e que pode ser aplicada a todas as formas de pagamento. Não é objetivo da rotina de aprovação eletrônica controlar todos os compromissos / pagamentos. Se assim o fosse, provavelmente isto geraria burocracia desnecessária. Desta forma, as rotinas permitem, de maneira muito flexível, configurar quais compromissos / pagamentos devem ser controlados, e quais deverão ser tidos como exceções. Isto é possível através de uma estrutura chamada grade de aprovação. A grade de aprovação caracteriza compromissos / pagamentos por faixas de tipo de despesa e valor. Cada faixa ou sub-configuração da grade é chamada de linha de aprovação, e a cada linha são relacionados os níveis de autoridade requeridos. Na grade não são relacionadas unidades funcionais; estas são vinculadas apenas aos digitadores e aprovantes. |
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