A rotina de aprovação de compromissos bloqueia ADs incluídas no Contas a Pagar até que sejam liberadas por usuários credenciados. Um compromisso bloqueado não pode ser pago ou contabilizado, embora seja considerado no fluxo de caixa (FCX) e orçamento (GAO) da empresa, já que representa uma previsão de despesa / gasto. Os usuários responsáveis pela liberação dos compromissos são chamados aprovantes. Em seus níveis de alçada, são responsáveis por analisar os compromissos e assegurar a veracidade e necessidade das despesas, conferindo sua liberação ou rejeição. A um aprovante são relacionados nível de autoridade (gerente, coordenador, diretor, etc.) e unidade funcional (para determinar a abrangência do nível de autoridade; área comercial, produção, financeira, etc.). Com estas informações é possível determinar quais compromissos devem ser liberados por quais aprovantes, e, tem-se que a rotina segue a estrutura organizacional da empresa. A liberação / aprovação de um aprovante é também conhecida por assinatura eletrônica. Esta rotina é recomendada principalmente para empresas que processam a inclusão de compromissos de forma descentralizada, onde cada área / departamento inclui suas despesas diretamente no Contas a Pagar.
Não é objetivo da rotina de aprovação eletrônica controlar todos os compromissos / pagamentos. Se assim o fosse, provavelmente isto geraria burocracia desnecessária. Desta forma, as rotinas permitem, de maneira muito flexível, configurar quais compromissos / pagamentos devem ser controlados, e quais deverão ser tidos como exceções. Isto é possível através de uma estrutura chamada grade de aprovação. A grade de aprovação caracteriza compromissos / pagamentos por faixas de tipo de despesa e valor. Cada faixa ou sub-configuração da grade é chamada de linha de aprovação, e a cada linha são relacionados os níveis de autoridade requeridos. Na grade não são relacionadas unidades funcionais; estas são vinculadas apenas aos digitadores e aprovantes.
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